Assinatura eletrônica: legislação, tecnologia, carimbo do tempo e muito mais!

Assinatura eletrônica de documentos
Augusto Turcato
Augusto Turcato, especialista há 8 anos em marketing de conteúdo, faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.

Resumo do artigo:

• Assinatura eletrônica é uma assinatura, com validade jurídica, feita de forma online em documentos eletrônicos;

• Em síntese, há 3 tipos de assinaturas eletrônicas: simples, avançada e qualificada;

• O CRM PipeRun conta com módulo nativo de assinatura eletrônica simples e também com certificado digital emitido pelo ICP-Brasil. Com elas, você acelera fechamento de vendas, reduz lead time e potencializa resultados em toda a máquina de vendas. 

Assinatura eletrônica ainda é um assunto que causa muitas dúvidas nas pessoas. Especialmente aquelas que gerenciam algum tipo de negócio e fazem uso deste recurso que não para de crescer em adeptos.

Legislação, tecnologia, boas práticas… como lidar com tudo isso?

Para ajudar você, criamos um verdadeiro guia sobre assinatura eletrônica e documentos eletrônicos com tudo o que você e seu negócio precisam saber.

Assim, além de aproveitar toda a agilidade e segurança da tecnologia, você ainda não terá nenhuma dúvida jurídica daqui em diante.

Fique com a gente e confira.

Quais os tipos de assinatura eletrônica que existem?

Tipos de assinatura eletrônica

Por consequência da Lei 14.063, de 23 de setembro de 2020, em seu Art. 4º, as assinaturas eletrônicas são classificadas em 3 tipos.

São eles:

  • Simples;
  • Avançada;
  • Qualificada.

Vamos entender cada uma delas:

Assinatura eletrônica simples

Em resumo, a assinatura eletrônica simples tem, como atributos:

  • permitir identificar o seu signatário;
  • anexar ou associar dados a outros dados em formato eletrônico do signatário.

Assinatura eletrônica avançada

Esse é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil.

Nesse sentido, outros meios de comprovação de autoria e integridade de documentos em forma eletrônica podem ser usados.

Entretanto, só é valido desde que admitido pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Assim sendo, é preciso conter as seguintes características:

  • estar associada ao signatário de maneira unívoca;
  • utilizar dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;
  • estar relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável.

Assinatura eletrônica qualificada

Esta utiliza certificado digital. Para ter validade, ele precisa estar nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Além disso, é preciso estar atento às peculiaridades. Afinal, dos 3 tipos distintos de assinaturas eletrônicas, a qualificada é a que possui maior nível de confiabilidade.

Em resumo, isso se dá por conta de suas normas, padrões e procedimentos específicos.

Ao mesmo tempo, estão asseguradas pela Lei formas de revogação ou de cancelamento definitivo do meio utilizado para as assinaturas.

Acima de tudo em casos que comprometam a segurança de quem assinou ou de vazamento de dados.

Quais tipos de assinaturas de documento eletrônicos existem na PipeRun?

Em síntese, a PipeRun dispõe de 2 modelos sistêmicos de assinaturas de documentos eletrônicos. São eles:

  • Assinatura simples. Esta possui com hash proprietária (IP + e-mail), realizada sem a utilização de certificado digital
  • Assinatura com certificado digital emitido pelo ICP-Brasil.

Assim sendo, vale destacar que ambos os modelos sistêmicos possuem validade legal, conforme já explicado neste artigo.

Dentro da plataforma de aceleração de vendas da PipeRun, é possível optar pelo modelo sistêmico de assinatura, conforme imagem abaixo.

Tipos de assinaturas eletrônicas no PipeRun

Além disso, para o modelo de assinatura simples, você pode fazer uma consulta pública da hash de documento no site do PipeRun.

Ou seja, somado ao link web enviado exclusivamente ao email de cada “parte”, a PipeRun dispõe desta página para consulta pública das hashs.

Para consultar o validador público de hash de documento, consultando Assinatura Modelo Simples + Certificado + Carimbo do Tempo, o caminho é um pouco diferente.

Nesse sentido, é necessário usar o validador governamental. Para efetuar o acesso, é preciso a posse do PDF do documento e fazer upload no endereço:

Esse validador governamental irá apresentar os resultados conforme descritos abaixo, quais demonstram a Certificação do documento e sua legitimidade, assim os dados do Carimbo do Tempo, que garantem autenticidade documento. 

Assinatura eletrônica, validador do Governo Federal ITI

Como funciona a assinatura eletrônica no PipeRun?

Em primeiro lugar é crucial ressaltar que o módulo de assinatura eletrônica é nativo dentro do PipeRun.

Ou seja, ele já vem presente no plano que você escolher. Além de não pagar a mais por isso, você não será cobrado pelo volume de uso.

Em segundo lugar, se você chegou até aqui, é porque entende que esse é um recurso valioso para o seu processo de vendas, certo?

Na verdade, é essencial para gestão do funil de vendas e gestão do funil de contratos dentro do CRM.

Afinal, você quer que seu time deixe de lado as tarefas mecânicas e se foque em gerar valor para o cliente.

Por isso sabe da relevância de automatizar algumas ações dentro da rotina. Perfeito. É isso que o módulo nativo de assinatura eletrônica entrega.

Isso e, claro, segurança e confiabilidade.

Você pode ter dentro do PipeRun os seus templates de documentos, termos de confidencialidade e contratos para enviar aos clientes através da plataforma.

Porém, queremos que você fique tranquilo quanto a este recurso. Para isso, detalhamos melhor como é o fluxo da assinatura eletrônica no sistema.

Em resumo, são 9 etapas para você entender melhor como essa funcionalidade será decisiva no seu processo comercial.

Assinatura Digital PipeRun

Olha só:

1 – Confecção do documento

O usuário exporta, para o CRM, o documento que será parte do procedimento da assinatura eletrônica.

Ao fazer isso, esse conteúdo fica salva em um banco de dados privado e exclusivo.

O envio do documento se dá quando o usuário do sistema informa os emails e os papéis de cada envolvido: signatários, testemunhas ou observadores. 

2 – Documento inviolável

Dentro do PipeRun o documento é criptografado de forma automatizada. Cada documento atrelado a cada email ganha uma hash individual.

Isso garante integridade total do conteúdo. Segurança para quem envia e para quem recebe.

Assinaturas eletrônicas no CRM

3 – Acesso ao documento pelas partes

Cada uma das partes, no email informado, receberá a mensagem com o documento. Somente através dele será possível acessar a mensagem.

Nele irá constar o link de sua hash para que seja dada a assinatura eletrônica.

4 – Identificação das partes

O acesso ao documento se dá de forma online, apenas e sempre. É nesta hora que o PipeRun cruza dados e consegue confirmar a assinatura vinculando hash, email e IP.

5 – Visualização e ciência do documento de acordo entre as partes

Quem tem o link de acesso ao documento pode avaliar, ler e até baixá-lo. Isso pode ser feito sem a necessidade da assinatura.

Como resultado, é possível ler os termos com mais calma, analisando ponto a ponto. Entretanto, nem uma linha poderá ser alterada, rasurada ou suprimida.

Caso o cliente não concorde com o que foi escrito, sem problemas. Seu time de vendas pode fazer um novo documento e enviar, da mesma forma, para o consumidor.

Somente quando as partes estiverem em comum acordo a assinatura eletrônica ocorre de fato.

6 – Procedimento de Termos de Uso e Legitimidade

Ao clicar no botão “assinar” cada parte, de forma individual, também deverá deverá efetuar as aprovações dos termos legais que compõem o documento.

Além disso, é preciso fornecer outras informações complementares para dar validade à assinatura fornecida.

CRM de vendas com assinatura eletrônica de documentos

7 – Conclusão das assinaturas

Após todos os dados complementares preenchidos, os envolvidos ainda devem confirmar sua intenção da assinatura, clicando no botão de “confirmar”. 

8 – Notificação e confirmação das partes

Todos os envolvidos, após a etapa acima, receberão uma nova mensagem por email.

Assim sendo, nela estarão a URL pública de acesso e novamente a divulgação da hash do documento, sendo essa a mesma original desde a criação original do documento.

O que diz a legislação sobre assinatura eletrônica?

