Como fazer follow-ups virarem negócios em empresas B2B?

Você sabia que 80% das vendas demandam pelo menos 5 follow-ups antes do fechamento? 

No entanto, muitos times comerciais ainda fazem esse acompanhamento de forma desorganizada. 

Com isso, os leads quentes esfriam, as oportunidades somem e o faturamento tende a ficar muito abaixo do potencial da empresa.

Como gerente de vendas, você provavelmente já passou pela situação em que um lead demonstrou interesse, mas depois de algumas semanas sem retorno, simplesmente desapareceu. 

Ou então descobriu que dois vendedores estavam fazendo follow-up com o mesmo prospect sem saber um do outro.

Esses problemas acontecem porque a maioria das organizações ainda trata o acompanhamento de leads como uma tarefa individual. 

Nesse caso, cada vendedor um lembra do seu jeito e, inevitavelmente, esquece de algumas coisas pelo caminho.

Mas e se existisse uma forma de ter controle sobre cada interação do seu time comercial? Sim, isso é possível! Continue a leitura e descubra como organizar os follow-ups da sua empresa B2B e parar de deixar oportunidades escaparem.

 

Por que o follow-up é decisivo em vendas B2B?

Você já deve ter ouvido que a primeira impressão é a que fica. Em vendas, essa regra simplesmente não se aplica. Inclusive, os números provam isso: 

• Apenas 2% das vendas acontecem no primeiro contato;
• Por outro lado, 80% dos negócios são fechados entre o 5º e 12º follow-up.

Isso significa que, se o seu time parar de fazer follow-ups após o segundo ou terceiro contato, estará jogando 78% das oportunidades fora.

Apesar disso, existe uma grande diferença entre fazer follow-ups pontuais e manter um acompanhamento consistente. 

Em resumo, o follow-up pontual é aquele “oi, como você está?” enviado de vez em quando, sem contexto ou propósito. 

Já o follow-up consistente segue uma lógica. Isto é, cada contato adiciona valor, tem um timing certo e move o prospect para a próxima etapa do pipeline de vendas.

No final, a matemática é simples: mais follow-ups organizados = mais vendas fechadas. 

 

Onde os gerentes de vendas mais perdem o controle dos follow-ups? 

Gerenciar um time de vendas sem ter dificuldade em acompanhar follow-ups parece impossível? Saiba que você não está sozinho! 

A maioria dos gerentes comerciais vive exatamente esse pesadelo todos os dias.

O problema começa quando você precisa confiar na palavra dos vendedores sobre o que foi feito com cada lead. 

Neste cenário, um “já liguei para ele 3 vezes essa semana” pode significar qualquer coisa – desde contatos bem estruturados até mensagens genéricas no WhatsApp.

Inclusive, existem 3 pontos onde as coisas costumam desandar:

 

Falta de visibilidade sobre interações feitas pelo time

Quantas vezes você já perguntou para um vendedor: “como está aquele lead da empresa X?” e recebeu uma resposta vaga como “estou acompanhando” ou “mandei um e-mail ontem”?

Sem visibilidade sobre as interações, você fica navegando às cegas. 

Ou seja, não se sabe se o follow-up foi feito, quando foi feito, qual foi o conteúdo da conversa, ou se o lead respondeu alguma coisa. 

Dessa forma, fica impossível dar orientações ou identificar onde o processo está travando.

 

Dependência de planilhas e e-mails soltos

Mesmo com toda a tecnologia disponível hoje, muitas empresas ainda usam planilhas ou outros métodos manuais para controlar seus leads. 

Com isso, também é comum que os vendedores anotem os follow-ups em e-mails perdidos na caixa de entrada. 

Porém, quando uma pessoa sai de férias, ninguém sabe o que aconteceu com os 20 leads que ele estava acompanhando. 

Isso acontece porque esses métodos:

• Não mostram o contexto das conversas;
• Não alertam sobre prazos perdidos;
• Definitivamente não conseguem ser atualizadas em tempo real por uma equipe inteira.

 

Dificuldade em medir cadência e qualidade dos contatos

Como você mede se um vendedor está fazendo follow-ups na frequência ideal? Ou se a qualidade das mensagens está adequada? 

Sem dados, é praticamente impossível identificar padrões ou replicar as estratégias que funcionaram para algumas pessoas do time.

Consequentemente, você acaba descobrindo problemas apenas quando o lead esfriou, o concorrente fechou o negócio, ou o prospect parou de responder. 

 

Estratégias para follow-ups que geram resultado em empresas de serviço B2B

Agora que você já entendeu onde pode estar perdendo o controle, vamos entender como organizar os follow-ups?

As estratégias abaixo funcionam bem para empresas B2B de serviços, onde o ciclo de vendas é mais longo e o relacionamento faz toda a diferença.

Acompanhe a seguir!

 

Comece centralizando o histórico de interações

Primeiramente, pare de confiar na memória dos vendedores. 

Cada telefonema, e-mail, WhatsApp ou reunião precisa ficar registrado em um lugar só, acessível para toda a equipe. 

Neste cenário, quando um vendedor sair de férias ou mudar de função, outro pode continuar a conversa exatamente de onde parou.

Além disso, ter o histórico centralizado permite que você identifique padrões, tais como:

• Quais abordagens funcionam melhor;
• Em que momento do processo os leads costumam travar;
• Quanto tempo leva para fechar cada tipo de negócio.

 

Segmente por estágio do funil

Um lead que acabou de conhecer sua empresa precisa de um tipo de follow-up bem diferente de alguém que já recebeu uma proposta. 

Sendo assim, segmente seus contatos por estágio e personalize a abordagem:

• Leads novos: foque em educação e construção de relacionamento;
• Leads qualificados: demonstre o valor e a relevância do seu serviço;
• Propostas enviadas: tire dúvidas e trabalhe as objeções; 
• Negociação: foque em facilitar a tomada de decisão.

 

Automatize as cadências de contato, mantendo a humanização

Configure sequências automáticas de follow-ups, mas sem soar robótico. 

A ideia é que a automação cuide do timing (quando enviar cada mensagem), mas o conteúdo permaneça personalizado e relevante para cada prospect.

Por exemplo, após uma reunião comercial, você pode configurar automaticamente dentro do CRM PipeRun:

• Um follow-up para 2 dias depois com o resumo do que foi conversado;
• Outro para 1 semana com conteúdo educativo;
• Um terceiro para 15 dias perguntando sobre o andamento da decisão.

 

Crie alertas e lembretes para não deixar nenhum lead esquecido

Outra estratégia para potencializar os follow-ups é ativar notificações automáticas no CRM quando um lead ficar muito tempo sem contato. 

Se alguém não responde há 15 dias, o sistema pode alertar o vendedor para tentar uma nova abordagem. 

Esses alertas evitam que oportunidades morram por esquecimento e também garantem que todos os leads recebam a atenção que precisam. 

 

Altere canais de contato (telefone, WhatsApp, e-mail, LinkedIn)

Se o lead não responde por e-mail, tente WhatsApp. Não atendeu o telefone? Mande uma mensagem no LinkedIn. 

Cada pessoa tem uma preferência de comunicação e, por esse motivo, alternar entre canais aumenta suas chances de conseguir uma resposta.

Porém, o segredo está em não ser invasivo. Você deve usar cada canal com uma abordagem diferente, sempre agregando valor com a mensagem. 

 

Como o CRM PipeRun pode automatizar o processo de follow-up? 

Implementar todas essas estratégias manualmente é quase impossível quando você tem um time comercial ativo e centenas de leads para acompanhar. 

Por isso, é aqui que entra a tecnologia para fazer o trabalho pesado, deixando seus vendedores focarem no que mais importa: vender!

Inclusive, o PipeRun foi desenvolvido para resolver os problemas de follow-up que acabamos de discutir. Na prática, o CRM assume o controle do processo e garante que nenhum lead seja esquecido.

Quer saber como isso funciona? Compartilhamos mais detalhes abaixo!

 

Cadências inteligentes

Uma das maiores vantagens do CRM PipeRun é que ele permite criar sequências automáticas de follow-up que se adaptam ao comportamento de cada lead. 

Ou seja, se o prospect abriu o e-mail mas não respondeu, a próxima mensagem é enviada em 3 dias. Se não abriu, o sistema aguarda mais tempo ou sugere trocar de canal.

Além disso, você pode configurar cadências diferentes para cada tipo de lead. Por exemplo: uma para grandes empresas, outra para PMEs, e uma terceira para leads que vieram de indicação. 

O melhor é que cada sequência pode ter seu próprio timing e abordagem, funcionando automaticamente. 

 

Históricos de integrações

Já imaginou ter todas as conversas, e-mails, mensagens e ligações registradas automaticamente em um só lugar? Com o PipeRun, isso é possível. 

Desse modo, o vendedor não precisa lembrar de anotar nada, pois o sistema captura e organiza todas essas informações.

Quando você precisa entender o status de uma oportunidade, basta abrir o histórico e ver exatamente o que aconteceu. Simples, não é mesmo?

 

Templates prontos com personalização 

Seus vendedores costumam criar as próprias mensagens dos follow-ups? Saiba que o PipeRun também oferece templates que podem ser personalizados.

O sistema puxa o nome da empresa, nome do contato, segmento de atuação e outras informações para criar mensagens que parecem totalmente personalizadas.

A ideia é que todos os vendedores apliquem as melhores práticas de comunicação, mas sem perder a personalização no contato. 

 

Relatórios de performance detalhados

Por fim, o sistema mostra dados importantes para a operação, como: 

• Quantos follow-ups cada vendedor está fazendo;
• Qual é a taxa de resposta de cada canal;
• Quanto tempo leva para converter um lead em cliente;
• Onde estão os gargalos do processo.

Com esses dados, você consegue identificar quem precisa de treinamento, quais abordagens funcionam melhor, e como ajustar a operação comercial para gerar mais resultados.

 

Conclusão: pare de perder vendas por falta de follow-up!

Chegamos ao fim deste artigo e agora você já sabe onde pode estar perdendo dinheiro e como resolver o problema. 

Então, fica a pergunta: quanto tempo mais você vai aceitar ver oportunidades escaparem por falta de organização nos follow-ups?

Cada dia que passa com o processo desorganizado é mais dinheiro deixado na mesa. Enquanto isso, seus concorrentes que já automatizaram esse acompanhamento e estão fechando os negócios que deveriam ser seus.

A boa notícia é que você pode testar todas essas funcionalidades do PipeRun por 14 dias, completamente grátis. 

Durante esses 14 dias, você vai poder:

• Configurar suas cadências automáticas de follow-up;
• Centralizar todo o histórico da sua equipe comercial;
• Usar os templates personalizados para padronizar a comunicação;
• Ver em tempo real o que cada vendedor está fazendo.

Em duas semanas você vai entender por que empresas que usam o PipeRun vendem mais e perdem menos oportunidades.

Até o próximo artigo!

 

FAQ – Perguntas Frequentes

Quantos follow-ups devo fazer antes de desistir de um lead?

Não existe um número mágico, mas as estatísticas mostram que 80% das vendas acontecem entre o 5º e 12º contato. O segredo não está na quantidade, mas na qualidade e relevância de cada follow-up. 

 

Qual é o melhor intervalo entre os contatos?

Para leads quentes (que já demonstraram interesse), 2-3 dias entre contatos funciona bem. Para leads mornos, deixe 5-7 dias. Depois de enviar uma proposta, aguarde 48 horas antes do primeiro follow-up. O importante é ser consistente sem parecer desesperado.

 

Quais canais usar em cada follow-up?

Alterne os canais para aumentar as chances de resposta. Comece com e-mail (menos invasivo), depois telefone, WhatsApp e LinkedIn. Para empresas maiores, o e-mail costuma funcionar melhor. Já para PMEs, WhatsApp e telefone têm boa aceitação.

 

Como saber se estou sendo invasivo demais nos follow-ups?

Se o lead pediu para não entrar mais em contato, pare imediatamente. Se ele não responde há mais de 30 dias, diminua a frequência. Sinais de que você pode estar exagerando: respostas secas, pedidos para “me procurar mais tarde” repetidas vezes, ou o lead parar de abrir seus e-mails completamente.