Prince2, a metodologia das boas práticas na gestão de projetos

Prince2 (acrônimo de PRojects in Controlled Environments) é uma metodologia baseado no processo para gerir de maneira eficaz um projeto. Trata-se de um método amplamente usado pelo setor público e privado do Reino Unido que oferece as melhores práticas na hora de gerenciar projetos de todos os tamanhos nas empresas.

Organização, tanto na vida pessoal como na vida profissional é fundamental. Lidar com demanda, prazos e expectativas é uma responsabilidade grande.

Quando transferimos isso para o contexto de uma empresa que lida com clientes, isso se torna ainda mais essencial. Afinal, sem consumidores, uma marca não é nada.

Gerenciar projetos, fazê-los de maneira inteligente e assertiva é uma questão estratégica para qualquer negócio. Mas não apenas para manter a base atual de clientes.

Quem é preciso nesta missão tem, sem dúvida alguma, um diferencial competitivo importante e, aí sim, começa a pavimentar um caminho de crescimento.

A metodologia Prince2 ajuda as empresas neste sentido. Ela dá as orientações precisa e as boas práticas para tornar essa tarefa muito mais fácil no dia a dia.

O artigo de hoje fala sobre o que é essa ferramenta, quais as vantagens, a estrutura e as melhores práticas para gerir projetos internamente em uma organização.

Fique com a gente e confira.

Boa leitura!

O que é Prince2?

Prince2, ou PRojects IN Controlled Enviroments (Projetos em ambientes controlados), é uma metodologia voltada para o gerenciamento de projetos.

Seu objetivo é auxiliar todos os envolvidos em qualquer tipo de projeto – independente do porte e do ambiente em que estejam inseridos.

O intuito é assegurar as melhores práticas para que sejam cumpridas as necessidades de qualidade, custos, escopo, riscos, escalar e benefícios.

Tanto é que a sua origem se deu por conta de uma ampla consulta a partir do conhecimento empírico de dezenas e dezenas de empresas.

Por ser uma metodologia padronizada, ela auxiliar que uma ou mais empresas consigam trabalhar de maneira inteligente e direta em um mesmo projeto.

É, sem sombra de dúvidas, algo que ajuda muito na produtividade e também motivação de todos os envolvidos – algo fundamental na gestão de projetos.

Sua origem nos remete ao ano de 1989. Ela foi criada pela CCTA (Agência Central de Computação e Telecomunicações).

Originalmente, a metodologia foi baseada no PROMPT. Esse é um método para gerenciar projetos criado pela Simpact Systems Ltd em 1975.

A CCTA, em 1979, acabou adotando-a e, através dela, estabeleceu um padrão para todos os projetos do sistema de informação do governo da Grã-Bretanha.

Com as honras da Majestade

A Prince2 é utilizada há muitos anos pelo governo da Grã-Bretanha e é mantido oficialmente pelo OGC –  Office of Government Commerce, desde 2010.

Seus direitos autorais, alás, pertencem à coroa britânica. Mas nem por isso o método deixa de ser usado por mais de 150 países ao redor do mundo.

Para manter a qualidade da metodologia, o governo britânico criou 3 níveis de certificação e deixou a cargo da APM Group dar as seguintes certificações:

Prince2 Foundation

Esta certificação que confirma que o profissional possui conhecimento e está apto a utilizar adequadamente a metodologia.

Prince 2 Practitioner

Um nível acima, a credencial diz que o profissional tem conhecimento para usar e adaptar o método a qualquer tipo e complexidade de projetos.

Para tê-la é preciso possuir anteriormente a Prince2 Foundation.

Prince 2 Professional

Para conseguir a mais alta certificação é preciso comprovar as habilidades na gestão de projetos através da metodologia.

É fundamental cumprir todos os aspectos que o método abriga no ciclo de vidas completo de um projeto.

Para ter essa certificação, por óbvio, é preciso ter a Prince2 Practitioner antes.

