A gestão financeira é indispensável para qualquer tipo de negócio e neste contexto, o controle orçamentário tem um papel muito relevante em todo o acompanhamento que precisa ser realizado.
É nesse cenário que os conceitos de budget e forecast surgem.
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O que é budget e forecast?
Budget e forecast são termos relacionados a gestão orçamentária empresarial, entretanto, possuem definições e funções diferentes.
O que é budget?
Budget é o orçamento criado pela empresa para fazer um planejamento de custos e investimentos da empresa. Pode ser entendido como um tipo de previsão das quantias que serão gastas em cada área da organização, dentro de um período específico.
É comum que as empresas criem um budget semestral ou anual, entretanto, também é possível que um budget seja criado para atender as demandas de um projeto único ou de um setor.
Por exemplo, sua empresa irá organizar um evento. Em conjunto com a equipe financeira será definido um budget, ou seja, um orçamento que define o quanto esse evento pode custar para a empresa.
Antes da definição deste orçamento são feitas pesquisas e estudos que vão avaliar se o projeto é viável.
O budget também envolve um acompanhamento de gastos que verifica a execução do que foi previsto.
O objetivo é controlar para que os custos com a ação não excedam o orçamento total definido em planejamento. Ou seja, que não excedam o budget.
Para compreender o que é budget, também indicamos que você leia o artigo, “Planejamento orçamentário: o que é, tipos e como fazer”.
O que é forecast?
Para começarmos a explicar o que é forecast e como ele se relaciona com o conceito de budget, vamos a um exemplo. Imagine que um projeto de treinamentos criado pelo setor de Recursos Humanos da sua empresa tenha um budget (orçamento) de R$30.000 por ano. Isso significa, R$2.500 mensais.
Ao final do sexto mês, foi identificado que o setor já havia gasto R$17.500, ou seja, R$2.500 a mais do que deveria ter sido gasto até o momento, levando em conta a previsão inicial de gastos.
Logo, será necessário realizar um ajuste no orçamento que havia sido criado. A esse ajuste damos o nome de forecast.
Neste caso, como já se gastou R$17.500 dos R$30.000 previstos, isso significa que os R$12.500 que sobraram deverão ser divididos pelos 6 meses restantes, diminuindo o valor mensal para R$2.083. Essa regulagem é o forecast.
Leia mais em: O que é forecast de vendas, o condutor dos processos comerciais?
Assim, chegamos a conclusão de que a diferença entre budget e forecast está no fato de que o primeiro é o orçamento definido para um projeto, setor ou período. Logo, o budget funciona como um plano orçamentário para a empresa. Já o forecast é o ajuste necessário realizado sobre o budget inicialmente definido. Essa regulagem pode ter muitos motivos e precisa ser gerenciada de perto para evitar prejuízos e problemas financeiros.
Para que servem budget e forecast na prática?
A gestão orçamentária deve ser constantemente discutida entre os setores e os diretores da empresa, para que os investimentos sejam realizados corretamente, evitando prejuízos para o caixa da organização ou a falta de capital para alguma ação com bom potencial de retorno.
Uma pesquisa da KPMG, feita com várias empresas de setores e segmentos distintos a respeito do processo orçamentário, traz alguns pontos interessantes sobre os conceitos que estamos trabalhando aqui.
Por exemplo, segundo o estudo, quando questionados sobre qual o principal motivo de se investir tempo e energia na gestão do budget, 53% das empresas responderam que ele é essencial para garantir a execução do planejamento estratégico financeiro.
Os outros 47% que responderam a pesquisa destacaram outros motivos igualmente relevantes como:
- medir a performance da organização,
- assegurar o controle financeiro,
- fornecer apoio na tomada de decisão,
- auxiliar na estratégia de precificação.
Com isso em mente, fica mais fácil entender porque é importante definir e gerir o budget de cada ação e setor do negócio, não é mesmo?
Como fazer forecast e budget?
Segundo a mesma pesquisa da KPMG, 95% das empresas relataram que desenvolvem o budget e forecast de maneira tradicional, ou seja:
- listando despesas e receitas,
- fazendo o acompanhamento dos resultados de tempos em tempos.
Geralmente, esse método deixa a gestão dos gastos e do budget concentrados em uma única pessoa, o que tem prós e contras.
Por um lado, agiliza a tomada das decisões e exime funcionários mais inseguros de autorizar gastos sem ter certeza do que está fazendo. Por outro lado, quando apenas uma pessoa controla o orçamento existe um risco muito grande de erros. Além disso, esse profissional precisa estar sempre disponível para gerir o budget quando for solicitado, o que engessa todo o processo.
Essa é uma das razões pela qual a tecnologia vem se tornando uma realidade também para gestão de budget e forecast, nas empresas.
O CRM PipeRun permite que você faça uma gestão muito eficiente do orçamento da empresa, a partir do módulo Forecast no PipeRun, que permite um controle efetivo do quanto a empresa tem a receber, qual é a previsão e o quanto dela está sendo concretizado.
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