Como criar assinatura de email profissional e que ajude a vender?

como criar assinatura de email
Augusto Turcato
Augusto Turcato, especialista há 9 anos em marketing de conteúdo, faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.

Resumo do artigo:

Em termos simples, uma assinatura de e-mail profissional nada mais é do que um bloco de texto ou gráficos no final dos e-mails, que geralmente inclui seu nome, cargo, empresa e informações de contato;

Essas assinaturas podem aumentar a credibilidade e ainda criar uma primeira impressão positiva nos destinatários, o que pode levar a mais vendas;

Usar o CRM PipeRun para troca de e-mails é ideal se você busca centralizar a comunicação da sua empresa em uma só ferramenta, além de acompanhar de perto e fazer a gestão das interações.

Ao contrário do que muitos imaginam, uma assinatura de email é mais do que um simples detalhe no final de uma mensagem.

Podemos considerá-la como uma extensão da sua identidade profissional e da marca da sua empresa. 

Portanto, uma assinatura de e-mail bem elaborada não serve somente para compartilhar suas informações de contato, mas também oferece a oportunidade de fortalecer sua marca e até mesmo criar conexões profissionais.

Apesar disso, elaborar uma assinatura de e-mail ideal não é algo tão simples como enviar um e-mail.

Para ter um bom resultado, você precisa combinar design, conteúdo e funcionalidade. 

Se você ainda não sabe como fazer isso, não se preocupe! Ao longo desse guia, vamos te mostrar como criar uma assinatura capaz de promover sua marca e te ajudar estrategicamente.

Quer transformar sua assinatura de e-mail em uma ferramenta eficaz? Continue a leitura!

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O que é uma assinatura de email?

Uma assinatura de e-mail é a parte final de uma mensagem, que traz informações sobre seu remetente.

Normalmente, inclui o nome da pessoa, sua função ou cargo, logo ou nome da empresa e detalhes de contato, como e-mail e telefone. 

Em muitos casos, também é comum adicionar links para perfis de redes sociais e até mesmo um número de WhatsApp profissional.

Em resumo, essa assinatura facilita para o destinatário saber quem enviou o e-mail e como pode retornar o contato, tornando a comunicação mais eficiente e direta.

benefícios de ter uma assinatura de email profissional

5 benefícios de ter uma assinatura de email profissional

Como comentamos acima, uma assinatura de e-mail bem elaborada traz muitos benefícios.

Além de mostrar profissionalismo, ela ainda pode aumentar a credibilidade da sua marca e melhorar sua imagem profissional. 

Confira a seguir os 5 principais benefícios de ter uma assinatura de e-mail profissional.

1. Transmitir confiança

Não é novidade para ninguém que uma assinatura de e-mail profissional passa uma imagem de seriedade e confiabilidade. 

Afinal, ao ver uma assinatura clara e bem organizada, é normal ter aquela primeira impressão positiva sobre o remetente. 

O que muitos não imaginam é que essa percepção inicial tem um grande impacto na construção de confiança, especialmente em comunicações profissionais com clientes.

2. Reforçar a personalidade

Sua assinatura de e-mail é uma chance de mostrar um pouco da sua personalidade ou da identidade da sua empresa. 

Escolhendo um design e conteúdo que refletem seus valores e estilo, você comunica mais do que apenas informações básicas, mas também a essência da sua marca.

3. Entregar links úteis

Incluir links na sua assinatura de e-mail, como seu website, perfis de redes sociais ou portfólio, torna mais fácil para as pessoas encontrarem mais informações sobre o remetente. 

Isso garante conveniência para o destinatário e também aumenta o alcance da sua presença online.

4. Melhorar a comunicação interna

Dentro de uma empresa, ter uma assinatura de e-mail padronizada pode melhorar a comunicação interna. 

Dessa maneira, todos os funcionários têm acesso fácil às informações de contato uns dos outros, o que facilita a colaboração e a eficiência no dia a dia.

5. Acelerar contatos e vendas

Por fim, uma assinatura de e-mail eficiente ainda pode acelerar o processo de prospecção e ajudar a acelerar suas vendas. 

Isso porque, quando você inclui informações claras e diretas, você torna mais fácil para potenciais clientes ou parceiros entrarem em contato. 

O resultado disso? Maior agilidade para dar sequência às negociações e aproveitar melhor as oportunidades de negócios.

Leia também: Como criar e-mails de prospecção? 7 passos, exemplo e ferramenta

O que uma assinatura de email não pode ter?

O que uma assinatura de email não pode ter?

Na hora de criar uma assinatura de e-mail, é importante saber quais práticas evitar, já que algumas escolhas podem atrapalhar mais do que, de fato, ajudar.

Quer descobrir o que não incluir na sua assinatura de e-mail? Continue no próximo tópico!

Excesso de informação

A primeira dica da lista é: evite sobrecarregar sua assinatura de e-mail com informações desnecessárias. 

Uma assinatura muito longa ou cheia de detalhes pode confundir ou desinteressar seu potencial cliente.

Por esse motivo, escreva apenas o que você considera essencial para ele.

Dados incompletos

Por outro lado, é preciso lembrar que uma assinatura muito vaga ou com dados incompletos também pode causar uma má impressão. 

É importante que sua assinatura contenha todas as informações básicas necessárias para que as pessoas saibam quem você é e como entrar em contato.

Já pensou em perder uma oportunidade de negócio por falta de contato? Cuide da sua assinatura para que isso não aconteça.

Cores e fontes em excesso

Usar muitas cores diferentes ou fontes extravagantes pode tornar sua assinatura de e-mail difícil de ler e pouco profissional. 

Para não causar esse incômodo no cliente, prefira um design simples e elegante, com cores sóbrias e uma fonte fácil de ler.

Muitos elementos gráficos

Embora incluir um logo ou um pequeno gráfico possa ser uma boa ideia, exagerar na quantidade de elementos gráficos pode tornar sua assinatura poluída visualmente. 

Lembre-se de que o objetivo principal da assinatura de e-mail profissional é comunicar de forma clara e eficiente.

Citações

Incluir citações em uma assinatura de e-mail pode ser arriscado, pois nem sempre é possível prever como será interpretada pelo cliente. 

Além disso, citações podem desviar a atenção das informações realmente importantes da assinatura de e-mail. 

Por esse motivo, é melhor deixá-las de fora da sua criação!

Quais informações precisam aparecer em assinaturas de email?

Quais informações precisam aparecer em assinaturas de email?

Agora que você já sabe o que não incluir em uma assinatura de e-mail, é hora de focar justamente no oposto. 

Uma assinatura bem feita deve conter informações chave para uma comunicação eficaz e profissional. 

A seguir, vamos te mostrar que realmente precisa estar em uma sua assinatura de e-mail profissional. Preparado(a)? 

Nome

Por motivos óbvios, sua assinatura de e-mail deve começar com o seu nome completo. 

Isso imediatamente informa ao destinatário quem está enviando a mensagem, o que ajuda a estabelecer um ponto de contato pessoal.

Cargo na empresa

Incluir o seu cargo ou função na empresa é crucial para levar o contexto sobre sua posição e responsabilidades ao destinatário.

Por mais simples que essa informação possa parecer, ajuda o cliente ou o potencial cliente a entender seu papel e como você pode colaborar em interações profissionais.

Telefone

Adicionar um número de telefone à sua assinatura oferece uma via direta e pessoal de comunicação. 

Mesmo com o crescimento do uso do WhatsApp, essa informação pode ser útil para contatos que preferem ou precisam discutir assuntos por telefone, de maneira mais próxima.

E-mail

Embora possa parecer redundante, incluir seu endereço de e-mail também é útil, principalmente em situações em que sua mensagem é encaminhada para alguém que não possui seus detalhes de contato.

Redes sociais

Links para perfis de redes sociais relevantes para sua área profissional podem ser uma ótima adição à sua assinatura de e-mail profissional.

De maneira geral, eles oferecem mais um canal para conexões profissionais e divulgação dos seus perfis.

Foto pessoal com logo da empresa

Por fim, e não menos importante, uma foto pessoal juntamente com o logo da empresa pode adicionar um toque pessoal e reforçar a identidade corporativa. 

No entanto, é importante que a foto seja profissional e esteja em harmonia com a marca.

como criar assinatura de email profissional

5 dicas para criar assinatura de email profissional e completa

Criar uma assinatura de e-mail profissional e completa pode ser um diferencial importante na sua comunicação diária, ainda mais com leads e clientes.

Pensando em te ajudar nessa tarefa, compartilhamos dicas práticas que vão garantir que sua assinatura se destaque, mantendo sempre o profissionalismo. 

Confira a seguir!

Defina e padronize os dados que serão usados

Padronização é chave para criar uma assinatura de e-mail profissional que realmente chame a atenção. 

Nesse processo, você deve definir informações para incluir em todas as assinaturas de e-mail da sua empresa, incluindo nome, cargo, contatos e links relevantes. 

Manter um padrão garante profissionalismo e reconhecimento da marca, seja para públicos internos ou externos.

Escolha a formatação da assinatura

A formatação da sua assinatura deve ser limpa e fácil de ler. 

Portanto, escolha um layout que organize as informações de maneira lógica e atraente, sem sobrecarregar visualmente. 

Quando falamos de assinatura de e-mail profissional, a simplicidade é indispensável para garantir a legibilidade e a eficácia na comunicação com o cliente.

Use a paleta de cores padrão da marca

Utilize as cores da sua marca na assinatura para reforçar a identidade visual da empresa. 

Essa combinação ajuda a criar um aspecto profissional e coeso, além de aumentar o reconhecimento da marca pelo destinatário.

Inclua um CTA (call to action)

Uma outra boa prática é incluir um CTA na assinatura de e-mail, como um convite para visitar seu site, ler um artigo recente ou seguir a empresa nas redes sociais. 

Por mais sutil que seja, um bom CTA encoraja o destinatário a interagir mais com a sua marca e, até mesmo, a dar um próximo passo em direção à última etapa do funil.

Pense na responsividade

Sua assinatura de e-mail precisa ser bem visualizada em diferentes dispositivos, incluindo celulares e tablets. 

Afinal, é muito comum conferir e-mails fora do escritório, principalmente via mobile.

Portanto, teste a responsividade para garantir que a assinatura mantenha sua formatação e legibilidade em diferentes tamanhos de tela.

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Como criar uma assinatura de email que ajude você a vender mais?

Como vimos ao longo desse artigo, ter um e-mail profissional e com uma assinatura bem construída é indispensável para qualquer empresa.

E uma das vantagens do CRM PipeRun é a possibilidade de fazer tudo em um lugar só, inclusive trocar e-mails com clientes e prospects na mesma plataforma.

Mas, atenção! Antes de inserir a sua assinatura de e-mail, é preciso ter um servidor SMTP ou o servidor próprio do PipeRun previamente configurado.

Vamos descobrir um passo a passo simples?

Configurando sua assinatura de e-mail no CRM PipeRun

O primeiro passo para configurar sua assinatura de e-mail no CRM PipeRun é passar o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela, e clicar em “editar dados do usuário”.

Depois disso, você deve clicar na aba “e-mails” e, nessa mesma tela, acessar o campo “assinatura de e-mail” para criar a assinatura. 

No menu de edição, existem opções de editor de texto, inserção de link, imagens, trechos de código e tabelas. Use esses recursos e, ao final, não esqueça de clicar em “salvar”.

Dica: para conferir como ficou sua assinatura, acesse a tela de uma oportunidade, clique na aba “e-mail” e, em seguida, clique em “+ escrever e-mail”

Ao final, em tela, será exibida a sua assinatura de e-mail profissional já finalizada.

LEIA MAIS: Confira também o nosso artigo com alguns erros comuns de configuração de e-mail.

Por que trocar e-mails por dentro do PipeRun é melhor?

Trocar e-mails diretamente pelo CRM de Vendas da PipeRun é muito vantajoso, principalmente para equipes de vendas com foco em otimizar o processo de comunicação com clientes. 

Uma das principais funcionalidades que a plataforma oferece são os templates de e-mails pré-configurados, que cobrem diversas necessidades ao longo do processo de aquisição de clientes, desde a captação de leads até o pós-venda

Além disso, esses templates ajudam a manter uma comunicação consistente em todas as etapas do funil.

Saiba mais sobre esse recurso a seguir!

Templates pré-configurados para todas as etapas

No CRM de Vendas da PipeRun, você encontra templates de e-mail para cada etapa do processo de vendas, desde a atração e qualificação de leads até o fechamento de vendas e o pós-venda. 

Isso significa que você sempre terá à mão a mensagem certa para cada situação, sem perder a qualidade da comunicação.

Ações automáticas para eficiência

A plataforma também permite configurar ações automáticas para otimizar o dia a dia e economizar tempo. 

Por exemplo, você pode definir que, ao mover um card de uma etapa para outra, um e-mail específico seja enviado automaticamente. 

Esse fluxo é ideal para follow-ups, já que mantém a comunicação fluindo sem esforço manual.

Agilidade no contato com CTA

Utilizando a assinatura de e-mail com um CTA, como um botão do WhatsApp, você ainda agiliza o contato com seus clientes e prospects. 

Dessa maneira, eles podem entrar em contato rapidamente, aumentando as chances de conversão ou resolução de dúvidas.

Notificações de abertura de e-mail

Você sabia que o CRM PipeRun pode te notificar sempre quando um e-mail enviado for aberto pelo destinatário?

Com essa função, você tem acesso a dados sobre o engajamento do cliente e ainda pode planejar os próximos passos de forma mais estratégica.

Configuração personalizada de SMTP

A plataforma também oferece a possibilidade de configurar seu próprio servidor SMTP para o envio de e-mails, o que garante que os e-mails enviados pelo CRM sejam personalizados e alinhados com as diretrizes de sua empresa.

Conclusão

Chegamos ao final do nosso guia sobre assinaturas de e-mail, e esperamos que tudo o que compartilhamos aqui tenha tirado todas as suas dúvidas.

Com todas essas dicas e boas práticas, você com certeza está bem preparado(a) para criar uma assinatura de e-mail que não apenas representa sua identidade profissional, mas também fortalece a sua comunicação.

Gostou das dicas e quer descobrir mais? Continue acompanhando nosso blog!

Estamos sempre compartilhando novos conteúdos por aqui, cheios de informações e ideias para te ajudar a ter cada vez mais sucesso.

Esperamos vê-lo(a) novamente em breve. Até lá!

#BoraBaterMeta

FAQ – Perguntas Frequentes

Como deve ser a assinatura de um e-mail?

A assinatura de um e-mail deve ser clara e profissional, incluindo seu nome completo, cargo, empresa, e informações de contato como número de telefone e e-mail. Recomendamos manter um design simples, com possíveis adições de links para redes sociais ou um pequeno logo da empresa para reforçar a identidade visual.

Como assinar um e-mail formalmente?

Ao assinar um e-mail formalmente, inclua uma saudação de despedida respeitosa como “atenciosamente” ou “cordialmente”, seguida do seu nome completo. Abaixo do seu nome, deve aparecer a assinatura padrão com suas informações profissionais, como cargo, empresa e contatos.

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