O que é assinatura eletrônica e qual a diferença para assinatura digital

O uso da assinatura eletrônica cresceu dentro do contexto onde a tecnologia evoluiu e as empresas precisam de agilidade para ter bons resultados.

Por isso, cercar-se de tudo o que ajudar na tarefa de vender mais e melhor é o que qualquer negócio precisa buscar. E a assinatura eletrônica encaixa-se perfeitamente neste contexto.

Até porque, com clientes cada vez mais exigentes e tempo sempre escasso, é preciso encontrar soluções no mundo dos negócios. Reduzir custos, acelerar processos e potencializar crescimento é o que sua empresa busca, não é mesmo?

Mas, você sabe exatamente o que é assinatura eletrônica, de que forma ela é usada e como você pode implementar na sua empresa?

Mais do que isso. É importante entender que assinatura eletrônica e assinatura digital não são exatamente a mesma coisa.

Conversamos com a Dra. Letícia Batistela, advogada especialista que presta consultoria em tecnologia corporativa, que nos esclareceu tópicos importantes abordados neste artigo.

Abaixo, entenda as vantagens, as diferenças e tudo o que envolve assinatura eletrônica e assinatura digital. Além disso, saiba como funciona o contrato eletrônico e de que maneira a sua empresa pode beneficiar-se destas tecnologias.

Vamos lá?

Boa leitura!

LEIA TAMBÉM:
Assinatura digital, assinatura eletrônica e contrato eletrônico: já há jurisprudência para eles.

Não confunda assinatura eletrônica com assinatura digital

Uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas uma assinatura eletrônica não necessariamente é uma assinatura digital.

Complicou? Explicamos:

A assinatura digital é uma das espécies da assinatura eletrônica, ou seja, assinatura eletrônica é o gênero para designar todas as espécies de documentos elaborados por meio eletrônico. 

No entanto, a assinatura digital é um pouco mais burocrática, uma vez que exige o uso de um certificado digital que precisa ser homologado por uma instituição oficial.

A assinatura eletrônica, todavia, não necessita de certificado digital. Este tipo de assinatura é utilizado somente nos casos em que as partes aceitam e confiam nas evidências coletadas.

Ou seja, documentos com assinatura eletrônica podem ser válidos juridicamente em alguns casos, apenas se todos concordarem sobre sua validade. Todavia, isso nem sempre é garantido.

Assinatura eletrônica: uso e benefícios

A assinatura eletrônica pode ser utilizada para diversos documentos, como por exemplo:

• assinatura de serviços de internet e TV a cabo;
• contratos de aluguel;
• contratos de compra e venda;
• formulários trabalhistas;
• operações bancárias.

Quando falamos em benefícios, a assinatura eletrônica contempla questões importantes como

• Sustentabilidade: não será necessário imprimir cada contrato, formulário, relatório, entre outros;
• Agilidade: é muito mais rápido recolher assinaturas digitais do que assinaturas de próprio punho;
• Segurança: as barreiras tecnológicas e a criptografia afastam riscos de fraudes e de acessos indevidos;
• Mobilidade: acesso aos documentos em qualquer lugar com qualquer dispositivo com acesso a internet.

E como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital trata-se de uma modalidade de assinatura feita eletronicamente. Ela é realizada por um conjunto de dados que está logicamente associado a uma mensagem digital codificada que pode ser utilizada para a certificação do autor do documento.

A assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico redigido, dessa forma, se qualquer modificação for feita nele, a assinatura torna-se inválida. Portanto, ela assegura a integridade do documento digital, já que a assinatura está vinculada àquele documento específico.

Caso mude uma palavra, por exemplo, aquela assinatura já não será mais válida e o envio do documento eletrônico ocorreu à toa.

Vale ressaltar que assinatura digital não é o mesmo que assinatura digitalizada.

Esta última é a cópia, uma imagem feita por um scanner, por exemplo, da assinatura feita por próprio punho. Por conta disso, ela não tem a mesma garantia que a assinatura digital, afinal pode ser facilmente copiada e inserida em outro documento.

Assinatura digital: uso e benefícios

Muitas são as aplicações da assinatura digital.

• No âmbito governamental: processos judiciais e administrativos em meio eletrônico; facilitar a iniciativa popular na apresentação de projetos de lei; assinatura da declaração de renda e outros serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal; obtenção e envio de documentos cartorários; SPB; Diário Oficial Eletrônico; identificação de sites na Internet.
• No âmbito corporativo: diversos tipos de documentos eletrônicos, tais como e-mails, formulários web, contratos, procurações, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços, declarações, petições, resultados de exames, laudos, certificados, prontuários médicos, propostas e apólices de seguros e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas (EDI).

Quando falamos em benefícios, a assinatura digital contempla questões importantes como

• otimização do processo e redução da burocracia;
• emissão de documentos e contratos com mais facilidade;
• maior segurança comparada com as assinaturas manuais;
• adoção de práticas sustentáveis, entre outras.

Mas, calma: nem tudo são rosas

Entretanto, é importante salientar que diferentemente da assinatura eletrônica, há desvantagens que precisam ser relevadas. A segurança é uma delas, já que ela depende da chave privada que está em posse do emissor. Se ela for, por algum motivo, usada por indivíduos não autorizados, a segurança da assinatura digital consequentemente será comprometida.

O que é contrato eletrônico?

O nome é autoexplicativo, claro, mas é preciso expandir o termo. Contrato eletrônico é, sim, um contrato feito por meio eletrônico similar ao feito no papel. No entanto, para que tenha validade jurídica, o arquivo deve ter assinatura eletrônica ou digital.

Contrato eletrônico: uso e benefícios

Este envio de documento eletrônico pode ocorrer, entre tantas possibilidades, em

• acordos de contratação de serviços;
• compra de produtos; 
• e-mails;
• certificações;
• balanços financeiros;
• prontuários médicos;
• apólices de serviços.

Já os benefícios estão em:

• Segurança: tanto a assinatura eletrônica quanto a digital possuem recursos confiáveis para provar a autenticidade de documentos, não oferecendo brechas legais para sua contestação, portanto, evitam que os arquivos sejam acessados e modificados por terceiros não interessados;
• Mobilidade: armazenar e compartilhar um contrato eletrônico é muito mais simples que lidar com várias laudas de papel. É possível ter o acesso por qualquer dispositivo eletrônico;
• Custo: não é necessário se preocupar com compras de papel, tinta pra impressora e manutenção da mesma, deslocamento para o envio de documento físico, entre outros.

O que diz a lei

De acordo com o art. 10 da MP 2.200-2 de 2001, os documentos assinados eletronicamente no âmbito ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) têm a mesma validade que um documento assinado de forma manuscrita. Os documentos assinados digitalmente por meio de certificados emitidos fora do plano do ICP-Brasil, também terão validade jurídica. Porém, vale ressalta que isso dependerá da aceitação de ambas as partes, conforme está redigido no §2º do art. 10 da MP 2.200-2 de 2001. 

Para saber mais sobre o que diz a lei, clique aqui.

Mais produtividade, mais venda: sua empresa vive no presente ou no passado?

Se você chegou até aqui, já percebeu que a assinatura eletrônica é essencial para aquelas empresas que querem, mais do que vender mais e melhor e reduzir custos operacionais, ser referência naquilo que fazem, na área em que atuam. Em um mercado cada vez mais competitivo, o tempo é artigo raro – mas a tecnologia existe para ajudar as empresas.

É por isso que o seu CRM de vendas precisa estar alinhado às suas necessidades.

Você pode ter dentro do PipeRun os seus templates de documentos, termos de confidencialidade e contratos para enviar aos clientes através da plataforma.

Assim, eles podem fazer a assinatura eletrônica e o PipeRun realiza a validação dos dados. Simples para o seu cliente, rápido para a sua empresa. Afinal, a regra aqui é praticidade, certo?

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com alguma dúvida sobre como fazer assinatura eletrônica ou como se faz uma assinatura digital, fale com um consultor hoje mesmo.

Aproveite e leia dois artigos que podem ser úteis para você.

O primeiro fala sobre o que é CRM e qual sua importância para as empresas.

Já o segundo aborda o porquê de enviar e-mails pelo funil do PipeRun CRM de Vendas.

Um abraço do PipeRun, o seu CRM de vendas. #RunPipeRun