Automação de processos em vendas

10 min de leituraAutomação de processos em vendas: o que é, como e por que fazer?

A automação de processos em vendas é uma prática adotada pelas empresas para acelerarem todas as etapas que envolve o processo comercial. É o planejamento e prática de um conjunto de ações, estratégias, práticas e cultura voltadas para encantar o cliente e, consequentemente, aumentar as vendas.

Há um segredo sobre aquelas empresas que conseguem ser produtivas no dia a dia, enxergando, controlando e acelerando as suas vendas.

Todas elas têm a tecnologia “dentro de casa”. É através dela que é possível fazer a automação de processos em vendas.

O resultado disso? Bem, diversos: você conhece seus melhores canais de aquisição, o perfil do seus clientes, as dores deles, sabe sua receita previsível.

Mas sabia que há um outro segredinho, que torna a rotina ainda mais produtiva? Esse nós vamos contar só para você.

A tecnologia se torna ainda mais eficiente quando você usa ações automáticas dentro do seu sistema de vendas.

Agora, você pode se perguntar: mas afinal, o que são ações automáticas? E como elas ajudam na automação de processos em vendas?

Essas são respostas que começaremos a ampliar a partir de agora.

Boa leitura!

O que é automação de processos em vendas?

Automação de processos em vendas

Como dissemos anteriormente, a automação de processos em vendas é a aplicação de um conjunto de estratégias, práticas e ações.

A missão aqui é tornar o processo de vendas muito mais eficiente. Tornar a rotina de vendas mais produtiva, assertiva, sempre com foco no sucesso do cliente.

Para tal, é preciso envolver a criação e a aplicação de algumas regras e ações. E toda a força de vendas da empresa deve estar envolvida.

Para ser realmente assertiva, essa automação faz com que não seja mais necessário muitos trabalhos manuais e robóticos.

E é aqui que introduzimos ela, a tecnologia.

A transformação digital das empresas é o ponto de partida para que tudo possa realmente se transformar, com o perdão da redundância.

Por isso, aqui vai uma verdade: não existe automação de processos em vendas, nem produtividade plena, sem tecnologia.

Se você ainda administra as suas oportunidades de vendas em uma planilha, por exemplo, você está perdendo muito dinheiro.

A equipe de vendas precisa vender. O SDR precisa marcar agendas. O time de marketing precisa gerar leads.

Se eles estiverem fazendo outra coisa que não seja ações neste sentido, o seu gerenciamento de vendas está errado.

Buscar informações, mandar emails, enviar propostas e contratos, preencher tabelas e planilhas… olha quanto tempo se perde nisso?

A tecnologia resolve esses problemas. Toma para si as tarefas robóticas e burocráticas (que são necessárias) e deixa as pessoas com um só objetivo: o foco no cliente.

O que são ações automáticas? E como elas ajudam a automação de processos em vendas?

Automação de processos em vendas

Lembra do segredinho que falamos bem no começo do texto? Pois bem, a máxima produtividade em vendas só existe, de verdade, com as ações automáticas.

Mas, primeiro de tudo: o que são essas ações automáticas? Onde vivem, do que se alimentam?

Bom, uma ação automática dentro do seu CRM é algo que acontece assim que um gatilho é disparado. E é você que determina que gatilho é esse.

Uma ação gera outra, automaticamente. Essa é a lógica. Algo acontece e, instantaneamente, uma nova ação surge.

Você pode criar ações automáticas baseadas em comportamento das oportunidades. Configure para:

  • Enviar para o RD Station;
  • Enviar email;
  • Duplicar oportunidade em outro funil;
  • Criar uma atividade;
  • Alterar o dono da oportunidade

Vamos a alguns exemplos para que fique mais fácil o funcionamento das ações automáticas na automação de processos em vendas.

Pronto?

Exemplo 1

Automação de processos em vendas

Dentro do seu funil de vendas, você pode configurar uma ação automática de follow up – complementando com um alerta de estagnação de oportunidades e template de emails.

Então, se você enviou a proposta e depois de 2 dias o cliente não respondeu, você arrasta o card da oportunidade para uma etapa chamada “follow up”.

Ao soltar o card nesta nova oportunidade, automaticamente um email será enviada para ele pedindo uma resposta e lembrando de dar o aceite nesta oportunidade.

Nota: não sabe o que escrever neste email? Baixe modelos de mensagens prontas para todas as etapas do seu processo.

Viu só? Você deu apenas um clique, economizou tempo escrevendo email e ainda realizou uma tarefa importante.

Faça o mesmo para um cold mail, por exemplo, de abordagem, assim que o lead vir da sua plataforma de marketing e cair em alguma etapa de algum funil (você configura qual).

Exemplo 2

Automação de processos em vendas

A pré-venda qualificou o lead, ouviu suas dores e necessidades e viu que ele está interessado em comprar.

Ótimo: hora de mandá-lo para o funil de vendas e deixá-lo a cargo do vendedor. O que fazer?

Bem, na última etapa do funil de pré-vendas, dê o ganho na oportunidade e configure uma ação automática para duplicar essa oportunidade.

Diga em que etapa do pipeline de vendas ela irá entrar para que o vendedor possa começar a trabalhar nela.

Ah, e não esqueça de outra ação automática: mudar o dono da oportunidade. Mas deixe o profissional de pré-vendas como envolvido para acompanhar o status da negociação.

Nota: aqui, todos os dados estarão presentes. Todo o histórico do cliente com a empresa vai junto. E é importante dar o ganho na oportunidade para ter as métricas precisas do seu time de SDR.

Para entender melhor a importância do SDR e das métricas do setor, ouça abaixo:

O mesmo exemplo serve para uma venda fecha. Duplique para o funil de customer success com uma ação automática.

Mas faça uma outra: a de avisar o RD Station de que essa pessoa virou cliente, tirando-o da lista de prospectos, colocando-o em uma nova, a de seus clientes.

Assim, você evita importuná-lo com conteúdos que não fazem mais sentido, colocando-o em outra lista, para receber outros emails que sejam relevantes para seu sucesso com a marca.

Exemplo 3

Automação de processos em vendas

Se a sua empresa trabalha com vendedor externo, você pode configurar uma ação automática criando uma atividade para ele.

O gatilho é você quem manda. Se sua empresa trabalha com um pré-vendas técnico, por exemplo, que precisa combinar o projeto com o cliente – e isso se dá presencialmente.

Configure uma etapa que podemos chamar de “visita técnica” – mas nomeie da forma que desejar.

Assim que você arrastar o card para lá, você pode tanto enviar um email confirmando a visita como criar uma atividade para esse representante externo.

Lá estarão todos os dados relevantes para a visitar – mas complemente com alguma outra informação que desejar.

Esse representante será avisado também pelo seu email corporativo de que há uma nova atividade cadastrado. E assim estará pronto para agir

Nota: aproveite o aplicativo do seu CRM para gerenciar as atividades – e registrar como ela foi, por áudio mesmo, que depois será transcrito para texto.

Além disso, use o sistema de localização do app para tornar mais ágil a(s) sua(s) visita(s).

7 benefícios imediatos da automação de processos em vendas para as empresas

Automação de processos em vendas

A essa altura talvez você já tenha entendido os benefícios de ter automação de processos em vendas. Mas pode ser que não tenha ficado 100% claro.

Sem problemas.

Separamos 7 benefícios que as empresas que têm a tecnologia em vendas conseguem perceber de imediato.

Confira e veja se essas não são dores que você enfrenta em seus negócios hoje:

1 – Produtividade

Esse é o ponto mais evidente de todos: a produtividade por conta de todas as funcionalidades que um CRM propicia.

A automação de tarefas em vendas passa por tirar o trabalho robótico das mãos das pessoas.

Sem precisar gastar esse tempo, elas podem lidar com mais oportunidades na mesma jornada de trabalho.

2 – Redução de custos

Automação de processos em vendas

O item acima automaticamente está ligado à redução de custos. Olha quão caro era a hora de um vendedor para ele simplesmente copiar e colar emails ou preencher planilhas.

Esse tempo também entra na conta do CAC, Custo de Aquisição de Clientes. Antes, por conta destas atividades, você estava gastando demais para colocar cliente para dentro.

Para quem vende MRR, quantas mensalidades seriam necessárias para que o cliente pague a operação?

E a partir de quanto ele começaria a dar lucro para a empresa? Claro, depende também do ticket médio.

Mas veja o impacto da automação de processos em vendas. Tudo conta. Tudo pesa.

3 – Venda consultiva

Quem não está tendo que lidar com muitas tarefas burocráticas tem tempo para ser consultivo e gerar valor para o cliente.

Isso vale para marketing, pré-vendas, vendas e também para o time de implementação success, surporte.

Entenda automação de processos em vendas como a tecnologia presente em todos os pontos de contato com o cliente.

A pós-venda também é estratégica e quando consegue ter processos mais ágeis, com dados mensuráveis, contribui até mesmo para uma estratégia de up sell.

Afinal, se você conhece bem seu cliente, sabe que ele pode ter mais sucesso com um plano mais avançado.

Ou então cross sell, oferecendo um mix de produtos ou serviços que irão aprimorar ainda mais a sua experiência com a sua marca.

4 – Fechamentos mais ágeis

Automação de processos em vendas

Principalmente as ações automáticas tornam o fechamento de vendas muito mais ágeis.

Templates de emails, contratos, propostas… tudo isso agiliza o sim (ou até mesmo o não) de suas negociações.

Imagine o tempo que leva você imprimir um contrato, enviar por correio para o cliente, ele assinar e mandar para você de volta

Lembra do CAC? Então… é algo que vai ao encontro da redução de custos.

5 – Mensuração de performance

A mensuração de performance talvez seja um dos principais benefícios – que também contribuem para reduzir custos.

Saiba de onde vem seus melhores clientes, de quais canais de aquisição eles estão saindo? Para isso, use tags e as ações automáticas, que você já aprendeu o que é!

Foque (tempo e recursos) naquilo que realmente traz resultados para você e descarte aquilo que não traz.

Além disso, meça a taxa de conversão em todas as etapas de funis. Onde há um gargalo? Monitore. Corrija.

6 – Informações centralizadas

Automação de processos em vendas

Um lead oriundo de suas estratégias de marketing entrou no CRM? Uma ação automática (olha ela aí de novo) já registra esse contato para você na plataforma.

O histórico, toda e qualquer interação do cliente com a marca também ficam registrados – tudo dentro da oportunidade ou do sistema.

Informações centralizadas ajudam você em tanta coisa.

Desde saber as necessidades recorrentes deste cliente, até traçar um perfil de cliente ideal (ICP) e reforçar suas ações de marketing para esse tipo de prospecto.

7 – Controle total sobre as vendas

O gestor da área tem total controle sobre as vendas e consegue enxergar as oportunidades de todos os vendedores, pré-vendedores e todos que usarem o CRM.

Pode também impedir que o time veja as oportunidades que os colegas estão trabalhando.

A automação de processos em vendas permite acompanhar, em um funil no modelo kanban, como, quanto e como suas equipes trabalham.

Se há alguém sobrecarregado, ocioso, tudo isso é possível ver com poucos cliques – o que torna qualquer tomada de decisão totalmente assertiva.

Como fazer a automação de processos em vendas na sua empresa

Automação de processos em vendas

Pense no ciclo de vendas de seu negócio sem a tecnologia presente.

  • O cliente registra interesse no seu site pois quer saber mais sobre o que a empresa vende;
  • Você baixa os contatos em uma planilha e começa a abordar cada um pouco a pouco;
  • O vendedor manda uma mensagem para cliente no WhatsApp ou email dando mais informações para o cliente em potencial;
  • O cliente pede um tempinho para pensar;
  • O vendedor retoma o contato para saber se a resposta é “sim” ou “não” para a oferta feita.

Note como é simples e até mesmo frágil essa relação com o cliente durante a venda. Basicamente, o vendedor só age quando solicitado.

Há muito brecha para que o cliente opte pela concorrência ou simplesmente desista da compra. A empresa não entrega nenhum valor para esse prospect.

Mas a realidade pode ser diferente quando você usa um CRM de vendas realmente completo e focado em como encantar clientes.

Faça mais com um CRM

Automação de processos em vendas

Especialmente quando você conta com integrações com outras plataformas importantes, como automação de marketing.

  • Você produz um artigo de blog otimizado para SEO e, nele, oferece um material rico que complemente o conteúdo;
  • O cliente busca pela palavra-chave no Google, encontra você, consome seu conteúdo e deixa seu email para baixar o material produzido.
  • Agora você aciona sua plataforma de marketing e começa a mandar um fluxo de emails para ele com novos materiais;
  • Atribua uma pontuação para esse lead, levando em conta se ele abriu seus emails, baixou os novos materiais, se respondeu;
  • As interações aumentam a pontuação e, quando chegar em um escore satisfatório, você faz a passagem de bastão: manda o lead para pré-vendas;
  • O pré-venda liga e conversa com o prospect para saber de suas necessidades e se ele tem aderência com o negócio;
  • Se ele estiver preparado, o vendedor entra em cena para de fato, vender;
  • O cliente pede um tempo para pensar e, neste hiato, o vendedor segue à disposição, conversando, reforçando o valor daquilo que vende;
  • Realiza a etapa de follow up, acionando gatilho para acelerar o fechamento da venda;
  • Envia o contrato e recebe o aceite rapidamente da proposta comercial (com assinatura eletrônica, um simples clique já basta).

Você viu? O processo é muito mais completo. Você mantém uma relação constante e positiva com o cliente.

Claro que todas as empresas têm suas peculiaridades – seu processo não precisa ser exatamente assim.

Mas o importante é sempre estar em contato com o cliente de forma positiva, consultiva e entregando valor à ele.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você quer saber mais sobre um CRM com ações automáticas e como isso ajuda você na prática, fale com um consultor.

Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a melhorar seus resultados comerciais.

O primeiro fala sobre como aumentar as vendas com a integração entre marketing e CRM.

Já o segundo aborda métricas de vendas importantes para seu negócio.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

Augusto Turcato
conteudo@odig.net

Augusto Turcato faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.