As 5 características do Prince2

Para entender melhor o que é essa metodologia e como ela funciona, precisamos observar as 5 características principais que a metodologia tem.

São elas:

1. Mudança – os projetos introduzem inevitavelmente mudanças e visam a melhoria de algo para os envolvidos;
2. Temporariedade – sempre deverá ter um começo e um fim para o projeto. Este deve terminar tão logo a última etapa ocorra. Manutenções não são consideradas aqui;
3. Interfuncionalidade – o projeto envolve pessoas e áreas diferentes e exige profissionais experientes e que saibam trabalhar de maneira conjunta;
4. Exclusividade – cada projeto sempre será exclusivo e único, pois haverá peculiaridades que o fazem diferente dos demais;
5. Incerteza – os interessados no projeto podem ter opiniões que divirjam e reflitam em aspectos como custos, prazo, entre outros.

Os benefícios da metodologia Prince2 para as empresas

Organizar-se e focar em ser produtivo e agir dentro das melhores práticas. Embora gerir projetos não seja uma ciência precisa – e o Product Owner sabe bem disso – é fundamental ter disciplina.

A aplicação da metodologia é algo que uma boa prática de intraempreendedorismo pode trazer às empresas.

E, a partir daí, os benefícios podem ser vistos.

1 – Aprimoramento constante

Por ser uma metodologia que é utilizada há 3 décadas pelo menos, o método seguiu em constante evolução.

O feedback que se obteve historicamente fez com que o Prince2 se tornasse de fato o guardião das melhores práticas.

Por conta disso, sua aplicação contínua garante, às empresas, um aprimoramento constante e que poderá ser replicado em diversos contextos – até mesmo na vida pessoal.

2 – Aplicação fácil

Qualquer tipo de projeto, em qualquer lugar e em qualquer empresa pode ter a metodologia atuando.

Ou seja, o Prince2 está presente desde pequenas coisas como preparar uma reunião até ao desenvolvimento de um software.

As melhores práticas podem ser aplicadas em todos os momentos e servem para guiar as pessoas para um caminho mais assertivo na hora de trabalhar.

3 – Prestação de contas

Todas as pessoas envolvidas no projeto precisam ter bem claras o que se espera delas. Isso é uma boa prática para a gestão administrativa de qualquer negócio, aliás.

Quando falamos de projeto, com prazos e custos, então, nem se fala. Afinal, é preciso verificar se cada um cumpriu aquilo que estava incumbido de fazer.

Ajuda, também, a comprovar o ROI durante a gestão – sem esperar que o projeto termine para saber se o retorno foi o desejado.

Se, em qualquer etapa se notar que o retorno esperado já não poderá ser atingido, o projeto deve ser, então, interrompido.

4 – Gestão de problemas

A metodologia, por usar o Gerenciamento por Exceção, consegue lidar com problemas que inevitavelmente aparecerão durante um projeto.

Esse gerenciamento, aliás, permite que o nível superior gerencia o inferior, otimizando assim as etapas.

Claro que há uma margem de tolerância. E, se ela for ultrapassada, deve haver um projeto específico para combater esta defecção.

A Teoria das Restrições, aliás, pode servir de ferramenta complementar para identificar e solucionar problemas que apareçam.

O Prince2 beneficia as pessoas

Não só as empresas podem tirar vantagens da aplicação do método. Na vida pessoal isso também ocorre.

Serve para pessoas que:

• procuram desenvolver habilidades diversas (especialmente na gestão de projetos);
• gerenciar equipes;
• desenvolver skills para trabalhar em conjunto com outras pessoas.

Ter essa metodologia presente no dia a dia traz mais eficiência e eficácia para o dia a dia de trabalho e também para desafios que a rotina impõe.

Qualificam, também, qualquer profissional que visa ter melhores perspectivas de emprego ou então galgar cargos dentro da empresa que já está.

Prince2: 7 princípios, temas e processos

Princípios, temas e processos guiam a metodologia Prince2. Diferente de outras metodologias como a Scrum, essa não irá dizer exatamente o que fazer.

Falará, sim, das melhores práticas, de requisitos e dos “termos” em que o trabalho precisa ocorrer.

Por isso é tão importante entender como ela funciona e, acima de tudo, o que ela comporta.

Sabendo isso, você será capaz de fazer um planejamento estratégico inteligente, que tenha o foco no cliente e que entregue soluções sempre mais eficientes.

Confira os aspectos da metodologia:

Os 7 princípios

1. Justificativa continuada de negócios – deve sempre ter uma razão clara (e lucrativa) para o projeto existir (ser executado e gerenciado);
2. Aprender com as experiência – as equipes devem sempre procurar tirar lições a cada projeto concluído;
3. Responsabilidades definidas – a estruturar organizacional deve ser clara para garantir o engajamento profissional de cada um com suas tarefas;
4. Gerenciamento por etapas – os projetos precisam ser planejados, monitorados e também, passo a passo, serem controlados;
5. Gerenciamento por exceção – como falamos anteriormente, serve para identificar problemas, mas também para dar a quantidade certa de trabalho por pessoa;
6. Foco no produto – definição, entrega e qualidade do produto ou serviço desenvolvidos são essenciais e inegociáveis dentro do método;
7. Adaptação ao ambiente – a metodologia deve adaptar-se sempre ao ambiente de trabalho, bem como as pessoas dos times. Leva-se em conta a complexidade, importância e risco do projeto.

Os 7 temas

1. Business case – crie e mantenha um registro da justificativa financeira do projeto;
2. Organização – tenha definidos os papéis e as responsabilidades do time como um todo e de cada membro dele;
3. Qualidade – os requisitos e medidas de qualidade e como isso será refletido no resultado final do projeto;
4. Planos – todas as etapas necessárias para desenvolver o que foi planejado e quais as técnicas serão utilizadas;
5. Risco – identificação dos riscos e das oportunidades que podem impactar de forma decisiva o projeto;
6. Mudança – de que forma o gerente deste projeto irá avaliar e agir em cima das mudanças necessárias no meio do caminho;
7. Progresso – como o projeto deve prosseguir ao final de cada etapa? Momento para avaliação de desempenho e entendimento da viabilidade do mesmo.

Os 7 processos

1. Começando um projeto – passo inicial e que ocorre antes de colocar a mão na massa. Busca garantir que estejam disponíveis os pré-requisitos para iniciar um projeto;
2. Direcionando um projeto – momento para atender ao comitê de projeto e fornecer as informações necessárias para qualquer tipo de tomada de decisão antes do início;
3. Iniciando um projeto – o pontapé é dado. Aqui ocorre o planejamento e surge o ambiente controlado do Prince2;
4. Controlando uma etapa – esse processo fornece informações referentes ao andamento do projeto e alimentam decisões caso haja necessidade de um realinhamento;
5. Gerenciando os limites – garantia e controle do projeto para que sejam cumpridos os limites pré-definidos e que visam a qualidade de entrega;
6. Gerenciando a entrega – processo que garante a criação e a entrega de produtos ou serviços dentro dos termos estabelecidos anteriormente;
7. Fechando um projeto – o ponto final. aqui, se garante a entrega do que foi desenvolvido exatamente da forma como fora planejado.

Desta forma, você terá sempre uma rotina de trabalho e de desenvolvimento de projetos assertivos, assim como a metodologia prega.

Isso será fundamental para você manter o foco no cliente e garantir uma experiência do consumidor cada vez melhor com a sua marca.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com alguma dúvida acerca do artigo ou quer compartilhar alguma dor na gestão de sua empresa conosco, fale com um consultor.

Aproveite e leia dois artigos que irão aprimorar a entrega que a sua empresa faz.

O primeiro fala da importância de aplicar a metodologia 5S nas empresas e como isso ajuda na produtividade.

Já o segundo aborda como o uso de métodos ágeis tornam o dia a dia mais eficientes nas organizações.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun