Como demitir clientes? Mensagem, passo a passo e momento

Como demitir clientes?
Augusto Turcato
Augusto Turcato, especialista há 9 anos em marketing de conteúdo, faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.

Resumo do artigo:

Demitir clientes pode ser necessário em certos casos, principalmente quando o custo de manter o relacionamento supera os benefícios, seja em termos financeiros, de tempo ou de recursos;

A demissão do cliente também pode ser necessária quando há conflitos constantes e irresolúveis ou quando o cliente não se encaixa mais na estratégia ou nos valores da empresa;

Você sabia? O CRM PipeRun oferece um módulo robusto para a gestão de carteira de clientes. Esse recurso pode ajudar a identificar quais clientes são mais rentáveis e quais podem estar exigindo recursos excessivos sem um retorno correspondente.

Você já pensou em demitir clientes? Sabe identificar a hora certa de fazer isso?

No mundo dos negócios, ouvimos sempre sobre estratégias e novos métodos para atrair e reter clientes para as empresas.

Porém, nem sempre discutimos uma realidade igualmente importante: às vezes, é necessário demitir um cliente.

Essa decisão pode parecer contraintuitiva, afinal, clientes são a fonte de receita de um negócio. 

No entanto, em certas situações, manter certos clientes pode ser mais prejudicial do que benéfico para a sua empresa.

Hoje, decidimos explorar algumas dessas situações para te ajudar a identificar quando e como tomar essa decisão difícil.

Vamos abordar os sinais de alerta, o impacto em seu negócio e como conduzir essa separação de forma profissional e ética. 

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O que significa demitir clientes?

Demitir clientes não é uma frase que ouvimos todos os dias. Na verdade, pode até soar estranho à primeira vista, pois tradicionalmente, não associamos a palavra ‘demitir’ com clientes. 

Porém, em um contexto empresarial, demitir clientes significa decidir conscientemente parar de fazer negócios com determinadas pessoas.

Essa decisão geralmente ocorre quando a relação entre o cliente e o negócio se torna mais problemática do que benéfica. 

Ou seja, pode ser que o cliente exija mais tempo e recursos do que o que ele traz em retorno, ou talvez ocorram constantes desacordos ou falta de respeito. 

Em resumo, a demissão de um cliente acontece quando a parceria deixa de ser mutuamente vantajosa.

Importante destacar que essa não é uma decisão tomada de ânimo leve. Negócios prosperam com clientes, e deixar de atender alguém é um passo sério. 

Por isso, geralmente, a decisão de demitir um cliente deve ser precedida de muita reflexão e avaliação da relação comercial.

Como saber quando demitir clientes?

Identificar o momento certo para demitir um cliente é crucial, mas pode ser complicado. 

A chave está em observar certos sinais que indicam que a relação já não é mais benéfica. 

Pensando em te ajudar, listamos e explicamos abaixo alguns indicadores:

Relação desbalanceada de valor

Quando o esforço e os recursos investidos em um cliente superam significativamente o retorno que ele oferece, seja em termos financeiros ou de satisfação profissional, pode ser um sinal de alerta para essa decisão.

Isso porque, como comentamos acima, uma relação comercial saudável deve ser benéfica para ambas as partes.

Comportamento desrespeitoso ou abusivo

Nenhum valor financeiro justifica tolerar comportamentos desrespeitosos, abusivos ou antiéticos, especialmente se acontecem com colaboradores da empresa.

Por esse motivo, se um cliente costuma faltar com respeito, pode ser hora de reconsiderar a relação.

Demandas irrealistas ou constantes mudanças

Clientes que têm expectativas irrealistas ou que estão sempre mudando seus pedidos, causando transtornos e custos adicionais para a companhia, podem não valer o esforço contínuo, ainda mais se isso prejudica a capacidade de atender outros clientes.

Depois de investir em alinhamentos para resolver a situação, pode ser necessário seguir a demissão desse cliente.

Pagamentos atrasados ou problemas financeiros frequentes

Dificuldades constantes no pagamento, atrasos habituais ou negociações para reduzir preços injustamente são indicativos de problemas financeiros. 

Inclusive, esses comportamentos podem impactar negativamente o fluxo de caixa e a saúde financeira do seu negócio.

Portanto, visando a sustentabilidade da sua própria empresa, a melhor decisão pode ser não atender mais o cliente.

Divergências de valores ou objetivos

Às vezes, um cliente pode não mais se alinhar com os valores fundamentais ou direção estratégica da sua empresa. 

Assim, se os valores ou objetivos se tornarem incompatíveis, pode ser necessário encerrar a relação comercial.

Como demitir clientes?

Como demitir um cliente educadamente? Passo a passo

Demitir um cliente é uma decisão delicada e exige uma abordagem cuidadosa por parte dos responsáveis.

É essencial conduzir esse processo de maneira educada e profissional, para manter a integridade do seu negócio e respeitar a relação que foi construída.

Está com dificuldades para demitir um cliente? Confira nosso passo a passo!

1. Avaliação cuidadosa

Antes de tomar qualquer atitude, é crucial avaliar a situação com atenção. 

Analise os motivos pelos quais você está considerando demitir o cliente, incluindo problemas constantes de comunicação, falta de pagamento, demandas irrealistas ou um relacionamento que não é mais lucrativo. 

Essa avaliação não só justifica a sua decisão, mas também ajuda a preparar os argumentos que você precisará apresentar ao cliente.

2. Consultar a equipe e revisar o contrato

Converse com os membros da sua equipe sobre a situação, pois eles podem ter insights ou soluções alternativas à demissão do cliente.

Outro ponto importante é revisar o contrato ou acordo de serviço para entender os termos relacionados à rescisão do serviço. 

Esse passo é fundamental para garantir que você está agindo dentro dos parâmetros legais e contratuais estabelecidos. 

3. Preparar comunicação clara e direta

Depois de revisar o contrato e verificar todas as questões legais relacionadas à essa decisão, prepare-se para uma comunicação clara e direta para comunicar ao cliente.

Nessa situação, você deve elaborar uma explicação honesta, mas respeitosa, sobre os motivos pelos quais essa relação comercial não pode continuar. 

Além disso, evite usar linguagem emotiva ou acusatória e mantenha o foco em fatos e situações específicas. 

É importante ser direto, mas também demonstrar empatia e profissionalismo.

4. Agendar uma reunião ou chamada

Prefira comunicar sua decisão em uma reunião ou chamada telefônica em vez de um e-mail. 

Apesar de parecer simples, esse gesto mostra respeito e permite uma comunicação mais humana com o cliente.

Durante a conversa, apresente os motivos de forma objetiva, ouça o que o cliente tem a dizer e responda às suas perguntas com paciência.

5. Oferecer suporte na transição

Se possível, ofereça suporte ao cliente durante a transição, seja recomendando outros profissionais ou empresas, ou proporcionando um período para que eles encontrem uma alternativa. 

Essa atitude demonstra boa vontade por parte da sua empresa e ainda ajuda a manter uma relação amigável.

6. Documentar a conversa

Após a reunião, é uma boa prática enviar um resumo por escrito do que foi discutido, incluindo os próximos passos. 

Essa formalização garante que ambos os lados tenham uma compreensão clara do que foi acordado, servindo também como um registro para referência futura.

7. Aprender com a experiência

Por fim, use essa experiência como uma oportunidade de aprendizado. 

Para isso, avalie o que levou à necessidade de demitir o cliente e considere como você pode evitar situações semelhantes no futuro. 

Algumas ações podem envolver ajustar seus critérios para aceitar novos clientes ou então melhorar a comunicação e os processos de negócios.

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Roteiro para demitir clientes com comportamento desrespeitoso

“Olá, [Nome do Cliente].

Espero que esteja tudo bem. 

Ao longo do nosso trabalho juntos, valorizamos muito o respeito e a colaboração mútua. 

Infelizmente, temos enfrentado alguns desafios nesse aspecto. 

Após considerar cuidadosamente, decidimos que o melhor caminho é encerrar nossa relação comercial. 

Continuaremos a prestar serviços até [Data], conforme os termos do nosso contrato. 

Agradecemos a oportunidade de trabalhar com você até agora.

Atenciosamente, 

[Seu Nome]”

Roteiro para demitir clientes por pagamentos atrasados

“Olá, [Nome do Cliente].

Estamos enviando esse e-mail para abordar uma questão importante: a regularidade dos pagamentos. 

Para nós, é essencial mantermos um fluxo de trabalho sustentável e justo. 

Infelizmente, os atrasos frequentes nos pagamentos têm impactado negativamente nossa operação. 

Portanto, sentimos que é necessário encerrar nossa relação comercial. Continuaremos nossos serviços até [Data], como acordado previamente. 

Agradecemos sua compreensão e desejamos sucesso no futuro.

Cordialmente,

[Seu Nome]”

Roteiro para demitir clientes com expectativas irrealistas

“Olá, [Nome do Cliente].

Ao longo de nossa parceria, tentamos incessantemente atender às suas expectativas. 

Porém, percebemos que existe um descompasso entre o que é esperado e o que podemos oferecer de maneira realista. 

Para garantir que você receba o serviço que precisa, acreditamos que seja melhor encerrar nossa relação comercial. 

Nosso último dia de serviço será [Data]. 

Agradecemos a confiança em nosso trabalho até aqui.

Atenciosamente,

[Seu Nome]”

Roteiro para demitir clientes com demandas excessivas

“Olá, [Nome do Cliente].

Durante o tempo que trabalhamos juntos, fizemos o nosso melhor para atender às suas demandas e necessidades. 

No entanto, temos notado que as solicitações têm excedido o escopo do que originalmente acordamos, impactando a nossa capacidade de fornecer um serviço de qualidade. 

Depois de avaliar a situação, decidimos que seria melhor encerrar nossa relação comercial. Continuaremos a fornecer nossos serviços até [Data], conforme nosso acordo. 

Agradecemos a confiança durante esse tempo e desejamos muito sucesso para a sua empresa.

Atenciosamente, 

[Seu Nome]”

Roteiro para demitir clientes com falta de alinhamento nos valores da empresa

“[Nome do Cliente],

Enquanto parceiros, sempre buscamos relacionamentos comerciais que compartilhem e respeitem nossos valores e práticas empresariais. 

Recentemente, percebemos algumas divergências nesses aspectos, o que nos levou a reavaliar nossa relação comercial. 

Com respeito e consideração, decidimos que não será possível continuar nossa parceria. Nossa última data de serviço será [Data]. 

Agradecemos a oportunidade e esperamos que encontre um fornecedor que se alinhe melhor com suas expectativas e valores.

Cordialmente, 

[Seu Nome]”

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Quando não demitir clientes?

Há momentos em que a ideia de demitir um cliente pode parecer a solução definitiva para o problema, porém, nem sempre é a melhor escolha.

É importante reconhecer essas situações para evitar decisões precipitadas que possam prejudicar seu negócio a longo prazo. 

Aqui estão algumas circunstâncias em que você deve pensar duas vezes antes de encerrar uma relação comercial com um cliente:

Conflitos resolvíveis

Se os problemas com um cliente são devido a mal-entendidos ou diferenças resolvíveis, pode ser prematuro pensar em demissão. 

Ao contrário de seguir com um encerramento de contrato, tente abordar a questão por meio de uma comunicação aberta e honesta. 

Muitas vezes, conflitos podem ser resolvidos com diálogo e ajustes nas expectativas de ambos os lados.

Questões temporárias

Clientes podem passar por fases difíceis, como crises financeiras temporárias ou mudanças internas. 

Por isso, se o comportamento atípico do cliente for decorrente a uma situação temporária e você acredita na possibilidade de recuperação, pode valer a pena ser paciente e oferecer suporte durante esse período.

Valor a longo prazo

Antes de tomar uma decisão definitiva, avalie o valor a longo prazo do cliente. 

Se um cliente tem um histórico de contribuições valiosas para o seu negócio, seja em termos de receita, referências ou parcerias estratégicas, a melhor opção pode ser manter a relação e trabalhar juntos para superar os desafios.

Impacto na reputação

Além disso, considere o impacto da demissão do cliente na reputação do seu negócio. 

Demitir um cliente, especialmente um que seja bem conhecido e influente em seu setor, pode ter repercussões negativas. 

Antes de fazer isso, avalie se a decisão pode afetar a percepção do público sobre a sua empresa.

Alternativas de adaptação

Antes de decidir por demitir clientes, explore outras alternativas à essa decisão. 

Como comentamos, pode ser possível adaptar os termos do serviço, ajustar as expectativas ou até mesmo oferecer diferentes produtos ou serviços que sejam mais adequados para as necessidades atuais do cliente.

Oportunidades de crescimento

Por fim, considere se a situação atual oferece uma oportunidade para o crescimento e aprimoramento do seu negócio. 

Isso porque, desafios com clientes podem ser uma chance de melhorar aspectos como atendimento ao cliente, processos internos e estratégias de comunicação.

Evite demitir clientes gerenciando a carteira com CRM PipeRun 

Gerenciar a carteira de clientes de maneira eficaz é essencial para qualquer negócio. 

Afinal das contas, um bom gerenciamento não só melhora a relação com as base, mas também pode prevenir situações em que a demissão de clientes se torna uma opção. 

O CRM de Vendas da PipeRun se destaca como uma ferramenta poderosa nesse contexto, oferecendo um módulo robusto para a gestão de carteira de clientes. 

Com ele, é possível organizar e acompanhar todas as interações com os clientes, desde o primeiro contato até o pós-venda, permitindo que a equipe de Customer Success (CS) tenha uma visão clara do histórico, preferências e comportamento de cada pessoa da base.

Utilizando o CRM, o CS também passa a monitorar de perto suas necessidades e expectativas.

Dessa forma, fica muito mais fácil identificar proativamente problemas potenciais ou áreas de insatisfação e agir rapidamente para resolvê-los. 

Outra grande vantagem do CRM PipeRun é sua integração com o CXM de Atendimento.

Essa integração permite que a equipe de CS acompanhe a satisfação do cliente por meio de pesquisas como Customer Effort Score (CES), Customer Satisfaction Score (CSAT) e Net Promoter Score (NPS), além do número de tickets abertos.

A gestão desses indicadores, como você já sabe, ajuda a melhorar a experiência geral do cliente e, é claro, a diminuir a probabilidade de situações em que a demissão do cliente se torna necessária.

Quer descobrir todas as vantagens do CRM PipeRun na prática? Fale hoje mesmo com um de nossos consultores! Será um prazer te ajudar!

Conclusão

Se você chegou até aqui, já sabe que demitir clientes é uma parte crucial da gestão de um negócio. 

Embora possa parecer contraproducente, em certas situações, essa decisão pode proteger a saúde e a sustentabilidade da sua empresa.

Reconhecer os sinais de que uma relação comercial não é mais benéfica é essencial, assim como saber abordar essa separação de forma respeitosa e profissional.

No entanto, é importante lembrar que a demissão de clientes deve ser a última opção, após esgotar todas as alternativas de resolução de problemas. 

Ferramentas como o CRM de Vendas da PipeRun podem fazer toda a diferença para gerenciar sua carteira de clientes de forma eficaz, antecipando e resolvendo problemas antes que eles se tornem críticos.

Gostou das dicas? Esperamos que você tenha uma visão mais clara sobre esse aspecto delicado da gestão de clientes. 

E lembre-se, para mais informações e dicas úteis sobre gestão empresarial, continue acompanhando nosso blog.

Sucesso em suas decisões e até o próximo artigo!

FAQ – Perguntas Frequentes

O que falar para demitir um cliente?

Ao demitir um cliente, é crucial ser claro, respeitoso e direto. Comece agradecendo pela oportunidade de colaboração e explique que, após uma análise cuidadosa, a relação comercial não está mais alinhada com os objetivos ou capacidades da sua empresa. Enfatize que a decisão foi tomada após consideração ponderada e ofereça apoio para uma transição tranquila.

É possível demitir um cliente?

Sim, é possível demitir um cliente. Essa decisão geralmente é tomada quando a relação comercial se torna insustentável ou prejudicial para o negócio. Pode ser por questões financeiras, comportamentais ou desalinhamento de expectativas. A chave é garantir que a decisão seja tomada de forma ética e profissional, respeitando quaisquer acordos contratuais existentes.

Como demitir um cliente educadamente?

Para demitir um cliente educadamente, é essencial se comunicar de maneira clara, honesta e respeitosa. Explique os motivos de forma objetiva, sem emitir julgamentos pessoais. Ofereça um período de aviso prévio, se possível, e ajude na transição, recomendando outros fornecedores ou serviços.

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