METODOLOGIA 5S

7 min de leituraMetodologia 5S: o que é, para o que serve e como aplicar nas empresas

A metodologia 5S tem mais mais idade do que aparenta. Sua origem nos remete ao século XX, mais precisamente no período pós Segunda Guerra Mundial em um momento em que o Japão viveu profunda crise econômica.

Com intuito de uma rápida reestruturação para voltar ao cenário internacional, a metodologia 5S foi criada. Com ela, os japoneses passaram a qualificar os seus processos e escalar com rapidez o seu crescimento.

A verdade é que, se formos olhar para trás, a aplicação da metodologia trouxe resultados muito positivos para o país. Hoje ele possui uma das principais economias do mundo.

Mas, afinal, no que consiste essa metodologia 5S? É possível aplicá-la em empresas de qualquer segmento ou é algo mais direcionada para políticas governamentais?

Neste texto, explicamos estas questões, expomos os benefícios e de que maneira é possível aplicá-la nas empresas que precisam organizar-se e crescer.

No final, esperamos que você tenha compreendido sobre a metodologia e se ela faz ou não sentido para seus negócios hoje.

Vamos lá?

Boa leitura!

Os princípios da metodologia 5S

Uma das principais virtudes da metodologia 5S é a sua capacidade de “adaptação” a diferentes realidade. Talvez por isso ela seja tão conhecida e eficiente.

Pensando no conceito de 5S, 5 (obviamente) são as palavras: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Para facilitar a compreensão destes termos, separamos e explicamos, tópico a tópico, cada um deles.

Confira:

1 – SEIRI (Senso de Utilização)

A origem do primeiro S diz respeito ao uso consciente e eficiente de recursos e de materiais. Propõe-se, aqui, uma reflexão sobre hábitos, como o acúmulo de objetos que não são necessários.

O foco é combater distrações que atrapalhem tanto a concentração quanto a produtividade de todos no ambiente corporativo.

Então, cabe à empresa avaliar o que realmente é útil e o que vai de encontro ao que é produtivo no dia a dia de trabalho. O que não for deve ser descartado.

Nota: aqui cabe tanto para empresas como para pessoas. Seguindo esses passos e analisando seu contexto é possível enxergar o que realmente não tem utilidade e livrar-se disso.

2 – SEITON (Senso de Organização)

O que foi definido como útil precisa, agora, estar organizado para que possa ajudar você – e não atrapalhar. Até porque, do contrário, tornaria-se inútil, certo?

Organização é o que determina o segundo S da metodologia 5S. Por isso, mesas desorganizadas, ou arquivos espalhados não fazem o menor sentido.

Quanto mais organizado você for como pessoa ou profissional e quanto mais organizado uma empresa for, menos tempo se gastará tentando encontrar coisas básicas. Assim, você poderá focar no que realmente importa.

Por isso, é importante organizar-se de fato antes de começar a colocar a mão na massa no trabalho.

Nota: quando falamos em vendas, a organização é extremamente importante. Como saber como você está vendendo se o controle é feito por cada vendedor em sua planilha?

Por isso, considerar o uso de um sistema de vendas pode ser a saída para você organizar o gerenciamento de vendas de seus negócios.

3 – SEISO (Senso de Limpeza)

O senso de limpeza diz respeito àquilo que todos os colaboradores precisam ter. Tanto com os seus instrumentos de trabalho como com o local onde realiza suas atividades.

Este S desperta maior responsabilidade individual do que os anteriores. O local onde você trabalha é de sua inteira responsabilidade, e não cuidar dele é contraproducente.

Com um ambiente propício, com espaço para você fazer o que precisa, fica muito mais fácil ter bem-estar na hora de trabalhar – e isso se reflete em sua qualidade de entrega.

Nota: falando na vida pessoal, podemos pensar em nosso corpo. Eliminar impurezas faz com que todos se sintam melhor, mais bem dispostos não só para trabalhar como para se divertir também.

4 – SEIKETSU (Senso de Padronização e Saúde)

A metodologia 5S não consegue ter efeito se não for realmente compreendida e incorporada no dia a dia de todos.

É para garantir sua adesão que existe o quarto S, que tem a intenção de criar processos que garantam a aplicação dos S anteriormente citados.

O objetivo é ter produtividade e, para isso, as empresas podem e devem se valer de ferramentas e/ou softwares que contribuem nesta missão.

Um método complementar, que pode assegurar que esses processos sejam cumpridos, potencializando este S, é a chamada metodologia ágil.

Nota: falando em vendas, o uso de um CRM Online é importante para que as empresas consigam vender mais e melhor.

Ele otimiza o tempo de trabalho de todos e, com lembretes, informações e históricos, nenhum vendedor perde oportunidades por falta de ação ou esquecimento.

5 – SHITSUKE (Senso de Disciplina e Autodisciplina)

Por fim, mas não menos importante, este S diz respeito aos sentimentos gerados pela mudança através de toda a metodologia 5S.

É o momento de viver as sensações que essa transformação nos hábitos gerou. Obviamente, é preciso disciplina, tempo e paciência para sentir o efeito das mudanças.

Além disso, tratando-se da aplicação em empresas, é importante reservar momentos periódicos para feedback.

Assim, gestores e colaboradores podem trocar experiências e impressões sobre a aplicação do método e azeitar os processos.

Nota: o primeiro passo para uma mudança verdadeira é reconhecer os erros. Seja no âmbito profissional ou pessoal, identificar as falhas e ter a consciência de que é preciso evoluir com disc

Como aplicar a metodologia 5S em minha empresa?

Processos organizados e sistemáticos e sem perda de tempo com objetos ou atividades contraproducente. Este é o foco da metodologia 5S e é isso que todas as empresas querem.

Pensando no processo comercial e na rotina de vendas de uma companhia, tudo o que traz um impacto positivo na produtividade é bem-vindo, não é mesmo?

Alto padrão de qualidade, colaboradores engajados e com um bem-estar muito maior (tanto pessoal como profissionalmente) é o que você busca.

E, agora que você já conhece o que significa cada S, fica mais fácil entender quais etapas precisam ser preenchidas

Todavia, é sobretudo vital que haja o convencimento por parte de todos da empresa da sua importância para o bem-estar comum.

Dito isso, é preciso entender alguns passos para aplicar a metodologia 5S no dia a dia de seus negócios. Separamos 4. Confira!

Comissão com influenciadores

Escolha alguns colaboradores que serão guardiões dos S da metodologia. Identifique quais têm mais influência acerca dos demais membros de cada time e capacite-os.

A intenção aqui é que eles mostrem aos demais a importância de implementar o método e mostrem as boas práticas acerca disso.

Trabalho de análise de correções

Esta comissão precisa identificar quais são os problemas que a empresa tem e, com base na metodologia 5S, fazer uma análise de como cada etapa corrige as defecções.

Uma maneira que pode deixar esse trabalho mais fácil e visual é o uso da análise SWOT. Embora não seja voltada apenas para processos internos, serve para deixar mais claro o que foi mapeado.

Implementação da metodologia

Os influenciadores, junto dos demais colaboradores (e gestores, é claro!) precisam policiarem-se para que todas as etapas sejam cumpridas no seu devido tempo.

É preciso haver uma mobilização coletiva para que efetivamente faça sentido a aplicação da metodologia. Por isso, investir em uma apresentação atrativa à todos pode ser uma boa forma de mostrar sua importância.

Evidenciar ganhos com bem-estar pessoal e profissional, aumento da produtividade e empoderamento dentro do trabalho são bons caminhos a serem seguidos.

Avaliações constantes

Depois de implementada a metodologia 5S, é preciso acompanhar como ela vem sendo posta em prática e medir seus resultados.

Reúna periodicamente os influenciadores para que eles passem um relatório mais detalhado para os gestores, por exemplo.

Mas outros métodos de avaliação podem funcionar – fica a critério do que a empresa definir e do que ela consegue realizar também.

O importante é não esquecer de monitorar e aprimorar esse processo continuamente. Desta forma, isso se tornará um hábito e processos e tempo de trabalho otimizados serão rotina na sua empresa!

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com alguma dúvida ou tem problemas em gerenciar processos de qualquer ordem em seus negócios, fale com um consultor hoje mesmo.

Aproveite para ler dois artigos que podem ajudar bastante você.

O primeiro traz o conceito sobre o que é CRM e como ele ajuda a gerenciar todo tipo de processo dentro das empresas.

Já o segundo traz 5 dicas para elevar a produtividade do trabalho em vendas.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

Equipe de Redação
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