Como quebrar gelo com clientes em reuniões? 6 técnicas

Você já se sentiu um pouco desconfortável no começo de uma reunião e desejou saber como quebrar gelo? 

Muitos de nós já passamos por isso, e sabemos que as primeiras impressões podem moldar toda a dinâmica da conversa. 

Afinal, estabelecer uma boa conexão desde o início é a chave para criar uma relação de confiança com clientes e prospects. 

Mas como fazer isso na prática? Será que existem técnicas que podem ajudar nisso?

Se você está buscando tornar suas reuniões mais produtivas e menos tensas, está no lugar certo!

Continue a leitura para descobrir por que é tão importante quebrar gelo e, é claro, conhecer 6 técnicas simples que farão toda a diferença nas suas interações.

Pronto(a) para conferir?

Vamos lá!

Por que é importante quebrar gelo com o cliente?

Quebrar gelo com o cliente é essencial para começar bem qualquer conversa de negócios. 

Ao fazer isso, você cria um ambiente mais descontraído e confortável para todos — o que ajuda a construir confiança e tornar a comunicação mais fluida. 

Quando o cliente se sente envolvido desde o início, ele se sente mais aberto para compartilhar suas ideias e ouvir as suas. 

E o mais interessante é que, conhecendo melhor suas necessidades e percepções já no começo, fica muito mais fácil focar exatamente naquilo que ele precisa. 

No fim das contas, quebrar gelo é uma maneira simples de tornar qualquer reunião mais produtiva e, obviamente, aumentar suas chances de conversão.

Como quebrar gelo com clientes em reuniões? 6 estratégias

Quando se trata de interagir com clientes, estabelecer uma conexão imediata pode ser o diferencial. 

Assim, antes de mergulharmos nos detalhes técnicos ou nas propostas, é preciso quebrar qualquer barreira inicial e criar um ambiente propício para a conversa.

A seguir, apresentamos 6 técnicas práticas para quebrar o gelo em reuniões com clientes e garantir um começo positivo e produtivo. Vamos conferir!?

1. História do produto em ação

Sabe quando você ouve uma história e consegue imaginar a situação na sua cabeça? Pois é, isso é poderoso.

Ao contar uma história real sobre como um cliente anterior se beneficiou da sua solução, você dá ao seu prospect uma ideia clara daquilo que pode esperar.

A ideia dessa dinâmica é, justamente, mostrar para a outra pessoa como seu produto ou serviço pode trazer resultados na prática, usando um exemplo real.

Como quebrar gelo com essa técnica?

Para quebrar gelo com essa dinâmica, você deve pensar nos clientes que já se beneficiaram do seu produto ou serviço. 

Qual deles é um bom exemplo que pode impressionar e se relacionar com o lead com quem vai conversar?

Depois de escolher, comece introduzindo a situação: “gostaria de compartilhar uma situação de um dos nossos clientes que pode ser relevante para você.”

Fale brevemente sobre quem era o cliente, qual a área de atuação, mas sem entrar em muitos detalhes técnicos.

Não se esqueça de deixar claro qual era o problema ou desafio que esse cliente estava tentando resolver.

Após trazer um contexto inicial, mostre como a solução entrou em ação nesse cenário, ou seja, como foi usada para enfrentar o desafio.

Mais para o final do seu discurso, reforce os benefícios reais que o cliente obteve.

Uma sugestão de abordagem seria:  “depois de usar nosso produto, esse cliente registrou uma melhora de 30% nas vendas em apenas 3 meses.”

Termine destacando a mensagem principal, que pode ser: “isso nos mostra como nossa solução tem um impacto real e pode também ser útil para você.”

Quanto tempo isso leva?

A ideia é ser breve, mas informativo. Cerca de 3-5 minutos é um bom tempo para contar a história, mas esteja aberto para conversar mais se o cliente se interessar e tiver perguntas.

2. Tendências do mercado

Todos os mercados estão sempre mudando. Novas tecnologias surgem, comportamentos de consumidores mudam e a economia global pode afetar os negócios.

Ficar de olho nas tendências é como olhar para o futuro, se antecipar e se preparar para o que está por vir.

Além de ajudar a quebrar gelo com o cliente, essa dinâmica também serve para manter o cliente informado e mostrar que sua empresa está atualizada com o que há de mais recente e relevante no setor.

Como quebrar gelo com essa técnica?

Antes de tudo, para quebrar gelo com o apoio dessa dinâmica você precisa estar informado. 

Portanto, faça uma pesquisa regular sobre as últimas novidades do seu setor.

Ferramentas, publicações especializadas, artigos de blog, notícias recentes e webinars são bons pontos de partida.

Já durante a reunião, comece contextualizando: “eu gostaria de compartilhar algumas das tendências em nosso mercado que podem ser relevantes para nossa discussão.”

Após isso, descreva a tendência em questão. Pode ser uma nova tecnologia, mudança no comportamento do consumidor ou algo relacionado à economia global.

Explique por que essa tendência é importante. Como ela pode afetar o setor, e especificamente o potencial cliente com quem você está falando?

Se possível, apresente números. Por exemplo: “houve um aumento de 20% na adoção dessa tecnologia nos últimos 6 meses.”

Lembre-se também de mostrar como seu produto ou serviço se encaixa nessa tendência ou como ele pode ajudar o cliente a se adaptar ou aproveitar a situação.

Por fim, resuma o que foi dito e reforce a importância de se manter atualizado.

Quanto tempo isso leva?

A apresentação de tendências deve ser informativa e direta ao ponto. Cerca de 5-7 minutos é um tempo razoável, mas esteja pronto para discussões mais profundas se o cliente mostrar interesse.

3. O case de sucesso mais recente

Um case de sucesso é uma história sobre como um cliente se beneficiou usando seu produto ou serviço. 

Ao compartilhar um case recente, você mostra ao seu futuro cliente que sua solução é atual, relevante e eficaz no mundo real.

Portanto, podemos dizer que o objetivo dessa dinâmica é mostrar o valor tangível e a eficácia do que você oferece.

Vamos ao passo a passo!?

Como quebrar gelo com essa técnica?

Primeiro de tudo, escolha um case que seja significativo, recente e, de preferência, relacionado de alguma forma ao cliente ou setor com quem você está falando.

Depois de escolher o case, comece introduzindo brevemente: “gostaria de falar sobre um de nossos clientes mais recentes, a Empresa X…”

Assim como nas dinâmicas anteriores, contextualize a situação. Qual era o problema ou desafio que esse cliente estava tentando superar?

Descreva como seu produto ou serviço foi implementado para enfrentar o desafio, e lembre-se de ser específico sobre as características ou aspectos da sua solução que foram cruciais.

Logo na sequência, destaque os benefícios tangíveis que o cliente obteve, como uma melhoria nas vendas, economia de tempo, aumento na eficiência, entre outros.

Se você tiver uma citação ou feedback do cliente sobre o sucesso alcançado, compartilhe na apresentação para adicionar um toque pessoal e autenticidade à sua história.

No final, relacione o case com o cenário atual do seu lead: “acreditamos que, da mesma forma que ajudamos a Empresa X, podemos oferecer soluções eficazes para você.”

Quanto tempo isso leva?

Normalmente, apresentar um case de sucesso deve levar entre 5-7 minutos. 

No entanto, dependendo da profundidade e relevância do case, pode ser mais longo ou mais curto.

Leia também: Tudo sobre comunicação assíncrona e síncrona com cliente

4. Visão geral em 60 segundos

Outra técnica excelente para quebrar gelo durante uma reunião é a que chamamos de “visão geral em 60 segundos”, que oferece uma introdução objetiva sobre o que será abordado durante a reunião ou apresentação. 

Além de quebrar gelo, ajuda a preparar o cliente em potencial para os temas que virão, podendo também despertar o interesse do ouvinte desde o início.

Como quebrar gelo com essa técnica?

O primeiro passo é identificar de 3 a 4 pontos-chave que você abordará durante a reunião. 

Inicie dizendo: “antes de partirmos para os detalhes, vou te dar uma rápida visão geral em 60 segundos sobre o que abordaremos hoje.” 

Esse discurso coloca todos na mesma página e estabelece um ritmo para a conversa.

Ao longo do bate-papo, mantenha suas frases curtas e ao ponto, evitando jargões ou detalhes muito técnicos nesta fase.

Conclua sua visão geral afirmando: “esses serão nossos principais focos hoje. Agora, vamos nos aprofundar no primeiro ponto…”

Quanto tempo isso leva?

Como seu nome sugere, precisamente 1 minuto. É essencial praticar para garantir que você mantenha o tempo proposto.

5. Fatos surpreendentes

Essa técnica envolve compartilhar uma estatística, informação ou curiosidade intrigante e relevante sobre sua indústria ou produto. 

Isso pode capturar a atenção do cliente, fazer com que se sintam mais envolvidos e também estabelecer sua credibilidade como um especialista no assunto.

Como quebrar gelo com essa técnica?

Como primeiro passo, você deve encontrar um fato ou estatística que seja notável e pertinente ao seu produto ou indústria. 

Este deve ser um ponto que talvez o cliente não conheça, mas que possa encontrá-lo relevante ou impactante.

Introduza o fato com a frase do tipo: “você sabia que 80% das empresas que utilizam X veem um aumento de 30% em sua eficiência em apenas 6 meses?”.

Depois de compartilhar o fato surpreendente, relacione-o com o que você está oferecendo. 

Continuando o exemplo anterior: “é exatamente esse benefício que nossa solução oferece, e gostaria de mostrar como isso pode funcionar para sua empresa”.

Por fim, encoraje o cliente a refletir sobre o fato, perguntando algo como: “incrível, não é? Como você vê isso se relacionando com os desafios atuais da sua empresa?”.

Quanto tempo isso leva?

Entre 1 a 2 minutos. Mantenha o tempo focado no fato e na sua relevância para o cliente.

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6. Enquete rápida

A técnica “enquete rápida” é uma maneira eficaz de iniciar uma reunião, pois ajuda você a ter insights imediatos sobre as necessidades, expectativas ou opiniões do cliente. 

Além de fornecer informações valiosas, essa abordagem também envolve ativamente o cliente desde o início, mostrando que você está interessado em suas perspectivas.

Como quebrar gelo com essa técnica?

Pense em uma questão relevante que possa gerar valor para a reunião. 

Depois disso, apresente essa questão em forma de enquete, explicando por que você está fazendo a pergunta. 

Por exemplo: “para garantir que nosso tempo juntos seja o mais produtivo possível e abordar suas necessidades específicas, gostaria de começar com uma pergunta rápida.”

Proponha sua questão de forma clara e direta, como: “entre A e B, qual você consideraria mais urgente para sua empresa?”.

Nesse momento, dê total atenção à resposta do cliente. 

Afinal, não estamos falando apenas de uma técnica para quebrar gelo, mas de uma oportunidade de ouro para entender melhor o que o cliente valoriza ou necessita.

No final, agradeça pela resposta e, se apropriado, faça uma breve reflexão ou comentário sobre a escolha deles, seguido de uma transição para o próximo ponto da reunião. 

Um exemplo prático seria:  “entendi, a prioridade é A. Isso nos dá uma boa direção para nossa conversa de hoje.”

Quanto tempo isso leva?

A duração dessa dinâmica deve ser de 1 a 2 minutos. 

Mantenha a enquete curta e objetiva para que a reunião possa prosseguir sem desvios.

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Como a tecnologia ajuda a se preparar para uma reunião com clientes e prospects?

A tecnologia tem desempenhado um papel crucial em otimizar e preparar profissionais de vendas para reuniões com clientes.

Uma das principais ferramentas que exemplifica esse impacto é o CRM de Vendas da PipeRun.

O CRM PipeRun é uma ferramenta que centraliza todas as informações relativas ao cliente em um único local.

Desde o momento em que o cliente é captado pelas ações de marketing, passando pelo processo de qualificação em pré-vendas, até finalmente chegar ao vendedor, tudo fica registrado e acessível.

Com todas essas informações, o vendedor pode revisar o histórico do cliente para entender suas necessidades, estudar interações anteriores e se planejar para lidar com possíveis objeções.

Isso possibilita que o vendedor não apenas esteja bem informado, mas também personalize a abordagem, tornando a reunião mais relevante e produtiva para ambas as partes.

Além disso, ao ter um registro claro de todas as etapas pelas quais o cliente passou, você evita a repetição de informações ou a perda de detalhes cruciais.

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Conclusão

Em resumo, saber quebrar gelo em reuniões é uma habilidade que pode transformar totalmente a maneira como você interage com clientes. 

Ao dominar essa arte, você não apenas estabelece uma primeira impressão positiva, mas também constrói um caminho para conversas mais abertas e produtivas. 

As 6 técnicas que apresentamos são passos simples, mas poderosos, para facilitar essa aproximação inicial. 

Comece a aplicá-las no seu dia a dia e não se esqueça que cada interação é uma oportunidade para aprender e aprimorar suas abordagens.

Gostou de aprender? Para mais dicas e técnicas valiosas, continue acompanhando os conteúdos do nosso blog. 

Aqui, estamos sempre prontos para te ajudar a se destacar em cada reunião e interação com seus clientes.

Até a próxima e muito sucesso!

FAQ – Perguntas Frequentes 

O que significa a expressão quebrar o gelo? 

A expressão quebrar o gelo significa iniciar uma conversa ou atividade, eliminando qualquer tensão ou desconforto inicial entre as partes envolvidas.

O que fazer para quebrar o gelo com clientes? 

Para quebrar o gelo com clientes, é preciso iniciar a conversa com uma saudação amigável, fazer perguntas abertas para entender suas necessidades, compartilhar algo leve ou interessante sobre a solução e usar técnicas que estimulem o engajamento e o interesse.