O que é Follow Up, benefícios e como fazer? GUIA COMPLETO

Você sabe o que significa Follow Up de vendas e o passo a passo para aplicá-lo na sua empresa?

Follow Up é a tradução para “acompanhar“ ou “continuar algo que já começou“. Portanto, no universo das vendas, significa acompanhar seu lead desde a primeira etapa do funil, até o fechamento do negócio. 

Quem trabalha com vendas complexas ou com produtos de ticket médio mais elevado sabe que dificilmente uma venda é finalizada na primeira conversa com o cliente em potencial.  

Geralmente, os leads precisam analisar a solução, testar por um determinado período, compartilhar detalhes com os decisores, analisar preços e até mesmo esperar uma data-chave para a contratação.

Na verdade, estudos apontam que apenas 2% das vendas se concretizam na primeira reunião. Os outros 98% precisam construir confiança antes de fechar negócio. 

Vendedores profissionais devem conhecer seus clientes, entender suas necessidades e fornecer provas irrefutáveis de que o produto ou serviço oferecido é a solução ideal para resolver seus problemas.

Para isso, é necessário construir relacionamento e confiança por meio do diálogo contínuo. 

Um processo de Follow Up bem estruturado não serve somente para lembrar o cliente de executar uma ação para avançar em direção a próxima etapa do funil. 

Esse processo deve envolver conversas e acompanhamentos até que a venda seja finalizada de fato, criando uma relação de confiança entre o prospect e a empresa. 

Para que você entenda de fato a importância do Follow Up em vendas, vamos explicar neste guia completo o que é, quando fazer, como fazer de maneira assertiva, boas práticas, exemplos e muito mais!

Continue com a gente! 

O que é follow up?

Follow-up significa acompanhar um prospect que está passando pelas etapas do funil de vendas, oferecendo conteúdos e razões que ajudam no direcionamento dele à etapa de conversão. 

A tradução de follow up é acompanhar, o que também pode ser compreendido como continuar algo que já começou. 

Trazendo para o assunto vendas, trata-se da ação de acompanhar as oportunidades de negócios, fazendo contatos estratégicos com o cliente para poder avançar na próxima etapa do processo de vendas.

Na prática é o processo de manter o relacionamento com um lead que está dentro do seu pipeline de vendas. 

O objetivo é contribuir para que ele avance para as etapas seguintes da jornada de compra e, por fim, conclua um negócio. 

No geral, isso é realizado pelo time comercial e segue (ou deveria seguir) procedimentos já determinados pela empresa. Fechar o maior número de vendas é realmente bom, mas para isso, é preciso ter cadência de contatos.

O FUP como também o follow up é chamado, pode ocorrer em três processos diferentes:

• pré-vendas, 
• durante a venda em si,
• pós-vendas.

Entenda para que serve follow up no fluxo de venda, acompanhando o passo a passo a seguir. 

6 benefícios de um follow-up eficiente

Se você quer melhorar seus resultados de vendas e fortalecer o relacionamento com seus clientes, precisa ter um processo organizado de follow up.

Para te ajudar a entender, compartilhamos 6 benefícios que um follow up eficiente é capaz de trazer para o seu negócio. Descubra!

• Aumento na taxa de conversão: manter contato frequente com clientes potenciais e atuais ajuda a evitar a perda de oportunidades. Essa regularidade também resolve dúvidas e mantém o interesse durante o processo decisório;
• Fortalecimento do relacionamento: um follow up bem feito transmite ao cliente uma sensação de cuidado e atenção, incentivando o retorno para futuras compras;
• Maior retenção e fidelidade: o contato contínuo reforça a confiança e constrói um relacionamento. Dessa forma, o cliente passa a enxergar sua empresa como uma parceira de verdade;
• Persistência no contato inicial: demonstrar compromisso por meio de acompanhamento mostra que você valoriza o cliente e busca oferecer uma boa experiência;
• Descoberta de novas necessidades: com acompanhamento contínuo, sua empresa consegue perceber novas demandas dos clientes e antecipar soluções personalizadas, muitas vezes antes mesmo de serem solicitadas;
• Menor necessidade de prospecção: reter clientes engajados reduz a necessidade de buscar novos clientes, o que economiza tempo e recursos.

Esses e outros benefícios mostram como um follow up eficiente agrega valor a todas as etapas  do processo de venda.

Ah, e não podemos esquecer que ele melhora a experiência do cliente e, por isso, pode gerar um impacto positivo em suas metas.

Por que seu time deve fazer follow up em todos os funis?

Segundo o relatório da National Sales Executive Association, 48% dos vendedores nunca realizam follow-up com um prospect, ou seja, não fazem nenhum contato com o lead após o primeiro relacionamento entre eles. 

Cerca de 25% dos vendedores fazem um segundo contato e param e apenas 10% dos vendedores fazem mais de três contatos. 

O que realmente surpreende, entretanto, é comparar os dados apresentados acima com outros três indicadores apresentados pela mesma pesquisa: 

• apenas 2% das vendas são feitas no primeiro contato, 
• cerca de 3% das vendas são feitas no segundo contato,
• 80% das vendas são feitas do quinto ao décimo segundo contato.

Perceba como os números podem explicar os problemas de cumprimento de metas comerciais de dezenas de empresas. 

Enquanto 80% das vendas são realizadas após o quinto contato entre empresa e prospect, apenas 10% dos vendedores estabelecem mais do que três interações com suas oportunidades.

Diante desses números, não seria loucura propor que se uma empresa passa a realizar mais follow-ups com cada prospect ela tem mais chances de conquistar um cliente, não é mesmo?  

Mas é claro que não basta fazer, é preciso saber como fazer follow up de vendas que contribua para que o lead dê um passo em direção a resposta positiva à sua proposta.

Quando iniciar o FUP? Follow up etapa por etapa do processo comercial

Fazer o follow up do cliente não deve ser uma tarefa a ser realizada somente após a finalização da venda. Assim que o lead entrar na sua empresa, é hora de arregaçar as mangas e ir ao trabalho.

Por isso, para alavancar meu follow up e os resultados que ele oferece, realize ações a partir da etapa de pré-vendas. 

Dentro do modelo de máquina de vendas proposta pelo PipeRun existem diferentes funis que contribuem para a construção de um processo de venda organizado, que considera as variadas fases da jornada do cliente e os diferentes processos que devem ser cumpridos pela empresa. O follow-up deve estar presente em todos os estágios.

Entenda onde é usado follow up dentro de cada fase do processo comercial, a seguir. 

Pré-vendas

A pré-venda é um momento realmente importante, por isso certos cuidados devem ser tomados.

Entrar em contato – especialmente por telefone – rapidamente com o lead que registrou ter interesse em seu produto ou serviço é vital, mas a frequência de tentativas também conta bastante.

Aliás, isso pesa ainda mais quando se busca contato com aqueles que têm o poder de decisão de compra, como gestores ou diretores.

Sendo assim, na etapa de pré-vendas o follow up deve ser feito com leads que já estão em contato com a empresa e com os que agendaram um horário para conversa, mas não compareceram ou não atenderam às ligações. 

Leia também: Como lidar com no-show em vendas?

Acerte o timming

Se o lead entrou na sua empresa, então é o momento de relacionar-se com ele. Faça o follow up oferecendo conteúdo relevante como um artigo, eBook, infográfico, etc.

Faça isso de forma rápida. Logo depois do que chamamos de “levantada de mão”, ou seja, logo depois que ele demonstra interesse pela empresa e pelo o que ela tem a dizer. 

A partir daí, você começa a construir o relacionamento com o seu potencial comprador.

Como dissemos, ligar é importante, mas você deve saber a hora certa de fazer isso sem importunar o cliente.

Solicite a ele uma sugestão de data e horário para que o contato ocorra e deixe claro o motivo da ligação.

Só para ilustrar, uma boa prática aqui é ter uma agenda pública como o Google Calendar. Isso torna essa missão muito mais fácil, sabe por que?

Fazendo isso, você o deixa à vontade para falar em um momento em que não estará ocupado. Em outras palavras, o lead irá escolher o melhor dia e horário para a conversa.

Uma das formas de criar uma boa cadência de contatos nesta etapa é seguir o que indica o funil de pré-vendas. 

Vendas

Tendo criado um relacionamento e nutrido esse lead, vender para ele fica mais fácil.

Assim que for abordar o cliente para enviar a proposta do seu serviço ou produto, é crucial saber exatamente o que e como falar com ele.

O seu time de vendas deve fazer o contato de forma atrativa, cativante, oferecendo ao cliente algo realmente relevante. Ter um playbook de vendas ajuda muito neste momento. 

Pois bem. Você enviou a proposta. O seu time comercial gastou tempo investindo nesse cliente e agora precisa saber se ela foi aceita ou não. Por isso é tão importante aprender como fazer follow up de proposta. 

Ou seja, entrar em contato com o lead após o envio da proposta e verificar se há alguma dúvida, contribuir para a explicação sobre os benefícios que foi apresentado e mais. 

Aja de forma assertiva

Nesses casos, qual o tempo ideal para fazer follow up? Para não haver dúvidas, combine um prazo máximo para que a resposta seja dada e caso o cliente não retorne, faça contato – sem ser invasivo – para descobrir em que passo anda a aprovação da proposta.

Por exemplo, caso um novo prazo seja pedido (digamos, 10 dias), é crucial que no quinto dia o vendedor realize uma nova ligação.

Ela é essencial para lembrar o cliente de dar uma resposta, seja positiva, seja negativa.

Assim sendo, dependendo do que for dito, é possível entender se essa é ou não uma demanda urgente para o lead.

Como resultado, você saberá os próximos passos que serão dados.

Então, sim: é crucial conhecer quem está do outro lado da linha.

Afinal, por mais que você siga as orientações do seu playbook de vendas, adaptar o discurso conforme o perfil do cliente faz parte das boas práticas de follow up e pode ser algo adequado para o momento.

Pós-venda

Você fechou a venda, ótimo. Porém o trabalho não termina aí.

Sua empresa nunca pensou em mandar e-mail ou ligar para o cliente para perguntar o que ele achou do produto ou serviço adquirido e de que isso foi útil no seu dia a dia?

Pois, se a resposta for negativa, está na hora de agir! Até porque, o fechamento do negócio não significa o fim do interesse do cliente pela sua empresa – muito pelo contrário.

Ou seja, o relacionamento deve ser mantido e é muito valorizado por quem acabou de comprar com você.

Leia também: Glossário de termos de vendas: entenda de uma vez por todas os termos

Bem-estar do cliente e valor agregado

Feedbacks são valiosos para que a solução que a sua empresa vende seja aprimorada. São poucos os que após vender buscam manter um relacionamento ativo com a base de clientes.

Relacionando-se com uma certa frequência com você obtém informações valiosas para aprimorar o seu produto e o seu atendimento.

Assim, o usuário convence-se cada vez mais que a decisão de comprar da sua empresa foi acertada.

Além disso, continuar nutrindo esse relacionamento faz o cliente tornar-se embaixador da marca, o que pode gerar novas vendas somente com as indicações do mesmo.

Tanto importante quanto tudo isso é fidelizar o cliente, especialmente para empresas que trabalham com vendas recorrentes. 

Nesses casos, o tempo de vida do cliente dentro da organização é tão importante quanto a sua conversão. 

Além de um bom produto ou serviço, a satisfação do consumidor com as experiências que ele vive com a organização precisa ser medida e acompanhada. 

Por isso, o follow-up não termina com a venda, ele apenas passa para uma próxima fase. 

Assim como temos um funil de pré-venda e de venda, no pós-venda você encontra etapas de onboarding e ongoing, que vão te ajudar no acompanhamento dos clientes. 

Para entender o que elas significam e como atuam no sucesso da empresa, indicamos que leia dois artigos:

• Gestão de funil de CS Onboarding: ações e estratégias em vendas recorrentes
• Gestão de funil de CS Ongoing: ações e estratégias em vendas recorrentes

Como fazer follow up de vendas? Entenda como planejar FUP

Conheça o passo a passo de como fazer follow up de vendas, organizando um bom planejamento: 

1. Conheça o perfil de cliente e jornada de compra dele
2. Organize a cadência de follow-up 
3. Personalize a conversa com o lead
4. Faça boas perguntas para gerar boas interações
5. Ofereça conteúdos relevantes em cada contato
6. Deixe os próximos passos determinados

Entenda melhor como fazer follow up de vendas de maneira eficiente, a seguir. 

1. Conheça o perfil de cliente e a jornada de compra dele

Em todas as etapas do processo de vendas as equipes da empresa precisam conhecer o perfil de cliente ideal da organização e compreender se o lead em questão está alinhado a essa persona. 

Ao identificar que há uma sincronia entre persona e lead, é vital a compreensão sobre a etapa da jornada em que o contato está.

Isso vai ajudar sua equipe a selecionar os conteúdos que vão facilitar o caminho dele para as próximas etapas, bem como contribuir para o direcionamento do discurso de venda. 

Como dissemos até aqui, fazer follow-up significa acompanhar as oportunidades que se relacionam com o negócio, para isso é indispensável compreender as necessidades, interesses, dores e desejos de cada contato. 

Tenha iniciativa

80% das vendas necessitam de cerca de 5 Follow Up para se concretizarem, mas 44% dos vendedores desistem de fazê-lo após o primeiro contato. 

Para ter sucesso em suas vendas, você precisa ter iniciativa e fazer Follow Up constantemente com seus leads. 

Portanto, coloque a mão na massa, entre em contato e mantenha-os por perto durante todo o processo de venda. 

Você pode apostar no modelo de Follow Up automatizado, no qual as mensagens são enviadas automaticamente para o lead, com um intervalo de sua escolha. 

Já os fluxos de Follow Up semi-automatizados permitem tentativas automatizadas e manuais de contato com os leads. 

A vantagem de trabalhar o Follow Up semi-automatizado é a possibilidade de uma abordagem mais personalizada de acordo com o perfil da oportunidade. 

2. Organize a cadência de follow-up

A cadência de follow-up é o ritmo de contatos que serão estabelecidos com o lead. Deve ser organizado no CRM definindo, por exemplo, a frequência e o canal de cada mensagem, a cada etapa do processo de vendas. 

Dessa forma, é possível usar a ferramenta para automatizar uma série de ações, ao mesmo tempo que amplia a chance do profissional de vendas cumprir todas as etapas junto com cliente. 

Como definir as datas

Leads diferentes exigem fluxos de Follow Up diferentes, dependendo do nível de experiência com a empresa e do mercado em que atuam. 

Apesar de muitos vendedores terem seus próprios processos, é preciso levar em consideração todas as variáveis relacionadas ao prospect e a venda para planejar os intervalos e as datas certas de Follow Up.

Se você trabalha com vendas complexas, é interessante espaçar um pouco mais os contatos, pois o lead precisa de tempo para analisar cada questão. 

Em vendas simples, esse processo costuma acontecer de uma forma mais dinâmica. 

Abaixo, temos um exemplo de datas de cadência de Follow Up, lembrando que não é uma regra exata, mas sim uma sugestão

3. Personalize a conversa com o lead

A comunicação com cada oportunidade de venda deve ser personalizada para que haja maior chance de sucesso por parte da empresa. 

Clientes querem sentir que as empresas compreenderam suas demandas e entenderam suas necessidades. 

É por isso que, mesmo com um roteiro que direcione a comunicação, é importante evitar discursos padronizados e genéricos, que oferecem pouca personalização. 

Mostre ao cliente que tudo o que ele falou nos contatos anteriores está sendo considerado, principalmente na etapa de follow-up de proposta. 

Se é a primeira interação, certifique-se que a equipe de SDR pesquisou sobre o lead e tem alguma base para iniciar um contato de qualidade.

Exemplo de mensagens de resposta

Vamos conhecer alguns exemplos de Follow Up? 

Veja a seguir alguns exemplos de mensagens de resposta para implementar em processo de Follow Up de vendas: 

–

Assunto: NOME, vamos dar o próximo passo?

[NOME DO LEAD], estou passando para agradecer pela conversa de hoje!

Foi ótimo conhecer mais sobre a [NOME DA EMPRESA] e entender o que você busca neste momento.

O que acha de marcarmos uma demonstração da [NOME DA SOLUÇÃO]?

Sinta-se à vontade para sugerir o melhor dia e horário.

Fico no aguardo!

[ASSINATURA]

–

Assunto: Como prometido, aqui estão as informações que você precisa! 

Olá, [NOME DO LEAD]. Como você está?

Primeiramente, quero te agradecer pelo tempo disponibilizado em conhecer a nossa solução.

Conforme você solicitou em nossa última conversa, estou anexando neste e-mail um documento com todas as funcionalidades que temos disponíveis para o seu segmento.  

Se precisar de mais algum apoio, conte comigo!

Podemos conversar ainda essa semana sobre esse material? 

Tenha um ótimo dia! 

–

Assunto: Precisa de mais informações?

Olá, [NOME DO LEAD]

Tudo bem?

Estou passando aqui para confirmar se você conseguiu analisar o material que te enviei no dia [XX/XX/XXXX].

Mesmo que você já tenha analisado, ficarei feliz em responder suas dúvidas e te explicar de forma mais detalhada.

Qual é o melhor horário para falarmos?

Fico no aguardo do seu retorno!

4. Faça boas perguntas para gerar boas interações

A cada contato com o lead lembre-se de fazer boas perguntas que vão te ajudar a entender mais sobre ele e sobre a urgência que ele tem em relação a sua oferta.

Além de contribuir para a criação do seu discurso de venda, essas perguntas também vão contribuir para qualificar o lead. Cada follow-up pode te ajudar nisso. 

Exemplos de perguntas

Algumas perguntas podem te ajudar a gerar boas interações com seus prospects. Por exemplo: 

1. Que tipo de problema você está tentando resolver nesse momento?
2. Há quanto tempo você está buscando uma solução?
3. O que você espera alcançar ao solucionar esse problema?
4. Você busca uma solução de curto, médio ou longo prazo?
5. Além do nosso produto/serviço, você chegou a cogitar outros? Quais?
6. Você já tem um orçamento disponível para essa contratação?
7. Você é o decisor da compra?
8. Qual é a sua maior dúvida sobre nosso produto/serviço?
9. Com base nos contatos anteriores, você acha que nossa solução é a mais adequada para a sua empresa? 
10. Qual é a melhor data para fecharmos negócio? 

5. Ofereça conteúdos relevantes em cada contato

Um follow-up eficiente exige que a empresa ofereça valor aos potenciais clientes a cada interação.

Além de ligar apenas para saber se o lead ficou com dúvida sobre a proposta, você pode sugerir um material ou uma pesquisa recente sobre o assunto, que indique, por exemplo, o quanto a solução pode contribuir para alcançar melhores resultados financeiros e eliminar gastos superficiais que prejudicam a saúde financeira.

Para que isso seja feito com agilidade, é interessante criar um banco de dados, notícias e conteúdos que poderão ser usados para auxiliar os vendedores nesses momentos.

6. Deixe os próximos passos determinados

Ao fim de cada follow-up o vendedor deve deixar o próximo passo muito bem definido junto com lead.

Ao invés de mensagens como “então nos falamos nos próximos dias” opte por “posso te ligar na segunda-feira, às 16 horas, para saber sua opinião sobre a proposta?”. 

Dessa forma, o lead sente que há um deadline a cumprir e dá prioridade para a analisar o material enviado ou colocar pra frente a etapa que precisa ser realizada, por exemplo, apresentar para o diretor da empresa a proposta recebida.

Melhores práticas de follow up: erros que você precisa evitar

Agora que você já tem em mãos o passo a passo de como fazer follow up é hora de aprender o que precisa ser evitado. 

Confira a seguir como alavancar seu follow up evitando erros comuns, mas fatais. 

Demorar demais para agir

Talvez o mais comum dos erros seja a omissão. Demorar demais para agir pode ter várias explicações, desde um grande volume de leads até a desorganização da equipe comercial.

Entretanto, o tempo é algo essencial para alavancar seu follow up. Deixar os leads esfriarem passa uma imagem bem ruim para ele que, certamente, também está em contato com a concorrência.

Até porque, 40% das ligações realizadas em até um minuto do primeiro contato do lead resultam em qualificação bem sucedida.

Isso segundo o artigo publicado no blog Advantage Performance, por Adam Bluemner. Então, é preciso organização para conseguir agir em cima do tempo.

Ter todos os dados centralizados em um só lugar é crucial.

Mais do que isso, manter visível e acessível as informações dentro do funil de vendas é imprescindível para enxergar todo o processo comercial e o que precisa ser feito em cada etapa.

Com esse objetivo, adotar um CRM de vendas é vital para o sucesso comercial do negócio. 

Leia também: O que é CRM de vendas? Benefícios e como saber se sua empresa precisa

Ser rápido e desinteressante

Tempo é dinheiro. A frase, um clichê, é verdadeira. Se você for ligar para um prospect, precisa gerar valor – e isso não acontece em poucos minutos.

Claro que você não deve estender-se demais, caso contrário pode distanciar-se do seu objetivo.

Mas ligações relevantes precisam ter pelo menos cinco minutos para que o seu time comercial consiga chegar na dor do lead. Agir como um consultor, mostrando como faz sentido aquilo que você vende é essencial.

Para ser mais assertivo na missão, entenda quem está do outro lado da linha. Mesmo que você tenha o seu playbook de vendas e siga ele, adapte se necessário a linguagem.

Melhor ainda, encontre uma conexão com o prospect. Pode ser o resultado de uma partida de futebol, uma piada, uma notícia interessante… enfim, o que você sentir que faz sentido para “quebrar o gelo”.

Isso é qualificar os leads. Essa é a importância da pré-venda. Gerar valor, sem ser apressado mas sem se estender demais para deixar os prospects prontos para avançar ao funil de vendas.

Mostrar desconhecimento

Demonstrar que você não conhece nada sobre o prospect é um erro terrível. O relacionamento de vocês não começou agora.

Ele certamente já mostrou interesse no que você tem a oferecer, já leu algum material que você entregou. Então, como você não sabe nada sobre ele?

Em suma, entre as boas práticas de follow up está a necessidade do vendedor estudar o lead antes de fazer contato.

Se o seu processo de vendas está estruturado e você tem o registro de todas as informações deste cliente, ficará mais fácil gerar valor para ele na ligação sem ser repetitivo, sem passar por algo que ele já viu, certo?

Tentar vender ao invés de ajudar

Este não é o momento de vendas, é a hora de ajudar o cliente. Certamente o prospect está falando com a concorrência, analisando o que faz mais sentido para si e conhecendo as empresas.

O time comercial precisa mostrar, de forma didática, como a solução que ele está vendendo é crucial para corrigir as suas dores.

Assim sendo, tenha sempre em mão um texto no blog, eBook, vídeos mostrando como o que você vende funciona, entre outros.

Mostre-se à disposição, que você entende as dores do cliente e que é um expert no assunto. Espere um pouco para vender. Tudo tem o seu tempo.

Não ter as etapas planejadas

Não atropele etapas. Você precisa atrair as pessoas, estimular seu interesse, educar e, por fim, convertê-los em clientes.

Se você vende mais de um produto ou serviço, separe os materiais que você tem para enviar ao lead com o intuito de preencher os quatro passos acima citados.

Defina um período de tempo dentro de uma automação de marketing que você criou.

O primeiro email pode ser enviado imediatamente após o lead converter. Entretanto, os demais não podem ser um atrás do outro.

Caso contrário, você irá gerar um incômodo e o prospect pode se descadastrar.

8 modelos de follow up prontos para aquisição e retenção de clientes

Um bom follow up pode fazer toda a diferença para conquistar e manter clientes, além de criar uma conexão mais pessoal. 

Agora que você já entende esse conceito e sua importância, chegou a hora de descobrir como montar o seu próprio processo.

Pensando em te apoiar nesse desafio, compartilhamos aqui 8 modelos prontos de follow up.

Todos eles foram pensados para fortalecer seu relacionamento com os clientes e, claro, aumentar suas chances de sucesso em cada conversa.

Exemplos de follow up por e-mail

Um bom follow up por e-mail reforça o contato com clientes e mantém o interesse ativo, seja durante o processo de vendas, implementação ou pós-venda. 

Abaixo, estão alguns exemplos que podem tornar esses e-mails mais pessoais.

1. Follow up em pré-vendas (qualificação de leads)

Assunto: Re: [Nome do Lead], vamos entender melhor o que você precisa?

Corpo do e-mail:

Olá, [Nome do Lead].

Espero que esteja tudo bem com você. 

Estou passando por aqui para saber se você conseguiu pensar um pouco mais sobre nossa conversa sobre [tema específico discutido]. Acredito que as soluções que mencionamos podem realmente ajudar com [problema ou necessidade do lead].

Se tiver dúvidas ou quiser agendar um bate-papo para aprofundarmos o assunto, estou por aqui. Podemos marcar no horário que for mais conveniente para você.

Fico no aguardo do seu retorno!

Abraços,
[Seu Nome]
[Seu Cargo]

2. Follow up em vendas (proposta)

Assunto: Próximos passos sobre nossa proposta! 

Corpo do e-mail:

Olá, [Nome do Lead].

Como você está?

Gostaria de saber se você teve a chance de dar uma olhada na proposta que enviei na semana passada sobre [projeto/produto/serviço]. 

Acredito que ela está alinhada com as necessidades que discutimos e, por isso, pode trazer ótimos resultados para [nome da empresa].

Se precisar de mais detalhes ou tiver qualquer dúvida, estou à disposição. 

Posso também agendar uma ligação rápida para conversarmos sobre ajustes ou o que mais for necessário.

Obrigado pela confiança!

Abraços,
[Seu Nome]
[Seu Cargo]

3. Follow up na implementação de projeto

Assunto: Como está o andamento da implementação do [nome do projeto]?

Corpo do e-mail:

Olá, [Nome do Cliente].

Espero que tudo esteja indo bem por aí.

Hoje estou entrando em contato pois gostaria de saber como está o progresso da implementação do [nome do projeto]. 

Como acabamos de começar, quero garantir que tudo está correndo como planejado e que você tem todo o suporte que precisa.

Se precisar de alguma coisa para tornar essa fase mais ágil ou melhorar o processo, é só me avisar por aqui.

Obrigado mais uma vez pela confiança e fico à disposição. 

Abraços,

[Seu Nome]

[Seu Cargo]

4. Follow up em Customer Success (pós-implementação e retenção)

Assunto: [Nome do Cliente], como podemos alcançar mais resultados juntos?

Corpo do e-mail:

Olá, [Nome do Cliente].

Já faz um tempo desde que concluímos a implementação do [solução/projeto], e gostaria de saber como tem sido sua experiência até agora. 

Existe algo que possamos ajustar para que você aproveite ao máximo os nossos recursos?

Estamos sempre buscando formas de trazer ainda mais valor para nossos clientes, então fique à vontade para compartilhar qualquer feedback que tiver.

Ah, e se precisar de ajuda em algo específico, estou à disposição para agendarmos uma reunião e analisarmos juntos. 

Obrigado pela parceria e muito sucesso sempre.

Abraços,
[Seu Nome]
[Seu Cargo]

Exemplos de follow-up por WhatsApp

Ao contrário do que acontece por e-mail, o follow up por WhatsApp utiliza uma abordagem mais próxima para manter contato com clientes em diferentes etapas.

A seguir, trouxemos alguns exemplos para tornar suas mensagens mais diretas e amigáveis. 

Confira e salve as suas favoritas para usar depois!

1. Follow up em pré-vendas (qualificação de leads)

“Oi, [Nome do Lead]. Espero que esteja bem! Você conseguiu pensar sobre o que conversamos sobre [tema específico]? Que tal marcarmos um horário para continuar a conversa? Fico à disposição! 😉” 

2. Follow up em vendas (proposta)

“Oi, [Nome do Lead]. Tudo bem? Estou passando para saber se você teve tempo de conferir a proposta que enviamos sobre [produto/serviço]? Qualquer dúvida ou ajuste, estou por aqui. Podemos falar rapidinho quando for melhor para você! 😊” 

3. Follow up na implementação de projeto

“Oi, [Nome do Cliente]. Como você está? Aproveitando, também gostaria de saber como está indo a implementação até agora. Tudo está correndo bem? Se precisar de algum suporte ou tiver alguma questão, estou por aqui. É só chamar! 👍” 

4. Follow-up em Customer Success (pós-implementação e retenção)

“Oi, [Nome do Cliente]! Tudo bem? Estou passando aqui para saber como está indo o uso da [solução/projeto]. Está funcionando bem para você? Se precisar de algo ou tiver algum feedback, é só me chamar! 😊”  

Como alavancar meu follow up e reduzir o tempo de fechamento?

