O Diagrama de Ishikawa é um ótimo recurso para empresas analisarem e discutirem os seus problemas e irem atrás das soluções.
Talvez você conheça ele por outros nomes. Diagrama da Espinha de Peixe, Diagrama dos 6M ou Diagrama de Causa e Efeito.
Seja qual termos você está habituado, ele serve para identificar questões que precisam ser trabalhadas com certa urgência pelas organizações.
Ela é uma ferramenta visual e foi criada há bastante tempo – na década de 1940.
Ao longo dos anos, claro, ele foi se aperfeiçoando. Ganhando novas utilidades, mas não deixou de ser um excelente recurso corporativo.
Neste texto, falaremos melhor sobre o que é o Diagrama de Ishikawa e os benefícios que traz para os negócios.
Mais do que isso, falaremos sobre como ele pode ser construído e também aplicado na identificação dos problemas.
Vamos conferir?
Boa leitura!
O que é Diagrama de Ishikawa?
Como dissemos, esse é um diagrama visual. Uma ferramenta utilizada para organizar o raciocínio dos times e ajudar na tomada de decisão para solucionar problemas.
Quando da sua criação, a ideia do engenheiro químico Kaoru Ishikawa, em 1943, era ter uma melhor gestão da qualidade em seu trabalho.
E o sucesso desta aplicação foi imediata. A representação gráfica auxiliou – e segue auxiliando – as pessoas a chegarem na raiz do problema.
Isso, consequentemente, aumentou a produtividade dentro do dia a dia das empresas.
O motivo é simples: ele busca a otimização dos processos.
O que faz as pessoas trabalharem melhor, gerando mais qualidade na entrega e, consequentemente, impactando o sucesso do cliente.
Não à toa, uma estrutura comum do Diagrama de Ishikawa traz perguntas como: “qual a razão para esse problema?”.
Em empresas com uma cultura organizacional bem definida, a ferramenta atua como um instrumento prático que auxilia tanto time quanto gestores a identificar, correções a serem feitas.
A aplicação, aliás, pode ser tanto para questões internas quanto externas.
Qual sua finalidade mesmo?
Muitas são as aplicações desse recurso dentro das organizações. É preciso levar em conta alguns aspectos para que isso seja aplicado de maneira eficiente.
É necessário agir, obviamente, dentro da missão, visão e valores de cada negócios.
Mais do que isso: entender o perfil tantos dos gestores como dos colaboradores para entender se será possível ou não ter sucesso nesta aplicação.
Dito isso, de um modo geral, o Diagrama de Causa e Efeito é aplicado para:
- visualização das causas primárias e secundárias dos problemas;
- ampliação da visão das causas dos problemas, dando uma maneira mais eficiente e abrangente de enxergá-lo;
- identificação das soluções, sempre levando em conta o que a empresa tem como recursos financeiro e de pessoas;
- otimizar os processos a partir das soluções aplicadas em cima das defecções.
O Diagrama dos 6M
Por que o Diagrama de Ishikawa é conhecido, também, por Diagrama dos 6M?
A razão leva em conta os 6 diferentes tipos de motivos para os problemas.
São eles:
- Método. A forma como a empresa trabalha;
- Máquina. Problemas com manutenção ou máquinas/tecnologia muito ultrapassadas;
- Medida. As decisões tomadas ao longo de todo o tipo de processos dentro das empresas;
- Meio-ambiente. A estrutura física da empresa e também o quão saudável é o ambiente corporativo para as pessoas;
- Mão-de-obra. O nível de qualificação e conhecimento, tanto dos colaboradores, como principalmente de quem é gestor das áreas;
- Material. Baixo nível da qualidade do produto ou serviço que é gerado e consequentemente entregue ao mercado.
Com o uso ao longo das décadas, mais um “M” pode ser acrescentado. A palavra vem do inglês: “Management”.
A sua tradução livre é refere-se à “gestão”. E, ao montarmos o diagrama, deve-se levar em conta a forma como ocorre a gestão de todo tipo. De pessoas, projetos, clientes, etc.
Claro que nem todos os “M” farão sentido para topo tipo de negócio. Dependerá, como falamos, dos colaboradores, forma de trabalhar, segmento, entre outros.
Mas, a ideia é essa: visualmente olhar os problemas e buscar, em conjunto, as soluções.
Como construir o Diagrama da Espinha de Peixe?
Agora que já abordamos tanto o que é o Diagrama de Ishikawa, bem como a sua finalidade, é hora de colocar a mão na massa.
Talvez você precisa ir em busca de algumas soluções para processos que estão aquém do satisfatório dentro de sua empresa.
Por isso, parta para:
1 – Definição do problema
Identifique os problemas mais urgentes que serão analisados pelo Diagrama de Ishikawa, bem como as metas e objetivos a serem atingidos através desta tarefa.
Não é o momento para superficialidade. É necessário trabalhar de forma objetiva e aprofundada. Por isso, seja claro na listagem dessas questões pendentes.
2 – Estruturação o diagrama
Após a realização da primeira etapa, é o momento de colocar a mão na massa. O responsável por montar o Diagrama da Espinha de Peixe deve reunir todas as informações necessárias sobre cada problema a ser trabalhado.
E isso pode ocorrer com a escrita do problema, de maneira simples e visual, para facilitar a compreensão e análise de todos.
3 – Agrupamento das informações relevantes
Por meio de um brainstorming com os responsáveis, a identificação das causas do problema e as possíveis soluções são debatidas.
Para isso, selecione pessoas diretamente ligadas à essa defecção, mas mescle com pessoas de outros times.
É importante trazer visões diferentes que contribuirão com novos insights para o momento.
Cabe, aí, ao responsável por preencher o diagrama, agrupar essas informações da maneira mais simples possível – mas sem omitir nada.
4 – Classificação das razões
É a hora de fazer uma análise mais profunda das causas. Isso depois de ordenar as informações, priorizando os motivos diretamente ligadas ao problema.
Depois disso, é hora de fazer um planejamento estratégico para agir em cima dessas questões.
Não esqueça também de, neste momento, definir os responsáveis pela execução.
Importante: as tarefas executadas precisam ser monitoradas. Reuniões de feedback para a avaliação de desempenho são essenciais para garantir a qualidade das ações.
5 – O desenho final do Diagrama de Ishikawa
É hora de concluir o desenho levando em conta que as causas precisam estar em conformidade com os 6M.
Não esqueça de colocar as causas secundárias. dos problemas. Não são os fatores que afetam diretamente, mas contribuem também para as razões principais serem algo tão importante.
Desta forma, você terá um diagrama com: cabeçalho, efeito, eixo central, categoria, causas principais, causas secundárias.
Em resumo:
- Identifique os problemas urgentes no dia a dia;
- Defina qual questão será prioritariamente trabalhada;
- Desenha uma seta, na horizontal, que aponte para a direita e faça um quadrado na ponta dela;
- Escreva, dentro desse quadrado, o problema prioritário a ser trabalhado;
- Desenhe traços diagonais no corpo da seta para definir as categorias das causas encontradas do problema;
- Depois, reúna as pessoas responsáveis. Pense, em conjunto, em soluções e causas dos problemas. Para isso, crie um ambiente propício para deixar as ideias fluírem;
- Feito isso, preencha as categorias com as causas dos problemas que foram diagnosticadas;
- Enumere-as de acordo com a importância ou a gravidade que elas têm;
Sendo assim, pensando nos 6M:
- Método. Como a forma de trabalhar influencia o problema?
- Máquina. Como os equipamentos usados influenciam o problema?
- Medida. Como as decisões e métricas existentes influenciam o problema?
- Meio-ambiente. Como o contexto físico, o meio onde todos estão inseridos, influencia o problema?
- Material. Como a qualidade dos materiais, do que é entregue, influencia o problema?
- Mão-de-obra. Como as pessoas (suas qualificações e decisões) influenciam o problema?
Revisar, aprimorar e monitorar processos precisam ser parte da rotina
O diagrama ajuda as empresas a identificar falhas, sim. Mas é preciso implementar a cultura do aprimoramento constante dentro das organizações.
E isso precisa se refletir em todos os momentos, desde o ingresso de um novo colaborador até a adoção de novas ferramentas, por exemplo.
Um bom jeito de compartilhar conhecimento e acelerar o aprendizado é através da aplicação de métodos ágeis.
Metodologias para sua empresa
Mas, há, também, outras maneiras de identificar fraquezas e organizar processos para corrigir as eventuais falhas.
Elas podem ser aplicadas para questões internas, mas também mercadológicas.
São elas:
- Metodologia 5S – seu objetivo principal é otimizar processos internos, eliminando distrações e focando na assertividade das ações diárias;
- Análise SWOT – um apoio à decisões de todo tipo, especialmente mercadológicas, pois mapeia as forças, ameaças, fraquezas e oportunidades existentes;
- Matriz BCG – serve para avaliar oportunidades de investimento ou até mesmo recuo, direcionando e otimizando os recursos financeiros da empresa;
- Análise cohort – seu intuito é trabalhar tanto na missão de como fidelizar clientes, como mensurar o impacto das práticas de como atrair clientes.
Seja qual for o problema de sua empresa, muitas são as formas de identificar e trabalhar em cima deles.
Pode ser por meio do Diagrama de Ishikawa ou por outro método, não importa.
O fundamental é sempre revisar, aprimorar e monitorar os processos. Isso deve ser rotina. Os colaboradores e os clientes agradecem.
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com dúvida sobre a aplicação do Diagrama de Causa e Efeito, ou tem alguma outra “dor” em seus negócios…: FALE COM UM CONSULTOR.
Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a liderar melhor as equipes e garantir sempre processos aprimorados.
O primeiro fala sobre como construir uma mentalidade de sucesso todos os dias.
Já o segundo aborda alguns tipos de liderança existentes e necessários para todo tipo de empresa.
Boas vendas!
Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun
