Integração CRM e assinatura eletrônica: como funciona na prática?

A integração CRM e assinatura eletrônica é a conexão entre a plataforma de gestão comercial e a ferramenta de formalização de documentos. Ela permite que contratos sejam gerados com os dados do CRM, enviados para assinatura e arquivados automaticamente, sem sair do fluxo de vendas. 

Segundo pesquisas, o ciclo de vendas B2B pode levar de 15 dias a 9 meses. No entanto, depois de todo esse tempo investido na negociação, a etapa de formalização ainda consegue travar muitos negócios. Pode ser um e-mail sem resposta, um arquivo errado ou alguém que estava viajando, por exemplo. 

Porém, a integração resolve exatamente esse ponto. O vendedor gera o contrato diretamente pelo CRM de vendas, com os dados do cliente já preenchidos, e dispara o fluxo de assinatura eletrônica em segundos. O documento chega para o decisor pronto para assinar, de qualquer lugar.

Neste artigo, você vai entender como funciona essa integração na prática, o que muda no processo comercial e como o PipeRun centraliza o fluxo de assinatura eletrônica para que nenhuma venda trave na última etapa. 

Boa leitura!

 

O que acontece com seus contratos quando CRM e assinatura eletrônica se conectam?

A integração CRM e assinatura eletrônica transforma o que era um processo fragmentado em um fluxo contínuo, do dado cadastrado no CRM ao contrato assinado, sem trocar de ferramenta em nenhum momento.

Descubra abaixo o que muda na prática:

 

A etapa de preenchimento manual deixa de existir

No fluxo de assinatura eletrônica integrado ao CRM, os dados do cliente já constroem o documento automaticamente. Isso significa que nome, CPF, cargo e condições comerciais saem direto do que está cadastrado na plataforma.

Para equipes que lidam com alto volume de contratos, isso representa horas recuperadas por semana e a eliminação de erros manuais.

 

O fluxo de assinatura sai direto da plataforma de vendas

Com o documento gerado, o vendedor dispara o fluxo de assinatura eletrônica sem sair do CRM. Além disso, responsáveis legais, testemunhas e observadores já estão configurados conforme as regras de cada operação.

Desse modo, o contrato chega para o decisor pronto para assinar, pelo celular, tablet ou notebook, de qualquer lugar. Sem impressora, cartório ou etapa manual no meio do caminho.

Não é coincidência que o uso de assinaturas eletrônicas no Brasil tenha crescido mais de 35%, segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A assinatura eletrônica deixou de ser novidade e o cliente B2B já espera essa experiência no fechamento.

 

O contrato volta ao CRM com validade jurídica

Depois de assinado, o documento retorna automaticamente à plataforma com rastreabilidade completa: data, hora e identificação de cada parte registradas em uma trilha de auditoria.

Um marco importante para quem ainda tinha dúvida sobre segurança jurídica: em novembro de 2024, o STJ consolidou no REsp 2.159.442/PR que a assinatura eletrônica avançada tem a mesma validade jurídica que a assinatura com certificado ICP-Brasil, desde que a plataforma identifique o signatário e preserve a integridade do documento.

No PipeRun, por exemplo, o contrato ainda pode ser consultado publicamente por código de hash no verificador oficial do governo em verificador.iti.br, com backup garantido por 10 anos mesmo que o cliente rescinda o contrato.

 

A padronização jurídica fica protegida

Por fim, com a integração CRM e assinatura eletrônica, cada funil pode ter seus próprios templates de contrato. Assim, apenas os modelos aprovados pelo jurídico ficam disponíveis para os vendedores, sem risco de alguém usar uma versão desatualizada ou editar uma cláusula.

Isso é muito relevante para operações B2B que trabalham com diferentes tipos de contratos. Sendo assim, vendas novas, renovações, aditivos e upsell (compra de versão mais avançada da solução) podem ter documentos específicos, todos controlados dentro do CRM.

 

Como funciona a integração CRM e assinatura eletrônica na prática?

O fluxo de assinatura eletrônica integrado ao CRM elimina as trocas de sistema que travam o fechamento. No PipeRun, todo o processo acontece dentro da plataforma, do documento gerado ao contrato assinado e arquivado. 

 

O passo a passo do fluxo no PipeRun

1. O vendedor acessa a oportunidade no CRM: com o negócio avançado no funil, ele abre a oportunidade e seleciona o template de contrato correspondente;
2. Documento gerado automaticamente: os dados do cliente já cadastrados no CRM preenchem o contrato;
3. Fluxo de assinatura configurado e disparado: o vendedor define os signatários, testemunhas e observadores, ou aproveita a configuração já salva para aquele funil, e envia o documento pela plataforma; 
4. O cliente assina de qualquer lugar: o decisor recebe o contrato por e-mail ou WhatsApp e assina pelo celular, tablet ou notebook;
5. O contrato volta ao CRM assinado e arquivado: depois de todas as partes assinarem, o documento retorna automaticamente à oportunidade no CRM com trilha de auditoria completa, hash de verificação e backup por 10 anos.