Você pode usar os scripts e as etapas de follow up para reduzir o tempo de fechamento de um negócio. Para isso tenha claro: assim que um lead entra na cadência do seu funil, é preciso iniciar o follow up o quanto antes.

Uma das principais dificuldades dos vendedores é a organização do processo de prospecção sem deixar nenhum lead esfriar por falta de contato.

Para ajudar nesse desafio a sua empresa pode usar um bom CRM de vendas. É possível, por exemplo, configurar um alerta de estagnação de oportunidade, com isso, você sempre é lembrado que precisa entrar em contato com cada lead dentro do pipeline de vendas.

É isso que a ferramenta faz. Com informações todas concentradas em um só lugar, com fluxos de cadências e ações automáticas, não se perde nenhuma oportunidade por falta de ação.

Por isso, se você chegou até aqui, memorize bem:

• Prospectou? Envie um e-mail apresentando a sua empresa, oferecendo um conteúdo e colocando-se à disposição do cliente;
• Apresentou o produto? Convide-o para experimentar grátis, para um período de trial;
• Recebeu algum pedido de cotação? Apresente os preços e aproveite o seu CRM para marcar uma data para uma conversa;
• Recebeu contato? Responda as dúvidas do cliente o mais rápido possível, de preferência em até 24h;
• Fechou negócio? Envio um e-mail de agradecimento;
• Após a venda ser efetuada, ligue para o cliente para saber se o produto ou serviço já está sendo usado;
• Não suma! Lembre-se: relacionar-se com a base de clientes é fundamental. Envie e-mails com conteúdo relevante. Pode ser uma newsletter semanal, por exemplo.

Após a prospecção, se apresente

Se o lead não sabe quem você é, dificilmente responderá os contatos seguintes. 

Por isso, após a prospecção, é importante que você se apresente ao seu lead. 

Uma boa apresentação pode te ajudar a reter a atenção e, principalmente, gerar conexão com seu futuro cliente. 

Nesse momento, diga quem você é, seu cargo na empresa e o seu objetivo com aquele contato. 

Lembre do pós-venda

O Follow Up em vendas é uma ferramenta que pode ser usada em todo o seu processo comercial, inclusive na etapa de pós-venda. 

Acompanhar o lead após a conclusão de uma venda é crucial para manter o sucesso do negócio a longo prazo. 

Portanto, após fechar uma venda, entre em contato com o cliente para saber como foi sua experiência e se ele precisa de mais alguma ajuda. 

Você também pode investir em ações de fidelização, oferecendo ofertas exclusivas para produtos complementares, parcerias com outros negócios, brindes, benefícios para indicações e muito mais. 

Não se esqueça que um pós-venda excepcional pode aumentar suas vendas e ainda atrair clientes recorrentes. 

Respostas rápidas

Após enviar uma mensagem de Follow Up, seja antes ou depois da venda, esteja preparado para responder rapidamente. 

Respostas rápidas ajudam a tornar o processo de venda mais dinâmico e assertivo para ambas as partes. 

Dessa forma, quando o cliente tem sua dúvida respondida em pouco tempo, mais rápido ele avança para as próximas etapas. 

Personalize o atendimento e produto

Um atendimento personalizado faz toda a diferença para gerar valor ao seu potencial cliente durante a jornada de vendas. 

Então, antes de iniciar o acompanhamento do lead, certifique-se de aplicar a personalização em cada interação.

Se a sua empresa permite soluções personalizadas, não pense duas vezes em trabalhá-las na venda.

Um produto ou serviço desenvolvido sob medida tem maior potencial de satisfazer as necessidades do seu futuro cliente.

5 dicas para follow-up pós-venda

Manter um bom relacionamento após a venda reforça a confiança do cliente em sua empresa e aumenta as chances de fidelização. 

Inclusive, o follow up pós-venda é uma ótima oportunidade para oferecer suporte e mostrar que você se preocupa com a satisfação do seu cliente. 

A seguir, confira 5 dicas essenciais para estruturar esse contato de maneira prática. Vamos lá? 

1. Agende um check-in inicial após a compra

Realizar um contato logo é uma oportunidade que você e sua equipe têm de verificar se o cliente está realmente satisfeito com o que adquiriu. 

Em outras palavras, se o produto ou serviço está correspondendo às suas expectativas. 

Você também pode aproveitar esse momento inicial para esclarecer dúvidas adicionais e mostrar que você está interessado em ajudá-lo. 

Além disso, esse primeiro check-in também permite entender se há algo mais que o cliente precisa, como informações, suporte ou até mesmo sugestões sobre como usar a solução.

Portanto, planeje bem a abordagem e não esqueça de incluir todas as ações necessárias dentro do playbook de vendas.

Afinal, trata-se de uma etapa crucial para demonstrar compromisso e reforçar que seu relacionamento com o cliente vai além da simples transação.

2. Pergunte sobre a experiência de uso

Após algumas semanas, faça um follow up com o cliente para saber como tem sido a experiência do cliente com o produto ou serviço. 

Fazendo essa pergunta diretamente, você entenderá se o que ele comprou realmente está atendendo às suas necessidades.

O melhor de tudo é que esse retorno ainda oferece um panorama geral sobre como a pessoa tem utilizado a solução no dia a dia. 

Nesse caso, você deve manter o contato frequente com seus clientes e, claro, procurar pontos de melhoria com base nos feedbacks. 

3. Ofereça dicas para aproveitar melhor o produto ou serviço

Enviar sugestões sobre como o cliente pode tirar melhor proveito da sua solução demonstra que você valoriza sua satisfação contínua.

No entanto, as dicas devem ser específicas e alinhadas às necessidades de cada cliente.

Isso porque, a ideia é mostrar que sua empresa entende seu contexto e quer ajudá-lo a alcançar os melhores resultados.

Por mais simples que possa parecer, um cuidado adicional acrescenta valor à experiência e incentiva o cliente a se engajar mais. 

4. Disponibilize canais de suporte contínuo

Independentemente do tipo de follow up, procure reforçar ao cliente que ele tem um canal direto para suporte, disponível sempre que precisar.

Essa atitude fortalece a confiança e faz com que ele se sinta amparado, já que pode contar com isso em uma situação delicada.

Nossa dica é, portanto, enviar um e-mail com detalhes sobre como ele pode entrar em contato com sua equipe interna. 

Esse também é um gesto simples, mas que transmite a ideia de que o cliente nunca estará sozinho na hora de utilizar uma determinada solução. 

5. Convide-o para deixar uma avaliação

Pedir um feedback ou uma avaliação é uma forma de valorizar a experiência do cliente e, principalmente, entender como ele se sente após a compra. 

Além disso, o pedido reforça ao cliente que a opinião dele é importante e que sua experiência com pode contribuir para melhorias futuras. 

O contato pós-venda também cria oportunidades para diálogos mais próximos. 

Nesse caso, você pode identificar novas necessidades ou apresentar outras soluções que complementem o que ele adquiriu, enriquecendo assim o relacionamento.

Como medir a eficácia do follow up?

Medir a eficácia do follow up é importante para entender o impacto que ele teve no relacionamento com o cliente e, claro, nos resultados de vendas. 

Com o apoio desses indicadores-chave e das ferramentas certas, você consegue analisar e ajustar o processo com base concretos. 

Conheça a seguir os principais KPIs para avaliar o sucesso do follow-up:

• Taxa de abertura: mostra a porcentagem de e-mails abertos em relação ao total enviado, indicando o nível de interesse inicial do cliente;
• Taxa de resposta: indica a quantidade de respostas recebidas, por isso, ajuda a avaliar o engajamento e a relevância do conteúdo enviado;
• Taxa de conversão: demonstra o percentual de leads que avançam para a próxima etapa ou realizam a compra após o follow up;
• Tempo médio de resposta: mede a rapidez com que a equipe responde aos clientes após o follow up inicial, mostrando a agilidade no atendimento;
• Taxa de cliques (CTR): indica quantas pessoas clicaram em um link em relação ao total de e-mails enviados. Ou seja, reflete o interesse dos leads no conteúdo enviado;
• Net Promoter Score (NPS): avalia a satisfação do cliente e a probabilidade de recomendação, o que pode indicar o impacto positivo do follow up;
• Taxa de retenção de clientes: mede a porcentagem de clientes que permanecem após o follow up, sendo útil para avaliar a fidelização a longo prazo;
• Taxa de churn: mede a porcentagem de clientes que deixam de usar o serviço ou produto, ajudando a identificar problemas no pós-venda;
• Taxa de recompra: mostra a porcentagem de clientes que realizaram uma nova compra após o follow-up, refletindo a capacidade do processo de incentivar novas vendas;
• Valor médio do pedido (AOV): mede o valor médio de cada transação após o follow up e indica o potencial de geração de receita.

Ferramentas e relatórios que ajudam a medir a performance

Ferramentas tecnológicas, como um CRM inteligente, são indispensáveis para entender como cada ação de follow-up impacta seus resultados. 

Com o CRM de vendas, você tem todas as informações em único lugar, desde dados dos clientes até o histórico de interações.

Quando analisadas pelo time comercial, elas podem trazer insights sobre o efeito de cada contato realizado.

Além disso, os relatórios detalhados que o CRM oferece também permitem que você acompanhe KPIs importantes, revelando quais ações têm melhor performance e onde é possível ajustar a abordagem. 

E, ao integrar o CRM com relatórios de e-mail, você ganha uma visão completa das interações.

Dessa maneira, fica fácil identificar novas oportunidades e tomar decisões que, de fato, façam diferença para a empresa. 

Como ajustar as estratégias de follow-up com base nos resultados obtidos?

Para otimizar as estratégias de follow up, você também deve observar os dados e realizar ajustes sempre que necessário. 

Caso a taxa de abertura esteja baixa, talvez seja a hora de ajustar o tom das mensagens ou experimentar um assunto de e-mail mais direto e interessante.

Porém, se os leads abrem os e-mails mas não engajam, vale analisar o conteúdo das mensagens e buscar formas mais personalizadas de comunicação. 

Assim, você poderá melhorar o processo de follow up e garantir que ele esteja alinhado com as expectativas dos seus clientes e prospects.

Como usar dados e informações do CRM para tornar o follow-up mais eficaz?

Já pensou em usar os dados e informações do CRM para tornar seu follow up mais eficaz? Isso é mais do que possível.

No entanto, é preciso focar em métricas que facilitem a personalização do atendimento e sempre ajustar cada ação.

Vamos conferir os 4 pontos principais para explorar essa estratégia? Acompanhe a seguir! 

1. Priorize os leads com base no comportamento e histórico

Identificar quais leads têm maior potencial para conversão faz toda a diferença para o processo de follow up. 

O melhor é que os dados do CRM permitem categorizar leads com base em atividades anteriores, como interações no site, e-mails abertos e cliques. 

Assim, você e o time podem focar nos leads mais engajados e direcionar o follow up para aqueles que demonstram maior interesse.

O resultado disso? Economia de tempo e, principalmente, maiores chances de conversão. 

2. Personalize o follow-up com base nas preferências e interações

Outra vantagem do CRM é que ele pode ser usado para consultar informações sobre as preferências e histórico de compras de cada cliente. 

Com elas, fica fácil personalizar as mensagens de follow up, levando em consideração esses interesses individuais. 

Sabe o que isso significa? Você pode adaptar o conteúdo para ir de encontro com as necessidades do cliente e, com isso, melhorar o engajamento nas respostas.

3. Utilize automações para organizar o contato e manter a consistência

Ferramentas de CRM, como o PipeRun, oferecem recursos de automação que ajudam a definir lembretes e programar e-mails de follow-up. 

Com essas automações, você consegue manter um contato consistente com a base, sem sobrecarregar a equipe.

Afinal, é possível programar uma sequência de ações com base em gatilhos, como uma resposta de cliente ou um clique em e-mail, por exemplo.

Com esse recurso, nenhum lead é esquecido no processo.

4. Avalie a performance com relatórios detalhados

Por fim, os relatórios de CRM trazem uma visão sobre a eficácia das ações de follow up, a partir de métricas como taxas de resposta, de conversão e de retenção.

Essas e outras métricas que citamos ao longo do texto são relevantes para avaliar quais estratégias estão funcionando e as áreas de ajustes. 

Portanto, analisar esses dados regularmente ajuda a refinar o processo de follow-up, adaptando as abordagens para alcançar melhores resultados.

Automatize o envio de follow up com a PipeRun

Você sabia? O envio de follow up pode ser automatizado com o PipeRun, que conta com templates de e-mail integrados ao playbook de vendas da empresa.

Com a automação, a cada etapa do funil, se o cliente não responder em um tempo preestabelecido, o card da oportunidade avança automaticamente para a próxima fase. 

A mensagem de follow-up, já escrita e personalizada com variáveis específicas de acordo com os dados do cliente, é disparada sem que você precise intervir.

Inclusive, ela pode ser enviada por e-mail, SMS, WhatsApp ou todos ao mesmo tempo, de acordo com sua preferência.

Esse processo permite que você mantenha uma comunicação assertiva e dentro dos prazos, garantindo que nenhuma etapa passe despercebida. 

Além disso, evita problemas comuns no processo de vendas, como no-shows, e incentiva respostas rápidas sobre propostas e confirmações de recebimento. 

O envio automatizado também facilita o retorno de assinaturas, o acompanhamento da implementação do projeto e a solicitação de feedbacks. 

Como você já sabe, tudo isso é essencial para assegurar que o cliente alcance o sucesso com o uso do seu produto ou serviço.

Então, que tal conhecer mais e descobrir na prática como o CRM PipeRun pode revolucionar o envio de follow ups no seu negócio? 

Experimente um trial gratuito de 14 dias e saiba como a automação traz agilidade e precisão para as equipes de vendas.

Conclusão

Você imaginava que um simples processo de follow up poderia trazer tantos benefícios para o seu negócio? 

Nesse artigo, ficou claro que um follow up bem executado é capaz de transformar a maneira como qualquer empresa se conecta com seus clientes. 

No entanto, conforme comentamos, começar uma estratégia eficaz envolve muito mais do que apenas manter o contato ativo. 

Na verdade, é preciso adotar algumas boas práticas, como personalizar a comunicação e analisar os resultados de cada ação.

Seguindo essas e outras dicas que compartilhamos aqui, você e sua equipe terão mais chances de levar seus leads até a última etapa do funil.

Agora, que tal dar um próximo passo? Coloque em prática todas essas estratégias e descubra como cada pequena ação pode fortalecer a confiança do cliente na sua empresa. 

Ah, e não esqueça de ajustar o tom e o tempo das mensagens para criar uma experiência ainda mais personalizada e próxima.

Se esse artigo foi útil para você, continue acompanhando nosso blog para receber mais insights e dicas sobre como aprimorar seu processo de vendas. 

Lembrando que ferramentas como o CRM PipeRun, por exemplo, ajudam a tornar o processo de follow up mais dinâmico e orientado a resultados. Experimente!

Até a próxima oportunidade e sucesso com seus follow ups. 

FAQ – Perguntas Frequentes

O que é fazer um follow-up?

Fazer um follow-up significa manter contato com clientes ou leads após uma interação inicial. 

Seus objetivos vão desde acompanhar o andamento de uma venda, esclarecer dúvidas ou até mesmo reforçar o interesse. 

Esse acompanhamento demonstra que sua empresa se importa com a satisfação do cliente, além de fortalecer o relacionamento e aumentar as chances de fidelização. 

No contexto de vendas, o follow up permite acompanhar todas as etapas do processo, garantindo uma comunicação eficiente e personalizada.

O que é follow up em inglês?

Em inglês, “follow up” refere-se ao processo de dar continuidade a uma interação, como uma reunião ou uma venda.

A ideia é garantir que nenhuma etapa seja ignorada e que os interesses do cliente sejam sempre atendidos. 

Comumente usado em negócios, o termo significa acompanhar, monitorar ou continuar um processo que já foi iniciado. 

Inclusive, o follow-up pode incluir e-mails, ligações ou mensagens, sempre com o objetivo de manter o cliente engajado e informado.

O que é follow up de vendas?

O follow up de vendas é o processo de contato contínuo com um cliente potencial após o primeiro contato. 

O acompanhamento constante ajuda a esclarecer dúvidas, revisar propostas e reforçar o interesse do cliente na solução oferecida. 

Apesar disso, o foco deve estar sempre em construir uma relação de confiança, melhorar a experiência do cliente e fechar negócio de forma satisfatória.