Planejamento orçamentário, ou plano orçamentário é algo que as empresas precisam olhar com muito cuidado na hora de realizar.
Despesas, receitas, investimentos… é preciso ter o controle de tudo isso, não é mesmo?
Mais do que controlar, é necessário ter em mente exatamente o que precisa e vai acontecer ao longo de um ano.
O momento de planejar-se envolve cercar-se de todo tipo de informação já existente no negócio.
E é por isso que para montar um planejamento orçamentário, a organização é item inegociável.
Mas, como realizar essa etapa tão importante dentro das empresas?
Ou melhor: quais os tipos de plano orçamentário possíveis e as suas etapas?
Todas essas são perguntas que, a partir de agora, começamos a responder.
No fim, esperamos que você tenha claro isso e possa realizar da melhor maneira em seus negócios.
Vamos conferir?
Boa leitura!
O que é planejamento orçamentário?
Planejar receitas, custos, despesas, investimentos que a empresa pretende fazer nos próximos meses ou ano. Isso é planejamento orçamentário.
Segue um fluxo oposto à contabilidade. Essa, registra os valores que entraram e saíram. Ou seja, ações que já ocorreram.
Já o plano orçamentário mira o futuro. É uma projeção que os gestores fazem para preparar seus negócios para os desafios que virão.
Há diversas maneiras de fazer essa tarefa. Ela pode partir do planejamento estratégico, operacional ou tático.
Mas, quando falamos em projeção, até mesmo previsão, falamos sobre realizar isso cercando-se de dados e informações concretas.
Com histórico dos anos anteriores e envolvendo o gestor de cada área, buscando, assim, ou planejamento colaborativo.
Por esse motivo, realizar isso é um ato que exige disciplina, organização e, claro, paciência.
É fundamental ser preciso nessa missão, pois isso influenciará a tomada de decisão em todos os momentos dentro de uma organização.
Por isso, sua composição prevê, basicamente, 4 cenários obrigatórios:
- O planejamento orçamentário em si;
- As simulações de cenários possíveis;
- O acompanhamento orçamentário;
- As revisões orçamentárias.
Plano orçamentário e sua estrutura
Um bom planejamento orçamentário precisa ser completo em sua estrutura para que as informações fiquem claras ao entendimento de todos.
Claro que cada negócio tem suas necessidades, e dentro de uma gestão administrativa complexa, não há um roteiro que sirva 100% neste momento.
Todavia, os itens que citaremos a seguir são importantes e, se fizerem sentido para sua empresa, devem aparecer no plano.
Dito isso, podemos pensar em uma composição com:
- Planejamento de vendas;
- Projeção de deduções de vendas;
- Orçamento de despesas operacionais;
- Orçamento de gastos com pessoal;
- Orçamento com custos de produção;
- Orçamento com investimentos.
Todavia, é preciso entender bem o modelo de negócios da empresa para saber quais destes itens supracitados fazem ou não sentido.
Ou, melhor: quais quesitos que não estão aí precisam ser compreendidos no plano orçamentário?
Um exemplo é o quanto a sua empresa paga de comissão de vendas para seus vendedores ou parceiros.
Você, ao ter uma receita previsível do que será vendido no período, pode colocar neste plano o quanto será pago em bonificações.
Isso facilita e muito na gestão do orçamento que você tem para suas atividades. Caso algo não esteja dando certo, você pode corrigir o rumo.
Quais os tipos de planejamento orçamentário?
Conforme o modelo organizacional das empresas foi mudando, evoluindo, surgiram diferentes tipos de planejamento orçamentário.
Cada um deve ser aplicado de acordo com as peculiaridades de cada negócio.
Listamos, agora, alguns tipos. Veja como eles funcionam e qual o objetivo de cada um.
Estático
Trata-se – como o próprio nome sugere – do planejamento que, durante toda a sua execução, não pode ser alterado.
Sua concepção é pensando no período orçamentário seguinte, o que geralmente nos remete a um ano.
Seu foco é único e direto e é referência para controlar operações de maneira mais rígida.
Por ser estático, ele permite uma visualização rápida desvios de curso da estratégia e ajuda a decidir de forma mais ágil soluções para corrigir o rumo.
É mais comum a sua aplicação em pequenas e médias empresas, que não tem tanto capital circulante.
Incremental
No planejamento orçamentário incremental, os dados dos períodos anteriores servem para dar armas à uma elaboração de projeções futuras.
Embora seja uma forma ágil e menos onerosa de agir, ela pode ser superficial. Logo, por vezes, perigosa.
Isso porque ela coleta apenas dados, números, sem levar em conta o contexto e qualquer outro fator que possa ter influenciado aquela soma.
Ele ocorre com os gestores buscando os valores de cada localidade.
Depois, aplicam um percentual de correção levando em conta a inflação e o crescimento econômico esperado para a empresa.
Flexível
Ao contrário do anterior, o plano orçamentário flexível permite atualizar as projeções com base em um acompanhamento constante do que acontece.
Ele pode, sim, ser ajustado em quaisquer níveis tanto antes do início (obviamente) como durante e até mesmo perto do seu final.
Esse tipo existe por conta de necessidade de realizar grandes mudanças por conta das variações e influências externas que vários negócios estão sujeitos.
É bastante usado para avaliação e controle de despesas operacionais e de fabricação.
Matricial
É uma forma de planejar-se que baseia-se em dois eixos.
- Entidades, as subdivisões da empresa – leva-se em conta os centros de custos com departamentos como vendas, marketing, RH, etc;
- Pacotes – leva-se em conta as receitas, despesas, custos e investimento de todos os tipos que a empresa faz.
Para realizar, é preciso definir inicialmente os pacotes, entender quem são os gestores diretos e estruturar as relações das entidades.
Contínuo
Esse tipo de plano demanda uma revisão mensal, trimestral ou semestral do orçamento feito para o período de 12 meses.
É uma forma de estudar de maneira consistente e constante as despesas e receitas da empresa.
Os resultados servirão para uma elaboração futuro de um plano ainda mais vantajoso.
Afinal, as empresas acompanharão praticamente em tempo real o que ocorre e os porquês.
Sua aplicação é comum empresas que vendem produtos com ciclo de vida curto, o que obriga que mudanças rápidas e eficazes ocorram.
Forecast
Aqui, o exercício de revisão não termina. Os gestores buscam a todo momento identificar mudanças no mercado e aproveitamento de oportunidades.
E se isso acontece, o planejamento orçamentário é rapidamente adequado às necessidades novas.
Os meses estão obviamente conectados.
Mas isso se dá a tal ponto que, se em um mês as despesas ficarem acima do que foi inicialmente planejado, os meses seguintes deverão apresentar gastos menores afim de compensar o período anterior.
Assim, o orçamento ajusta-se de maneira correta, sempre.
OBZ – Base Zero
Esse formato propõe que o estudo para a criação do planejamento orçamentário comece do zero.
Ou seja, ele ignora todo o histórico da empresa. Não olha para as informações que já existem e, claro, rompe com as modalidades tradicionais.
Ele serve obviamente para negócios novos ou que mudaram muito o seu modelo de negócio.
E se dá com os gestores a todo mundo examinando tanto a evolução de processos, contas, projetos e atividades, como custo-benefício, o ROI de tudo o que foi feito.
É, sem dúvida, uma ação mais demorada e até mesmo com custos maiores.
Mas, por ser feito do zero, desde a primeira etapa, trata-se de uma análise mais aprofundada e completa.
Beyond budgeting
Beyond budgeting que, em português, significa “além do orçamento”, é um modelo que visa um autogerenciamento.
Ele foi criado por empresários que queriam descentralizar dos gestores a missão de fazer um plano orçamentário.
A intenção deles foi dar mais vez aos colaboradores, estimulando a sua motivação e sentimento de pertencimento às questões estratégicas nas empresas – não apenas operacionais.
É comum que esse tipo de plano ocorra em grandes organizações e tenha um período projetado maior, de 18 meses.
Então, como fazer o planejamento orçamentário?
Anteriormente citamos a estrutura e os elementos que estão presentes no plano orçamentário, lembra?
Agora, então, é o momento de colocar a mão na massa. Mas, para isso, não há muito mistério.
Isso porque, primeiro de tudo, é essencial avaliar minuciosamente o negócio e entender quais os elementos mais importantes para ele.
O fundamental é ter metas e objetivos a alcançar com esse plano.
Por exemplo: se a empresa gasta demais para desenvolver algum serviço, temos um dado relevante.
O foco deve ser, portanto, buscar a redução destes custos para impactar positivamente em outras áreas da empresa.
É preciso estabelecer os parâmetros que levarão para frente a empresa e darão maior fôlego para investimentos estratégicos.
Depois, dentro os tipos de planejamento orçamentário, veja qual faz mais sentido para o que a sua empresa é hoje e para o que ela deseja ser.
Depois, não tem muito segredo. Baixe a cabeça, analise e coloque tudo em um documento de fácil visualização.
Use sistemas que ajudem você
Aproveite a tecnologia neste momento. Use as informações do seu CRM para saber como foram suas vendas no último ano, por exemplo.
Assim, você terá um histórico 100% completo e seguro e poderá fazer as suas projeções.
Da mesma foram os números presente no seu ERP ajudam a saber o que entrou e saiu no período anterior para não começar do zero se assim você desejar.
E lembre-se: revise o orçamento se houver necessidade de alterar as metas.
As empresas estão sujeitas a eventos inesperados, ameaças ou então boas oportunidades que podem surgir a qualquer momento.
Fazendo isso, você sempre estará em conexão com o seu contexto e, claro, preparado. Tanto para coisas boas, como para coisas ruins.
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com dúvida sobre o conteúdo, ou quer entender melhor o papel da tecnologia na hora de fazer o plano orçamentário, fale ainda hoje com um consultor.
Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a gerir melhor seus negócios de todas as maneiras.
O primeiro sobre metas SMART, seu conceito e aplicações para validar os objetivos nas empresas.
Já o segundo fala sobre o que é metodologia Scrum e como ele ajuda a gerenciar projetos.
Boas vendas!
Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun
