Automação de WhatsApp: vantagens e como implementar

O que é a automação de WhatsApp?
Augusto Turcato
Augusto Turcato, especialista há 8 anos em marketing de conteúdo, faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.

Resumo do artigo:

• A automação do Whatsapp é uma ótima forma de melhorar a comunicação com sua base de clientes. Dentre os principais recursos, estão as mensagens automáticas, as etiquetas de adaptação e o perfil comercial;

• As principais vantagens da automação do WhatsApp são a fidelização de clientes, a integração de sistemas, a unificação de processos e o ganho de agilidade;

• Para implementar a automação de WhatsApp na sua empresa, você deve baixar o WhatsApp Business, criar suas mensagens, configurar o sistema, testar variações e monitorar os resultados.

A automação de WhatsApp é uma solução que permite otimizar a comunicação com clientes por meio do aplicativo de mensagens.

Com a utilização de robôs, chatbots e sistemas de Customer Relationship Management (CRM), é possível automatizar tarefas rotineiras e aprimorar a eficiência da comunicação com os clientes, aumentando a satisfação e a fidelidade.

Neste texto, vamos abordar as vantagens da automação de WhatsApp e como implementá-la de maneira eficaz na sua empresa.

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O que é a automação de WhatsApp?

A automação do WhatsApp é o uso de tecnologia para automatizar a interação com os clientes através do aplicativo de mensagens WhatsApp.

Isso pode incluir a criação de chatbots que respondem automaticamente a mensagens de clientes, bem como a integração de sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e outras ferramentas.

Trata-se de uma forma de fornecer uma experiência de atendimento ao cliente mais eficiente e escalável, pois o número de usuários do aplicativo no Brasil é significativamente grande (147 milhões têm o app instalado no celular).

Também é uma solução extremamente útil para quando existe um volume muito grande de mensagens — algo que geralmente torna a tarefa de responder todos muito difícil.

É possível configurar as mensagens automáticas para que sejam enviadas sempre que um gatilho, como o uso de uma palavra-chave por parte do usuário, for acionado.

Isso aumenta as vendas, contribuindo para que você atraia mais clientes e fidelize aqueles que já compram com a sua empresa.

WhatsApp Business API

O WhatsApp Business API é uma solução criada pelo Facebook para expandir o atendimento ao cliente pelo aplicativo.

Seu objetivo é tornar a comunicação entre empresas de médio e grande porte e seus clientes mais fácil.

No entanto, essa solução pode ser aproveitada por empresas de qualquer tamanho.

Com a disponibilização da API do WhatsApp, a integração com plataformas de atendimento digital tornou-se possível.

Isso viabiliza que uma empresa use vários atendentes com apenas um número de telefone.

Ou seja, com o lançamento da API, não é necessário que a sua empresa tenha diversos números de telefone e um atendimento dedicado para cada um.

Quais os principais recursos de automação de WhatsApp?

Veja a seguir os principais recursos de automação no WhatsApp:

Mensagens automáticas

O recurso de mensagens automáticas é uma funcionalidade do WhatsApp Business API que possibilita o envio automático de mensagens aos clientes em resposta a ações específicas. 

Essas mensagens são enviadas sem a necessidade de intervenção humana, o que aumenta a eficiência e escalabilidade do atendimento ao cliente.

Alguns exemplos de mensagens automáticas incluem saudações de boas-vindas, respostas a perguntas frequentes, confirmações de compras e lembretes de prazos.

As mensagens podem ser personalizadas para se adaptar às necessidades e aos objetivos da empresa, bem como para oferecer uma experiência de atendimento ao cliente mais rápida e eficiente.

Etiquetas de adaptação

As etiquetas de adaptação são uma funcionalidade que possibilita identificar e categorizar mensagens de clientes, a fim de fornecer uma resposta mais rápida e eficiente.

Essas etiquetas são aplicadas a mensagens de acordo com o conteúdo ou o propósito da conversa, facilitando a classificação e o tratamento das mensagens recebidas.

Alguns exemplos de etiquetas incluem: perguntas frequentes, solicitações de suporte, avisos de entrega e feedback.

Empresas que usam as etiquetas de adaptação do WhatsApp podem priorizar mensagens críticas, garantir que perguntas sejam respondidas de forma rápida e eficiente e melhorar a experiência geral do cliente.

Além disso, as etiquetas também podem ser usadas para fornecer mensagens automáticas personalizadas, aumentando a eficiência e escalabilidade do atendimento ao cliente.

Perfil comercial

O perfil comercial é uma funcionalidade que facilita criar e gerenciar seus perfis no WhatsApp para atendimento ao cliente.

Inclui informações como: 

  • nome da empresa;
  • descrição;
  • categoria;
  • horário de funcionamento;
  • e informações de contato, como endereço de e-mail e número de telefone.

Esse recurso permite que as empresas personalizem sua presença no WhatsApp e ofereçam informações relevantes aos clientes, aumentando a transparência e a confiança.

Além disso, o perfil comercial também facilita a gestão de mensagens de clientes, permitindo que as empresas respondam a perguntas e forneçam suporte de maneira mais eficiente.

Isso funciona ainda melhor se o perfil é integrado a um CRM de vendas pelo WhatsApp.

Automação de WhatsApp

Quais as principais vantagens de usar automação para WhatsApp?

Confira a seguir as principais vantagens de automatizar o WhatsApp:

Fidelização de clientes

A automação de WhatsApp é uma ferramenta poderosa que pode ser usada para construir a fidelidade do cliente, pois agiliza o processo de comunicação e engajamento do cliente.

Isso, por sua vez, proporciona às empresas a capacidade de fornecer experiências personalizadas sem interrupção para os clientes, com o mínimo de esforço.

Por exemplo, as mensagens automatizadas fornecem aos clientes notificações oportunas sobre promoções e descontos, o que cria uma oportunidade para uma abordagem de marketing segmentado e promove um sentimento de apreciação entre os clientes.

Além disso, as organizações que utilizam mensagens automatizadas do WhatsApp experimentam índices mais altos de satisfação dos clientes devido a uma maior sensação de conexão e propriedade por parte dos clientes.

Para colocar em outros termos, os clientes relatam que sentem que seu feedback é importante e suas necessidades estão sendo atendidas.

Integração de sistemas

Sistemas automatizados como o WhatsApp oferecem uma forma simplificada de agregar dados e serviços por meio de redes.

Ao permitir a integração de múltiplas fontes em um único ponto final, o app abre possibilidades para melhorar a eficiência, eliminando processos manuais demorados.

Os sistemas automatizados também operam com melhor precisão, o que significa que os dados são precisos sem depender de feedback manual dos usuários.

Além disso, é possível integrar facilmente o WhatsApp aos sistemas de CRM, não importa sua complexidade.

Isso significa que as empresas não precisam passar pelo tedioso processo de coleta e inserção manual de informações e outros processos repetitivos.

Por fim, as mensagens WhatsApp automatizadas podem ser enviadas com base nas preferências do cliente — o que torna mais simples para os sistemas CRM serem gerenciados de forma eficaz e eficiente.

Unificação de processos

A automação de WhatsApp permite a unificação de processos, pois integra o canal WhatsApp a outras plataformas de atendimento digital utilizadas pela empresa, como sistemas de CRM e de atendimento ao cliente (help desk).

Com essa integração, as mensagens de clientes recebidas no WhatsApp são automaticamente transferidas para o sistema de atendimento ao cliente, onde podem ser gerenciadas e respondidas de maneira centralizada.

Isso permite que a empresa responda aos clientes de maneira mais eficiente, com um tom de voz unificado e sem ter que acessar diversos canais de comunicação de forma isolada.

Além disso, a automação do WhatsApp viabiliza a personalização de respostas automáticas com base nas informações do cliente e do histórico de interações.

Isso significa que a empresa pode fornecer respostas mais relevantes e personalizadas aos clientes, aumentando a satisfação e a eficiência do atendimento.

Facilidade para gerenciar contatos

Uma das vantagens da automação do WhatsApp é que ela permite uma gestão de contatos muito mais fácil.

Isso se deve, novamente, à integração do WhatsApp Business API com outras plataformas de atendimento digital utilizadas pela empresa, como sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e sistemas de atendimento ao cliente (help desk).

A partir dessa integração, é possível armazenar informações de contato de forma centralizada, facilitando a gestão de informações e a criação de campanhas de mensagens personalizadas.

Além disso, a automação do WhatsApp facilita a criação de listas de contatos segmentadas, o que possibilita que as empresas enviem mensagens relevantes e personalizadas a grupos específicos de clientes.

Automação de WhatsApp

Automatização e agilidade nos fluxos da comunicação

Por fim, a automação de WhatsApp traz mais agilidade nos fluxos de comunicação.

Com o WhatsApp Business API, é possível enviar mensagens em massa para grandes quantidades de clientes de maneira simultânea, sem a necessidade de envios manuais.

Isso permite que a empresa atenda a um volume maior de solicitações em menos tempo, melhorando a eficiência do processo de atendimento.

Além disso, a automação do WhatsApp permite a definição de regras para o envio de mensagens automáticas, como respostas pré-definidas para perguntas frequentes, mensagens de boas-vindas e alertas de follow-up.

Com essas regras, é possível criar jornadas de compra que são acionadas, ajudando a sua empresa a vender mais e melhor.

Como fazer automação de WhatsApp?

Agora veja um passo a passo para fazer a automação do WhatsApp

Use o WhatsApp Business

Para utilizar a automação no WhatsApp é necessário configurar a ferramenta, adicionando todas as informações para criar o perfil comercial da sua empresa no aplicativo.

Você deve inserir dados como o nome da empresa, endereço, setor de atuação, site e escrever uma mensagem de destaque.

Também é interessante colocar uma boa foto de perfil, para que a sua empresa seja facilmente identificada na lista de contatos, e também definir os horários de atendimento para informar os clientes sobre o momento adequado para entrar em contato.

Crie suas mensagens 

Depois de baixar o WhatsApp Business e fazer o cadastro, é hora de configurar as ferramentas comerciais e definir uma mensagem de saudação.

Essa mensagem sempre será enviada quando um contato mandar uma mensagem pela primeira vez, agilizando o contato.

Você também pode definir mensagens de ausência por meio do aplicativo oficial, assim, sempre que algum cliente entrar em contato fora do horário de funcionamento da empresa, a mensagem de ausência surge automaticamente, informando os horários de atendimento.

Defina suas respostas automáticas

Caso você opte pela integração do WhatsApp Business com outra ferramenta de automação, como o CRM da PipeRun, por exemplo, é possível enviar mensagens em massa, cupons de descontos para clientes inativos e mensagens de atualização.

O CRM da PipeRun, por exemplo, permite configurar os gatilhos de respostas automáticas, o que faz com que certas mensagens só sejam enviadas conforme palavras ou combinações de palavras aparecerem na conversa.

Por exemplo, se você possui um restaurante, você pode configurar o app para enviar o cardápio da empresa, sempre que alguma palavra como “cardápio” ou “menu” aparecer na conversa.

Teste e monitore os resultados

Testar estratégias e monitorar os resultados é crucial para implementar uma estratégia de automação de WhatsApp bem-sucedida.

Isso permite que você verifique se a estratégia está funcionando como planejado e fornece insights sobre como melhorar a eficiência e o impacto da automação.

Além disso, o monitoramento constante dos resultados pode ajudar a identificar problemas ou oportunidades de otimização que podem ser corrigidos rapidamente.

Ferramentas PipeRun e automação de WhatsApp

O CRM integrado ao WhatsApp da PipeRun é uma excelente maneira de manter uma comunicação eficiente e efetiva com seus clientes no dia a dia, melhorando a taxa de abertura de mensagens e a interação.

Além disso, a integração oferece conveniência aos clientes, pois agiliza o tempo de atendimento.

Ao utilizar uma plataforma de CRM, as empresas podem juntar informações sobre o contato, registrando conversas anteriores, perguntas frequentes e outras informações relevantes.

Isso ajuda a ter um maior controle sobre as estratégias implementadas e seus resultados.

Conclusão

Em conclusão, a automação de WhatsApp é uma excelente solução para melhorar a comunicação com seus clientes, aumentando a eficiência e a satisfação.

Além disso, a implementação de uma estratégia de automação de WhatsApp requer planejamento e monitoramento constante dos resultados para garantir o sucesso.

Se você está buscando uma solução completa e integrada para automação de WhatsApp, a PipeRun oferece um CRM integrado ao WhatsApp que permite gerenciar todas as suas estratégias de automação de uma só plataforma.

Com a PipeRun, você pode aumentar a eficiência da sua comunicação, melhorar a satisfação dos clientes e maximizar seus resultados.

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