Relatórios que batem metas: inteligência de dados que faz a diferença

Você sabia que relatórios de vendas bem estruturados podem aumentar o EBITDA da sua empresa entre 15% e 25%? 

Esse é o impacto que a McKinsey identificou em organizações que constroem suas operações comerciais com base em dados.

O melhor de tudo é que, para alcançar resultados parecidos, você não precisa contar com um time enorme de analistas. 

Afinal, em uma operação B2B, o que faz mesmo a diferença é acompanhar os indicadores certos e agir em cima deles com consistência. Parece básico, mas nem todo mundo faz.

Às vezes, você até tem os dados, mas eles estão espalhados em lugares diferentes, e quando consegue juntar tudo, já passou tempo demais.

Essa situação também vem acontecendo na sua empresa? Se a resposta for sim, não precisa mais se preocupar.

Neste artigo, você vai descobrir quais relatórios que realmente fazem a diferença para quem gerencia processos comerciais complexos.

Além disso, vamos explicar como o BI do CRM PipeRun centraliza toda essa inteligência em dashboards para ajudar você a tomar boas decisões.

Quer descobrir o que acompanhar de perto? Então, continue a leitura a seguir!

 

Por que os relatórios de vendas são decisivos para todo gestor comercial?

Não é novidade para ninguém que os dados dão velocidade para tomar decisões. E quando falamos de vendas B2B, velocidade importa tanto quanto a decisão em si.

Segundo estudo da Harvard Business Review, empresas que lideram em dados e inteligência superam suas concorrentes em números bem expressivos:

• 81% versus 58% em eficiência operacional;
• 77% versus 61% em receita;
• 77% versus 45% em lealdade do cliente.

Apesar dos números, ter dados disponíveis não significa conseguir usá-los no tempo certo. 

Um relatório do Gartner, por exemplo, mostrou que apenas 29% das organizações conseguem avaliar informações rápido o bastante para se manter competitivas.

O que isso significa na prática? A maioria das empresas tem acesso aos dados, mas perde tempo tentando organizá-los e interpretá-los. Enquanto isso acontece, oportunidades passam e problemas crescem.

Relatórios bem estruturados resolvem isso de três formas:

• Mostram o que está acontecendo agora na sua operação, e não o que aconteceu semana passada;
• Revelam padrões que você não identificaria olhando caso por caso;
• Dão argumentos concretos para ajustar a rota com o time

No fim das contas, os relatórios transformam a gestão comercial em um processo menos intuitivo e mais previsível. 

 

Quais relatórios todo gerente de vendas precisa analisar?

Um relatório só funciona se ele responde às perguntas que você realmente precisa fazer. 

Parece óbvio, mas muita gente acaba acompanhando métricas genéricas que não dizem nada sobre a operação.

A seguir, você vai descobrir os relatórios que todo gerente de vendas precisa acompanhar para continuar batendo as metas todos os meses.

Afinal, eles ajudam a identificar problemas, ajustar estratégias e manter o time focado no que converte.

 

1. Dados gerais

O relatório geral traz o panorama completo da operação em um único lugar. 

Por isso, ele costuma consolidar informações como:

• Movimentação de oportunidades (novas, ganhas, perdidas e congeladas);
• Valores de vendas separados por produtos/serviços e recorrências;
• Empresas cadastradas no período;
• Volume de e-mails enviados e recebidos;
• Atividades abertas e concluídas;
• Histórico de ligações VOIP.

Desse modo, você consegue comparar a performance atual com meses anteriores e identificar se está acima ou abaixo do esperado. 

 

2. Balanceamento do funil

O relatório de balanceamento do funil mostra como as oportunidades estão distribuídas entre as etapas do funil de vendas. 

Nele, é possível acompanhar:

• Quantas oportunidades cada vendedor tem em aberto;
• Valor total em cada etapa (P&S e MRR);
• Probabilidade de ganho por etapa;
• Temperatura das negociações.

Nesse caso, se você tem muitas concentradas no topo e poucas avançando, é sinal de que algo está travando no meio do caminho.

Isso porque, o ideal é ter um fluxo equilibrado, com oportunidades se movendo de forma consistente.

 

3. Taxa de conversão

Já o relatório de taxa de conversão indica o percentual de leads que viram oportunidades e, depois, o percentual de oportunidades que viram clientes. 

