CRM com automação de propostas comerciais: como escolher?

Um CRM com automação de propostas comerciais reduz de horas para minutos o tempo de criação de orçamentos. Vendedores em startups B2B gastam entre 40% e 60% da jornada em tarefas administrativas, segundo levantamentos do mercado brasileiro.

Nesse sentido, a automação resolve o problema gerando documentos profissionais a partir de templates inteligentes que puxam dados do cliente, solução e precificação direto do CRM. 

Enquanto existem equipes que ainda copiam informações entre Word e Excel, empresas com geração automática relatam redução de 60% no tempo de preparação de propostas e 30% no ciclo de vendas. 

Porém, o maior risco das propostas manuais vai além da produtividade. Informações desatualizadas de outros clientes, erros de cálculo e falta de padronização podem prejudicar a credibilidade no momento decisivo da negociação. 

Por isso, neste artigo explicamos como um CRM com automação de propostas pode eliminar o retrabalho e liberar vendedores para negociações estratégicas.

Boa leitura!

 

CRM com automação de propostas: o que é e como funciona? 

Um CRM com automação de propostas comerciais é um sistema que gera documentos de vendas automaticamente usando dados já registrados dos clientes, soluções e negociações. 

Assim, campos inteligentes substituem informações manualmente digitadas por dados puxados direto do CRM, eliminando a necessidade de copiar e colar entre Word, Excel e outros sistemas.  

A automação funciona por meio de templates personalizados onde os espaços marcados são preenchidos automaticamente quando o vendedor seleciona a oportunidade e clica em gerar proposta. 

Além do mais, o sistema busca o nome da empresa, soluções orçadas, condições de pagamento e valores calculados conforme regras de desconto configuradas.

 

Quais são as vantagens de usar CRM com automação de propostas comerciais? 

A automação de propostas dentro do CRM traz ganhos que impactam a produtividade da equipe comercial e, com isso, os resultados de vendas. 

Inclusive, empresas que automatizam fluxos de vendas ganham entre 25% e 40% de tempo útil por vendedor, segundo dados do mercado.

Principais benefícios da automação de propostas: 

• Redução no tempo de criação: o que levava horas passa para minutos. Com isso, empresas relatam redução de até 60% no tempo de preparação de propostas comerciais ao eliminar digitação manual e retrabalho; 
• Eliminação de erros operacionais: dados puxados automaticamente do CRM eliminam informações desatualizadas copiadas de outras propostas, valores calculados incorretamente e nomes de clientes trocados; 
• Padronização visual e jurídica: os templates garantem que todas as propostas sigam a mesma identidade visual, incluindo logotipos, fontes e cláusulas comerciais atualizadas independente de quem gerou o documento; 
• Aumento da taxa de conversão: propostas profissionais e enviadas rapidamente melhoram a percepção de valor do cliente. Além disso, a velocidade de resposta demonstra prontidão e profissionalismo no momento da negociação.

 

Como funciona a automação de propostas comerciais no CRM PipeRun?

O CRM PipeRun centraliza a criação de propostas comerciais diretamente nas oportunidades do funil de vendas. 

Sendo assim, o vendedor acessa a negociação, clica na aba “propostas” e escolhe entre utilizar um template cadastrado ou criar uma nova proposta do zero. 

Vamos entender como esse processo funciona na prática? 

 

1. Cabeçalho: dados preenchidos automaticamente

Ao acessar a tela de edição da proposta, o sistema carrega automaticamente dados da conta, informações do contato comercial (consultor responsável pela negociação) e dados completos da pessoa e empresa vinculadas à oportunidade. 

Além disso, empresas multimarcas conseguem alternar entre marcas cadastradas, substituindo dados da empresa principal pelos da marca selecionada.

 

2. Configuração dos dados da proposta

O vendedor define moeda, datas de criação e validade, sigla de controle automático e número da ordem de compra do cliente. 

O campo “envolvidos”, por exemplo, permite adicionar usuários que participam da negociação, atribuindo papéis específicos previamente cadastrados no sistema. 

 

3. Introdução e itens da proposta

A introdução aceita preenchimento livre e utiliza variáveis do sistema para personalização automática. Na adição de itens, aparecem listados apenas produtos, serviços e recorrências (MRR) previamente cadastrados. 

Após inserir itens, o vendedor pode ajustar quantidade, descontos e comissões conforme funcionalidades habilitadas na conta.

 

4. Formas de pagamento separadas

O sistema diferencia completamente o pagamento de itens P&S (produtos e serviços) de itens MRR (receita recorrente). Para P&S, é possível configurar:

• Forma de pagamento;
• Data de entrada;
• Percentual de entrada;
• Desconto;
• Número de parcelas;
• Prazos e vencimentos. 

Para MRR, basta definir forma de pagamento, data da primeira parcela, dia de vencimento e total do contrato. Assim, os valores e parcelas atualizam automaticamente conforme os campos são preenchidos.

 

5. Finalização e envio

Por fim, o campo de observações aceita texto livre com variáveis do sistema. No rodapé, botões permitem voltar à listagem, adicionar template, gerar PDF, criar link público compartilhável ou salvar alterações. 

Após salvar, a proposta pode ser enviada diretamente para assinatura digital do cliente.

 

Como escolher o melhor CRM com automação de propostas comerciais? 

A escolha de um CRM com automação de propostas comerciais precisa considerar funcionalidades que eliminem acessos em múltiplos sistemas e planilhas. 

Empresas B2B que trabalham com vendas complexas, por exemplo, precisam de recursos que vão além da geração básica de PDFs.

Alguns diferenciais para avaliar:

• Sincronização com ERP: produtos, preços e estoques atualizados em tempo real sem precisar redigitar informações entre sistemas;

• Catálogo visual de produtos: imagens dos produtos diretamente nas propostas para apresentação profissional ao cliente;

• Precificação dinâmica: tabelas de preço por volume que aplicam descontos progressivos automaticamente conforme quantidade negociada;

• Controles de alçada: limites de desconto e comissão por perfil de usuário, bloqueando propostas fora da política até aprovação gerencial; 

• Markup automático para revendas: cálculo de margem sobre preço de compra aplicado direto na proposta; 

• Propostas online rastreáveis: link web que permite edições sem reenvio e avisa quando o cliente visualizou; 

• Assinatura digital integrada: aceite eletrônico com identificação de CPF ou assinatura biodinâmica sem sair do fluxo comercial;

• Configuração por tipo de negócio: grades de produtos, unidades de medida e características configuráveis conforme operação da sua empresa. 

 

Como medir o ROI dessa automação?

O retorno sobre investimento (ROI) de um CRM com a automação de propostas comerciais aparece em ganhos de tempo, redução de erros e aumento de conversão. 

No entanto, a métrica mais imediata está nas horas recuperadas da equipe comercial. Isso porque, até mesmo vendedores de alta performance gastam um tempo considerável do dia com tarefas administrativas. 

Indicadores para acompanhar:

Métrica	Antes da automação	Depois da automação	Impacto
Tempo médio de criação de proposta	2 a 4 horas	10 a 15 minutos	Redução de 80% no tempo operacional
Erros em propostas enviadas	15 a 25% das propostas	Menos de 3%	Elimina retrabalho e perda de credibilidade
Propostas enviadas por vendedor	8 a 12 propostas	25 a 35 propostas	Aumento de 200% na capacidade produtiva
Taxa de conversão de propostas	18 a 22%	28 a 35%	Ganho de 10 a 15 pontos
Ciclo médio de fechamento	45 a 60 dias	30 a 40 dias	Redução de 30% no tempo de venda
Propostas perdidas por erro	8 a 12%	Menos de 2%	Recuperação de negócios que seriam perdidos

 

Cálculo prático de retorno

Uma equipe de 5 vendedores que economiza 3 horas por dia em tarefas administrativas, por exemplo, representa 75 horas semanais recuperadas. 

Em um mês, estamos falando de 300 horas que custam aproximadamente R$ 15 mil em salários desperdiçados com atividades que não geram receita. 

Assim, ao automatizar as propostas comerciais, esse tempo se converte em prospecção qualificada e negociações de alto valor.

O ROI tangível aparece também na:

• Redução de propostas recusadas por erros de cálculo;
• Informações desatualizadas;
• Falta de padronização visual que comprometem a percepção do cliente.

 

Automatize suas propostas comerciais com o CRM PipeRun

O PipeRun é um CRM de vendas brasileiro desenvolvido para operações B2B que precisam de automação completa do funil até o fechamento. 

Desse modo, a plataforma centraliza gestão de oportunidades, criação de propostas e assinatura digital em um único sistema.

Templates inteligentes também garantem identidade visual padronizada enquanto campos dinâmicos personalizam cada documento. 

Vale lembrar que a plataforma ainda diferencia itens de venda única (P&S) de receita recorrente (MRR) com configurações separadas na mesma proposta. 

Conforme comentamos acima, regras de desconto e comissão por perfil bloqueiam propostas fora da política até aprovação gerencial.

Está esperando o que? Teste gratuitamente o CRM PipeRun e reduza em até 80% o tempo de criação de propostas comerciais.

 

FAQ – Perguntas Frequentes

 

O que é automação de propostas comerciais em um CRM?

Automação de propostas comerciais é a geração automática de documentos de vendas usando dados já cadastrados no CRM. Em resumo, o sistema preenche templates com informações de clientes, produtos e condições comerciais sem necessidade de digitação manual.

 

Quanto tempo leva para implementar automação de propostas?

A implantação costuma durar poucos dias para operações comerciais padrão. Inclusive, empresas com regras de precificação complexas, múltiplas tabelas de preço ou cálculos de impostos podem precisar de algumas semanas para configuração completa.

 

Posso personalizar o visual das propostas?

Sim. Templates permitem incluir logotipo, cores da marca, fontes específicas e layout personalizado. Além disso, empresas multimarcas conseguem criar templates diferentes para cada marca.  

 

Consigo rastrear se o cliente abriu a proposta?

O PipeRun, por exemplo, avisa quando o cliente acessou o documento, quanto tempo permaneceu visualizando e se compartilhou com outras pessoas. Com isso, a equipe de vendas pode entrar em contato no momento certo para dar andamento à negociação.