 

O que o módulo CLM do PipeRun oferece?

O módulo de assinatura eletrônica do PipeRun vai além do envio de documentos. Alguns recursos que fazem diferença no dia a dia comercial: 

• Templates por funil: cada etapa do processo comercial pode ter seus próprios modelos de contrato, acessíveis apenas para quem precisa;
• Importação de Word: migre documentos existentes com variáveis do CRM incluídas automaticamente;
• Assinatura simples e avançada: conforme o plano e o nível de segurança exigido pela operação;
• Alertas de assinatura: observadores recebem notificações em cada etapa do fluxo, sem precisar acompanhar manualmente;
• Cofre digital: documentos assinados ficam armazenados com backup por 10 anos, mesmo após rescisão de contrato;
• Validação pública por código hash: qualquer parte pode conferir a autenticidade do documento em assinatura.pipe.run ou no verificador oficial do governo em verificador.iti.br

 

Assinatura eletrônica no Brasil tem validade jurídica?

Como comentamos anteriormente, a assinatura eletrônica no Brasil é reconhecida juridicamente desde a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

A Lei nº 14.063/2020 foi além e classificou as assinaturas em três níveis: simples, avançada e qualificada, conferindo validade jurídica a todas elas, conforme o método utilizado.

 

Simples, avançada e qualificada: qual usar?

Os 3 níveis de assinatura existem para atender diferentes graus de risco e exigência jurídica, por exemplo: 

• Simples: identifica o signatário por e-mail ou SMS. Adequada para documentos de baixo risco, como propostas comerciais e termos de aceite; 
• Avançada: adiciona autenticação mais robusta, como token, biometria ou validação por CPF. Indicada para contratos B2B, aditivos e documentos com maior valor financeirp;
• Qualificada: exige certificado ICP-Brasil. Obrigatória apenas em contextos específicos, como documentos fiscais e operações com o governo

O PipeRun disponibiliza os modelos Simples e Avançado, conforme o plano contratado – cobrindo a maioria das operações comerciais B2B sem necessidade de certificado externo.

 

Quais KPIs melhoram com a integração CRM e assinatura eletrônica?

A integração CRM e assinatura eletrônica não muda apenas o processo. Ela também aparece nos números. Em resumo, os impactos se distribuem desde a produtividade do time comercial até a velocidade de geração de receita.

• Tempo de ciclo de vendas: com o fluxo de assinatura eletrônica integrado ao CRM, 76% dos contratos são concluídos em menos de um dia, segundo o DocuSign;
• Produtividade do time comercial: cada vendedor pode economizar até uma hora diária em gestão de contratos;
• Taxa de conversão no fechamento: contratos que demoram a chegar dão tempo para o cliente repensar. Menos atrito na formalização significa menos desistências na reta final;
• Custo por contrato: impressão, cartório, transporte e armazenamento deixam de existir no processo; 
• Retenção e upsell: segundo pesquisas, 84% dos signatários tendem a continuar fazendo negócios com empresas que usam assinatura eletrônica. No B2B, a experiência do fechamento tem peso direto na renovação. 

 

Como o PipeRun une CRM e assinatura eletrônica em uma só plataforma?

A maioria das empresas B2B ainda opera com ferramentas desconectadas. Isto é, o CRM de um lado, a plataforma de assinatura do outro, e a equipe de vendas no meio fazendo a ponte manualmente. O PipeRun elimina essa divisão.

Considerado o melhor CRM para pequenas e médias empresas no Brasil, o PipeRun centraliza todo o processo comercial em uma só plataforma, incluindo o módulo de assinatura eletrônica nativo. 

Com isso, o time comercial pode gerar contratos, disparar o fluxo de assinatura e acompanhar cada etapa sem sair do CRM. 

O resultado é um processo de fechamento mais rápido, com menos erros, menor custo operacional e uma experiência de compra que transmite profissionalismo desde a proposta até o contrato assinado.

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FAQ – Perguntas Frequentes

 

Qual a diferença entre assinatura eletrônica simples e avançada? 

A assinatura simples identifica o signatário por e-mail ou SMS e é adequada para documentos de baixo risco, como propostas e termos de aceite. Por outro lado, a avançada adiciona autenticação mais robusta (token, biometria ou validação por CPF) e é indicada para contratos B2B com maior valor financeiro ou exigência jurídica.

 

O PipeRun tem assinatura eletrônica nativa? 

O PipeRun possui módulo de assinatura eletrônica integrado ao CRM, sem necessidade de contratar uma plataforma externa. Além disso, o módulo oferece templates por funil, assinatura simples e avançada, cofre digital com backup por 10 anos e validação pública por código hash no verificador oficial do governo.