Planejamento orçamentário: Passo a passo para fazer

O planejamento orçamentário é uma parte do negócio que todo empresário sabe que precisa fazer, mas muitas vezes adia. 

Entre reuniões, gestão de equipe e atendimento a clientes, organizar as finanças acaba ficando para depois…

Mas, você já parou para calcular quanto suas decisões dos últimos meses custaram – ou poderiam ter rendido – por falta de análise financeira?

Na correria do dia a dia, muitos donos de empresa tentam improvisar. Alguns usam planilhas básicas, outros fazem anotações rápidas no celular. 

Inclusive, existem aqueles que investem em programas que acabam virando apenas mais uma despesa mensal. 

O resultado disso? Primeiro, são desperdiçados recursos e boas oportunidades. Por fim, o negócio fica limitado por escolhas que não foram baseadas em dados.

Se você se identificou com esse cenário, não se preocupe. Afinal, existe um método mais inteligente para lidar com suas finanças empresariais. 

Com as práticas e as ferramentas certas, seu planejamento orçamentário pode se tornar um diferencial.

Nesse guia, você vai conhecer estratégias usadas por grandes empresas para construírem uma boa gestão financeira.

Que tal começar essa transformação hoje? Então, boa leitura!

O que é planejamento orçamentário?

Planejar receitas, custos, despesas, investimentos que a empresa pretende fazer nos próximos meses ou ano. Isso é planejamento orçamentário.

Segue um fluxo oposto à contabilidade. Essa, registra os valores que entraram e saíram. Ou seja, ações que já ocorreram.

Já o plano orçamentário mira o futuro. É uma projeção que os gestores fazem para preparar seus negócios para os desafios que virão.

Há diversas maneiras de fazer essa tarefa. Ela pode partir do planejamento estratégico, operacional ou tático.

Mas, quando falamos em projeção, até mesmo previsão, falamos sobre realizar isso cercando-se de dados e informações concretas.

Com histórico dos anos anteriores e envolvendo o gestor de cada área, buscando, assim, ou planejamento colaborativo.

Por esse motivo, realizar isso é um ato que exige disciplina, organização e, claro, paciência.

É fundamental ser preciso nessa missão, pois isso influenciará a tomada de decisão em todos os momentos dentro de uma organização.

Por isso, sua composição prevê, basicamente, 4 cenários obrigatórios:

1. O planejamento orçamentário em si;
2. As simulações de cenários possíveis;
3. O acompanhamento orçamentário;
4. As revisões orçamentárias.

Como um planejamento orçamentário está estruturado?

Um bom planejamento orçamentário precisa ser completo em sua estrutura para que as informações fiquem claras ao entendimento de todos.

Claro que cada negócio tem suas necessidades, e dentro de uma gestão administrativa complexa, não há um roteiro que sirva 100% neste momento.

Todavia, os itens que citaremos a seguir são importantes e, se fizerem sentido para sua empresa, devem aparecer no plano.

Dito isso, podemos pensar em uma composição com:

• Planejamento de vendas;
• Projeção de deduções de vendas;
• Orçamento de despesas operacionais;
• Orçamento de gastos com pessoal;
• Orçamento com custos de produção;
• Orçamento com investimentos.

Todavia, é preciso entender bem o modelo de negócios da empresa para saber quais destes itens supracitados fazem ou não sentido.

Ou, melhor: quais quesitos que não estão aí precisam ser compreendidos no plano orçamentário?

Um exemplo é o quanto a sua empresa paga de comissão de vendas para seus vendedores ou parceiros.

Você, ao ter uma receita previsível do que será vendido no período, pode colocar neste plano o quanto será pago em bonificações.

Isso facilita e muito na gestão do orçamento que você tem para suas atividades. Caso algo não esteja dando certo, você pode corrigir o rumo.

Quais os tipos de planejamento orçamentário?

Conforme o modelo organizacional das empresas foi mudando, evoluindo, surgiram diferentes tipos de planejamento orçamentário.

Cada um deve ser aplicado de acordo com as peculiaridades de cada negócio.

Listamos, agora, alguns tipos. Veja como eles funcionam e qual o objetivo de cada um.

Estático

Trata-se – como o próprio nome sugere – do planejamento que, durante toda a sua execução, não pode ser alterado.

Sua concepção é pensando no período orçamentário seguinte, o que geralmente nos remete a um ano.

Seu foco é único e direto e é referência para controlar operações de maneira mais rígida.

Por ser estático, ele permite uma visualização rápida desvios de curso da estratégia e ajuda a decidir de forma mais ágil soluções para corrigir o rumo.

É mais comum a sua aplicação em pequenas e médias empresas, que não tem tanto capital circulante.

Incremental

No planejamento orçamentário incremental, os dados dos períodos anteriores servem para dar armas à uma elaboração de projeções futuras.

Embora seja uma forma ágil e menos onerosa de agir, ela pode ser superficial. Logo, por vezes, perigosa.

Isso porque ela coleta apenas dados, números, sem levar em conta o contexto e qualquer outro fator que possa ter influenciado aquela soma.

Ele ocorre com os gestores buscando os valores de cada localidade.

Depois, aplicam um percentual de correção levando em conta a inflação e o crescimento econômico esperado para a empresa.

Flexível

Ao contrário do anterior, o plano orçamentário flexível permite atualizar as projeções com base em um acompanhamento constante do que acontece.

Ele pode, sim, ser ajustado em quaisquer níveis tanto antes do início (obviamente) como durante e até mesmo perto do seu final.

Esse tipo existe por conta de necessidade de realizar grandes mudanças por conta das variações e influências externas que vários negócios estão sujeitos.

É bastante usado para avaliação e controle de despesas operacionais e de fabricação.

Matricial

É uma forma de planejar-se que baseia-se em dois eixos.

1. Entidades, as subdivisões da empresa – leva-se em conta os centros de custos com departamentos como vendas, marketing, RH, etc;
2. Pacotes – leva-se em conta as receitas, despesas, custos e investimento de todos os tipos que a empresa faz.

Para realizar, é preciso definir inicialmente os pacotes, entender quem são os gestores diretos e estruturar as relações das entidades.

Contínuo

Esse tipo de plano demanda uma revisão mensal, trimestral ou semestral do orçamento feito para o período de 12 meses.

É uma forma de estudar de maneira consistente e constante as despesas e receitas da empresa.

Os resultados servirão para uma elaboração futuro de um plano ainda mais vantajoso.

Afinal, as empresas acompanharão praticamente em tempo real o que ocorre e os porquês.

Sua aplicação é comum empresas que vendem produtos com ciclo de vida curto, o que obriga que mudanças rápidas e eficazes ocorram.

Forecast

Aqui, o exercício de revisão não termina. Os gestores buscam a todo momento identificar mudanças no mercado e aproveitamento de oportunidades.

E se isso acontece, o planejamento orçamentário é rapidamente adequado às necessidades novas.

Os meses estão obviamente conectados.

Mas isso se dá a tal ponto que, se em um mês as despesas ficarem acima do que foi inicialmente planejado, os meses seguintes deverão apresentar gastos menores afim de compensar o período anterior.

Assim, o orçamento ajusta-se de maneira correta, sempre.

OBZ – Base Zero

Esse formato propõe que o estudo para a criação do planejamento orçamentário comece do zero.

Ou seja, ele ignora todo o histórico da empresa. Não olha para as informações que já existem e, claro, rompe com as modalidades tradicionais.

Ele serve obviamente para negócios novos ou que mudaram muito o seu modelo de negócio.

E se dá com os gestores a todo mundo examinando tanto a evolução de processos, contas, projetos e atividades, como custo-benefício, o ROI de tudo o que foi feito.

É, sem dúvida, uma ação mais demorada e até mesmo com custos maiores.

Mas, por ser feito do zero, desde a primeira etapa, trata-se de uma análise mais aprofundada e completa.

Beyond budgeting

Beyond budgeting que, em português, significa “além do orçamento”, é um modelo que visa um autogerenciamento.

Ele foi criado por empresários que queriam descentralizar dos gestores a missão de fazer um plano orçamentário.

A intenção deles foi dar mais vez aos colaboradores, estimulando a sua motivação e sentimento de pertencimento às questões estratégicas nas empresas – não apenas operacionais.

É comum que esse tipo de plano ocorra em grandes organizações e tenha um período projetado maior, de 18 meses.

Por que um planejamento orçamentário é importante para as empresas?

Você com certeza já deve ter ouvido aquela história do empresário que “trabalha, trabalha e o dinheiro some”. 

Pois é, isso acontece mais do que você imagina! Entretanto, na maioria das vezes, é resultado da falta de um bom planejamento orçamentário. 

Vamos descobrir por que ele é tão importante para sua empresa?

Evita surpresas com gastos inesperados

Muitas empresas sofrem, todos os meses, com despesas que não estavam previstas. Por exemplo, uma conta esquecida, um imposto que venceu ou até mesmo uma manutenção urgente. 

Sem dúvida, essas surpresas desorganizam o controle financeiro de qualquer organização.

No entanto, com um bom planejamento orçamentário, você pode antecipar esses gastos e reservar um valor para eles. 

Assim, quando surgirem imprevistos, seu orçamento já estará preparado. Sabe o que você pode eliminar com isso? A necessidade de comprometer o lucro ou recorrer a empréstimos emergenciais.

Traz mais segurança para investir no negócio

A decisão de investimento é sempre algo delicado, ainda mais envolvendo valores maiores. 

Estamos falando da compra de novos equipamentos ou a contratação de funcionários, por exemplo.

Sem um planejamento adequado, essas escolhas podem se tornar um risco para a sua organização.

Com um orçamento organizado, por outro lado, você tem uma base sólida para tomar decisões. Afinal, os números mostram a disponibilidade de recursos e o tempo de retorno de cada investimento.

Sendo assim, permite que você expanda seu negócio no momento certo e da maneira correta.

Equilibra o dinheiro no dia a dia

A falta de equilíbrio entre pagamentos e recebimentos é um grande desafio na gestão financeira. 

Isso porque, quando não se tem um planejamento orçamentário, essa situação gera muitos prejuízos. Inclusive, um dos problemas mais comuns são as negociações de última hora com fornecedores.

A boa notícia é que um um planejamento orçamentário bem feito alinha melhor essas datas. Dessa forma, cria um fluxo mais natural entre entradas e saídas. 

Com isso, você mantém seu caixa saudável e consegue negociar melhores condições com fornecedores e clientes. Tudo isso graças à previsibilidade que o planejamento oferece.

Identifica oportunidades de economia

As pequenas despesas do dia a dia, quando somadas, podem representar um valor significativo no fim do mês. 

Muitos não imaginam, mas alguns gastos reduzem a lucratividade de maneira silenciosa. É o caso, por exemplo, de materiais desperdiçados, sistemas pouco utilizados, etc.

Através do planejamento orçamentário, você consegue mapear e analisar cada uma dessas despesas. 

Como resultado, fica mais fácil identificar onde é possível fazer cortes inteligentes. Nesse sentido, você direciona esses recursos para áreas mais estratégicas da empresa.

Quais são os objetivos do planejamento orçamentário?

Em resumo, o planejamento orçamentário te ajuda a ver onde sua empresa está hoje e o quanto pode crescer com o que já tem.

No entanto, ele pode ter muitos objetivos diferentes, dependendo de diversos fatores.

Então, vamos descobrir juntos quais são os objetivos que podem transformar a realidade do seu negócio? Acompanhe!

Controle de custos

Você já deve ter percebido que as despesas da sua empresa mudam bastante a cada mês, não é mesmo? 

Em alguns períodos, os fornecedores pesam mais no orçamento, enquanto em outros são os custos operacionais que aumentam. 

E é justamente aqui que o planejamento orçamentário faz toda diferença.

A partir do momento em que você tem esse controle organizado, fica mais fácil entender cada gasto do seu negócio. 

Como resultado, você consegue identificar o que precisa manter e, claro, separar uma reserva para certos momentos. Ou seja, em datas comemorativas ou períodos de baixa nas vendas.

Alocação de recursos

Quando falamos de dinheiro na empresa, cada setor precisa da sua parte para trabalhar bem. 

Nesse sentido, um bom planejamento orçamentário te ajuda a distribuir os recursos para que nenhuma área seja prejudicada.

E sabe o melhor? Ao planejar a distribuição dos recursos, você pode definir um valor para cada departamento, considerando o que mais precisam. 

Dessa forma, acaba aquela “situação chata” onde um setor fica sem verba enquanto outros não usam seus recursos.

Apoio à tomada de decisão

Toda decisão importante na sua empresa impacta no resultado financeiro, seja agora ou lá na frente. 

E convenhamos… Quando tomamos decisões sem ter dados concretos em mãos, as chances de erro aumentam bastante.

Em razão disso, o planejamento orçamentário apresenta números reais sobre como cada escolha afeta suas finanças. 

Assim, você tem muito mais segurança na hora de decidir sobre expandir ou até mesmo reorganizar suas operações.

Prevenção de problemas financeiros

Sabe quando você percebe que algo não está indo bem antes que o problema fique grande? Então, é exatamente isso que o planejamento orçamentário permite fazer.

Ao acompanhar os números de perto, você consegue notar quando alguma coisa começa a sair do esperado.

E o mais interessante! Com essa percepção antecipada, é possível fazer os ajustes necessários no momento certo.

Nesse caso, você pode negociar novos prazos, buscar novas fontes de lucro ou cortar gastos que não fazem sentido. 

No final, sua empresa fica muito mais preparada para enfrentar os momentos desafiadores.

Quais são as etapas do planejamento orçamentário?

Para começar um planejamento orçamentário, você precisa seguir alguns passos. Cada etapa tem seu papel e, quando bem executadas, se conectam naturalmente.

Vamos descobrir juntos como fazer isso na prática?

Definição de metas financeiras

Antes de qualquer coisa, você precisa saber onde quer chegar com sua empresa.

Por isso, comece definindo quanto quer faturar nos próximos meses e também nos próximos anos.

Nada de metas como “quero aumentar as vendas” — coloque em papel quanto, de fato, quer vender e em qual período. 

Além disso, defina o lucro esperado, as margens de cada solução e quanto precisa guardar para investir no futuro.

Projeção de receitas e despesas

Agora é hora de colocar no papel tudo que entra e tudo que sai do caixa da sua empresa. 

Portanto, liste suas fontes de receita, desde as mais comuns até aquelas que aparecem só de vez em quando.

Do outro lado, anote cada tipo de despesa mês a mês. Além do mais, considere as variações que você já conhece. Por exemplo, o aumento das vendas em datas especiais ou gastos extras com impostos. 

Ah, e não se esqueça daquelas despesas que aparecem uma vez por ano, como seguros e licenças.

Avaliação de cenários

Nessa etapa, você vai se preparar para diferentes situações que podem acontecer no seu negócio. 

Para isso, monte 3 versões do seu planejamento: uma mais positiva, uma cautelosa e outra para momentos difíceis.

Ademais, também é muito importante ter, para cada cenário, um plano de ação bem definido. 

Desse modo, se algo sair do esperado, você saberá exatamente como agir para manter seu negócio nos trilhos.

Criação do orçamento

Chegou a hora de organizar todos esses números em categorias que fazem sentido para seu negócio. 

Sendo assim, separe valores para marketing, salários, despesas operacionais e outros gastos.

Crie também subcategorias para ter um controle mais detalhado. Nesse caso, dentro do marketing, defina quanto vai para cada tipo de divulgação. 

Seguindo nossa dica, ficará mais fácil fazer ajustes quando precisar.

Revisão e aprovação

Antes de colocar tudo em prática, revise cada número com atenção. A dica é comparar com resultados anteriores e conferir se todas as despesas foram incluídas.

Apresente também o orçamento para pessoas importantes de sua empresa. A ideia é que sócios e gerentes possam trazer observações valiosas sobre suas áreas. 

Por fim, faça os ajustes necessários e marque datas para revisar seu planejamento orçamentário.

Quais são os benefícios de um planejamento orçamentário eficiente?

Você sabia que muitas empresas descobrem o valor do planejamento orçamentário só depois de passar por apertos? Mas, não precisa ser assim com a sua.

Vamos entender os benefícios que um bom planejamento pode trazer para sua empresa? Confira abaixo nossa lista!

Prevenção de crises financeiras

Sabe aquela sensação de que o dinheiro está sempre curto no fim do mês? Pois bem, um bom planejamento orçamentário ajuda você a evitar esse tipo de situação.

Com números organizados, você consegue identificar problemas antes que eles apareçam.

Por exemplo, se as vendas começam a cair ou os custos sobem mais que o normal, você percebe e pode agir antes que a situação se complique.

Além disso, quando você mantém uma reserva financeira, os imprevistos do dia a dia deixam de ser uma grande preocupação. 

Melhor tomada de decisões

Tente lembrar: quantas vezes você já precisou decidir algo importante sem ter certeza se era a escolha certa? 

A partir de um planejamento orçamentário, suas decisões passam a ser baseadas em números reais.

Na hora de contratar mais pessoas, comprar um equipamento ou investir em marketing, você tem dados para avaliar se é o momento certo. 

Em resumo, os números mostram exatamente o que sua empresa pode fazer agora e o que precisa esperar um pouco.

Aumento da rentabilidade

Quando você conhece bem os números, sabe onde o dinheiro está sendo bem aplicado e onde está sendo desperdiçado.

Com esse controle, é possível cortar gastos desnecessários e direcionar melhor seus investimentos. 

O resultado? Seu dinheiro passa a trabalhar de forma mais inteligente. Ou seja, você aumenta os lucros sem precisar vender muito mais.

Desafios e dificuldades no planejamento orçamentário

Todo planejamento traz seus próprios desafios, e isso não é diferente quando falamos de orçamento empresarial. 

Mas, não se preocupe! Afinal, mesmo as situações mais complicadas têm solução quando você sabe como lidar com elas. 

Vamos conhecer os principais obstáculos e aprender como superá-los?

Mudanças de mercado

Você já deve ter percebido que o mercado muda o tempo todo, e nem sempre conseguimos prever essas mudanças. 

Um novo concorrente surge, os preços dos fornecedores sobem ou o comportamento do público muda de repente.

Por isso, seu planejamento precisa ser flexível. Mantenha sempre alternativas preparadas para situações inesperadas e revise seus números. 

Assim, quando o mercado mudar, você poderá adaptá-lo sem comprometer os resultados do seu negócio.

Projeções incorretas

Sabemos que prever números futuros não é uma tarefa simples. Às vezes, a gente espera vender mais do que consegue ou esquece de considerar alguns gastos.

Logo, uma boa prática é trabalhar com margens de segurança nos seus cálculos.

Se você projeta vender 100, por exemplo, faça seu planejamento considerando 80. Se acha que vai gastar R$ 1.000 em um evento, reserve R$ 1.200.

Dessa forma, os erros de cálculo não pegam você desprevenido.

Gestão de expectativas

Todos os times na empresa tem suas necessidades, certo? O marketing quer mais verba, o comercial pede comissões e a produção precisa de equipamentos novos.

A questão é mostrar para cada área que o orçamento tem limites. Portanto, use números e dados reais para explicar suas decisões. 

Outra dica é envolver as pessoas no planejamento. Isso porque, quando elas participam do processo, entendem por que nem tudo pode ser feito ao mesmo tempo.

Ferramenta para ajudar a fazer o planejamento orçamentário

Quando falamos de orçamento empresarial, nem todos sabem que o CRM de vendas pode ser um grande aliado. 

Na verdade, os dados do seu time comercial fazem toda a diferença para criar um planejamento mais preciso.

Vamos entender melhor como essas duas áreas se conectam?

Projeção de receitas

O CRM mostra a realidade de como está seu processo de vendas: desde os primeiros contatos até os negócios fechados. 

Com esses dados, você consegue prever com mais segurança quanto sua empresa vai receber nos próximos meses.

Ou seja, se você sabe que fecha 30% das propostas enviadas, e tem 100 negociações em andamento, consegue estimar suas receitas futuras. 

Além disso, os dados históricos de vendas por período te ajudam a considerar as sazonalidades e tendências do mercado no seu planejamento.

Gestão de custos de aquisição (CAC)

Através do CRM, você descobre quanto investe para conquistar cada cliente novo. São gastos com marketing, comissões, materiais de vendas e outras despesas que precisam ser consideradas no orçamento.

Com essa informação organizada, você pode decidir quanto aplicar em cada canal de vendas. 

Desse modo, você identifica quais ações geram mais retorno e ajusta seu orçamento baseado em resultados reais.

Leia também: O que é CAC? Entenda sua importância

Otimização de recursos

Você sabia? O CRM também te mostra dados valiosos. Por exemplo, produtos que vendem mais, vendedores com melhor desempenho e regiões promissoras. 

Mas, o que elas têm em comum? Simples: todas essas informações ajudam você a distribuir melhor o dinheiro da empresa.

Sendo assim, você pode direcionar recursos para as áreas que trazem mais resultados.

Por exemplo, se as vendas online crescem mais que as presenciais, você tem dados para justificar um investimento maior no digital. 

O mesmo vale para regiões específicas ou linhas de produtos que mostram melhor performance.

Análise de desempenho

Com o CRM integrado ao seu planejamento, você ainda acompanha em tempo real se as metas estão sendo atingidas. 

Os números mostram rapidamente se as estratégias estão funcionando ou se precisam de ajustes no orçamento.

Além disso, é possível identificar onde o dinheiro está gerando retorno e onde pode estar sendo mal aplicado. 

São informações que fazem toda diferença para suas próximas decisões de investimento e podem evitar gastos desnecessários.

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Gostou? Quer saber mais sobre como conectar o CRM PipeRun ao planejamento orçamentário? Nossos consultores podem te mostrar na prática como fazer essa integração! 

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Conclusão

Sabe aquele momento em que você percebe que poderia estar fazendo mais pelo seu negócio? 

Pois é, o planejamento orçamentário não é só sobre controlar números! 

Na verdade, é muito mais sobre tomar as decisões certas para fazer sua empresa crescer de forma sustentável.

Inclusive, cada decisão que você toma hoje, por mais simples que pareça, é capaz de moldar o futuro do negócio.

Então, agora que você entende como um bom planejamento pode te ajudar, não deixe essa oportunidade passar.

Comece com pequenos passos… Escolha uma área para organizar, depois defina metas e compartilhe esse conhecimento com a equipe.

O melhor nisso tudo é que, quando começamos a planejar, descobrimos oportunidades que estavam bem na nossa frente. 

Ou seja, aquele gasto que parecia pequeno, aquela venda que poderia ser melhor trabalhada…

Seguindo nossas dicas, você com certeza verá uma melhora em diversas áreas da sua empresa.

Esse conteúdo foi útil para você? Continue acompanhando nosso blog para ficar por dentro de novas estratégias.

E se quiser dar o próximo passo, descubra como o PipeRun pode integrar suas vendas com seu planejamento. Estamos aqui para te ajudar a crescer e ir além!

Até o próximo artigo e muito sucesso!

FAQ – Perguntas Frequentes

O que é planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário é uma ferramenta que organiza as finanças da sua empresa. Na prática, tem a função de controlar entradas e saídas de dinheiro.

Com ele, você consegue ter uma visão dos seus recursos e pode tomar decisões mais sobre investimentos e gastos.

Afinal, é como um mapa financeiro que mostra onde seu negócio está e para onde pode ir.

Como se faz um planejamento orçamentário?

Para fazer um planejamento orçamentário, defina metas claras e liste todas suas fontes de receita e tipos de despesa.

Depois, organize esses números em categorias e crie cenários para se preparar para mudanças.

Você também precisa acompanhar os resultados e comparar com o que foi planejado. A ideia é ter todos os insumos necessários para fazer qualquer ajuste.

Por fim, envolva as pessoas certas nesse processo e mantenha o documento atualizado.

O que é o plano orçamentário?

O plano orçamentário é o documento que reúne todas as informações financeiras da sua empresa. Ou seja, desde as metas de faturamento até o menor gasto previsto.

Nele, você encontra a distribuição de recursos por área, as projeções de receitas e despesas, e o quanto pode investir em cada setor.

Em resumo, é um guia prático que ajuda você a tomar decisões no dia a dia. O objetivo dele é manter suas finanças organizadas, sem surpresas desagradáveis no fim do mês.