Em resumo, ele mostra:

• Número de entradas e saídas em cada etapa;
• Taxa de conversão por etapa;
• Lead time médio para ganhar e perder;
• Resumo consolidado do funil.

Acompanhar essa taxa é importante identificar onde estão as principais barreiras do processo comercial.

Logo, se a conversão cai muito em uma etapa, você já sabe onde concentrar os esforços de melhoria.

 

4. Forecast

Podemos definir o forecast como a previsão de vendas baseada nas oportunidades em andamento. 

Por isso, o relatório organiza por semana:

• Período da semana (ano-semana);
• Número de oportunidades esperadas;
• Valor total projetado em P&S e MRR.

Vale destacar que um forecast bem feito traz previsibilidade para os times comerciais. 

Com isso, você evita descobrir que vai ficar abaixo da meta quando já for tarde demais para fazer algo.

 

5. Itens vendidos em proposta

Como seu nome sugere, ele detalha quais serviços foram efetivamente vendidos (quando a proposta é aprovada e a oportunidade ganha). 

Para cada item, você consegue visualizar:

• Quantidade vendida e unidade de medida;
• Custo total, markup e valor unitário;
• Desconto aplicado e valor final vendido;
• Comissão, margem e ticket médio.

Ah, e os itens são agrupados por categoria para facilitar análise. Isso ajuda você a entender quais soluções estão performando melhor e onde estão as melhores margens.

 

6. Itens vinculados em oportunidades

Diferente do anterior, esse relatório mostra os serviços vinculados às oportunidades em andamento, e  apenas os já vendidos. 

No entanto, as métricas são similares:

• Nome do item, quantidade e unidade de medida;
• Custo, markup e valor unitário;
• Desconto e valor final;
• Margem e ticket médio.

Na prática, cruzar esses dados com os itens vendidos mostra se o que está sendo ofertado realmente converte, ou se o time está gastando energia com serviços de baixa conversão.

 

7. Performance dos e-mails

O relatório de performance dos e-mails acompanha a efetividade da comunicação por e-mail de cada vendedor. 

Por isso, ele mostra informações como:

• Total de e-mails enviados e recebidos;
• Quantidade e percentual de e-mails abertos;
• Quantidade e percentual de respostas recebidas.

Lembrando que uma taxa de abertura baixa geralmente indica problema no assunto. Por outro lado, uma taxa de abertura alta sem respostas sugere que o conteúdo não está gerando engajamento suficiente.

 

8. Oportunidades acumuladas por dia

Mostra a evolução acumulada de oportunidades ao longo do tempo. 

Sendo assim, você visualiza em gráfico ou lista:

• Novas oportunidades criadas;
• Oportunidades ganhas (acumulado);
• Oportunidades perdidas (acumulado);

Com isso, se o acumulado de novas oportunidades cai, você sabe que precisa intensificar a geração de leads antes que isso vire problema no fechamento.

 

9. Oportunidades processadas

Basicamente, detalha quantas oportunidades foram ganhas ou perdidas em diferentes recortes. 

Inclusive, o relatório permite visualizar por:

• Dia, semana ou mês;
• Usuário, equipe ou grupo;
• Origem e grupos de origem;
• Segmento, CNAE, localização (bairro, cidade, UF, região).

Além disso, essa flexibilidade ajuda a identificar diversos padrões: talvez uma origem converta melhor, ou um vendedor tenha performance superior em determinado segmento.

 

10. Oportunidades perdidas por motivo

Por fim, o último relatório da nossa lista detalha por que você está perdendo negócios, de acordo com os motivos cadastrados no CRM. 

Pode ser:

• Preço fora do orçamento;
• Timing inadequado;
• Perdeu para concorrência;
• Falta de fit com a solução;
• Cliente desistiu da compra.

Sem dúvidas, esse é um dos relatórios mais estratégicos para a operação. Afinal das contas, ele mostra padrões nas perdas e oferece insumos para ajustar abordagem, pricing, posicionamento ou até revisar o perfil de cliente ideal.

 

Exportação para BIs e alertas inteligentes

Sabia que todos esses relatórios que você acabou de conferir podem ser encontrados no CRM PipeRun?

Na ferramenta, você tem acesso a dashboards prontos que consolidam essas informações em tempo real.

Apesar disso, algumas empresas precisam ir além e cruzar dados de vendas com outras fontes (marketing, financeiro, operações) para ter uma visão ainda mais estratégica do negócio.

Para esses casos, você pode exportar os dados do PipeRun e integrá-los com ferramentas de Business Intelligence. Saiba como:

 

Integração com Google Data Studio

Você pode conectar os dados do PipeRun com informações do Google Analytics, Google Ads e outras ferramentas do Google Workspace. 

Assim, fica fácil correlacionar tráfego do site, investimento em campanhas e resultados de vendas em um único painel.

Essa visão costuma ser útil para entender qual canal de marketing está gerando leads que realmente convertem ou quanto custa adquirir um cliente considerando toda a jornada.

 

Exportação para Power BI

Se a sua empresa já usa o ecossistema Microsoft, também é possível integrar dados do PipeRun com Power BI e criar relatórios executivos mais complexos. 

Inclusive, você pode combinar informações comerciais com dados financeiros, operacionais ou de qualquer outra área.

 

APIs para integrações customizadas

Para necessidades mais específicas, o PipeRun oferece APIs que permitem extrair dados em tempo real e integrar com qualquer sistema de BI ou ferramenta de análise que você já usa.

Isso dá autonomia para equipes técnicas construírem soluções sob medida, sem depender de ferramentas prontas que talvez não atendam 100% do que você precisa.

 

Alertas automáticos

Em vez de ficar abrindo relatórios o tempo todo, configure notificações que chegam quando algo importante acontece:

• Uma oportunidade grande avança no funil;
• Um vendedor atinge (ou está prestes a atingir) a meta;
• A performance geral cai abaixo do esperado;
• Um lead importante fica muito tempo sem movimentação.

Com alertas bem configurados, você age no momento certo, antes que um problema vire crise ou que uma oportunidade esfrie.

–

Quer descobrir como empresas B2B estão usando relatórios para escalar vendas sem perder controle da operação? Fale com um consultor PipeRun e saiba como estruturar uma gestão comercial baseada em dados.

 

Relatórios sozinhos não bastam: o que mais você precisa para crescer?

Os dados que você acabou de ver são importantes para tomar boas decisões. 

Mas se você acha que basta ter relatórios bonitos no dashboard para o time vender mais, a realidade é outra.

Fausto Reichert, CRO da PipeRun, participou da 156ª edição do Bom-dia TI e trouxe uma reflexão que vale a pena destacar aqui: relatórios mostram o caminho, mas precisam de outros elementos para dar tração ao crescimento.

Segundo ele, três pontos fazem a diferença em operações que escalam sem perder qualidade:

• Automação de tarefas repetitivas: quanto mais automático for o operacional, mais tempo sobra para vender;
• Uso inteligente de dados: dados precisam ser usados para tomar decisões rápidas, como ajustar a abordagem, realocar esforços ou mudar prioridades; 
• Integração entre marketing e vendas: quando as duas áreas trabalham desconectadas, você perde lead qualificado, desperdiça orçamento e frustra o time comercial.

Com esses pilares trabalhando juntos, você sai do modo apaga-incêndio e constrói uma máquina de vendas que escala com previsibilidade.

Agora que você já sabe quais dados acompanhar e como transformá-los em ações concretas, comece a aplicar isso na sua operação. Você vai notar a diferença que uma gestão orientada por dados pode fazer.

Até a próxima e muito sucesso!

 

FAQ – Perguntas Frequentes

 

O que são relatórios de vendas?

Relatórios de vendas são documentos que consolidam dados da operação comercial, como número de oportunidades, taxas de conversão, previsão de vendas e performance do time. Logo, eles ajudam gestores a identificar gargalos e tomar boas decisões.

 

Quais os principais tipos de relatórios de vendas?

Os principais são: relatório geral (visão macro da operação), balanceamento do funil, taxa de conversão, forecast, itens vendidos, performance de e-mails, oportunidades processadas e oportunidades perdidas por motivo.

 

Com que frequência devo analisar relatórios de vendas?

Depende do relatório. Dados gerais e balanceamento do funil, por exemplo, devem ser acompanhados semanalmente. Forecast e taxa de conversão podem ser revisados quinzenalmente. Já as oportunidades perdidas por motivo merecem análise mensal para identificar padrões.

 

O que é forecast de vendas?

Em resumo, forecast é a previsão de vendas baseada nas oportunidades em andamento. Portanto, ele considera o valor de cada negócio, a etapa em que está e a probabilidade de fechamento para projetar quanto você deve faturar no período.