Metodologia 5S: o que é e como aplicar nas empresas?

A metodologia 5S é um método desenvolvido no Japão e que traz um conjunto de ferramentas que auxiliam na qualidade empresarial. Sua origem tem como base os 5 sensos da cultura japonesa.

Essa ferramenta tem mais mais idade do que aparenta. Sua origem nos remete ao século XX, no período pós Segunda Guerra Mundial.

Um momento em que o Japão viveu profunda crise econômica. Com intuito de uma rápida reestruturação para voltar ao cenário global, a metodologia 5S foi criada.

Com ela, os japoneses passaram a qualificar processos e escalar com rapidez o seu crescimento. Antes de tudo é preciso ressaltar seu aspecto positivo.

Afinal, se você olhar para trás, o uso da metodologia trouxe resultados muito positivos para o país. Até porque, hoje, o Japão possui uma das principais economias do mundo.

Mas, afinal, no que consiste essa metodologia 5S? É possível aplicá-la em empresas de qualquer segmento? Ou é algo mais direcionada para políticas de governo?

Neste texto, explicamos estas questões. Vamos expor os benefícios e de que maneira é possível aplicá-la nas empresas que precisam organizar-se e crescer.

No final, esperamos que você tenha entendido a metodologia. E, mais do que isso: se ela faz ou não sentido para seus negócios hoje.

Fique com a gente. Boa leitura!

Os princípios da metodologia 5S

Uma das principais virtudes da metodologia 5S é a forma como se adapta a diferentes realidade. Por isso, talvez, ela seja tão conhecida e eficiente.

Pensando no conceito de 5S, 5 são as palavras: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Para facilitar a absorção destes termos, separamos e explicamos cada um deles tópico por tópico.

Confira:

1 – SEIRI (Senso de Utilização)

A origem do primeiro S diz respeito ao uso consciente e eficiente de recursos e de materiais.

A missão aqui é uma reflexão sobre hábitos. E também repensar o acúmulo de objetos que não são necessários.

O foco também é combater distrações. E em estimular a concentração e a produtividade de todos no ambiente corporativo.

Então, cabe à empresa avaliar o que realmente é útil. O que atrapalha a produtividade na rotina? O que é essencial?

Nota: aqui cabe tanto para empresas como para pessoas. Seguindo esses passos e analisando o contexto é possível enxergar o que de fato não tem utilidade. E livrar-se disso, é claro.

2 – SEITON (Senso de Organização)

O que foi definido como útil deve estar organizado para que possa ajudar você. E não atrapalhar. Até porque, do contrário isso se tornaria inútil, certo?

Organização é o que determina o segundo S da metodologia 5S. Por isso, mesas desorganizadas ou arquivos espalhados não fazem o menor sentido.

Ser organizado dentro e fora do trabalho é crucial. Isso vai garantir que menos tempo seja gasto para encontrar coisas básicas.

Assim, você e seu time sempre poderão focar no que realmente importa. Por isso, é essencial organizar-se de fato antes de começar a colocar a mão na massa no trabalho.

Nota: quando falamos em vendas, a organização é vital. Como saber como você está vendendo se a gestão de vendas é feita em planilhas por cada vendedor?

3 – SEISO (Senso de Limpeza)

O senso de limpeza diz respeito àquilo que todos os colaboradores precisam ter. Tanto com suas ferramentas de trabalho como com o local onde realiza suas atividades.

Este S desperta um maior senso de dever individual do que os anteriores.

Afinal, o local onde você trabalha é de sua inteira responsabilidade. Ignorar esses cuidados não ajudarão você a produzir mais e melhor.

Com um ambiente propício, fica muito mais fácil ter bem-estar na hora de trabalhar. Tudo isso se reflete na qualidade de entrega.

Nota: falando na vida pessoal, podemos pensar em nosso corpo. Eliminar impurezas faz com que você se sinta melhor. Que esteja mais bem disposto não só para trabalhar como para se divertir também.

4 – SEIKETSU (Senso de Padronização e Saúde)

A metodologia 5S não consegue ter efeito se não for assimilada e incorporada na rotina de todos. É para garantir sua adesão que existe o quarto S.

Este tem a intenção de criar processos que garantam a aplicação dos S citados acima.

O objetivo é produtividade. Para isso, as empresas podem e devem se valer de ferramentas e softwares que contribuam nesta missão.

Aqui, cabe destacar um método complementar. Para asse assegurar que esses processos sejam cumpridos, a metodologia ágil é algo valioso.

Nota: falando em vendas, o uso de um CRM Online é estratégico. É por meio dele que as empresas conseguem vender mais e melhor.

Ele otimiza o tempo de trabalho de todos. Afinal, com lembretes, informações e históricos, nenhum vendedor perde oportunidades por falta de ação.

5 – SHITSUKE (Senso de Disciplina e Autodisciplina)

Por fim, mas não menos importante. O último S diz respeito aos sentimentos gerados pela mudança através de toda a metodologia 5S.

É o momento de viver as sensações que a transformação nos hábitos gerou. Claro, aqui, é preciso disciplina. É crucial dar tempo e ter paciência para sentir o efeito das mudanças.

Além disso, não esqueça de reservar momentos periódicos para feedback. Assim, gestores e colaboradores podem trocar experiências.

Podem conhecer as impressões de cada um sobre a aplicação do método e azeitar processos.

Nota: o primeiro passo para uma mudança verdadeira é reconhecer os erros. Seja no âmbito profissional, seja pessoal. É preciso identificar as falhas e ter a consciência de que é preciso evoluir com disciplina.

Como aplicar a metodologia 5S em minha empresa?

Processos organizados e sistemáticos. Sem perda de tempo com objetos ou atividades que não ajudam na produtividade.

Este é o foco da metodologia 5S. E é isso que todas a sua empresa quer, certo?

Pense no processo comercial e na rotina de vendas de sua empresa. Tudo o que ajuda os times a produzir mais e melhor é bem-vindo.

• Alto padrão de qualidade;
• Colaboradores engajados;
• Bem-estar muito maior no âmbito pessoal e profissional.

É isso o que você busca para sua empresa todos os dias. É isso que o método fornece. Agora que você já conhece o que significa cada S, fica mais fácil entender quais etapas precisam ser preenchidas.

No entanto, é essencial que todos da empresa estejam convencidos do bem que o método traz.

Dito isso, é preciso entender alguns passos para aplicar a metodologia 5S no dia a dia de seus negócios.

Separamos 4. Confira!

1 – Comissão com influenciadores

Escolha alguns colaboradores que vão ser guardiões dos S da metodologia. Identifique quais têm mais influência sobre os demais membros de cada time.

Logo depois, capacite-os.

A intenção aqui é que eles mostrem aos demais as vantagens do método. E que garantam as boas práticas sobre ele.

2 – Trabalho de análise de correções

Essa comissão precisa identificar quais são os problemas que a empresa tem. Logo após, com base na metodologia 5S, fazer uma análise de como cada etapa corrige essas falhas.

Algo que pode deixar esse trabalho mais fácil e visual é o uso da análise SWOT.

Embora não seja voltada apenas para processos internos, serve para deixar mais claro o que foi mapeado.

3 – Implementação da metodologia

É um trabalho em conjunto de influenciadores e gestores. Afinal, o primeiro é um facilitador para que as etapas sejam cumpridas no tempo devido.

Já o segundo fornece todas as condições para que a metodologia seja aplicada. É preciso mobilização coletiva para que de fato faça sentido a aplicação da metodologia. P

or isso, investir em uma apresentação atrativa à todos pode ser uma boa forma de expor sua importância. Mostre ganhos com bem-estar pessoal e profissional.

Evidencie o aumento da produtividade. Exponha como todos estão mais empoderados do trabalho. Todos esses são bons caminhos a serem seguidos.

4 – Avaliações constantes

Você implementou a metodologia 5S, ótimo. Contudo, é preciso acompanhar como ela vem sendo posta em prática todos os dias.

Além disso, é essencial medir seus resultados. Por exemplo, você deve com certa frequência os influenciadores. O intuito é que eles passem um relatório mais detalhado para os gestores.

Mas outros métodos de avaliação podem funcionar. Fica a critério do que a empresa definir e do que ela consegue realizar.

É crucial não esquecer de monitorar e aprimorar esse processo o tempo inteiro. Aos poucos, isso se tornará um hábito.

Como resultado, processos e tempo de trabalho serão otimizado dia após dia.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você tem problemas em gerenciar processos em vendas em seus negócios: FALE COM UM CONSULTOR.

Aproveite para ler dois artigos que podem ajudar bastante você.

O primeiro traz o conceito sobre o que é CRM. Como ele ajuda a gerenciar todo tipo de processo dentro das empresas?

Já o segundo traz 5 dicas para elevar a produtividade do trabalho em vendas.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun