A gestão surgiu após a revolução industrial com o intuito de solucionar problemas que antes não existiam. Em resumo, fazer a gestão é administrar e/ou gerenciar algo. O principal ponto sobre a importância desse método, está relacionado ao crescimento, seja do indivíduo, do departamento ou da empresa.
Em 1748, o jornalista, Benjamin Franklin escreveu a frase “tempo é dinheiro” no ensaio intitulado “Advice to a Young Tradesman” (“Conselho a um jovem comerciante”, em tradução livre). Certamente, você já tinha ouvido, não é mesmo?
A grande lição dessa frase é que o tempo deve ser muito bem aproveitado, não só na vida pessoal, assim como no trabalho. A forma como investimos o nosso tempo está totalmente relacionada ao nível de produtividade que iremos alcançar. Sim, isso mesmo, tempo é um investimento! É por isso que você deve dar muita atenção a ele no dia a dia da sua empresa.
Para vendedores de uma empresa, a correta gestão do tempo tem como resultado maior faturamento, custos reduzidos e eficiência elevada
Por isso, dispomos dicas para que os vendedores possam fazer uma gestão do tempo eficaz. Quer ver? Confira abaixo 8 dicas para auxiliá-lo no gerenciamento do tempo.
1. Organize as suas tarefas e responsabilidades
Faça um mapa mental, uma lista ordenada ou utilize alguma outra ferramenta que lhe permita estruturar todos os seus afazeres diários com coesão. Distribua as tarefas que são fixas, diárias, semanais, projetos e assim por diante. Não tenha medo de adicionar mais tarefas, sabemos que existem trabalhos que são alocados fora do cronograma.
Na prática, esse passo promove facilitar a gestão visual dos seus afazeres criando uma espécie de “agenda de encargos” que irá direcionar o seu foco apenas para as suas responsabilidades e tarefas diárias.
2. Priorize o tempo das suas funções
Após ter mapeado o seu dia a dia na empresa, é hora de saber como definir as prioridades.
Supondo que você tenha mais de três afazeres diários, você deve estar se perguntando se existe uma ordem que possa ser seguida. Será que é pela mais fácil ou pela mais complexa?
Para início, adianto que nem tudo é preto no branco, mas existe um fato a ser considerado. Quando conseguimos concluir uma tarefa, o nosso cérebro fabrica dopamina que lhe dará uma motivação maior para realizar mais tarefas. Nesse sentido, o ideal seria priorizar as tarefas menores para após as mais complexas.
Entretanto, se você se considera procrastinador, poderá apenas estar postergando a tarefa mais difícil ou demorando mais do que o essencial com as mais fáceis. O ideal é testar e reconhecer como o seu cérebro e corpo funcionam no seu workspace.
3. Armazene as informações
Em meios a tantos contatos diários, ainda que você tenha uma alta capacidade de memorizar dados, não devemos arriscar perder algo que pode ser evitado. Tenha um local específico para que você consiga armazenar todas as informações e dados dos seus clientes, e se for possível reunir todas as calls, e-mails e outros documentos no mesmo local, melhora significativamente a sua rotina.
Use a tecnologia ao seu favor, opte por ferramentas onde é possível armazenar todas os principais dados dos seus clientes, isso irá poupar (e muito) o seu tempo e o tempo do cliente.
4. Otimize o tempo vago das suas visitas
Faz parte da rotina do vendedor estar sempre em contato com clientes e realizar visitas comerciais para entender melhor qual a dor do mesmo. Entretanto, pode acontecer do seu cliente se atrasar, de estar em meio a reunião e isso pode gerar ociosidade.
Aproveite esse tempo para fazer aquelas tarefas que foi deixado para depois, como responder um e-mail, tirar dúvidas, preenchimento de planilha etc… Assim, você estará otimizando o seu tempo ao invés de ficar a mercê do tempo do seu cliente.
5. Qualifique o Lead
Você alguma vez já manteve contato com uma pessoa por semanas, às vezes meses, investindo toda a sua dedicação e disponibilidade sem obter resultado? Você não está sozinho.
Sem dúvida, uma das maiores frustrações deste segmento, é quando investimos tempo e energia grande para um lead frio, claro que sempre devemos com maestria os leads, entretanto para otimização do tempo é fundamental que tenhamos a percepção para diferenciar um lead frio para um lead quente. Sempre priorize o lead quente.
Tente montar um script para o lead em cada etapa do funil, assim você irá otimizar o seu tempo e focar no que realmente importa.
6- Evite reuniões excessivas e massantes
De fato reuniões são importantes, mas se feitas sem um motivo ou sem a real necessidade da sua presença, se torna um empecilho, reuniões externas ou internas que não tem um objetivo traçado acabam atrapalhando a sua produtividade.
Se reúna somente para falar o essencial de planejamento, resultados, metas etc… e em horários que não atrapalhe o maior pico de atendimento e na operação da empresa geral.
7. Evite retrabalho
Alguma vez já passou por uma situação em que foi necessário repetir tudo o que já havia sido mencionado em um momento anterior? Se sim, vai concordar que é uma situação chata e estressante, principalmente quando estamos sem tempo. E se a pessoa que terá que repetir for o seu cliente? Pode gerar um desconforto para ambos.
Tenha empatia pelo seu cliente, assim como você, o seu consumidor também tem uma rotina cheia. Por isso, evite perder informações que são primordiais. Anote, planilhe, coloque no seu CRM, tenha um bloco de notas, mas não perca informações. Irá evitar perder tempo procurando e um possível incômodo com o cliente.
8. Matriz Eisenhower
Muitas das vezes a nossa rotina não sai como o planejado, entra mais e mais demandas e pode ocorrer o sentimento de sobrecarga. Para evitar esse sentimento de aflição, utilize ao seu favor a Matriz Eisenhower, uma ferramenta que vai te apoiar a definir a importância e urgência das atividades.
Pode ser combinado também com o tópico 2.
9. Seja Mono tarefa!
O título talvez possa causar uma certa estranheza, mas asseguro que tem total fundamento. A verdade é que o nosso cérebro não foi programado para ser multitarefa, e, sempre que pulamos de uma tarefa para outra, o nosso cérebro precisa se reorganizar para entender onde a tarefa anterior foi parada. E assim acontece todas as vezes que alternamos as tarefas. Logo, não somos multitarefas, apenas interrompemos uma atividade e passamos para outras.
Realizando apenas uma tarefa por vez, a produtividade e a concentração aumentam e a energia e o tempo gasto na mesma diminuem.
Exercite fazer uma tarefa de cada vez para o aumento do fluxo de produtividade.
10. Organize suas ferramentas!
Seja prático para ser mais ágil!
Vamos ser um pouco mais criativos e imaginar que estamos em uma fila, ela está cheia porém flui bem, até que em um momento ela paralisa porque alguém não encontra os seus pertences, um pouco desconfortável, não? O mesmo acontece com os seus utensílios de trabalho! 🙂
Organize uma pasta, uma planilha, arquivo ou qualquer outra forma para reunir os materiais que você costuma utilizar com frequência, que podem se tratar de folders, roteiros cartões de visitas etc…
Corresponderá como a sua principal forma de encontrar o requerido sem se alongar e nem perder tempo!
11. Se felicite!
Se permita parabenizar as suas conquistas, seja compartilhando com alguém, se presenteando com algo material ou até mesmo um jantar. Quando nos felicitamos dos nossos resultados, nosso cérebro produz hormônios que vão te estimular a fazer mais coisas no próximo dia! 🙂
Enfim, essas foram as 8 dicas que reunimos para que vendedores possam ter mais sucesso com a gestão do tempo no seu dia a dia. . Você sabia que o Operand pode te ajudar nessa missão e te apoiar na gestão das atividades de modo que possa aproveitar o tempo da melhor forma possível? Veja aqui como gerenciar o tempo com mais eficiência.
Tem alguma sugestão de dica pra acrescentar? Deixe nos comentários e conte-nos sobre as suas experiências 🙂
*Este guest post foi escrito pela Operand
