Metodologia Scrum: o que é e como ela ajuda no gerenciamento de projetos?

A metodologia Scrum é uma excelente forma das empresas conseguirem gerenciar projetos da maneira mais assertiva possível. Tempo e dinheiro são elementos valiosos e precisam ser cuidados muito bem dentro das organizações. Mais do que isso, é preciso garantir a produtividade e o foco dos colaboradores para que o objetivo final seja atingido com pleno êxito. Mas, antes que você pense, a metodologia Scrum não é algo padronizado, em que se pode seguir um roteiro fechado. Ela é, na realidade, uma forma extremamente maleável de organizar e gerenciar aqueles trabalhos mais complexos. Até por isso é bastante comum ser aplicado em empresas SaaS – Software as a Service, ou software como um serviço. Neste artigo, abordaremos o conceito da metodologia, como ela surgiu e qual sua importância. Ainda, falaremos de que forma as empresas podem adotar em sua rotina e o que é necessário para que nenhum detalhe de seus projetos passe batido. Vamos conferir? Boa leitura!

O que é metodologia Scrum?

Quem já gerenciou projetos sabe que há desafios a serem superados diariamente. Esse trabalho demanda organização e, por conta disso, metodologias como a Scrum foram criadas. Esta nada mais é que do que um método que potencializa o trabalho da equipe responsável por um projeto específica. A metodologia Scrum é um framework, uma ferramenta que atua no controle da evolução do desenvolvimento do produto. E faz isso de forma eficaz, com rigidez quanto ao prazo e, obviamente, qualidade. Ela é composta por ciclos – chamados sprints – de atividades programadas, que demandam reuniões frequentes. As tarefas são planejadas e há data para começá-las e terminá-las. As demandas e as etapas dos projetos são estruturadas, o que ajuda na melhoria do rendimento para uma entrega mais eficaz, ágil, organizada e escalável. O foco é uma resposta rápida, com entregas completas e com os produtos ou serviços em pleno funcionamento. O que, por óbvio, está diretamente relacionamento com o sucesso do cliente e sua satisfação ao consumir a marca. Ah! É bom explicar também que a metodologia Scrum é formada a partir de métodos ágeis. Logo, elas não são a mesma coisa. Até por isso, ela é extremamente flexível e, apesar do seu uso inicial para desenvolvimento de software, ela serve para empresas de qualquer segmento. Todavia, é fundamental ter um profissional na área que será o guardião dessa metodologia. Que fará a gestão e garantirá que o passo a passo estabelecido será cumprido.

Você entende de rúgbi?

Scrum, não SCRUM. Você percebeu que, por não escrevermos com letras maiúsculas apenas, que não se trata de uma sigla, certo? Ah, sim, o título deste parágrafo. Se você tem familiaridade com o esporte, certamente já ouviu o termo “scrimmage”, usado também no futebol americano. Tendo ou não contato com esses esportes, fato é que a palavra Scrum é originário de lá. Os responsáveis por isso são os autores japoneses Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka. No seu livro, The Game Development New Product, ele usaram o rúgbi para descrever a forma correta e fundamental do trabalho em equipe. Mais do que isso, como elas, juntas, trabalhando por etapas e focada, conseguem resolver os problemas mais complexos com qualidade. Seja no esporte, seja como metodologia, o Scrum representa o trabalho em time, colaborativo, buscando sinergia e engajamento em torna de metas e objetivos comuns.

Metodologia Scrum: por que usar? Por que não usar?

Como basicamente todos as metodologias, a Scrum tem seus pontos forte e fracos. A agilidade é, sem dúvida alguma, um dos principais benefícios de sua aplicação. E resolver rápido (de maneira eficaz) os projetos, é algo que pesa sem dúvida alguma para uma motivação alta das equipes. Outro fator é que, por ser um método maleável, o Scrum consegue direcionar-se rapidamente para corrigir algum problema que surja ao longo do processo. Imprevistos de toda ordem, até mesmo mudança de configuração da equipe não atrapalham o andamento das tarefas. Por ser também uma implementação baseada em etapas curtas e intensas, é mais fácil dos colaboradores enxergarem valor naquilo que estão fazendo. E quando isso ocorre em sintonia com a cultura DevOps, isso fica ainda mais evidente. A evolução naquilo que é desenvolvido fica evidente mais rápido. E isso se refletirá em uma entrega eficiente com uma rápida satisfação dos clientes.

Porém…

Por outro lado, é difícil em muitos momentos seguir à risca o processo que a metodologia Scrum demanda. Trabalhar com métodos ágeis ainda não é uma prática bem assimilada dentro das empresas. Por esta razão, é possível haver resistência dentro dos times. E, se isso não for contornado, é bem possível que o trabalho ocorra bem distante dos termos necessários e estabelecidos. O conhecimento técnico de quem irá gerir esse projeto é tão fundamental quanto o tato para lidar com pessoas e tudo o que está atrelado a elas: suas expectativas e frustrações. Para assegurar que tudo corre conforme planejado, é essencial, antes da aplicação da metodologia, conscientizar a equipe. Ser didático, mostrar como funcionará o processos e explicar os porquês é uma prática importante e garantirá o engajamento de todos. Assim, você garantirá a mudança de atitude tão necessária para que todos vejam as vantagens de trabalhar desta maneira. E para ficar seguro quanto à sua adoção, o ideal é aplicar o Scrum em pequenos projetos e depois ir ampliando essa forma de trabalhar para outras missões dentro da empresa.

O que compõe a metodologia Scrum?

Para entendermos como esse método funciona, precisamos inicialmente listar as suas etapas. Embora não haja um roteiro fechado, algumas fases são comuns dentro da metodologia Scrum para que ela seja efetiva. São, na verdade, requisitos básicos para que o trabalho ocorra da melhor forma e que a entrega seja feita dentro do tempo e da qualidade necessária. Sendo assim, podemos listar as seguintes etapas essenciais para sua execução. Tais como:

Scrum planning

A primeira etapa é o momento onde irá se definir o Product Owner e o Scrum Master. O primeiro trata-se da pessoa que tem a autoridade necessária para dizer como será o produto final. Ele é, portanto, o dono do produto. E deve ser alguém capaz de retratar fielmente aquilo que o usuário final (no caso, os clientes) precisam ter em relação à sua experiência e resultados através do que está sendo criado. Já o Scrum Master é o profissionais que irá garantir as condições de trabalho para a equipe designada. Todavia, é importante dizer que ele não tem necessariamente papel de gestor. Ele é muito mais um líder técnico do que hierárquico. Ele também irá colocar a mão na massa. Todavia, sua função primordial é ajudar todos os envolvidos a entenderem o que é o projeto, sua importância e como ele deve ser feito. É ele quem irá garantir as ferramentas, equipamentos e todo tipo de recursos necessários para a execução das tarefas. Será o guardião do time e responsável por blindagem de quaisquer fatores externos e internos, imprevistos e problemas de todo o tipo. O Scrum Master é o responsável pela qualidade do trabalho e tem como foco a produtividade de todos.

Equipe Scrum

Um processo eficiente e um produto de qualidade só é possível com um time qualificado. Por óbvio, as pessoas da equipe precisam ter as habilidades necessárias para realizar as atividades. O ideal é ter um time multidisciplinar, com capacidades complementares. Embora isso, todos precisam ser capaz de realizar qualquer atividade. Mais do que isso, elas precisam ser capazes de se autogerenciar para cumprir os prazos estipulados – sem atrasos. O tamanho dessa equipe dependerá do quão complexo for o seu projeto, obviamente. Aqui, não há divisão de tarefa. Ou seja, não há designação prévia de quem fará o que. Nisso está mais um diferencial da metodologia Scrum. O mais apto, proativo e ágil assume aquela demanda e a executa dentro do que foi estabelecido. É um método que estimula e muito o trabalho coletivo. A responsabilidade é de todos em tempo integral. Por isso que quando uma sprint chega ao fim, o mérito (ou o fracasso) é de todo mundo.

Product baclokg

Aqui entram a lista de tarefas e tudo o que foi planejado começa a se materializar em forma de entrega. Ela deve evoluir na mesma medida que o desenvolvimento do produto ocorre. É essencial que ela seja bem estruturado. Somente assim será possível ter o foco no cliente e atender as suas necessidades quando a solução estiver finalizada. O ideal é seguir o cronograma do que foi planejado. Mas sabemos que demandas urgentes ocorrem sem que a gente espere. Nessas situações, o product owner precisa agir. Todos os pedidos fora da pauta normal devem passar por ele e, se necessário, ele irá reordenar as prioridades. Se necessário for, ele convocará uma reunião de backlog grooming. O objetivo será realinhar e refinir o backlog, aparando arestas, esclarecendo dúvidas e dar um feedback do que foi feito até então.

Sprint

Trata-se do processo da metodologia Scrum como um todo. É quando o time inicia as tarefas para entregar o produto pronto, redondo e funcionando. Por isso, já na primeira reunião é preciso definir, a equipe define qual será a primeira entrega. A cada nova sprint, portanto, cada entrega do produto precisa dar a possibilidade de um teste, para, assim, inspecionar que os requisitos foram cumpridos. É nisso que o Scrum diferencia-se das outras metodologias. Cada “pedaço” de entrega do todo pode (e deve) ser testado para saber se está em conformidade com o que foi pedido no projeto. Nas reuniões de entrega da sprint, cada integrante do time mostra o que e como foi feito. Mais do que isso, diariamente há encontros de 15 minutos – no máximo. Neles, as pessoas passam passa um relatório das ações realizadas no dia anterior e do que está planejado para o atual. Isso garante um controle muito maior do que está sendo feito. Permite tanto mensurar as entregas como corrigir rapidamente algo que não está de acordo com o planejado. Quando ocorrem mudanças (que são incrementais, para um produto ainda melhor), é o momento chamado de “segundo sprint”. E o que precisa de mais especificações ou não pode simplesmente ser concluído, necessitará de um planejamento mais elaborado e será concluído somente no próximo sprint.

Review e retrospectiva

É quando tudo chega ao fim. Oportunidade para uma reunião extensa, completa, com uma avaliação de desempenho acerca de tudo o que foi realizado e do produto final. O product owner gera um relatório completo com tudo o que foi realizado e o que ficou pendente. É a hora também de fazer o teste no produto final. O que deu certo e por que? O que deu errado e por que? É a hora de fazer uma retrospectiva para a próxima sprint não apresentar mais as mesmas falhas. O processo está, portanto, em constante aprimoramento. Somente assim é possível entregar produtos ainda melhores e, claro, satisfazer constantemente os clientes. E aí, como podemos te ajudar? Se você quer saber mais sobre Scrum ou tem problemas na gestão de deus projetos, fale com um consultor ainda hoje. Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a ter uma entrega mais qualificada. O primeiro fala do papel do CRM na gestão de processos dentro das empresas. Já o segundo aborda como o ciclo PDCA aprimora tanto as entregas como os processos internos. Boas vendas! Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun