Talvez você esteja organizando uma conferência, um evento de caridade ou uma feira sobre casamentos. Não importa o segmento, não importa o tema, é altamente provável que você dependa de patrocínio externo para que seja capaz de tornar seu evento lucrativo. Ainda que essa lógica seja simples, na maioria dos casos, o processo de prospecção de patrocinadores e apoiadores pode ser bastante tortuoso.
A quantidade de eventos ocorrendo simultaneamente é enorme e, por vezes, esses eventos disputam um mesmo patrocinador. Portanto, é fundamental que você adote estratégias que o façam se destacar em meio a multidão, direcionando seu evento ao sucesso e ao cumprimento de suas metas.
Seus patrocinadores também são seus clientes
É bastante comum e, até mesmo, conveniente considerar os participantes ou visitantes de seu evento como clientes. Nada mais natural, afinal, seu principal desejo como organizador é propiciar a eles a melhor experiência possível. Contudo, que tal pensar nos patrocinadores do seu evento da mesma forma? Talvez eles sejam a sua principal fonte de receita, talvez não. Em todo caso, é importante despender a eles o mesmo carinho e dedicação que você já despende aos seus participantes.
Isso pode e deve ser manifestado de diferentes maneiras, de preferência, antes mesmo de você decidir, de fato, organizar um evento. Ao invés de fazer a si mesmo as perguntas habituais, como: “será que conseguirei elaborar uma programação interessante?” ou “será que serei capaz de atrair participantes?”, considere se perguntar “serei capaz de vender meu evento aos patrocinadores?”. Talvez você tenha uma excelente ideia para um evento, mas caso você não seja capaz de responder à última pergunta, as chances de seu evento não atingir todo seu potencial são grandes.
Alguns organizadores estão cientes disso e, mesmo assim, não se sentem confortáveis em iniciar a organização de um evento priorizando as necessidades de seus patrocinadores. O medo mais comum é que isso possa impactar de maneira negativa a experiência do visitante. Se trata de um inevitável conflito de prioridades e interesses. Busque equilíbrio e realize suas escolhas de maneira estratégica.
Descobrindo onde você adiciona valor
Antes de efetivamente formular uma proposta para o seu possível patrocinador, é fundamental que você tenha consciência do valor que você é capaz de agregar a ele. Um erro comum que muitos organizadores cometem é tentar monetizar todos os aspectos possíveis do seu evento, convertendo tudo em cotas de patrocínio na tentativa de aumentar seu retorno financeiro a qualquer custo. Às vezes, no entanto, você deve dar um passo atrás e avaliar se essa é realmente uma estratégia válida.
Tente visualizar a longo prazo na hora de definir os benefícios que você incluirá nas suas cotas de patrocínio. Alguns itens são capazes de garantir a adesão de patrocinadores em um primeiro momento, mas podem fazer com que eles não vejam vantagens em patrocinar seu evento em uma segunda oportunidade. Esse é um tema particularmente sensível quando tratamos da cessão de informações sobre os participantes. Dados costumam ser objeto de grande interesse dos patrocinadores, todavia as informações de uma única edição do evento podem ser suficientes para suprir suas necessidades.
Defina o que seu evento adiciona de valor aos seus patrocinadores como por exemplo, destaque do patrocinador no aplicativo do evento e, em seguida, pergunte-se: se eu compartilhar esse benefício, como poderei preencher as necessidades do meu patrocinador em uma oportunidade futura? Caso você não tenha uma resposta apropriada para essa pergunta, considere manter o benefício fora dos itens de suas cotas de patrocínio.
Definindo o fit ideal para o seu evento
Tão importante quanto definir onde seu evento adiciona valor ou quais recursos e meios você pode ofertar ao seu patrocinador, é definir, justamente, qual tipo de patrocinador se adequa ao perfil do seu evento. Lembre-se: a relação entre patrocinador e patrocinado deve ser de ganho para ambos e, só assim, você será capaz de criar uma relação produtiva, eficaz e, quem sabe, duradoura.
Uma parceria que constitui ganho para ambas as partes é aquela onde o patrocinador é capaz de utilizar de maneira criativa os recursos providos pelo evento. Patrocinadores que fazem bom uso desses recursos apresentam maiores chances de obterem visibilidade antes, durante e depois do evento, comparados aqueles que mantém uma relação de patrocínio mais convencional.
Trabalhando em conjunto, organizadores e patrocinadores são capazes de criar relações de parceria ideias, que tomam em conta tanto o posicionamento da marca patrocinadora quanto do próprio evento, engajando a audiência de maneira criativa e significativa. A busca por um fit ideal entre evento e patrocinador irá, inclusive, facilitar bastante o processo de venda de suas cotas de patrocínio.
Buscando pró-ativamente novos patrocinadores
No momento de entrar em contato com seus potenciais patrocinadores, não existe fórmula mágica. Você precisará bater em algumas portas, fazer várias ligações e enviar uma enorme quantidade de emails. É provável que uma parte considerável de suas solicitações seja ignorada, ou que você seja recebido com ceticismo e frieza por quem jamais tenha ouvido falar da existência do seu evento, ainda assim, há muito que você possa fazer no intuito de aperfeiçoar suas chances de sucesso.
Use e abuse do LinkedIn, pois é bastante provável que ele lhe ofereça os perfis de absolutamente todas as pessoas com as quais você precisará entrar em contato. Se você já sabe quais empresas pretende abordar, procure pelo nome da empresa no LinkedIn e vasculhe os empregados listados até encontrar aquele que tenha o título de emprego que poderá lhe garantir o que você deseja. Fazendo isso, você saberá exatamente com quem precisará conversar, tornando o processo mais rápido e direto, evitando a necessidade de conversar com intermediários.
Outra dica é analisar com cuidado o perfil daqueles com quem você pretende entrar em contato. É bastante provável que essas pessoas se situem em uma hierarquia mais alta em suas respectivas empresas, sendo habitual que cheguem cedo em seu escritório, ou que saiam tarde, ou ainda ambos. Por isso pode ser interessante que você envie seus e-mails ou faça suas ligações em horários alternativos ao horário comercial, encontrando brechas que outros tentando o mesmo que você não encontraram.
O LinkedIn também pode ajudá-lo caso você ainda não saiba exatamente quais empresas abordar. Defina pelo menos uma empresa que você julgue apresentar o fit com sua proposta para patrocínio, encontre sua página no LinkedIn e, na coluna da direita, procure pelo item “As pessoas também viram” ou “People also viewed”. É presumível que as empresas ali listadas também façam parte do seu público alvo.
Conclusão
O patrocínio de eventos deve ser divertido, excitante e criativo, mas também relevante aos objetivos do evento. Para organizadores, é fundamental conceber um modelo de negócios a partir de patrocínios, então é preciso elevar os padrões quando planejar os pacotes de conteúdo e cotas oferecidas aos patrocinadores, determinando meios para fazer com que eles se sintam um componente real e fundamental do evento, de seu início ao seu fim.
Agora você poderá buscar por seus patrocinadores seguindo essas dicas e tornando o seu evento ainda mais eficiente. Mas agora que já sabe como prospectar patrocinadores para o seu evento, que tal dar uma passada lá no blog da mobLee? Lá, você terá acesso a informações exclusivas que vão te ajudar a melhorar ainda mais os resultados do seu evento.
*Este artigo foi escrito pela Júlia Vidigal Munhoz, analista de marketing e conteúdo da mobLee!
