Ter uma gestão administrativa efetiva é uma das exigências que o mundo contemporâneo traz às empresas.
Para ter sucesso nessa missão, as organizações precisam ter um olhar para o todo em tempo integral.
Mercado, clientes, colaboradores, tecnologia… tudo isso está no escopo das boas práticas no momento de gerir qualquer negócio.
O assunto, claro, é amplo. É bastante complexo e cercado de incertezas em muitos momentos.
Na realidade, a única coisa certa que se tem consciência é: mudança. A forma como a sociedade age, consome e até mesmo pensa está em constante transformação.
Até mesmo por isso ter uma gestão administrativa assertiva, que traga o controle de toda a operação, é essencial.
Por essa razão, separamos alguns passos para ajudar você nessa missão em seus negócios.
Falaremos sobre a importância de gerir bem esses aspectos e como esse trabalho é de suma importância diariamente.
Vamos lá?
Boa leitura!
O que é gestão administrativa?
Podemos resumir o seu conceito de maneira bem simples e direta. Entende-se por gestão administrativa todo e qualquer processo que envolva a administração de uma empresa.
É essa gestão quem toma conta dos negócios e mantém em dia o funcionamento das operações.
Esse conceito surgiu durante a revolução industrial, lá no começo do século 20.
O momento foi de busca para problemas que antes as empresas não enfrentavam.
A partir daí surgiu, então, a necessidade dentro das organizações de desenvolverem técnicas administrativas.
O objetivo era conseguir de maneira eficaz gerenciar recursos, pessoas e informações relevantes aos negócios.
A cultura organizacional das empresas passou a ser algo importante e começou a tomar a dimensão que tem nos dias atuais.
Por isso, independente do segmento, todas as organizações precisam ter cuidado e assertividade na gestão administrativa.
Organização e planejamento estratégico: essas palavras estão e sempre estarão à frente dessa missão.
Afinal, sem elas, nenhum negócio consegue prosperar.
Nenhum colaborador estará satisfeito, nenhum processo estará azeitado e isso, claro, irá impactar na entrega final para o cliente.
Os benefícios de uma correta gestão administrativa
Ter uma gestão eficiente vai muito além de uma rotina de trabalho e um ambiente saudável.
Esses fatores são obviamente importantes e básicos para qualquer empresa – mas podemos ir um pouco mais além.
Quando se gere bem uma empresa, você consegue ter mais controle e eficiência em todos os processos.
O efeito é positivo de setor para setor. É por isso que um dos principais ganhos está no…
Aumento da produtividade
Isso porque, quem gere, está sempre por perto e atento a tudo. E quando isso ocorre é possível identificar o que está sendo bem feito e o que não está.
A partir daí, a tomada de decisão precisa ser rápida. Diversos métodos servem para ajudar as equipes a produzirem mais.
Aplicar a metodologia ágil é uma delas, para acelerar o conhecimento interno e estimular o compartilhamento das melhores práticas.
Já a metodologia 5S serve para eliminar distrações que possam ir de encontro às necessidades que as empresas têm.
O foco é: mostrar às pessoas seus pontos fortes e dê um feedback frequente sobre o que precisa melhorar.
Mostrar a importância da otimização de tempo, recursos e mostre a importância de entregar resultados melhores.
Bater metas com mais facilidade
Atingir as metas e objetivos da semana, do mês e do ano são e precisam sempre ser um motivo para as pessoas se engajarem com a empresa.
Um gestão administrativa eficaz, com um planejamento claro, facilita essa missão para todos.
Com os objetivos a curto, médio e longo prazo definidos, ficará muito mais fácil planejar a rotina de atividades e chegar ao destino desejado.
Isso vale para todos os setores.
Todos os departamentos têm metas a serem batidas – mas elas precisam não só estar claras como ao alcance dos colaboradores.
Até porque, sem metas realísticas, certamente haverá uma desmotivação. O objetivo final sempre vai estar distante.
E se isso acontecer, então com certeza a sua gestão administrativa estará falhando.
Entregar mais qualidade aos clientes
Quando esses fatores acima estão em harmonia, fica muito mais fácil ter o foco no cliente e entregar valor para ele.
Sem dúvidas alguma isso faz toda a diferença.
Você consegue ver como uma gestão que começa com a organização dos processos internos reflete em diversas etapas posteriores – inclusive da porta para fora da empresa?
Entregar produtos e serviços de qualidade já eram uma obrigação de qualquer organização.
Mas o fato de como essa entrega acontece é que diferencia negócios de sucessos dos demais. E somente com colaboradores motivos e produzindo bem isso é possível.
Esse é, na verdade, o foco de qualquer gestão administrativa: pessoas.
São as pessoas que entregam o valor que a empresa precisa à outras pessoas.
Leia-se: por mais que você tenha um produto incrível, ainda precisará que seus colaboradores entreguem isso com um valor a mais para os clientes.
O papel decisivo de um gestor administrativo
Para poder gerir bem uma empresa, alguns valores são inegociáveis. Quem estiver à frente das operações precisa ser uma pessoa que tenha primeiramente empatia com as demais.
É preciso ter um ambiente de harmonia, tolerância e respeito. Somente assim o engajamento de todos será possível.
Isso é sem dúvida indispensável. Não ter isso comprometerá e muito a gestão administrativa de negócios de qualquer porte.
O gestor financeiro é engajado, preocupado com processos e pessoas e age sempre de maneira proativa.
Ele precisa ser o catalisador, o responsável por uma mudança de atitude no trabalho.
A partir daí, podemos pensar em como é o dia a dia desse gestor. Algumas habilidades técnicas são igualmente importantes para esse profissional.
Tais como:
- antecipar-se a possíveis problemas e preveni-los – não só remediá-los;
- conhecer e monitorar os problemas internos;
- organizar os recursos financeiros;
- dentro todos os tipos de liderança, ser o mais positivo e influenciador possível;
- monitorar os processos internos que estão aquém do necessário e apresentar soluções;
- garantir a motivação dos colaboradores de todas as área da empresa, entre outros.
Para ajudar nessa missão, algumas metodologias são importantes.
Como, por exemplo, O Diagrama de Ishikawa. Ele vai ao encontro de mapear problemas internos e encontrar soluções para eles
Já a análise SWOT ajuda a identificar fatores positivos e negativos a serem trabalhados.
3 passos para a gestão administrativa ocorrer da melhor forma
Estudo, paciência, dedicação, metodologia e repetição. Uma boa gestão administrativa querer esses e outros elementos.
A figura central do gestor também é fundamental. Afinal, ele é o guardião das boas práticas, certo?
Separamos, por conta disso, 3 passos de como fazer uma gestão eficiente e assertiva nas empresas.
Assim, você consegue ter a organização necessária e atenção em todas as pontas dos processos.
1 – Planejar todas as etapas
Uma boa gestão começa, obviamente, com um planejamento eficiente, que seja atento à todas as etapas envolvidas.
É o momento de não só traçar os objetivos mas também a forma como eles serão atingidos. Faça isso de maneira didática.
Embora não seja a função primeira do sales playbook, o planejamento e suas etapas podem ser colocados neste documento e ficar ao acesso de todos.
Mas, mais importante do que planejar é… cumprir o plano e todas as suas etapas.
Acompanhamento e avaliação precisam ser constantes e, a bem da verdade, eles precisam constar no planejamento.
Somente assim será possível saber se aquilo que foi idealizado, ao sair do papel, tem ou não efetividade.
O gestor precisa reunir as pessoas envolvidas e dar um retorno sobre o que está indo bem e o que não está.
E em conjunto as decisões precisam ser tomada – embora o gestor tenha a palavra final.
Tenha as métricas que são relevantes sempre ao seu lado, até para ser justo na hora de avaliar.
Isso é uma boa prática na gestão administrativa. Identificar uma falha ainda no seu começo e agir de forma com que ela seja solucionada antes de tornar-se maior.
2 – Comunicar de maneira eficiente
Outro fator é essencial e precisa ser elencado aqui: boa comunicação.
A transparência para monitorar, agir e também realizar uma justa avaliação de desempenho são fatores preponderantes para uma boa gestão administrativa.
Especialmente em momentos de crise a tranquilidade e o tato com as pessoas precisam aparecer.
Somente uma comunicação franca e imediata fará com que as pessoas se sintam parte da empresa de verdade.
Essa não é uma tarefa que pode ser procrastinada. Entenda-se: não adianta contar oficialmente algo quando extraoficialmente todos já ficaram sabendo antes.
A comunicação, aliás, é uma via de mão dupla. Não só falar é suficiente. É necessário saber ouvir. Mostrar-se à disposição e aberto ao diálogo.
Isso, aliado à busca pelo aprimoramento e conhecimento constantes, é o que faz uma gestão administrativa ser eficiente.
3 – Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia existe para ajudar o dia a dia de todos nós. Seja para pedir comida, transporte, conversar, não importa.
Ela está presente e usá-la vai ao encontro de otimizar tempo, recursos e ter uma organização melhor para qualquer tarefa que por ela passar.
Nas empresas isso não seria diferente.
Por isso que uma boa gestão passa pelo uso de ferramentas que auxiliam o trabalho para que ele seja mais prático e com todas as informações em um só lugar.
Não só o uso de um ERP faz sentido nesse momento como o de um CRM.
Através dele é possível gerenciar todo tipo de processo – não só o de vendas.
Tudo o que tiver etapas e ações bem definidas, podem e devem ser gerenciados por lá com os funis ao estilo kanban.
Fazendo isso, você ganhará tempo, poupará recursos e focará naquilo que realmente importa para a gestão administrativa: as pessoas.
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com alguma dúvida acerca do conteúdo ou deseja saber melhor o papel do CRM nessa tarefa, fale com um consultor hoje mesmo.
Aproveite e leia dois artigos que ajudarão as empresas na missão de uma gestão sempre mais eficiente.
O primeiro fala sobre uma ferramenta de gestão bem conhecida e seus benefícios: o Balanced Scorecard.
Já o segundo traz outra ferramenta para gerir bastante conhecida e usada pelas organizações, o 5W2H.
Boas vendas!
Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun
