PMBOK: o que é e como ele ajuda na gestão de projetos

PMBOK, project Management Body of Knowledge

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um método que consiste na padronização para identificar processos, ferramentas, áreas de conhecimento e técnicas para gerir projetos nas empresas. Saber como aplicá-la é importante para garantir uma entrega qualificada em todos as etapas de qualquer projeto feito.

Desde sempre fazer uma correta gestão de projetos é algo essencial e um diferencial importante para encantar o cliente.

Mas com prazos cada vez menores – e a concorrência crescente – essa missão tornou-se ainda mais estratégicas. O espaço para erros é mínimo (para não dizer zero).

Então, essa necessidade de ser constantemente preciso fazer com que novas técnicas fossem surgindo. Elas atuam no sentindo de aprimorar as técnicas de trabalho e ajudar a gerenciar prioridades, custos e também prazos.

Um dos exemplos de metodologias eficientes é o PMBOK, uma ferramenta que visa as melhores práticas ao longo de todas as etapas de um projeto.

Se produtividade e foco em resultados é o que você precisa na sua empresa, então essa técnica pode ajudar e muito você.

Falaremos neste artigo sobre o conceito, benefícios e também como PMBOK atua no desenvolvimento de projetos nos seus negócios. Vamos conferir? Boa leitura!

O que é PMBOK?

PMBOK, project Management Body of Knowledge

PMBOK é a sigla para Project Management Body of Knowledge. Ou seja, em tradução livre, é o conhecimento em gerenciamento de projetos.

Trata-se de um guia, um conjunto de conceitos, técnicas e também ferramentas que abordam o ciclo de vida de um projeto. É entendido por muitos como a “bíblia da gestão de projeto”.

Isso porque há conhecimentos adquiridos por profissionais do mudo todo. Por ser de fácil entendimento e absorção, pode ser usado para lidar com projetos de toda a complexidade em diversos ambientes.

Ele é um livro (saiba mais aqui) completo e foi elaborada pela PMI, uma das instituições mais renomadas quando o assunto é gerir projetos.

São cerca de 600 páginas que traz todo referencial teórico e prático. Aborda 10 áreas de gerenciamento de projetos.

O conteúdo da publicação é extremamente didático para que qualquer pessoa possa aplicar os seus ensinamentos.

É um método abrangente porque nele estão descritas normas que visam aproveitar ao máximo os recursos existentes para fazer a gestão de projetos.

Permite a otimização de pessoas, tecnologia, ferramentas e também verba para conseguir o melhor resultado em menor tempo.

Esse guia, claro, não precisa necessariamente ser seguido à risca – você precisa fazer algumas adaptações necessárias à sua realidade.

Todavia, nele estão ensinamentos importantes no que diz respeito ao planejamento, execução e controle das faces de um projeto desenvolvido em fases sequenciais.

As áreas de gerenciamento de projetos que a publicação traz, são:

  • Gerenciamento de escopo;
  • Gerenciamento de tempo;
  • Gerenciamento de custos;
  • Gerenciamento de qualidade;
  • Gerenciamento de aquisições;
  • Gerenciamento de recursos humanos;
  • Gerenciamento de comunicação;
  • Gerenciamento de riscos;
  • Gerenciamento de partes interessadas (stakeholders);
  • Gerenciamento de integração.

Os benefícios do PMBOK nas empresas

PMBOK, project Management Body of Knowledge

Um dos benefícios mais claros e imediatos da aplicação do PMBOK é a padronização das práticas em todos os setores.

Isso significa que as pessoas envolvidas iram gerenciar projetos e trabalhar com foco em resultados e na qualidade da entrega final.

O método também ajuda os gestores a trabalharem com um sistema que seja padronizado entre as empresas.

Então, para organizações que tem mais de uma sede, é importante todos estarem alinhados com uma mesma forma de trabalhar.

É importante para evitar problemas ao lidar com qualquer tipo de demanda. Podemos elencar outras vantagens, tais como:

  • realizar o tratamento otimizado de riscos;
  • utilizar de maneira inteligente os recursos disponíveis;
  • reduzir a negligência em atividades vitais para a empresa;
  • controlar e acompanhar o progresso de cada etapa de um projeto.

Além disso, o PMBOK trata do que não funciona de imediato e “ataca” os problemas que poderiam levar ao fracasso algum projeto. Ela discute somente o que funciona.

Afinal, suas práticas foram documentadas por grandes especialistas ao redor do mundo.

Logo, os métodos ajudam e muito quem não tem muita experiência e não sabe exatamente o que faz ou não faz sentido na hora de trabalhar.

É, assim, fundamental na gestão administrativa de riscos em todos os momentos.

Etapas de um projeto com o PMBOK

PMBOK, project Management Body of Knowledge

É crucial que, para o entendimento do PMBOK e sua correta aplicação, compreender as etapas de um projeto segundo a metodologia.

Isso garantirá que o planejamento seja realmente efetivo. Que ele auxilie os profissionais envolvidos a terem mais agilidade.

Também é importante para, conscientemente, distribuir os recursos e não deixar ninguém ou nenhum setor sobrecarregados. As etapas são:

Iniciação

No começo, todas as informações – especialmente macro – são coletadas.

O objetivo aqui é conhecer os principais interessados com o resultado final de entrega. Ter conhecimento das restrições no escopo, orçamento e também pra para atingir as metas e objetivos.

Ao terminar essa tarefa, a empresa precisa ter um documento formalizado. Nele precisarão constar:

  • as estimativas inicias;
  • restrições e premissas;
  • principais entregas;
  • objetivos;
  • interessados;
  • o gerente de projeto (ou product owner)
  • nome do projeto;

Planejamento

A hora de planejar-se nos leva à elaborar um cronograma, escopo, responsabilidades, entregas e custos estimados. Além, claro, da alocação de recursos do projeto.

É também o momento de mapear os riscos, definir os indicadores e planejar como será a comunicação do andamento do projeto durante todas as etapas.

Execução

PMBOK, project Management Body of Knowledge

Na execução do projeto cabe ao gerente o supervisionamento do trabalho da sua equipe. É a hora também de documentar toda e qualquer entrega feita.

Hora de colocar a mão na massa e trabalhar o que foi planejado. O gestor precisa estar presente no dia a dia e avaliar o trabalho feito.

Controle e monitoramento

Aqui entende-se controle e monitoramento por relatórios extraídos dos indicadores de desempenho. Ela ocorre de maneira paralela à execução.

Então, se algo não está ocorrendo como o necessário, é preciso corrigir o rumo.

É importante reportar-se aos superiores, os stakeholders, que podem também solicitar mudanças – que precisam ser aplicadas de imediato.

Encerramento

Hora de encerrar o projeto e preparar o documento próprio disso – o termo de aceite. É a hora de os patrocinadores avaliarem se o que foi colocado como objetivo final foi de fato alcançados.

A utilidade do termo é isentar os envolvidos em responsabilidades futuras que pode, eventualmente, estarem atreladas ao escopo do projeto.

Esteja preparado para entender como aplicar o PMBOK

PMBOK, project Management Body of Knowledge

O primeiro ponto é observar quais são nas necessidades mais evidentes na sua empresa. Tenha o guia ao seu lado e comece a aplicar a redução de práticas que atrapalham as metas do negócio.

Você pode utilizar metodologias que são complementares, como a 5S, que contribui para uma produtividade em alta, cortando distrações.

Estruture uma equipe que seja multidisciplinar, que supra as características que hoje não estão presentes no negócio e que saiba trabalhar dentro da cultura DevOps.

Esse é um ponto importante para suprir a deficiência (se houver) em cada setor. A partir daí começa-se a redesenhar os processo organizacionais para torná-los eficientes.

É crucial estruturar-se para que a metodologia PMBOK possa ser aplicada. As constatações são ações estratégicas e precisam ser feitas antes de tirar o método do papel.

A partir daí, e tendo a visão de negócios dos stakeholders, você estará pronto para se debruçar na ferramenta.

Com um time qualificado, que supre as defecções antes existentes, consuma o guia PMBOK e entregue cada vez mais qualidade para seus consumidores.

Isso é ter foco no cliente e zelar pelo sucesso dele em todos os momentos com a sua marca.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com dúvida sobre o conteúdo ou quer dividir alguma “dor” na gestão de seus negócios, fale com um consultor.

Aproveite e leia dois artigos que trazem metodologias importantes para gerir projetos.

O primeiro fala sobre como o método do caminho crítico garante entregas sempre mais assertivas dos projetos.

Já o segundo aborda a forma que Prince2 assegura que todos os projetos sejam entregues com a qualidade necessária.

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