Budget e Forecast: o que são, para que servem e como utilizá-los na gestão financeira?

budget e forecast

A gestão financeira é indispensável para qualquer tipo de negócio e neste contexto, o controle orçamentário tem um papel muito relevante em todo o acompanhamento que precisa ser realizado. É nesse cenário que os conceitos de budget e forecast surgem.

O que é budget e forecast?

Budget e forecast são termos relacionados a gestão orçamentária empresarial, entretanto, possuem definições e funções diferentes. 

O que é budget?

Budget é o orçamento criado pela empresa para fazer um planejamento de custos e investimentos da empresa. Pode ser entendido como um tipo de previsão das quantias que serão gastas em cada área da organização, dentro de um período específico. 

É comum que as empresas criem um budget semestral ou anual, entretanto, também é possível que um budget seja criado para atender as demandas de um projeto único ou de um setor. 

Por exemplo, sua empresa irá organizar um evento. Em conjunto com a equipe financeira será definido um budget, ou seja, um orçamento que define o quanto esse evento pode custar para a empresa. 

Antes da definição deste orçamento são feitas pesquisas e estudos que vão avaliar se o projeto é viável. 

O budget também envolve um acompanhamento de gastos que verifica a execução do que foi previsto. 

O objetivo é controlar para que os custos com a ação não excedam o orçamento total definido em planejamento. Ou seja, que não excedam o budget. 

Para compreender o que é budget, também indicamos que você leia o artigo,Planejamento orçamentário: o que é, tipos e como fazer”. 

O que é forecast?

Para começarmos a explicar o que é forecast e como ele se relaciona com o conceito de budget, vamos a um exemplo. Imagine que um projeto de treinamentos criado pelo setor de Recursos Humanos da sua empresa tenha um budget (orçamento) de R$30.000 por ano. Isso significa, R$2.500 mensais.

Ao final do sexto mês, foi identificado que o setor já havia gasto R$17.500, ou seja, R$2.500 a mais do que deveria ter sido gasto até o momento, levando em conta a previsão inicial de gastos.

Logo, será necessário realizar um ajuste no orçamento que havia sido criado. A esse ajuste damos o nome de forecast. 

Neste caso, como já se gastou R$17.500 dos R$30.000 previstos, isso significa que os R$12.500 que sobraram deverão ser divididos pelos 6 meses restantes, diminuindo o valor mensal para R$2.083. Essa regulagem é o forecast.

Leia mais em: O que é forecast de vendas, o condutor dos processos comerciais?

Assim, chegamos a conclusão de que a diferença entre budget e forecast está no fato de que o primeiro é o orçamento definido para um projeto, setor ou período. Logo, o budget funciona como um plano orçamentário para a empresa. Já o forecast é o ajuste necessário realizado sobre o budget inicialmente definido. Essa regulagem pode ter muitos motivos e precisa ser gerenciada de perto para evitar prejuízos e problemas financeiros. 

Para que servem budget e forecast na prática?

A gestão orçamentária deve ser constantemente discutida entre os setores e os diretores da empresa, para que os investimentos sejam realizados corretamente, evitando prejuízos para o caixa da organização ou a falta de capital para alguma ação com bom potencial de retorno. 

Uma pesquisa da KPMG, feita com várias empresas de setores e segmentos distintos a respeito do processo orçamentário, traz alguns pontos interessantes sobre os conceitos que estamos trabalhando aqui. 

Por exemplo, segundo o estudo, quando questionados sobre qual o principal motivo de se investir tempo e energia na gestão do budget, 53% das empresas responderam que ele é essencial para garantir a execução do planejamento estratégico financeiro.

Os outros 47% que responderam a pesquisa destacaram outros motivos igualmente relevantes como:

  • medir a performance da organização,
  • assegurar o controle financeiro,
  • fornecer apoio na tomada de decisão,
  • auxiliar na estratégia de precificação.

Com isso em mente, fica mais fácil entender porque é importante definir e gerir o budget de cada ação e setor do negócio, não é mesmo?

Como fazer forecast e budget?

Segundo a mesma pesquisa da KPMG, 95% das empresas relataram que desenvolvem o  budget e forecast  de maneira tradicional, ou seja:

  • listando despesas e receitas,
  • fazendo o acompanhamento dos resultados de tempos em tempos.

Geralmente, esse método deixa a gestão dos gastos e do budget concentrados em uma única pessoa, o que tem prós e contras. 

Por um lado, agiliza a tomada das decisões e exime funcionários mais inseguros de autorizar gastos sem ter certeza do que está fazendo. Por outro lado, quando apenas uma pessoa controla o orçamento existe um risco muito grande de erros. Além disso, esse profissional precisa estar sempre disponível para gerir o budget quando for solicitado, o que engessa todo o processo. 

Essa é uma das razões pela qual a tecnologia vem se tornando uma realidade também para gestão de budget e forecast, nas empresas. 

O CRM PipeRun permite que você faça uma gestão muito eficiente do orçamento da empresa, a partir do módulo Forecast no PipeRun, que permite um controle efetivo do quanto a empresa tem a receber, qual é a previsão e o quanto dela está sendo concretizado.

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Quer aprender mais sobre a ferramenta? Então acesse nosso artigo, “CRM: o que é CRM e como ele ajuda sua empresa a vender mais”.

Boas vendas!

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