Como colocar resposta automática no WhatsApp: Descubra!

Quer saber como colocar resposta automática no WhatsApp para melhorar o atendimento do seu negócio? Então você veio ao lugar certo.

Neste artigo do blog da PipeRun, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre as mensagens automáticas do WhatsApp e oferecer um rápido passo a passo.

Também vamos dar dicas e mostrar como um CRM de vendas pode ajudar ainda mais nesse processo de comunicação com seus clientes. Boa leitura!

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O que é resposta automática no WhatsApp?

A resposta automática no WhatsApp é um recurso útil que permite aos usuários automatizar suas respostas quando estão ocupados ou ausentes.

Os usuários podem configurar uma mensagem automática na seção “Away Message” que responderá automaticamente a qualquer um que lhes enviar uma mensagem.

Isso ajuda a manter a conversa mesmo que um usuário não esteja disponível para responder imediatamente.

A resposta automática também pode ser usada quando certas palavras ou frases são mencionadas no bate-papo, permitindo assim que o usuário forneça informações precisas de forma rápida e eficiente.

Esta característica elimina a necessidade de tempos de resposta manuais, economizando tempo e energia para conversas importantes.

WhatsApp Business

Se por um lado as respostas automáticas podem ajudar as pessoas a nível pessoal, usar respostas automatizadas no WhatsApp Business é uma ótima maneira de economizar tempo e garantir que as interações com os clientes sejam feitas com rapidez e eficiência.

Com estas características, as empresas podem estabelecer regras de automação específicas que respondem instantaneamente às mensagens com uma mensagem pré-escrita.

Essa prática elimina a necessidade dos clientes esperarem por uma resposta e lhes dá uma solução instantânea.

Para começar com respostas automatizadas, você precisará abrir sua conta WhatsApp Business, selecionar Configurações no menu principal e, em seguida, selecionar Respostas automatizadas.

Dali, você pode escolher qual resposta automática gostaria de usar — criar uma frase de gatilho ou uma palavra-chave que os clientes devem digitar para ativá-la — e escrever a resposta correspondente.

Pareceu muito complexo? Não se preocupe, vamos ver o passo a passo em detalhes logo mais neste texto.

Quais são as principais funções do WhatsApp Business?

Veja a seguir as principais funções do WhatsApp Business:

Perfil comercial

O perfil comercial no WhatsApp Business permite que as pequenas empresas interajam com os clientes de forma rápida e envolvente, tornando o atendimento ao cliente mais próximo e eficiente.

Ao criar um perfil, as empresas podem se comunicar convenientemente usando chat, mensagens de áudio ou chamadas de vídeo, agilizando muito a comunicação.

O bom é que o sistema do WhatsApp permite que as empresas criem sua própria identidade de marca, adicionando logotipo, descrições de seus serviços e informações de contato, como um endereço de e-mail para facilitar o acesso.

Além disso, a plataforma viabiliza que as empresas mostrem seus produtos e ofertas especiais em catálogos, facilitando para clientes que querem saber mais sobre os produtos da empresa.

Etiquetas de organização

O WhatsApp Business facilita as conversas das empresas com seus clientes, e as etiquetas de organização são parte integrante deste serviço.

As etiquetas de organização permitem às empresas anexar etiquetas ao topo de suas mensagens para que possam ser rapida e facilmente identificadas.

Esse recurso é especialmente útil para empresas maiores que precisam diferenciar entre diferentes departamentos, tais como atendimento ao cliente ou vendas, por exemplo.

Com as etiquetas de organização, os clientes sabem exatamente quem está respondendo em nome da empresa.

Eles também fornecem um portal de resposta rápida e profissional, permitindo aos clientes acesso imediato às informações corretas, sem perda de tempo na navegação de várias contas ou em tempos de resposta inadequados.

Portanto, as etiquetas de organização são uma adição valiosa ao WhatsApp Business, pois simplificam tanto as conversas comerciais quanto as experiências dos clientes.

Mensagens personalizadas

As mensagens personalizadas no WhatsApp Business melhoram muito a experiência do usuário, pois, ao personalizar as mensagens para um cliente individual, essa pessoa se sente ouvida, o que aumenta as chances de fidelização.

Em outras palavras, essa personalização também ajuda os clientes a entender que cada interação é inteiramente única e adaptada a eles.

Ela também pode ajudar a encurtar as conversas e forjar uma conexão mais autêntica entre cliente e empresa.

Por exemplo: mensagens personalizadas podem rapidamente direcionar os clientes para informações relevantes sobre preços ou disponibilidade de produtos, ajudando-os a tomar uma decisão de compra com rapidez e facilidade.

Desta forma, a personalização aproveita a força da comunicação rápida inerente ao WhatsApp Business para aumentar a satisfação do cliente.

Catálogos

Os catálogos do WhatsApp Business são uma ferramenta valiosa, uma vez que permitem que as empresas mostrem seus produtos e serviços por meio de imagens, vídeos, descrições, preços e muito mais.

Ter um catálogo disponível possibilita aos clientes navegar por uma variedade de opções sem ter que procurar em outro lugar.

Além disso, ele aumenta a visibilidade comercial da marca com grandes imagens e textos multimídia que representam a identidade da empresa.

Métricas e estatísticas

O WhatsApp Business tornou a tarefa de analisar os índices de sucesso do negócio mais fácil para os empresários graças à ferramenta ‘Métricas e Estatísticas’.

Este recurso oferece uma série de indicadores e informações estatísticas, que incluem usuários ativos diariamente, informações de conta, envio de mensagens, envios de mídia e impressões por mensagem.

O acesso a essas métricas possibilita medir o desempenho em várias áreas do negócio, incluindo o envolvimento dos clientes, a adoção de produtos e as campanhas de marketing.

Além disso, as estatísticas específicas de conteúdo fornecem insights sobre que tipo de mensagens tem maior impacto junto aos clientes.

Quando utilizado em conjunto com outros sistemas de marketing, como o Google Analytics ou outras soluções de CRM como a PipeRun, o WhatsApp Business permite que os empresários liberem seu potencial máximo no mundo digital.

Como colocar resposta automática no WhatsApp?

Agora veja o passo a passo para colocar uma resposta automática no WhatsApp:

“Ferramentas comerciais”

O primeiro passo é encontrar a opção “Ferramentas Comerciais”. Ela é acessada pelo canto superior direito, ao tocar no botão Menu (três pontos).

“Respostas rápidas”

O passo seguinte é rolar a página para baixo até encontrar a opção “Respostas Rápidas” e clicar nela.

Adicione a mensagem automática e salve

Chegou a hora de adicionar uma mensagem automática no Whatsapp. Para fazer isso, você deve clicar no botão de adicionar (+), que fica localizado no canto inferior direito.

Em seguida, deve procurar pela opção “Atalho” e digitar qual palavra-chave será utilizada para acionar o texto automático.

Mas atenção, o comprimento máximo da palavra-chave deve ser de 25 caracteres e eles sempre devem começar com uma barra (/).

Em seguida, no próximo campo, insira a sua opção de resposta e finalize clicando na opção “Salvar”, que fica na parte superior da tela.

Responda um contato

Por fim, para se certificar de que o sistema está funcionando corretamente, abra uma conversa, digite “/” e selecione o atalho desejado.

Se você notar que errou algo, é possível editar o texto. Mas se estiver tudo certo, clique no ícone de envio no canto direito.

Lembrando que o WhatsApp Business também permite que as empresas compartilhem seu perfil, endereço e horário, de maneira automática.

Caso essas informações já estejam preenchidas no aplicativo, então basta digitar barra (/) e selecionar uma das opções disponíveis.

Para que servem as mensagens automáticas no WhatsApp?

Veja a seguir para que servem as mensagens automáticas no WhatsApp.

Otimização de tempo

Utilizar mensagens automáticas no WhatsApp ajuda as empresas a maximizar a quantidade de tempo disponível em suas operações diárias.

Acima de tudo, a automatização permite que as empresas economizem um tempo significativo ao receber e responder às consultas dos clientes.

Nesse sentido, as empresas podem criar uma biblioteca de respostas predefinidas, acionadas com certas palavras-chave e frases pré-determinadas.

Como consequência, os clientes recebem informações de forma rápida e precisa, enquanto os funcionários não precisam dedicar seu tempo escrevendo cada resposta manualmente.

Além disso, as empresas podem configurar notificações para lembretes automáticos ou atualizações relativas a processos ou prazos importantes, assim como enviar notificações ou material promocional.

O  WhatsApp também pode ser implementado com outros serviços, tais como bots ou chatbots, o que otimiza ainda mais a eficiência no suporte ao cliente através da automatização de conversas e tarefas (tais como processamento de pagamentos).

Manutenção do contato com o cliente

As mensagens automatizadas no WhatsApp são uma ferramenta poderosa para manter o relacionamento com os clientes, pois fornecem uma forma eficiente, rápida e cômoda de comunicação.

Elas são convenientes para os clientes, uma vez que eles não precisam esperar pela resposta de algum representante da empresa no caso de qualquer consulta ou problema simples (afinal, a resposta para a pergunta será enviada imediatamente).

Além disso, as mensagens automatizadas facilitam a personalização do conteúdo, permitindo que as empresas o adaptem de acordo com as preferências de seu público-alvo.

Esse recurso também ajuda a criar confiança entre as empresas e os clientes, pois os dois lados se comunicam de forma rápida e clara, fornecendo informações precisas em todos os momentos.

Essa é uma forma de manter seus clientes existentes ao mesmo tempo em que se empreende esforços para atrair novos clientes também.

Aumento do alcance de público

Mensagens automáticas no WhatsApp podem ser usadas para alcançar um público maior, já que são mais fáceis de implementar e requerem menos tempo e dinheiro do que as campanhas de mala direta.

Além disso, elas têm o potencial de alcançar audiências mais rapidamente que outros meios de comunicação, eliminando o tempo de atraso.

Em comparação com as formas tradicionais de publicidade, uma mensagem automatizada no WhatsApp permite que empresas atinjam segmentos específicos de audiência com maior precisão, uma vez que os usuários receberão apenas conteúdo relevante.

Isso garante que as empresas gastem seu orçamento de marketing de forma eficaz, enquanto fornecem aos clientes as informações de que necessitam sem serem sobrecarregadas.

Melhora no atendimento

Por fim, as mensagens automatizadas no WhatsApp representam uma grande oportunidade de fornecer uma experiência melhorada de atendimento ao cliente.

Elas ajudam a agilizar o processo de resposta a consultas rotineiras e a tirar o fardo mundano da repetição de tarefas.

Desta forma, uma empresa pode passar mais tempo lidando com as necessidades exclusivas dos clientes e menos tempo enviando respostas robóticas.

As mensagens automatizadas no WhatsApp também ajudam a garantir um feedback consistente e oportuno das empresas aos clientes, não importando quando eles perguntam ou que tipo de consulta eles façam.

Além disso, é muito mais fácil para as empresas adaptar respostas automatizadas do que elaborar respostas individuais manualmente a cada vez. Assim, elas respondem melhor às preocupações dos clientes, de forma mais eficiente.

Em resumo, as mensagens automatizadas no WhatsApp são essenciais. Agilizam as operações de atendimento ao cliente e permitem que as empresas respondam rapidamente, a fim de proporcionar uma experiência mais satisfatória para seus clientes.

Como a tecnologia pode apoiar seu negócio?

À medida que a tecnologia se torna cada vez mais interligada com a forma como transacionamos e interagimos, não é difícil imaginar como as empresas poderiam aproveitar sistemas avançados, como o “CRM integrado ao WhatsApp”, da PipeRun.

Com este software, as empresas podem garantir que as interações com os clientes permaneçam consistentes mesmo com o aumento da demanda por seus serviços ou produtos.

Além disso, tendo um sistema unificado para acompanhar cada transação de vendas e solicitação de serviço ao cliente, as empresas podem melhorar sua eficiência no acompanhamento de leads — o que leva a mais vendas e a uma melhor experiência geral.

Por fim, a coleta desses dados oferece à empresa dados preciosos sobre o comportamento do consumidor, o que pode ajudá-la a otimizar campanhas e fidelizar clientes ao longo do tempo, através de estratégias de divulgação personalizadas. 

Conclusão

Agora que você sabe como colocar resposta automática no WhatsApp, é hora de começar a considerar outras soluções para o seu negócio.

Se você deseja realmente melhorar a experiência de seus clientes, então deve considerar contratar um CRM, pois essas ferramentas ajudam muito a automatizar tarefas repetitivas, permitindo que você e seu time foquem no que realmente importa.

Portanto, comece testando gratuitamente o CRM da PipeRun e veja com seus próprios olhos o que esse sistema pode fazer por sua empresa!