Legislação de documentos eletrônicos

A legislação dispõe sobre o uso de assinatura eletrônica em:

  • interações com entes públicos;
  • atos de pessoas jurídicas;
  • questões de saúde;
  • licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos.

Nesse sentido, o intuito da lei é proteger informações pessoas e sensíveis dos cidadãos. Além disso, existe para atribuir eficiência e segurança aos serviços públicos prestados sobretudo em ambiente eletrônico.

Assim sendo, isso acontece com base nos incisos X e XII do caput do art. 5º da Constituição Federal .

Há, ainda, a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 , a famosa LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais)

Ao mesmo tempo, há jurisprudência para o uso de assinatura eletrônica nas situações citadas acima.

Ela existe e está amparada pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Isto é, a MP regulamenta todas as modalidades de assinatura eletrônica. E isso inclui, também, a assinatura digital. Afinal as duas não significam exatamente a mesma coisa.

A saber, a MP 2.200/2001 respalda as assinaturas digitais como artifícios seguros para as transações eletrônicas no Brasil.

Além disso, elas instituem a infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil). Esse órgão que regulamenta as Autoridades Certificadoras.

Um ponto crucial a esclarecer é que a contratação de serviços por meios eletrônicos têm a mesma fundamentação dos contratos celebrados por meios físicos.

Ou seja, devem atender à vontade mútua entre as partes com o objetivo de obter algum respaldo jurídico.

Por fim, a Lei 14.063, de 23 de setembro de 2020, dispõe sobre a utilização de assinaturas eletrônicas por pessoas jurídicas em interações com entes públicos.

Como resultado, o objetivo com a nova Lei é proteger as informações pessoais dos cidadãos.

O que são contratos eletrônicos e como torná-los válidos?

Contratos eletrônicos

Embora seja um novo formato, os contratos eletrônicos não são uma espécie distinta dos demais contratos. Afinal, ele ainda possui elementos essenciais como qualquer outro contrato.

Entretanto, sua distinção está na forma e no meio utilizado para declaração de vontade. Em outras palavras, qualquer contrato em espécie pode ser utilizado no meio eletrônico.

Ao mesmo tempo, condutas negociais típicas também estão presentes no meio virtual.

Portanto, os contratos eletrônicos não são considerados uma nova categoria ou um novo tipo de contrato. Logo, trata-se de apenas um novo formato contratual, gerados a partir de uma nova tecnologia.

Afinal, é inegável. A tecnologia passou a interferir no formato tradicional dos contratos. Os contratos tradicionais, físicos, feitos em papel, perdem cada vez mais espaço.

Todavia, toda novidade traz consigo uma série de dúvidas e questionamentos. Uma delas diz respeito à necessidade (ou não) de testemunhas nos contratos eletrônicos.

De acordo com o STJ, Superior Tribunal de Justiça, não há necessidade de testemunhas quando da assinatura do contrato.

Segundo o órgão, as testemunhas humanas estariam dispensadas. Afinal, há o entendimento de que a máquina cumpre este papel, fazendo as vezes de testemunha.

Portanto, o entendimento é que os contratos físicos e eletrônicos se diferem apenas em relação ao formato.

Em outras palavras, ambos são contratos a partir do momento em que é assinado por duas partes distintas.

Embora exige-se testemunha quanto da assinatura do contrato físico, para a assinatura eletrônico, como vimos, a discutível e não necessária, até então, a presença de testemunhas.

O que é prova eletrônica?

A legislação que rege as provas processuais confere critérios amplos para a verificação das condutas empreendidas em âmbito digital.

Contudo, o Direito exige que haja a comprovação de nexo entre a conduta e o sujeito que a pratica.

Assim sendo, é preciso o uso da tecnologia para averiguação destes elementos para que sejam válidos como prova.

São eles:

Autenticidade

No âmbito dos contratos eletrônicos, a autenticidade envolve a identificação com sucesso de alguma pessoa em relação à fato que ela tenha praticado.

Ou seja, são as evidências que descrevam:

  • qual ato foi praticado (objeto e descrição);
  • quem praticou (partes e autoria);
  • quando ocorreu (momento no tempo);
  • onde (local, que pode ser digital) aquele ato foi praticado.

Quando esses elementos são submetidos a uma autenticação, temos, então, a constituição cabal da assinatura eletrônica.

Como resultado, haverá a comprovação do vínculo entre a vontade e a pessoa que emite a assinatura.

Integralidade

É a garantia de que o conjunto probatório contra adulterações acidentais ou intencionais está protegido, que seu estado vigente à época da contratação está mantido, estando apto para ser submetido à análise de dados ou perícia. O hash (encadeamento de números e letras produzidos por algoritmo criptográfico) é hoje um dos principais fatores para a conferência da integridade de um documento eletrônico.

Confiabilidade

A confiabilidade é o pilar da prova eletrônica que garante manutenção da integridade da informação nos meios onde ela foi armazenada.

Portanto, trata-se, da utilização de métodos de segurança da informação.

O intuito é que os ambientes digitais responsáveis pela guarda dos dados estejam em conformidade com os princípios legais e da tecnologia da informação.

Como resultado, isso gera confiança nos usuários que operam nestas plataformas. E isso se dá identificando, preservando, coletando ou adquirindo informações necessárias.

Disponibilidade

Disponibilidade é o arranjo que permite que a informação armazenada esteja acessível ao legítimo usuário que a solicitar.

Toda matéria de prova deverá estar apta a ser extraída e utilizada em padrões e circunstâncias adequadas.

FAQ: Perguntas e respostas sobre assinatura eletrônica

FAQ perguntas e respostas sobre assinatura eletrônica de documentos

Nesta seção iremos responder todas as dúvidas que envolvem assinatura eletrônica e documentos eletrônicos.

Além disso, responderemos sobre o impacto que a legislação traz para a gestão de vendas do seu negócio e como sua empresa pode ser preparar.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Assinatura Digital é realizada com a utilização de certificado digital credenciado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (“ICP-Brasil”).

Segundo o artigo 10, parágrafo 1º, da Medida Provisória 2.200-2/2001 (“MP”), os documentos eletrônicos assinados digitalmente com a utilização de certificados emitidos pela ICP-Brasil possuem a mesma validade dos documentos em papel, havendo presunção de veracidade em relação aos signatários.

Já a assinatura eletrônica é realizada sem a utilização de certificado digital ou, então, com a utilização de certificado digital não credenciado pela ICP-Brasil.

Segundo o artigo 10, parágrafo 2º, da MP, havendo outros meios de comprovação da autoria e integridade, os documentos eletrônicos assinados sem a utilização de certificado digital ou com a utilização de certificado digital não credenciado pela ICP-Brasil possuem validade jurídica, desde que seja admitido pelas partes como válido e aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Quais os tipos de cobrança jurídicas que existem?

Segundo falou a advogada da Freire Saraiva, Carolina D’Ávila, no webinar sobre Legislação de Documentos Eletrônicos, juridicamente, há 3 formas de cobrar uma dívida.

  1. Pela ação de cobrança. Forma mais morosa, pois precisa de uma sentença para que o pagamento ocorre.
  2. Ação monitoria. Seu tempo é menor do que a ação de cobrança. Embora exista a prova documental, ela não tem uma eficácia executiva. Todos os documentos prontos e elegíveis devem ser entregues no começo da ação.
  3. Ação de execução. A mais rápida de todas. Para ser válida, precisa ter um título executivo extrajudicial (e há vários tipos de documentos que podem ser).
    Um exemplo disso é um contrato assinado por duas partes e duas testemunhas. Aqui já se tem os documentos transformados em títulos executivos.”

Acima de tudo, claro, é preciso provar que o documento é íntegro. Ou seja, que não sofreu quaisquer alterações.

Uma foto tirada pode ser anexada como prova?

Sim, uma foto tirada de algum documento pode ser anexado a um processo de ação de cobrança.

Afinal, serve para criar provas, em meio a um conjunto, para se criar um título executivo.

Depois o processo é transformado em ação de execução desse título executivo.

Qual o futuro do mercado de certificados digitais?

Essa resposta foi extraída do webinar sobre Legislação de Documentos Eletrônicos e reproduz a fala de Ingrid Nishi, Gerente de Negócios da Safeweb.

“A tendência é a massificar o uso, assinando muitos documentos de forma rápida, simples e segura.

Clientes que dois anos atrás emitiam certificados digitais para atender uma obrigatoriedade, já começam, agora, a enxergar outras possibilidades de uso.

Só para exemplificar, podemos falar sobre uma promessa de compra e venda de um imóvel.

Nesse sentido, essa intenção pode ser assinada com um certificado digital. Como resultado, é algo que facilita para o cliente e até para a construtora.”

Entretanto, para essa ser de fato uma realidade, é preciso a publicação da AR Eletrônica.

Contratos eletrônicos com assinatura eletrônica carimbo do tempo

O que fazer com os documentos antigos? Minha empresa deve refazer os contratos que não possuem testemunhas?

Abaixo, reproduzimos trecho da resposta de Sérgio Lima e Silva, diretor da Plurio. Essas informações foram fornecidas no webinar sobre Legislação de Documentos Eletrônicos.

“Na hora de escolher o tipo de assinatura eletrônica, é preciso avaliar o tipo de documento.

Qual nível de garantia quero dar? Qual o tempo que este documento precisa valer? São questões que influenciam em qual tipo de assinatura eletrônica você vai precisar usar.

Existem aspectos técnicos em um documento que, se não forem considerados, pode influenciam em uma decisão jurídica.

Então, para documentos antigos já assinados, é preciso se preocupar com parâmetros de segurança. Ou seja, ter uma tecnologia atual, com um carimbo do tempo mais seguro e que o resguarde”.

Em síntese, é preciso avaliar por 3 pontos se há esse necessidade. Pelo aspecto técnico, jurídico mas, também, pela questão de risco para o negócio.

Nesse sentido, o valor do contrato e/ou o tempo são fatores-chaves para a análise.

Se o certificado digital vencer antes do final do contrato, o carimbo do tempo no documento eletrônico o manterá valido.

Qual a utilidade do carimbo do tempo?

Segundo Sérgio Lima e Silva:

“O carimbo do tempo é uma referência de data e hora assinada por uma autoridade de carimbo do tempo.

Para ser válida, existe todo um mecanismo de sincronismo. A autoridade de carimbo do tempo é auditada, em tempo real, por uma auditoria de tempo. Essa entidade é vinculada ao Governo Federal.

Como resultado, essa data e hora não podem ser de maneira alguma alterados.

Além disso, dentro do carimbo é possível ter um alvará, emitido pela auditoria, comprovando a precisão do relógio que a autoridade do carimbo do tempo tinha quando houve a emissão”.

O que é AC? E o que é ACT?

AC é sigla para Autoridade Certificadora. Ela permite que ocorra a emissão de certificados digitais.

Por sua vez, ACT é a Autoridade de Carimbo do Tempo. Essa entidade pode atestar que tal documento foi assinado naquele dia, hora, minuto e segundo, de acordo com o Observatório Nacional.

Teste o CRM de vendas com módulo nativo de assinatura eletrônica

Contratos eletrônicos com assinatura eletrônica carimbo do tempo

No PipeRun, ter ou não ter a certificação, é o que chamamos de documento simples.

No documento certificado, o PipeRun tem o recurso de carimbo do tempo dentro da plataforma. E também possui a ACT, legal, colocando um carimbo do tempo no mesmo documento eletrônico.

Ou seja, não se trata de outro documento. Também não se trata de uma formatação do arquivo original.

É, sim, o único documento intransferível, inviolável e empacotado e fechado com todas as hashs de assinatura.

Então, agora que você já sabe os benefícios da assinatura eletrônica no seu processo de vendas e como ela ocorre no PipeRun, é hora de começar!

Se você ficou com alguma dúvida sobre como fazer assinatura eletrônica ou como se faz uma assinatura digital, fale com um consultor hoje mesmo.

Além disso, aproveite e leia dois artigos que podem ser úteis para você.

O primeiro fala sobre o que é CRM e qual sua importância para as empresas.

Já este aqui aborda tudo o que você precisa saber para construir sua máquina de vendas previsível e escalável.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

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