Sistema Kanban

8 min de leituraKanban: o que é e como ele ajuda a organizar processos nas empresas?

O sistema Kanban está mais presente em nosso dia a dia do que você imagina. Você pode não conhecer por esse nome, mas certamente se beneficia ou já se beneficiou dele.

Uma rotina de trabalho demanda organização – e você sabe muito bem disso. Se perguntarmos se você sabe o que é Kanban, sua resposta seria possivelmente “não”, certo?

Mas e se dissermos que você possivelmente está olhando para ele, colado na tela do seu monitor?

Os famosos “post-its”, esses pequenos bloquinhos de notas um uma fita colante, são bons exemplos do sistema Kanban e de sua aplicação. Desde que organizados, obviamente.

Mas, claro, que ele é muito maior do que um pedaço de papel – por mais útil que ele seja.

O Kanban está presente em grandes projetos, processos e também sistemas.

Há uma metodologia por trás do seu conceito e também de sua aplicação.

E é sobre isso que falaremos a partir de agora neste artigo.

Vamos conferir o que é?

Boa leitura!

O que é Kanban e qual a sua origem?

O que é Kanban?

Kanban nada mais é do que um sistema ágil e também visual. Seu intuito é ter a completa gestão das tarefas que são realizadas dentro da empresa – ou em um setor específico.

É isso que ele oferece aos gestores – conseguirem o gerenciamento rápido. Ver o ritmo de trabalho dos times e todas as informações relevantes a isso.

Através dele é possível acompanhar as entregas, o volume de trabalho que cada colaborador tem, por exemplo.

Por ser visual, esse acompanhamento fica muito mais fácil. Afinal, ele funciona por meio de um esquema de colunas e cartões.

Esses, aliás, quanto mais coloridos melhor. Sendo assim, cada cor pode significar ou um tipo de tarefa específico ou um status diferente da mesma.

Isso facilita totalmente o entendimento de quem olha para um desses cards. Pela cor já saberá o que se trata e em que “pé” isso está.

Mas, importante: lembre-se de não confundir o Kanban com uma “to do list”. Afinal, ele acompanha o status das tarefas até elas serem entregas.

Certo, mas de onde isso surgiu mesmo?

Que tal um pouco de história para entendermos a origem desse sistema?

A origem da palavra Kanban é japonesa. Seu significado remete a “cartão”.

Quem batizou-a assim foi a montadora Toyota – a responsável, obviamente, por criar essa metodologia.

Ele surgiu como uma parte do Sistema Toyota de Produção. Isso ocorreu depois de uma necessidade que a empresa notou.

Como controlar o estoque de materiais a um ponto que não falte e nem sobre matéria-prima?

A busca pelo equilíbrio entre o que se produzia e o que estava estocado levou à busca por uma solução.

Para isso, era preciso ter o controle visual e no tempo mais real possível.

A partir daí, foram desenvolvidos alguns cartões coloridos organizados em colunas. Cada uma delas era um produto ou então um status da fabricação.

Já as cores faziam representação do seu nível de urgência para produzir – ou então para reposição no estoque.

Como funciona o Kanban e onde ele é aplicado?

Como funciona o Kanban?

Agora que você já entendeu melhor como é esse sistema, vamos adiante.

Vimos que a origem dele remete à fábrica, mas hoje sua utilidade rompeu as barreiras da indústria.

Ela é uma poderosa ferramenta de gestão de tarefas. É usada frequentemente com equipes de vendas, marketing, desenvolvimento de sistemas, entre tantos outros.

É frequentemente usada por equipes comerciais, onde o controle de vendas fica muito mais fácil de ocorrer.

Mas, para entender o porquê do seu uso em tantos segmentos, precisamos compreender como funciona.

E sua divisão é bastante simples, na verdade. Há a divisão em 3 partes basicamente.

  1. Cartão – trará as informações relevantes à tarefa. Pode ser a descrição da mesma pura e simplesmente, mas podemos ir além e colocar responsável por ela, nível de prioridade, data de entrega, entre outros. Além disso, importante comentar que em muitos lugares pode ser interessante separar uma cor para cada pessoa do time. Assim, automaticamente ela saberá que aquela atividade é dela.
  2. Colunas – é a representação do status dos cartões (leia-se: tarefas). Em uma separação básica, podemos pensar em 3 tipos de coluna: para serem feitas, em execução e concluídas.Sendo assim, à medida que o status for mudando, os cartões devem ser movidos de coluna para que visualmente o controle siga funcionando.
  3. Quadro – esse nada mais é do que objeto ou espaço onde irão ser colados os cartões e onde as colunas serão desenhados.Um quadro significa um Kanban.Até por isso, se esse sistema for aplicado em diferentes setores dentro da empresa, faça um quadro para cada time.

Legal! E onde ele é aplicado?

Como falamos anteriormente, embora ele tenha nascido na indústria, sua aplicação rompeu esse limite.

O gerenciamento de processos, convenhamos, é uma necessidade de qualquer segmento. Até mesmo, na realidade, de qualquer pessoa.

Se há um processo e se há etapas definidas, então esse sistema possivelmente irá funcionar para essa missão.

Não à toa é comum o Kanban estar presente no momento de:

  • elaborar campanhas de inbound marketing;
  • controlar o funil de vendas;
  • desenvolver de softwares e produtos;
  • prestar de serviços;
  • gerir todo tipo de processo interno;
  • entre outros.

Quais as vantagens de aplicar o Kanban?

Vantagens e benefícios do Kanban

Pode ser no escritório ou até mesmo na indústria, não importa.

Os benefícios de implementar esse sistema seguem um mesmo caminho.

Ele serve para permitir que as empresas e os colaboradores façam mais e melhor suas atividades – independente de quais forem.

Separamos, portanto, 4 benefícios de sua aplicação.

Entre eles:

1 – Maior produtividade

A adoção do Kanban faz com que as tarefas certas sejam priorizadas. Para isso, basta combinar qual cor representará a demanda mais urgente.

A partir daí, o gestor poderá ter um controle muito melhor do que está sendo feito.

Os times se focarão naquilo que é realmente necessário e urgente, focando esforços nessa entrega.

2 – Redução de custos

Tempo é dinheiro. Ok. É um clichê, mas é também uma verdade.

A partir do momento em que há autonomia dos times e aumento da produtividade, ocorre – por óbvio – uma redução de custos.

As pessoas gastarão menos horas fazendo as mesmas atividades e poderão qualificar ainda mais sua entrega – especialmente unindo a metodologia 5S nesse momento.

Fazendo mais no mesmo tempo, entregando melhor, fica muito mais fácil para qualquer empresa escalar seu crescimento, não é mesmo?

Ampliar o setor, contratar mais profissionais… é isso que você quer.

3 – Autonomia para quem faz

Kanban é sinônimo de autonomia

Sabendo o que precisa ser feito e para quando a entrega deve ocorrer, automaticamente o colaborador tem mais autonomia.

Ele irá organizar o seu dia a dia.

Se pensarmos numa rotina de vendas, o vendedor poderá fazer uma auto-gestão, sabedor de quantas ligações precisa fazer, ou emails enviar, por exemplo.

Por ser visual, quem está no operacional consegue saber o andamento das suas atividades.

Ainda no exemplo do setor comercial, isso é essencial para os times saberem em que nível andam suas negociações.

E isso é essencial para saber o forecast de vendas por exemplo.

4 – Espírito colaborativo

Por ser um sistema visual e também claro (está escrito o que precisa ser feito e para quando), um espírito colaborativo pode aparecer em seus times.

Isso porque, todos terão que olhar para o quadro de tarefas – isso, claro, em empresas que optarem por deixarem aberto para todos.

Um poderá ajudar o outro na execução das tarefas, no cumprimento dos prazos.

Essa empatia acabará trazendo ótimos ganhos para a cultura organizacional das empresas.

Kanban online em vendas: agilidade e produtividade

Kanban em vendas

Acompanhar o processo de vendas é uma das “dores” mais sensíveis que um gerente comercial pode ter.

Saber o nível em que estão as negociações, controlar o volume de oportunidades. Gerenciar o time de vendas, a pré-venda

Ter o conhecimento sobre negócios que estão estagnados, ou em etapas de follow up… ufa!

São tantas as “pontas” desse processo, não é mesmo?

Por isso que a gestão de pipeline precisa ocorrer dentro do sistema kanban. Só ele dará o controle, produtividade e autonomia que as empresas necessitam.

E quando isso ocorre de forma online, fica muito mais fácil ter esse tempo real de tudo o que ocorre no setor de vendas.

Desta maneira, é possível ter:

Informações centralizadas

Tudo o que é relevante à atividade está lá. Responsável, prazo, ponto de contato, urgência… tudo o que for preciso para que ela seja realizada da melhor maneira.

Mais do que isso. Fazendo de forma online, você não corre riscos “bobos” como um cartão simplesmente descolar do seu quadro.

Desta forma, o vendedor tem um visual completo do funil de vendas em formato kanban e consegue trabalhar melhor as oportunidades que estão abertas – tanto na hora de vender como para qualificar o lead.

Controle total sobre vendas

funil de vendas no estilo kanban

A dor da cabeça de não saber o que está sendo vendido e como isso ocorre, dentro das empresas, termina.

O gestor da área, com acesso ao funil de todos os seus geridos, consegue saber quem está fazendo o que – e em que ritmo.

Isso é essencial para a qualificação contínua do processo comercial.

Mais do que isso, é fundamental para a tomada de decisão dentro das estratégias de vendas, auxilia a avaliação de desempenho e dá insights na hora do feedback.

Afinal, as empresas precisam ter o foco no cliente – e isso passa por conseguir controlar o que e como é vendido.

Aprimoramento que leva à produtividade

Como identificar gargalos dentro do setor comercial sem ter um sistema que seja visual e informativo?

Um pipeline online, no formato de kanban, permite que diretor identifiquem onde o gerenciamento de vendas está falhando.

Com um monitoramento constante, o aprimoramento dos vendedores dentro do seu dia a dia de trabalho – e até mesmo discurso – fará com que mais vendas ocorram em um tempo menor.

Se for necessário, invista em treinamento de vendas, em coaching. Tudo o que for necessário para aprimorar a forma como a empresa vende.

O que levará a uma redução de custos – como falamos alguns tópicos acima. Aprimorar, produzir mais e fazer mais com menos.

É isso que um funil de vendas no estilo kanban propicia. Assim, com a transformação digital – e somente assim – é possível ter o controle comercial das empresas.

Optando por um sistema de vendas que tenha um pipeline dessa forma, juntamente com ações automáticas e integrações, aquilo que realmente importa dentro da sua empresa fica muito mais fácil de acontecer: vender mais e melhor.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com dúvida sobre como o sistema Kanban é aplicado juntamente à vendas, fale com um consultor ainda hoje.

Aproveite e leia dois artigos que irão ajudar você a entender melhor esse conteúdo.

O primeiro fala sobre o que é CRM, como o sistema Kanban é aplicado nele e de que forma isso potencializa as vendas nas empresas.

Já o segundo é, na realidade, um eBook grátis para você estruturar o seu funil de vendas de forma prática e simples.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

Equipe de Redação
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