Ciclo PDCA

8 min de leituraAplique o ciclo PDCA e aprimore processos e a entrega na sua empresa

Recorrer ao ciclo PDCA é uma excelente maneira para as empresas otimizarem seus processos e focarem em uma entrega mais qualificada de produtos ou serviços.

Até porque, convenhamos: que negócios conseguem prosperar sem organização, focada em uma maior produtividade diariamente?

A tecnologia mudou a forma como os clientes se relacionam com as marcas. A exigência crescente, por consequência, obriga as empresas a serem cada vez melhor.

É por isso que as organizações que desejam ser cada vez mais referência onde atuam precisam a toda hora aprimorar seus processos.

E através do ciclo PDCA isso é possível.

Mas, afinal, o que é essa metodologia e de que maneira ela é aplicada?

Ou, melhor: que benefícios ela traz, na prática, para as empresas que recorrem à ela?

Essas são perguntas que iremos responder a partir de agora.

Vamos lá?

Boa leitura!

O que é ciclo PDCA

Afinal, o que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma metodologia usada para uma melhoria ininterrupta dos processos dentro das organizações.

A sigla, aliás, significa:

  • plan (planejar);
  • do (fazer);
  • check (checar);
  • act (agir).

Sua origem nos remete à década de 1920. O responsável pela sua criação é um físico norte-americano.

Seu nome? Walter Andrew Shewart, que teve trabalho notório na área de controle estatístico de qualidade.

Embora a data da criação, essa metodologia popularizou-se somente 30 anos depois por conta do professor William Edwards Deming.

Ele, que também é americano, é referência em gerenciamento de qualidade, tanto sido honrado com títulos nesta área.

Seu legado traz trabalhos relativos à melhoria de processos produtivos no EUA, especialmente durante a Segunda Guerra Mundial.

Mas, vamos voltar ao conceito de PDCA?

Seu foco é em eliminar falhas, aumentar a produtividade de todos os envolvidos e, claro, oferecer uma entrega mais qualificada para o mercado.

Mais do que isso, esse método é focado em problemas que não são aparentes em um primeiro momento – o que aumenta ainda mais sua importância.

Atua, também, para solucionar aquelas questões que anteriormente tiveram tentativas falhas de correção.

É uma forma de acelerar o conhecimento e aperfeiçoar as atividades dentro da empresa.

O ciclo PDCA atua identificando essas defecções, suas causas e constrói um planejamento estratégico a partir das possíveis soluções.

Foco na melhoria constante

Gráfico do ciclo PDCA

Por se tratar de um ciclo, você já deve imaginar que é algo que acaba se repetindo. E é isso mesmo.

A metodologia atua por meio da repetição e a busca por resultados cada vez melhores.

Até por isso, o produto final nem sempre é o mesmo, afinal, você está buscando a melhoria, não a estagnação.

Portanto, a cada novo processo realizado origina-se um novo. E assim sucessivamente. O ciclo renova-se constantemente e nunca para.

A intenção é que o produto ou serviço oriundo dessa melhoria contínuo chegue finalmente aos clientes.

É por isso que as falhas sempre estão no radar das empresas e são imediatamente corrigidas.

Com dados concretos para medir tanto os gargalos como as soluções aplicadas, a aplicação do ciclo PDCA fica ainda mais assertivo.

Sua aplicação pode – e deve – ocorrer em qualquer operação dentro das empresas. Mas já falaremos mais sobre isso.

Fases do ciclo PDCA

Ciclo PDCA: fases e aplicação nas empresas

Planejar. Fazer. Checar. Agir. Essas são as fases da metodologia. Mas, o que exatamente elas significam?

Para entender como “atacar” um problema, é preciso dividi-lo.

Assim, é possível concentrar esforços e, cada etapa, realizar uma tomada de decisão assertiva, cercada dos cuidados necessários.

Plan (Planejar)

A etapa de planejamento é o momento de estabelecer as metas e objetivos do ciclo PDCA.

Por isso, questione-se: quais problemas a empresa irá focar para resolver? E o que precisamos para ter êxito nessa missão?

Nesse momento, é essencial saber como fazer um bom planejamento e ter uma gestão administrativa realmente efetiva.

Depois, é preciso entender quais os indicadores de desempenho são relevantes para mostrar se as ações estão ou não estão sendo efetivas.

Sendo assim, podemos repartir em 4 a etapa de planejamento:

  1. Identificação do problema – é quando você analisa dados, relatórios e todas as informações possíveis para ter certeza dos problemas e dos porquês disso;
  2. Observação do problema – o momento de detalhar bem os problemas, seus detalhes específicas. É um trabalho minucioso e que deve ser observado por diversas perspectivas;
  3. Análise do problema – hora de levantar as possíveis causas do problema e ordená-las pela sua relevância para que seja possível escolher as mais prováveis, baseando-se em dados;
  4. Plano de ação – identificada as reais causas dos problemas, é hora de criar um plano de ação para combatê-las.

Para o item acima, metodologias como o 5W2H ajudam neste momento. O Diagrama de Ishikawa também é importante para dar suporte e auxiliar no momento de tomar decisões.

Afinal, é na hora de planejar que você determinará qual metodologia complementar será usada para correções das questões levantadas.

O planejamento precisa ser cuidadoso e detalhar o máximo possível. Tem que ser didático para tudo o que está lá posto seja executado.

Do (Fazer)

Ciclo PDCA: Do, fazer

Depois de identificados os problemas e ter traçado as metas, é hora de colocar as mãos à obra.

Planejar o trabalho e trabalhar o plano. É isso que precisa acontecer aqui. À risca.

O planejamento foi feito de forma minuciosa, em cima de informações relevantes e, portanto, é preciso ser disciplinado para segui-lo.

Se houver algum tipo de desvio, então será preciso retomar ao primeiro estágio do ciclo PDCA e refazer seus passos.

Caso contrário, você corre o risco de os indicadores de desempenho não mapearem suas ações. E sem controle não há gestão.

Entenda: tudo o que for feito precisa ser metrificado. Assuma o controle, nem que para isso seja preciso recuar.

O BSC, Balanced Scorecard pode ajudar você neste momento.

E para garantir que todos os envolvidos em fazer o que foi planejado consigam ter êxito, invista na qualificação deles.

Treinamentos, coaching, palestras… não importa.

Garanta que o tempo despendido no plano de ação seja compensado com ações realmente efetivas para a empresa.

Somente um time capacitado, com motivação em alta, será capaz de entregar aquilo que seus negócios precisam e merecem.

É a partir daí que se vê uma mudança de atitude no trabalho que seja positiva e direcionada para uma entrega ainda mais qualificada aos clientes.

Check (Checar)

Assim que a etapa de “fazer” inicia, a de checagem se dá início. Quanto mais cedo os resultados começarem a ser acompanhados, mais rapidamente você saberá se está no caminho certo ou não.

Compare o que foi previsto com o que está sendo realizado. Está de acordo ou está aquém do projetado?

Identifique os gaps rapidamente e faça ajustes com as ações em andamento e, claro, monitore-os.

Se forem complexos demais, bem, então você precisará reiniciar o ciclo. Volte às etapas inicias para garantir que tudo o que foi planejado ocorrerá fidedignamente.

Avalie também a metodologia de trabalho que você escolheu para suas equipes trabalharem.

Está de acordo com a característica dos seus colaboradores? Se encaixa na cultura organizacional da empresa e faz bem às pessoas?

Não esqueça de fazer uma análise quantitativa, estatística do que está sendo feito.

Avaliação qualitativa é importante, mas você também precisará de números para saber se o problema original está sendo de fato corrigido.

Sim, é o momento de começar a ver os resultados na prática.

Act (Agir)

Act, agir: ciclo PDCA

Se você teve êxito ao aplicar o que foi planejado, então você passa a ter esse planejamento como padrão.

Caso contrário, o ciclo PDCA irá reiniciar e a lição terá sido apreendida para que os erros não se repitam.

O último estágio, portanto, nos propõe uma reflexão sobre o caminho que será tomado a partir de agora.

Mais do que isso: o que foi aprendido nessa trajetória, independente da missão ter sido bem-sucedida ou não?

Por isso, podemos separar a etapa de act em:

  1. Padronização – quando se tem êxito, o processo está ajustada e o plano será seguido por todos na empresa. Documente essas boas práticas e deixe à disposição de todos da empresa para que qualquer um esteja apto para desenvolvê-las.
  2. Conclusão – momento de reflexão, tanto por parte dos gestores, como pelos colaboradores. Valha-se de números neste momento e tenha tudo documentado, tanto para repetir parte do que deu certo, como para não fazer mais o que deu errado.

O ciclo é uma oportunidade de aprendizado. É a forma como as empresas conseguem aprimorar os seus processos, mesmo que precisem refazer o caminho uma, duas, ou mais vezes.

O importante é manter-se no caminho. Ter o foco no cliente e aprimorar a produtividade interna para conseguir entregar um produto ou serviço cada vez melhores.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com dúvida sobre como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa, ou então deseja compartilhar alguma dor na hora de gerir seus negócios, fale com um consultor ainda hoje.

Aproveite e leia dois artigos que trazem metodologias para ajudar você na tarefa de ser um gestor sempre melhor.

O primeiro fala da importância da metodologia SMART para a definição de metas nas empresas.

Já o segundo fala sobre como o sistema kanban ajuda as empresas a organizarem os seus processos.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

Equipe de Redação
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