PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um método que consiste na padronização para identificar processos, ferramentas, áreas de conhecimento e técnicas para gerir projetos nas empresas. Saber como aplicá-la é importante para garantir uma entrega qualificada em todos as etapas de qualquer projeto feito.
Desde sempre fazer uma correta gestão de projetos é algo essencial e um diferencial importante para encantar o cliente.
Mas com prazos cada vez menores – e a concorrência crescente – essa missão tornou-se ainda mais estratégicas. O espaço para erros é mínimo (para não dizer zero).
Então, essa necessidade de ser constantemente preciso fazer com que novas técnicas fossem surgindo. Elas atuam no sentindo de aprimorar as técnicas de trabalho e ajudar a gerenciar prioridades, custos e também prazos.
Um dos exemplos de metodologias eficientes é o PMBOK, uma ferramenta que visa as melhores práticas ao longo de todas as etapas de um projeto.
Se produtividade e foco em resultados é o que você precisa na sua empresa, então essa técnica pode ajudar e muito você.
Falaremos neste artigo sobre o conceito, benefícios e também como PMBOK atua no desenvolvimento de projetos nos seus negócios. Vamos conferir? Boa leitura!
O que é PMBOK?
PMBOK é a sigla para Project Management Body of Knowledge. Ou seja, em tradução livre, é o conhecimento em gerenciamento de projetos.
Trata-se de um guia, um conjunto de conceitos, técnicas e também ferramentas que abordam o ciclo de vida de um projeto. É entendido por muitos como a “bíblia da gestão de projeto”.
Isso porque há conhecimentos adquiridos por profissionais do mudo todo. Por ser de fácil entendimento e absorção, pode ser usado para lidar com projetos de toda a complexidade em diversos ambientes.
Ele é um livro (saiba mais aqui) completo e foi elaborada pela PMI, uma das instituições mais renomadas quando o assunto é gerir projetos.
São cerca de 600 páginas que traz todo referencial teórico e prático. Aborda 10 áreas de gerenciamento de projetos.
O conteúdo da publicação é extremamente didático para que qualquer pessoa possa aplicar os seus ensinamentos.
É um método abrangente porque nele estão descritas normas que visam aproveitar ao máximo os recursos existentes para fazer a gestão de projetos.
Permite a otimização de pessoas, tecnologia, ferramentas e também verba para conseguir o melhor resultado em menor tempo.
Esse guia, claro, não precisa necessariamente ser seguido à risca – você precisa fazer algumas adaptações necessárias à sua realidade.
Todavia, nele estão ensinamentos importantes no que diz respeito ao planejamento, execução e controle das faces de um projeto desenvolvido em fases sequenciais.
As áreas de gerenciamento de projetos que a publicação traz, são:
- Gerenciamento de escopo;
- Gerenciamento de tempo;
- Gerenciamento de custos;
- Gerenciamento de qualidade;
- Gerenciamento de aquisições;
- Gerenciamento de recursos humanos;
- Gerenciamento de comunicação;
- Gerenciamento de riscos;
- Gerenciamento de partes interessadas (stakeholders);
- Gerenciamento de integração.
Os benefícios do PMBOK nas empresas
Um dos benefícios mais claros e imediatos da aplicação do PMBOK é a padronização das práticas em todos os setores.
Isso significa que as pessoas envolvidas iram gerenciar projetos e trabalhar com foco em resultados e na qualidade da entrega final.
O método também ajuda os gestores a trabalharem com um sistema que seja padronizado entre as empresas.
Então, para organizações que tem mais de uma sede, é importante todos estarem alinhados com uma mesma forma de trabalhar.
É importante para evitar problemas ao lidar com qualquer tipo de demanda. Podemos elencar outras vantagens, tais como:
- realizar o tratamento otimizado de riscos;
- utilizar de maneira inteligente os recursos disponíveis;
- reduzir a negligência em atividades vitais para a empresa;
- controlar e acompanhar o progresso de cada etapa de um projeto.
Além disso, o PMBOK trata do que não funciona de imediato e “ataca” os problemas que poderiam levar ao fracasso algum projeto. Ela discute somente o que funciona.
Afinal, suas práticas foram documentadas por grandes especialistas ao redor do mundo.
Logo, os métodos ajudam e muito quem não tem muita experiência e não sabe exatamente o que faz ou não faz sentido na hora de trabalhar.
É, assim, fundamental na gestão administrativa de riscos em todos os momentos.
Etapas de um projeto com o PMBOK
É crucial que, para o entendimento do PMBOK e sua correta aplicação, compreender as etapas de um projeto segundo a metodologia.
Isso garantirá que o planejamento seja realmente efetivo. Que ele auxilie os profissionais envolvidos a terem mais agilidade.
Também é importante para, conscientemente, distribuir os recursos e não deixar ninguém ou nenhum setor sobrecarregados. As etapas são:
Iniciação
No começo, todas as informações – especialmente macro – são coletadas.
O objetivo aqui é conhecer os principais interessados com o resultado final de entrega. Ter conhecimento das restrições no escopo, orçamento e também pra para atingir as metas e objetivos.
Ao terminar essa tarefa, a empresa precisa ter um documento formalizado. Nele precisarão constar:
- as estimativas inicias;
- restrições e premissas;
- principais entregas;
- objetivos;
- interessados;
- o gerente de projeto (ou product owner)
- nome do projeto;
Planejamento
A hora de planejar-se nos leva à elaborar um cronograma, escopo, responsabilidades, entregas e custos estimados. Além, claro, da alocação de recursos do projeto.
É também o momento de mapear os riscos, definir os indicadores e planejar como será a comunicação do andamento do projeto durante todas as etapas.
Execução
Na execução do projeto cabe ao gerente o supervisionamento do trabalho da sua equipe. É a hora também de documentar toda e qualquer entrega feita.
Hora de colocar a mão na massa e trabalhar o que foi planejado. O gestor precisa estar presente no dia a dia e avaliar o trabalho feito.
Controle e monitoramento
Aqui entende-se controle e monitoramento por relatórios extraídos dos indicadores de desempenho. Ela ocorre de maneira paralela à execução.
Então, se algo não está ocorrendo como o necessário, é preciso corrigir o rumo.
É importante reportar-se aos superiores, os stakeholders, que podem também solicitar mudanças – que precisam ser aplicadas de imediato.
Encerramento
Hora de encerrar o projeto e preparar o documento próprio disso – o termo de aceite. É a hora de os patrocinadores avaliarem se o que foi colocado como objetivo final foi de fato alcançados.
A utilidade do termo é isentar os envolvidos em responsabilidades futuras que pode, eventualmente, estarem atreladas ao escopo do projeto.
Esteja preparado para entender como aplicar o PMBOK
O primeiro ponto é observar quais são nas necessidades mais evidentes na sua empresa. Tenha o guia ao seu lado e comece a aplicar a redução de práticas que atrapalham as metas do negócio.
Você pode utilizar metodologias que são complementares, como a 5S, que contribui para uma produtividade em alta, cortando distrações.
Estruture uma equipe que seja multidisciplinar, que supra as características que hoje não estão presentes no negócio e que saiba trabalhar dentro da cultura DevOps.
Esse é um ponto importante para suprir a deficiência (se houver) em cada setor. A partir daí começa-se a redesenhar os processo organizacionais para torná-los eficientes.
É crucial estruturar-se para que a metodologia PMBOK possa ser aplicada. As constatações são ações estratégicas e precisam ser feitas antes de tirar o método do papel.
A partir daí, e tendo a visão de negócios dos stakeholders, você estará pronto para se debruçar na ferramenta.
Com um time qualificado, que supre as defecções antes existentes, consuma o guia PMBOK e entregue cada vez mais qualidade para seus consumidores.
Isso é ter foco no cliente e zelar pelo sucesso dele em todos os momentos com a sua marca.
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com dúvida sobre o conteúdo ou quer dividir alguma “dor” na gestão de seus negócios, fale com um consultor.
Aproveite e leia dois artigos que trazem metodologias importantes para gerir projetos.
O primeiro fala sobre como o método do caminho crítico garante entregas sempre mais assertivas dos projetos.
Já o segundo aborda a forma que Prince2 assegura que todos os projetos sejam entregues com a qualidade necessária.
