Recorrer ao ciclo PDCA é uma excelente maneira para as empresas otimizarem seus processos e focarem em uma entrega mais qualificada de produtos ou serviços.
Até porque, convenhamos: que negócios conseguem prosperar sem organização, focada em uma maior produtividade diariamente? A tecnologia mudou a forma como os clientes se relacionam com as marcas.
A exigência crescente, por consequência, obriga as empresas a serem cada vez melhor.
É por isso que as organizações que desejam ser cada vez mais referência onde atuam precisam a toda hora aprimorar seus processos.
E através do ciclo PDCA isso é possível. Mas, afinal, o que é essa metodologia e de que maneira ela é aplicada?
Ou, melhor: que benefícios ela traz, na prática, para as empresas que recorrem à ela?
Essas são perguntas que iremos responder a partir de agora.
Vamos lá? Boa leitura!
Afinal, o que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma metodologia usada para uma melhoria ininterrupta dos processos dentro das organizações. A sigla, aliás, significa:
- plan (planejar);
- do (fazer);
- check (checar);
- act (agir).
Qual a origem do PDCA?
A origem do PDCA nos remete à década de 1920. O responsável pela sua criação é um físico norte-americano. Seu nome? Walter Andrew Shewart, que teve trabalho notório na área de controle estatístico de qualidade.
Embora a data da criação, essa metodologia popularizou-se somente 30 anos depois por conta do professor William Edwards Deming.
Ele, que também é americano, é referência em gerenciamento de qualidade, tanto sido honrado com títulos nesta área.
Seu legado traz trabalhos relativos à melhoria de processos produtivos no EUA, especialmente durante a Segunda Guerra Mundial.
Mas, vamos voltar ao conceito de PDCA?
Seu foco é em eliminar falhas, aumentar a produtividade de todos os envolvidos e, claro, oferecer uma entrega mais qualificada para o mercado.
Mais do que isso, esse método é focado em problemas que não são aparentes em um primeiro momento – o que aumenta ainda mais sua importância.
Atua, também, para solucionar aquelas questões que anteriormente tiveram tentativas falhas de correção. É uma forma de acelerar o conhecimento e aperfeiçoar as atividades dentro da empresa.
O ciclo PDCA atua identificando essas defecções, suas causas e constrói um planejamento estratégico a partir das possíveis soluções.
Foco na melhoria contínua
A metodologia atua por meio da repetição e a busca por resultados cada vez melhores.
Até por isso, o produto final nem sempre é o mesmo, afinal, você está buscando a melhoria, não a estagnação.
Portanto, a cada novo processo realizado origina-se um novo. E assim sucessivamente.
O ciclo renova-se constantemente e nunca para. A intenção é que o produto ou serviço oriundo dessa melhoria contínuo chegue finalmente aos clientes.
É por isso que as falhas sempre estão no radar das empresas e são imediatamente corrigidas.
Com dados concretos para medir tanto os gargalos como as soluções aplicadas, a aplicação do ciclo PDCA fica ainda mais assertivo.
Sua aplicação pode – e deve – ocorrer em qualquer operação dentro das empresas.
Mas já falaremos mais sobre isso.
Ciclo PDCA: fases e aplicação nas empresas
Planejar. Fazer. Checar. Agir.
Essas são as fases da metodologia.
Mas, o que exatamente elas significam?
Para entender como “atacar” um problema, é preciso dividi-lo.
Assim, é possível concentrar esforços e, cada etapa, realizar uma tomada de decisão assertiva, cercada dos cuidados necessários.
Plan (Planejar)
A etapa de planejamento é o momento de estabelecer as metas e objetivos do ciclo PDCA.
Por isso, questione-se: quais problemas a empresa irá focar para resolver? E o que precisamos para ter êxito nessa missão?
Nesse momento, é essencial saber como fazer um bom planejamento e ter uma gestão administrativa realmente efetiva.
Depois, é preciso entender quais os indicadores de desempenho são relevantes para mostrar se as ações estão ou não estão sendo efetivas.
Sendo assim, podemos repartir em 4 a etapa de planejamento:
- Identificação do problema – é quando você analisa dados, relatórios e todas as informações possíveis para ter certeza dos problemas e dos porquês disso;
- Observação do problema – o momento de detalhar bem os problemas, seus detalhes específicas. É um trabalho minucioso e que deve ser observado por diversas perspectivas;
- Análise do problema – hora de levantar as possíveis causas do problema e ordená-las pela sua relevância para que seja possível escolher as mais prováveis, baseando-se em dados;
- Plano de ação – identificada as reais causas dos problemas, é hora de criar um plano de ação para combatê-las.
Para o item acima, metodologias como o 5W2H ajudam neste momento.
O Diagrama de Ishikawa também é importante para dar suporte e auxiliar no momento de tomar decisões.
Afinal, é na hora de planejar que você determinará qual metodologia complementar será usada para correções das questões levantadas.
O planejamento precisa ser cuidadoso e detalhar o máximo possível.
Tem que ser didático para tudo o que está lá posto seja executado.
Do (Fazer)
Depois de identificados os problemas e ter traçado as metas, é hora de colocar as mãos à obra.
Planejar o trabalho e trabalhar o plano. É isso que precisa acontecer aqui. À risca.
O planejamento foi feito de forma minuciosa, em cima de informações relevantes e, portanto, é preciso ser disciplinado para segui-lo.
Se houver algum tipo de desvio, então será preciso retomar ao primeiro estágio do ciclo PDCA e refazer seus passos.
Caso contrário, você corre o risco de os indicadores de desempenho não mapearem suas ações.
E sem controle não há gestão. Entenda: tudo o que for feito precisa ser metrificado.
Assuma o controle, nem que para isso seja preciso recuar. O BSC, Balanced Scorecard pode ajudar você neste momento.
E para garantir que todos os envolvidos em fazer o que foi planejado consigam ter êxito, invista na qualificação deles.
Treinamentos, coaching, palestras… não importa.
Garanta que o tempo despendido no plano de ação seja compensado com ações realmente efetivas para a empresa.
Somente um time capacitado, com motivação em alta, será capaz de entregar aquilo que seus negócios precisam e merecem.
É a partir daí que se vê uma mudança de atitude no trabalho que seja positiva e direcionada para uma entrega ainda mais qualificada aos clientes.
Check (Checar)
Assim que a etapa de “fazer” inicia, a de checagem se dá início.
Quanto mais cedo os resultados começarem a ser acompanhados, mais rapidamente você saberá se está no caminho certo ou não.
Compare o que foi previsto com o que está sendo realizado. Está de acordo ou está aquém do projetado?
Identifique os gaps rapidamente e faça ajustes com as ações em andamento e, claro, monitore-os.
Se forem complexos demais, bem, então você precisará reiniciar o ciclo.
Volte às etapas inicias para garantir que tudo o que foi planejado ocorrerá fidedignamente.
Avalie também a metodologia de trabalho que você escolheu para suas equipes trabalharem.
Está de acordo com a característica dos seus colaboradores?
Se encaixa na cultura organizacional da empresa e faz bem às pessoas?
Não esqueça de fazer uma análise quantitativa, estatística do que está sendo feito.
Avaliação qualitativa é importante, mas você também precisará de números para saber se o problema original está sendo de fato corrigido.
Sim, é o momento de começar a ver os resultados na prática.
Act (Agir)
Se você teve êxito ao aplicar o que foi planejado, então você passa a ter esse planejamento como padrão.
Caso contrário, o ciclo PDCA irá reiniciar e a lição terá sido apreendida para que os erros não se repitam.
O último estágio, portanto, nos propõe uma reflexão sobre o caminho que será tomado a partir de agora.
Mais do que isso: o que foi aprendido nessa trajetória, independente da missão ter sido bem-sucedida ou não?
Por isso, podemos separar a etapa de act em:
- Padronização – quando se tem êxito, o processo está ajustada e o plano será seguido por todos na empresa. Documente essas boas práticas e deixe à disposição de todos da empresa para que qualquer um esteja apto para desenvolvê-las.
- Conclusão – momento de reflexão, tanto por parte dos gestores, como pelos colaboradores. Valha-se de números neste momento e tenha tudo documentado, tanto para repetir parte do que deu certo, como para não fazer mais o que deu errado.
O ciclo é uma oportunidade de aprendizado.
É a forma como as empresas conseguem aprimorar os seus processos, mesmo que precisem refazer o caminho uma, duas, ou mais vezes.
O importante é manter-se no caminho. Ter o foco no cliente e aprimorar a produtividade interna para conseguir entregar um produto ou serviço cada vez melhores.
Exemplos de empresas que utilizam o PDCA nas suas operações
Milhares de empresas no mundo utilizam o PDCA como ferramenta de gestão em suas operações. Aqui no Brasil não é diferente e podemos citar algumas empresas que são reconhecidas pela FNQ (Fundação Nacional da Qualidade):
- AES
- Alcoa
- Ambev
- Brasal Refrigerantes
- Caterpillar
- CEMIG
- COPEL
- CPFL
- Dana
- Elektro
- Eletrobras
- Embraer
- Ford Motor Company
- Freios Master
- Gerdau
- Hospital Moinhos de Vento
- Itaú
- Petrobrás
- Promon
- Randon
- Sabesp
- Sebrae
- Senac
- Senai
- Serasa
- SESI
- Suspensys
- Suzano
- Tramontina
- Ultragaz
- Volvo do Brasil
- WEG
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com dúvida sobre como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa, ou então deseja compartilhar alguma dor na hora de gerir seus negócios, fale com um consultor ainda hoje.
Aproveite e leia dois artigos que trazem metodologias para ajudar você na tarefa de ser um gestor sempre melhor.
O primeiro fala da importância da metodologia SMART para a definição de metas nas empresas. Já o segundo fala sobre como o sistema kanban ajuda as empresas a organizarem os seus processos.
Boas vendas!
Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun
