
7 min de leituraO que é assinatura eletrônica e qual a diferença para assinatura digital
O uso da assinatura eletrônica cresceu dentro do contexto onde a tecnologia evoluiu e as empresas precisam de agilidade para ter bons resultados.
Por isso, cercar-se de tudo o que ajudar na tarefa de vender mais e melhor é o que qualquer negócio precisa buscar. E a assinatura eletrônica encaixa-se perfeitamente neste contexto.
Até porque, com clientes cada vez mais exigentes e tempo sempre escasso, é preciso encontrar soluções no mundo dos negócios. Reduzir custos, acelerar processos e potencializar crescimento é o que sua empresa busca, não é mesmo?
Mas, você sabe exatamente o que é assinatura eletrônica, de que forma ela é usada e como você pode implementar na sua empresa?
Mais do que isso. É importante entender que assinatura eletrônica e assinatura digital não são exatamente a mesma coisa.
Conversamos com a Dra. Letícia Batistela, advogada especialista que presta consultoria em tecnologia corporativa, que nos esclareceu tópicos importantes abordados neste artigo.
Abaixo, entenda as vantagens, as diferenças e tudo o que envolve assinatura eletrônica e assinatura digital. Além disso, saiba como funciona o contrato eletrônico e de que maneira a sua empresa pode beneficiar-se destas tecnologias.
Vamos lá?
Boa leitura!
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Assinatura digital, assinatura eletrônica e contrato eletrônico: já há jurisprudência para eles.
Não confunda assinatura eletrônica com assinatura digital
Uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas uma assinatura eletrônica não necessariamente é uma assinatura digital.
Complicou? Explicamos:
A assinatura digital é uma das espécies da assinatura eletrônica, ou seja, assinatura eletrônica é o gênero para designar todas as espécies de documentos elaborados por meio eletrônico.
No entanto, a assinatura digital é um pouco mais burocrática, uma vez que exige o uso de um certificado digital que precisa ser homologado por uma instituição oficial.
A assinatura eletrônica, todavia, não necessita de certificado digital. Este tipo de assinatura é utilizado somente nos casos em que as partes aceitam e confiam nas evidências coletadas.
Ou seja, documentos com assinatura eletrônica podem ser válidos juridicamente em alguns casos, apenas se todos concordarem sobre sua validade. Todavia, isso nem sempre é garantido.
Assinatura eletrônica: uso e benefícios
A assinatura eletrônica pode ser utilizada para diversos documentos, como por exemplo:
- assinatura de serviços de internet e TV a cabo;
- contratos de aluguel;
- contratos de compra e venda;
- formulários trabalhistas;
- operações bancárias.
Quando falamos em benefícios, a assinatura eletrônica contempla questões importantes como
- Sustentabilidade: não será necessário imprimir cada contrato, formulário, relatório, entre outros;
- Agilidade: é muito mais rápido recolher assinaturas digitais do que assinaturas de próprio punho;
- Segurança: as barreiras tecnológicas e a criptografia afastam riscos de fraudes e de acessos indevidos;
- Mobilidade: acesso aos documentos em qualquer lugar com qualquer dispositivo com acesso a internet.
E como funciona a assinatura digital?
A assinatura digital trata-se de uma modalidade de assinatura feita eletronicamente. Ela é realizada por um conjunto de dados que está logicamente associado a uma mensagem digital codificada que pode ser utilizada para a certificação do autor do documento.
A assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico redigido, dessa forma, se qualquer modificação for feita nele, a assinatura torna-se inválida. Portanto, ela assegura a integridade do documento digital, já que a assinatura está vinculada àquele documento específico.
Caso mude uma palavra, por exemplo, aquela assinatura já não será mais válida e o envio do documento eletrônico ocorreu à toa.
Vale ressaltar que assinatura digital não é o mesmo que assinatura digitalizada.
Esta última é a cópia, uma imagem feita por um scanner, por exemplo, da assinatura feita por próprio punho. Por conta disso, ela não tem a mesma garantia que a assinatura digital, afinal pode ser facilmente copiada e inserida em outro documento.
Assinatura digital: uso e benefícios
Muitas são as aplicações da assinatura digital.
- No âmbito governamental: processos judiciais e administrativos em meio eletrônico; facilitar a iniciativa popular na apresentação de projetos de lei; assinatura da declaração de renda e outros serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal; obtenção e envio de documentos cartorários; SPB; Diário Oficial Eletrônico; identificação de sites na Internet.
- No âmbito corporativo: diversos tipos de documentos eletrônicos, tais como e-mails, formulários web, contratos, procurações, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços, declarações, petições, resultados de exames, laudos, certificados, prontuários médicos, propostas e apólices de seguros e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas (EDI).
Quando falamos em benefícios, a assinatura digital contempla questões importantes como
- otimização do processo e redução da burocracia;
- emissão de documentos e contratos com mais facilidade;
- maior segurança comparada com as assinaturas manuais;
- adoção de práticas sustentáveis, entre outras.
Mas, calma: nem tudo são rosas
Entretanto, é importante salientar que diferentemente da assinatura eletrônica, há desvantagens que precisam ser relevadas. A segurança é uma delas, já que ela depende da chave privada que está em posse do emissor. Se ela for, por algum motivo, usada por indivíduos não autorizados, a segurança da assinatura digital consequentemente será comprometida.
O que é contrato eletrônico?
O nome é autoexplicativo, claro, mas é preciso expandir o termo. Contrato eletrônico é, sim, um contrato feito por meio eletrônico similar ao feito no papel. No entanto, para que tenha validade jurídica, o arquivo deve ter assinatura eletrônica ou digital.
Contrato eletrônico: uso e benefícios
Este envio de documento eletrônico pode ocorrer, entre tantas possibilidades, em
- acordos de contratação de serviços;
- compra de produtos;
- e-mails;
- certificações;
- balanços financeiros;
- prontuários médicos;
- apólices de serviços.
Já os benefícios estão em:
- Segurança: tanto a assinatura eletrônica quanto a digital possuem recursos confiáveis para provar a autenticidade de documentos, não oferecendo brechas legais para sua contestação, portanto, evitam que os arquivos sejam acessados e modificados por terceiros não interessados;
- Mobilidade: armazenar e compartilhar um contrato eletrônico é muito mais simples que lidar com várias laudas de papel. É possível ter o acesso por qualquer dispositivo eletrônico;
- Custo: não é necessário se preocupar com compras de papel, tinta pra impressora e manutenção da mesma, deslocamento para o envio de documento físico, entre outros.
O que diz a lei
De acordo com o art. 10 da MP 2.200-2 de 2001, os documentos assinados eletronicamente no âmbito ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) têm a mesma validade que um documento assinado de forma manuscrita. Os documentos assinados digitalmente por meio de certificados emitidos fora do plano do ICP-Brasil, também terão validade jurídica. Porém, vale ressalta que isso dependerá da aceitação de ambas as partes, conforme está redigido no §2º do art. 10 da MP 2.200-2 de 2001.
Para saber mais sobre o que diz a lei, clique aqui.
Mais produtividade, mais venda: sua empresa vive no presente ou no passado?
Se você chegou até aqui, já percebeu que a assinatura eletrônica é essencial para aquelas empresas que querem, mais do que vender mais e melhor e reduzir custos operacionais, ser referência naquilo que fazem, na área em que atuam. Em um mercado cada vez mais competitivo, o tempo é artigo raro – mas a tecnologia existe para ajudar as empresas.
É por isso que o seu CRM de vendas precisa estar alinhado às suas necessidades.
Você pode ter dentro do PipeRun os seus templates de documentos, termos de confidencialidade e contratos para enviar aos clientes através da plataforma.
Assim, eles podem fazer a assinatura eletrônica e o PipeRun realiza a validação dos dados. Simples para o seu cliente, rápido para a sua empresa. Afinal, a regra aqui é praticidade, certo?
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com alguma dúvida sobre como fazer assinatura eletrônica ou como se faz uma assinatura digital, fale com um consultor hoje mesmo.
Aproveite e leia dois artigos que podem ser úteis para você.
O primeiro fala sobre o que é CRM e qual sua importância para as empresas.
Já o segundo aborda o porquê de enviar e-mails pelo funil do PipeRun CRM de Vendas.
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