O que é CRM e para que serve? Tipos, benefícios e muito mais

Você sabe o que é um CRM e como ele pode transformar a maneira como sua empresa faz a gestão do relacionamento com os clientes? 

Em termos simples, podemos definir o CRM como uma ferramenta criada com o propósito de otimizar os processos de marketing e vendas e melhorar a satisfação dos clientes.

Na prática, um CRM inteligente permite que sua equipe acompanhe todas as interações com os clientes e prospects em um único lugar, entenda melhor suas necessidades e ofereça um atendimento cada vez mais personalizado. 

Com isso, todo o time passa a trabalhar de forma mais organizada e com foco total em gerar uma experiência realmente satisfatória para a base.

Isso significa que entender o conceito de CRM e saber como utilizá-lo no dia a dia pode fazer toda a diferença nos seus resultados.

Quer entender melhor como aproveitar ao máximo as vantagens desse sistema? 

Nesse guia, vamos te explicar em detalhes o que é CRM, os diferentes tipos disponíveis no mercado e os benefícios que ele pode trazer para o seu negócio. 

Continue a seguir e aproveite a leitura!

O que é CRM?

A palavra CRM significa Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português.

No entanto, quando o assunto é tecnologia e ferramentas, estamos nos referindo a um sistema que reúne e organiza todas as informações sobre os clientes e prospects em um único lugar. 

Como comentamos acima, seu principal objetivo é melhorar a interação entre as empresas e seus clientes para, a partir disso, iniciar o processo de coleta e análise de dados sobre suas preferências e comportamentos.

Em resumo, o CRM permite a centralização de dados como histórico de compras, preferências de contato e feedbacks, para que toda a equipe de vendas e atendimento tenha acesso rápido e fácil a essas informações. 

Dessa maneira, é possível oferecer um serviço mais personalizado e criar relacionamentos.

Precisamos lembrar que, hoje em dia, existem diferentes tipos de CRM, cada um com funcionalidades específicas para atender às necessidades de diferentes negócios. 

Porém, em sua essência, essa ferramenta serve para fortalecer o relacionamento com o cliente e proporcionar uma experiência mais satisfatória ao longo de toda a jornada de compra.

O que é CRM de marketing?

O sistema de CRM de marketing também pode ser chamado de plataforma de automação de marketing.

Ele está voltado para os processos de atração e nutrição de potenciais clientes (os chamados leads). E apoia o processo de inbound marketing.

Nas empresas, é uma boa prática que ele esteja integrado ao CRM de Vendas.

Assim, a passagem de bastão de lead ocorre de forma ágil, sem que os leads esfriem.

Algumas funcionalidades do CRM de marketing que são básicas:

• publicação de posts em redes sociais;
• campanhas de email marketing;
• pontuação e automação de lead scoring;
• relatórios e dashboards;
• integração com CRM de Vendas, etc

O que é CRM de Vendas?

Antes de mais nada, se estamos falando sobre o que é CRM de Vendas, estamos falando de tecnologia. Mais precisamente de um software, um sistema de vendas.

O objetivo principal do CRM de Vendas é a qualidade da relação com o cliente em potencial e o cliente atual.

Mas, como isso ocorre?

Através de dados e informações de cada cliente que estão centralizadas no software. Contato, histórico de compras, histórico de interações, necessidades, perfil de quem toma as decisões…

Tudo fica registrado em um só lugar. Como resultado, as equipes de vendas têm muito mais precisão e agilidade na hora de uma abordagem.

Portanto, a gestão de vendas e de todos esses dados se dá por meio de um sistema de CRM de Vendas.

Em suma, o software serve para, além de armazenar as informações, automatizar e agilizar todos os contatos.

É também uma plataforma crucial para a captação de clientes novos para o negócio. Por conseguinte, isso deixa a negociação com esses leads mais assertiva.

Além disso, é possível extrair relatórios e ter insights valiosos que irão aprimorar o processo de vendas. Consequentemente, aumentar a satisfação e o valor gerado aos clientes.

Então, em resumo, CRM de Vendas é um sistema que ajuda as empresas a vender mais, melhor e em menos tempo.

Qual a diferença entre estratégia de CRM e sistema de CRM?

No mundo dos negócios, muitas pessoas confundem a estratégia de CRM com o sistema de CRM. 

Mesmo que estejam relacionados, é importante entender que são conceitos diferentes que se complementam.

Para começar, a estratégia de CRM refere-se ao plano que uma empresa desenvolve para gerenciar e melhorar seus relacionamentos com os clientes. 

Por isso, envolve práticas e processos voltados para entender melhor os clientes, identificar suas necessidades e oferecer um atendimento personalizado. 

Nesse caso, podemos dizer que esse tipo de estratégia foca no alinhamento dos objetivos da empresa com as expectativas dos clientes, buscando construir relações de longo prazo e aumentar a satisfação.

Por outro lado, o sistema de CRM é a ferramenta tecnológica que apoia essa estratégia. 

É o software que coleta, organiza e analisa os dados dos clientes para que as equipes de vendas e atendimento consigam acessar informações relevantes de forma centralizada.

Isso significa que o sistema de CRM facilita a implementação da estratégia, fornecendo dados precisos e atualizados que ajudam a tomar decisões mais seguras.

Resumindo: a estratégia de CRM é o plano de ação que uma empresa adota para melhorar seus relacionamentos com os clientes, enquanto o sistema de CRM é a ferramenta que possibilita a execução dessa estratégia de maneira prática.

Qual a importância do CRM?

Com a modernização dos processos de marketing e vendas, o CRM ganhou uma importância que vai muito além de apenas organizar contatos.

Na realidade, ele atua como um sistema que organiza as tarefas diárias e torna o trabalho mais eficiente para todos que fazem uso de seus recursos.

Ou seja, ao invés de depender apenas da memória ou de informações espalhadas por diferentes sistemas, o CRM garante uma visão detalhada das interações com os clientes para um acompanhamento mais preciso.

Por centralizar todas as informações em um único lugar, a ferramenta também facilita a tomada de decisões, que passam a ser baseadas em dados concretos.

Inclusive, esses dados podem vir de diversas fontes, como do histórico de compras, preferências e feedbacks dos próprios clientes.

Com eles, as empresas podem desenvolver estratégias mais eficazes e ajustadas às necessidades do público em questão. 

Lembrando que uma abordagem baseada em dados ainda melhora o atendimento, facilita a identificação de oportunidades de vendas e fortalece os relacionamentos.

Além disso, o CRM se torna a “fonte da verdade” para todas as informações relacionadas ao relacionamento com o cliente. 

Assim, todas as áreas da companhia, desde vendas até atendimento ao cliente, podem ter acesso a informações atualizadas.

Como funciona a ferramenta CRM?

A ferramenta CRM é indispensável para empresas que desejam gerenciar melhor suas interações com clientes. 

Isso porque, com suas diferentes funcionalidades, o CRM centraliza dados, automatiza processos e melhora a comunicação. 

Quer entender melhor como isso acontece? Abaixo, vamos explorar como essas funcionalidades contribuem para uma gestão mais eficiente. 

Armazenamento e centralização de dados de clientes e empresas

Conforme mencionamos anteriormente, a ferramenta CRM atua como a “fonte única da verdade”, reunindo todas as informações essenciais sobre clientes e oportunidades em um único lugar. 

Com o CRM, é possível armazenar dados como CNPJ, CPF, endereço, e-mail, telefone, WhatsApp, CEP, capital social, razão social, representantes legais e funcionários. 

Já que tudo é centralizado, as áreas que fazem uso da ferramenta conseguem ter acesso rápido a todas as informações que necessitam, seja para qualificar melhor os leads, criar campanhas mais assertivas ou fechar negócios.

Além disso, a ferramenta ainda permite que todos na organização tenham acesso a dados precisos, evitando duplicidades e erros.

Portanto, mesmo que indiretamente, ajuda a melhorar a colaboração entre equipes e agilizar o atendimento ao cliente.

Templates de emails, contratos e propostas

Outra funcionalidade de um bom CRM é oferecer um ambiente para a criação de e-mails personalizados para diversos tipos de comunicação, com a inclusão de assinaturas, logotipo da empresa, links úteis e outros elementos.

O melhor de tudo é que o CRM também permite criar templates para o envio de propostas e contratos, mudando apenas algumas variáveis como nome do cliente, nome da empresa, dados sensíveis (CPF, CNPJ), valores, produtos e datas. 

Essa funcionalidade economiza tempo, padroniza a comunicação e garante que todos os documentos sigam o mesmo formato e conteúdo. 

Leia também: CRM para corretoras de seguros: GUIA com recursos e benefícios

Automações

Você sabia que o CRM automatiza diversas ações burocráticas para tornar o time de vendas ainda mais estratégico?

Com seus recursos de automação, o sistema otimiza muitas tarefas mecânicas, como criar atividades, integrar informações, mandar e-mails, enviar SMS e disparar mensagens de WhatsApp.

A automação elimina a necessidade de realizar cada uma dessas ações manualmente, liberando mais tempo para que a equipe de vendas se concentre em atividades estratégicas e de maior valor. 

E não podemos esquecer de mencionar que a integração com contas de holding e outras plataformas de negócios também é facilitada pelo CRM, já que centraliza todas as operações e otimiza o fluxo de trabalho.

Leia também: Automação de vendas: o que é? Veja como aumentar seus resultados

Acompanhar interações e comunicações

Como você já sabe, o CRM centraliza todas as interações e comunicações com clientes e prospects, gerando uma visão completa e integrada do relacionamento. 

Ou seja, e-mails enviados (incluindo tracking para saber se foram abertos), SMS, mensagens de WhatsApp e ligações via VoIP ficam armazenados dentro de cada oportunidade para facilitar o acompanhamento do histórico de interações.

Além do mais, um registro detalhado ainda pode gerar muitos insumos para personalizar a comunicação e, com isso, melhor experiência do cliente.

Análise de dados e relatórios

Quem acredita que o CRM só é útil para aprimorar processos, está enganado.

Afinal, um bom CRM pode facilitar suas análises de dados, gerar relatórios diversificados e simplificar a gestão do processo de pós-venda e da carteira de clientes. 

Esses relatórios detalhados, por exemplo, ajudam a identificar tendências, monitorar o desempenho das equipes e ainda ajustar as estratégias conforme necessário. 

Outro ponto é que, fazendo uma gestão do processo de pós-venda, você assegura que todos os clientes e prospects recebam o suporte necessário.

Em resumo, a ferramenta aumenta a satisfação e facilita a tomada de decisões baseadas em informações concretas, seja para identificar áreas de melhoria ou oportunidades de crescimento.

Quais são os tipos de CRM?

Como introduzimos nos tópicos acima, existem diferentes tipos de sistemas que atendem a diversas necessidades e objetivos: CRM por função (operacional, analítico, colaborativo e estratégico) e CRM por característica (local ou cloud). 

Pensando em te ajudar a escolher o melhor, explicamos as principais classificações de CRM e suas principais características. Vamos conferir?

Por função

Podemos separar em 4 os tipos de CRM e suas aplicações.

São eles:

• CRM Operacional;
• CRM Analítico;
• CRM Colaborativo;
• CRM Estratégico.

Confira cada um deles:

CRM Operacional

CRM Operacional é responsável por tudo o que envolve a captação de informações e dados necessários ao CRM Analítico.

Em outras palavras, é através do CRM Operacional que serão criadas as formas de contato com o cliente.

Por exemplo, é aqui que são analisados e criados os canais de vendas.

É o CRM Operacional que permite recolher o feedback dos clientes, processá-los e encaminhá-los ao CRM Analítico.

CRM Analítico

O CRM Analítico é responsável pela análise de dados e informações dos clientes. Seu principal objetivo é examinar e utilizar todos os dados de clientes e de vendas.

Com o CRM Analítico é possível identificar características distintas de clientes e criar segmentos dos mesmos.

Isso permite melhorar as campanhas de geração de leads para que sejam mais assertivas e que atingem o público certo.

CRM Colaborativo

Quando tratamos dos resultados obtidos pelo CRM Operacional, analisados pelo CRM Analítico, temos o CRM Colaborativo.

A partir dele as equipes conseguem colocar em prática todo o conhecimento obtido em interações e dados prévios do cliente.

Fazem parte do CRM Colaborativo todos os canais e pontos de contato do cliente com a empresa.

CRM Estratégico

É por meio do CRM Estratégico que objetivos, focos e metas são traçadas dentro do processo de vendas. Dentro dele são lançadas as bases para o contato com o cliente.

Ou seja, com o CRM Estratégico as empresas estudam e entendem o mercado, os competidores e seu próprio negócio.

Em suma, ele colabora na busca pelas forças e fraquezas de uma empresa. E também mapeia as oportunidades de mercado e ameaças do ambiente em que ela está inserida.

Por característica

Os sistemas de CRM podem ser implementados de duas formas principais: localmente (on-premise) ou na nuvem (cloud). 

Vamos entender melhor quais são as diferenças e qual é o tipo mais vantajoso nos dias de hoje? 

CRM local

O CRM local é uma solução que a própria empresa hospeda em seus servidores. 

Esse tipo de CRM oferece maior controle sobre os dados e a segurança, já que toda sua infraestrutura é gerida internamente. 

Empresas com políticas rigorosas de segurança ou requisitos específicos de personalização, por exemplo, geralmente preferem essa opção. 

No entanto, a implementação pode demandar grandes investimentos em hardware e manutenção, o que torna essa opção inviável para pequenos e até mesmo médios negócios.

Além do mais, é necessário contar com uma equipe de TI dedicada para gerenciar e atualizar o sistema constantemente.

A flexibilidade para integrar com outros sistemas também pode ser um diferencial, dependendo das necessidades da organização.

CRM Cloud

O CRM Cloud, também conhecido como CRM na nuvem ou CRM online, é uma solução hospedada em servidores externos acessíveis via internet. 

Essa modalidade permite que as empresas acessem os dados de qualquer lugar, a qualquer momento, proporcionando flexibilidade e mobilidade para todo o time.

Nesse caso, a implementação tende a ser mais rápida e econômica, pois não exige investimentos em infraestrutura própria. 

E o melhor de tudo é que as atualizações e a manutenção ficam a cargo do provedor do serviço, o que reduz a necessidade de uma equipe de TI interna dedicada a isso.

Ao contrário da primeira opção, pequenas e médias empresas costumam optar pelo CRM na nuvem devido à sua escalabilidade e facilidade de uso.

Sem falar que a segurança dos dados é garantida por padrões rigorosos de proteção e backup oferecidos pelo fornecedor do CRM.

Leia também: CRM para financeiras: o que é, recursos, benefícios e como escolher

Por que as empresas precisam de um software CRM?

A necessidade de um software CRM nas empresas vai além de simples organização. 

Conforme comentamos, ele conta com uma série de recursos que otimizam processos e melhoram a eficiência das equipes.

Para te ajudar a entender, compartilhamos abaixo suas principais vantagens. Confira! 

Organizar o processo comercial

Organizar para vender melhor é um conceito que se aplica perfeitamente ao CRM. 

Isso porque, centralizando todas as informações em um único lugar, sua empresa consegue ter um controle maior de todo o processo comercial. 

Essa organização, por sua vez, ajuda no controle de todas as etapas e facilita a gestão e o entendimento dos pontos fortes e fracos. 

Com isso, fica mais fácil identificar oportunidades de melhoria e analisar a performance dos produtos/serviços e da equipe. 

Como resultado, essa organização contribui para um fluxo de trabalho mais claro e menos propenso a erros.

Aumentar a retenção de clientes

Reter clientes e mantê-los na base é crucial para o sucesso e crescimento de qualquer negócio. 

Inclusive, uma pesquisa realizada pela Bain & Company mostrou que um aumento de 5% na retenção de clientes pode aumentar os lucros em 25% a 95% .

A boa notícia é que o CRM facilita essa tarefa, pois oferece dados que podem ser usados para lançar novos produtos e serviços, melhorar a comunicação e personalizar o atendimento.

É exatamente por esse motivo que empresas que utilizam CRM conseguem entender melhor as necessidades dos clientes e respondê-la de forma mais adequada. 

Vender mais e melhor

Com o CRM, o vendedor não desperdiça seu tempo acessando diversas ferramentas ao mesmo tempo, como planilhas, calendários e plataformas de automação de marketing.

Na verdade, como o sistema centraliza informações e pode ser integrado com outros, é possível obter dados de forma muito mais rápida e inteligente. 

Dessa forma, a equipe tem mais tempo para focar no que faz de melhor: vender.

Você sabia? Um relatório da Nucleus Research indicou que para cada dólar investido em CRM, as empresas podem esperar um retorno de $8,71 .

Embora o relatório faça referência a um valor em dólar, essa realidade também se aplica ao Brasil.

Melhorar a tomada de decisão

Um estudo da Forrester Research mostrou que empresas que adotam CRM podem melhorar suas capacidades de tomada de decisão com insights baseados em dados, resultando em um aumento de até 30% na receita.

Utilizando o sistema, você e sua equipe podem ter acesso a uma grande quantidade de dados estruturados sobre clientes e leads. 

Essas informações permitem uma análise aprofundada do comportamento do cliente, tendências de mercado e eficácia das campanhas de marketing. 

Sem falar que, com o CRM, os pré-vendedores conseguem aplicar metodologias de vendas (como SPIN e BANT) para avaliar se o lead está maduro o suficiente para avançar para o vendedor. 

Já o vendedor, consultando todas as informações do lead (histórico de interações, dúvidas, dores), pode tomar a melhor decisão em termos de ofertas, preços e prazos.

Leia também: CRM para consultorias: o que é, benefícios e como escolher?

Automatizar processos e aumentar eficiência

De acordo com a Aberdeen Group, as empresas que utilizam CRM relatam uma melhoria de 32% na eficiência do processo de vendas.

Sabe porque isso acontece? A resposta é simples: a automação de tarefas burocráticas permite que o time foque no principal, que é atender bem os clientes. 

Com mais tempo para serem consultivos, os vendedores podem realizar reuniões mais estratégicas e, claro, conduzir o processo comercial da melhor maneira possível.

Aprimorar as estratégias de marketing

Segundo a HubSpot, o uso de CRM pode aumentar a precisão do marketing, resultando em campanhas mais bem direcionadas e personalizadas, com um aumento de até 41% na taxa de conversão de leads.

Graças aos relatórios do CRM, você e sua equipe podem identificar quais produtos vendem mais, quais canais de aquisição trazem os melhores clientes, quais anúncios funcionam melhor e outras informações úteis para direcionar esforços e orçamento de marketing de forma mais inteligente.

Entender porque a empresa perde oportunidades

Um bom CRM permite acompanhar a performance comercial e dos usuários e identificar os motivos para a perda de negócios. 

Nesse sentido, seus relatórios detalhados ajudam a visualizar oportunidades perdidas, taxas de conversão e outros dados importantes. 

Desse modo, a equipe pode estudar formas de evitar esses motivos de perda e atender de forma mais assertiva na hora de fechar novos negócios.

Redução de custos

A Invesp reportou que o CRM pode reduzir os custos operacionais, especialmente na área de suporte ao cliente, em até 27% .

Com a implementação de um CRM, o tempo que o vendedor gasta em tarefas como copiar e colar propostas e redigir e-mails e contratos pode ser dedicado a vendas e reuniões de valor. 

Eliminando determinadas tarefas, ele consegue fazer mais demonstrações em um dia e estudar melhor os clientes e prospects — o que também pode aumentar a produtividade e reduzir custos operacionais.

Melhorar a colaboração interna

O CRM não compete com o vendedor, mas simplifica o dia a dia, centralizando as operações e tirando tarefas burocráticas das mãos deles. 

Assim, como comentamos acima, ele ganha tempo e recursos para entender as necessidades do cliente, ser consultivo e vender mais e melhor.

Como resultado de tudo isso, o time não precisa disputar clientes, pois tudo pode ser dividido conforme a especialidade de cada vendedor, seja especialista em um determinado produto, em um ticket médio mais alto, ou em uma região específica. 

É por esse motivo que, segundo pesquisa da Salesforce, 56% das empresas que usam CRM percebem uma melhoria significativa na colaboração entre equipes.

Como saber se minha empresa precisa de um CRM?

Sua empresa precisa de um sistema de vendas se:

• Você não enxerga as suas oportunidades de vendas nem as da sua equipe;
• Ausência de informações de seus clientes centralizadas;
• Não consegue acompanhar os resultados dia após dia, semana após semana…;
• As principais ferramentas do processo de vendas não estão integradas;
• Tem dificuldade na geração de leads e fazer com que o cliente se interesse em comprar;
• Gasta muito para conquistar clientes;
• Dificuldade em reter os clientes depois da venda;
• Gasta muito tempo copiando e colando emails, propostas e mensagens;
• Impossibilidade de medir o desempenho da equipe de vendas;
• Não sabe porque não consegue vender mais.

CRM para pequenas empresas

Engana-se quem pensa que a tecnologia de um software de vendas é somente para grandes negócios. Um CRM para pequenas empresas é aliado estratégico.

Ou seja, ele organiza processos, aumenta a produtividade e identifica oportunidades de vendas. É também a maneira mais eficiente de entender melhor os resultados.

Afinal, com dados e informações centralizadas e completas as empresas podem elevar suas vendas.

Sem dúvida, com organização de processos, máxima produtividade da equipe e foco nas oportunidades certas, sua empresa vai crescer de maneira sustentável e inteligente!

CRM e as etapas do funil

Você está familiarizado com o termo funil de vendas? Funil, ou pipeline, é a representação de todo o caminho que um lead percorre até virar cliente.

Ou seja, desde a conversão até o fechamento do negócio.

Há muitas vezes uma confusão quanto às etapas do funil de vendas. De forma geral, ele é dividido em 3 estágios:

• Topo de Funil (ToFu);
• Meio de Funil (MoFu);
• Fundo de Funil (BoFu).

Mas, por estarmos falando sobre CRM e funil, precisamos abordar o funil do modelo inside sales.

Em outras palavras, é o modelo onde as empresas vendem com equipes internas, dentro do próprio escritório.

As etapas do funil de vendas inside sales

Claro que cada empresa tem seu processo de vendas e suas peculiaridades dentro dele.

Por exemplo, uma empresa provedora de internet e telefonia é diferente de uma agência de publicidade.

Contudo, de modo geral é comum que um funil de vendas inside sales, dentro da plataforma, tenha etapas como:

• Prospecção/Captação. É onde o lead ingressa oriundo de ações do marketing ou do próprio time comercial;
• Qualificação. Quando a equipe aborda o lead para saber se ele tem condições e interesse de comprar;
• Apresentação. A hora que seu time demonstra o produto ou serviço ao cliente em potencial;
• Negociação. Quando o cliente analisa a proposta enviada (e possivelmente está comparando com a concorrência);
• Fechamento. Última etapa em que a oportunidade será ganha ou perdida.

Sistema com múltiplos funis

Um bom software de vendas permite que sua empresa crie diversos tipos de funil para otimizar ainda mais o processo de vendas.

Tenha funis de:

• marketing;
• pré-vendas;
• vendas;
• contratos;
• customer success (onboarding);
• customer success (ongoing).

Quais são as principais ferramentas do CRM de Vendas?

Como você deve imaginar, o software de CRM possui inúmeras funções, incluindo cadastro de clientes, histórico de atividades e controle de resultados.

Para te ajudar a entender melhor como um CRM pode impactar o seu dia a dia, compartilhamos abaixo algumas de suas principais funções.

Lembrando que, esse tipo de ferramenta também conta com diversas outras funcionalidades. Para conhecer todas elas a fundo, recomendamos fazer um teste gratuito!

Vamos para as principais?  

Cadastro de clientes

Se você mantém seu cadastro de clientes em planilhas ou simplesmente não o faz, saiba que o software de CRM pode ser seu grande aliado nessa tarefa. 

Além de permitir o acompanhamento das oportunidades, o CRM também reúne todos os dados-chave de seus clientes em um único lugar. Assim, você e sua equipe podem acessá-los sempre que precisarem. 

Como os dados são armazenados na nuvem, basta um dispositivo conectado à internet para ter acesso ao cadastro completo!

Lembrando que, com um CRM, você evita erros de compartilhamento e problemas relacionados à segurança dos dados. 

Histórico de atividades com o cliente

A melhor maneira de acompanhar todas as interações que sua equipe teve com seus clientes ao longo do tempo é utilizando um software de CRM.

Essa ferramenta oferece informações detalhadas sobre cada interação realizada, desde o primeiro contato, até o pós-venda. 

Com essas informações em mãos, você pode conhecer melhor o perfil de seus clientes, entender o tempo médio que demoram em cada interação e é, claro, investir em ações mais certeiras.

Cronograma de atividades

Se você costuma alimentar uma lista de atividades no Excel para distribuí-las entre os membros da sua equipe, saiba que um software de CRM pode facilitar (e muito) a sua rotina. 

Por exemplo, o PipeRun permite que você crie novas atividades e gerencie as planejadas, atrasadas ou concluídas. 

A plataforma também oferece uma visualização completa, onde você pode selecionar períodos específicos, responsáveis pelas atividades, status e muito mais. 

No vídeo abaixo, mostramos como é fácil fazer essa gestão: 

Controle de resultados

Controlar os resultados de suas ações é crucial para ter certeza que estão sendo, de fato, efetivas. 

Mas, para fazer isso de maneira prática, você precisa contar com o apoio de um software de CRM. 

Isso porque, um bom CRM disponibiliza relatórios sobre todos os funis, oportunidades e membros do time. 

Esses relatórios podem te ajudar a aplicar melhorias nos processos, aprimorar campanhas e estratégias, acompanhar a performance da equipe e tomar melhores decisões. 

Sem falar, é claro, da facilidade em extrair e analisar os relatórios! 

Funil de vendas

Um software CRM também possibilita a gestão completa do funil de vendas, por onde é possível acompanhar o andamento das oportunidades.

Essa visão geral pode te dar base para construir estratégias mais alinhadas com as etapas em que seus leads se encontram.

No PipeRun, sua empresa pode cadastrar diferentes tipos de funis, como de marketing, pré-vendas, vendas, contratos, pedidos, dentre outros.

Como preparar a equipe comercial para usar o CRM de Vendas?

Preparar a equipe comercial para usar um CRM de Vendas é uma tarefa que demanda planejamento e, principalmente, organização. 

O primeiro passo é avaliar as necessidades da empresa e escolher uma solução que atenda a elas, considerando o quanto você deseja expandir.

Organizar e estruturar o processo de vendas com o CRM mais adequado também é muito importante. 

Para isso, recomendamos separar e estruturar os dados que serão incluídos na ferramenta, lembrando sempre de explicar a importância do CRM para a equipe. 

Em seguida, você deve integrar o sistema com as ferramentas que o time já utiliza e, a partir daí, acompanhar os resultados. 

Outro ponto importante é lembrar a equipe que as vendas não aumenta automaticamente com o CRM. Na verdade, ele organiza todo o processo comercial e a interação com o cliente. 

Por esse motivo, todas as rotinas e processos da área devem ser seguidos à risca pelos colaboradores.

E como motivar a equipe a preencher o CRM?

Evite mudanças drásticas nas rotinas já existentes até que todos entendam como o CRM pode integrar essas rotinas. 

Nossa dica para facilitar essa adaptação é manter o processo objetivo e incentivar os vendedores a inserir dados atualizados na plataforma.

Ferramentas como o CRM PipeRun, por exemplo, registram automaticamente e-mails, ligações e mensagens de WhatsApp. Isso poupa tempo dos vendedores e torna o processo de implementação da ferramenta mais fluido.

No entanto, a liderança deve dar o exemplo, ou seja, adotar e incentivar o uso do CRM, além de mostrar à equipe seus benefícios práticos e diários.

Cases de sucesso de uso do CRM de Vendas

O uso do CRM de Vendas tem transformado a maneira como muitas empresas, tanto no Brasil quanto ao redor do mundo, gerenciam suas operações comerciais. 

Quer entender como? Então, conheça alguns casos de sucesso que separamos para você.

Contatus

A Contatus é uma empresa de tecnologia em mailing list que enfrentava alguns problemas centrais no seu processo de vendas. 

A seguir, descrevemos como a empresa organizou, centralizou e automatizou processos e cresceu 12% de vendas em apenas 1 mês.

A empresa

A Contatus, localizada em Florianópolis, é uma empresa especializada em tecnologia de mailing list, que oferece dados de pessoas físicas e jurídicas para fortalecer estratégias de marketing B2B. 

Em um determinado momento, a empresa identificou a necessidade de aprimorar a organização e aumentar a previsibilidade em seu processo de vendas.

Desafios

A Contatus enfrentava diversos desafios no seu processo de vendas, como:

• Ausência de um sistema de CRM, que dificultava a obtenção de uma visão clara e previsível das vendas;
• Processos comerciais dispersos, com informações críticas distribuídas em múltiplas ferramentas;
• Lead time estendido, com aumento do CAC, que prejudicava o atendimento eficaz de leads e clientes.

Solução

Para superar esses desafios, a Contatus adotou algumas soluções específicas: 

• Implementação do CRM PipeRun com suporte personalizado e materiais da PipeRun Academy;
• Criação de uma máquina de aquisição de clientes e organização do fluxo de entrada de leads;
• Uso de recursos de automação do CRM para acelerar o atendimento e o processo de vendas.

Resultado

Os resultados após a implementação do CRM PipeRun foram significativos:

• Redução no tempo de atendimento e lead time de novos clientes;
• Crescimento de 12% nas vendas já no primeiro mês de uso do CRM PipeRun;
• Gestão mais precisa e expansão da carteira de clientes com acompanhamento efetivo das metas de vendas.

O que diz o cliente

“Podemos garantir que em apenas um ano de uso conseguimos ampliar em 12% nossas vendas e aumentar nossa carteira de clientes de forma considerável”. 

market4u

A market4u, uma empresa de tecnologia e serviços para condomínios, também transformou sua operação com uma escolha simples.

A empresa

A market4u é uma empresa que fornece tecnologia e serviços especializados para condomínios. 

Com a decisão de implementar um CRM de Vendas, a empresa conseguiu revolucionar seus processos internos e melhorar significativamente seus resultados.

Desafios

Antes de adotar a solução que mudaria totalmente o jogo, a market4u enfrentava grandes desafios, como:

• Falta de um processo comercial e de sucesso do cliente bem estruturados;
• Dependência de um CRM de vendas estrangeiro, que não atendia às necessidades específicas da empresa e tinha um custo elevado devido à variação do dólar.

Solução

Para superar esses desafios, a market4u decidir investir em algumas frentes:

• Criação de funis específicos para cada área de negócio dentro da empresa;
• Implementação de automações para a transição entre etapas e cadência dos funis;
• Desenvolvimento de relatórios detalhados para monitorar a performance e os resultados.

Resultado

Os resultados após a implementação do novo CRM foram notáveis: redução significativa no lead time, de 60 para apenas 27 dias, totalizando uma melhoria de 55%.

O que diz o cliente

“O CRM PipeRun ajudou demais a gente. Nós fomos de 30 lojas para mais de 1 mil lojas em menos de 1 ano”. 

O que é um CRM grátis?

Optar por um CRM grátis pode parecer uma solução atrativa, especialmente para empresas em fase inicial e que precisam otimizar custos.

Ele promete organizar processos e substituir planilhas de forma prática. No entanto, é essencial avaliar se essa escolha está alinhada com as ambições de crescimento do seu negócio.

Aqui estão os principais riscos e limitações que acompanham os CRMs gratuitos:

1. Armazenamento e gerenciamento de dados

O CRM grátis frequentemente limita o número de leads, cadastros e documentos armazenados. Essas restrições, embora pareçam inofensivas para empresas pequenas, tornam-se problemáticas à medida que o negócio cresce.

Além disso, é crucial cumprir a LGPD, garantindo a segurança e privacidade dos dados armazenados. Sem espaço suficiente, escalar suas vendas e melhorar o conhecimento do time se torna inviável.

2. Limite de funis

A maioria dos CRM gratuitos permite apenas um pipeline, insuficiente para gerenciar processos comerciais complexos.

É preciso configurar funis diferentes para pré-vendas, vendas, contratos e sucesso do cliente, garantindo etapas personalizadas para cada fase. Um único funil compromete o relacionamento com o cliente e dificulta a organização do fluxo de trabalho.

3. Falta de integrações

A integração com outras ferramentas, como plataformas de automação de marketing, é essencial para centralizar informações e otimizar processos.

CRMs grátis geralmente não possuem APIs abertas ou integrações nativas, forçando o uso de softwares intermediários caros e aumentando o risco de perda de dados.

4. Dificuldade em acelerar vendas

CRMs gratuitos carecem de recursos que agilizam negociações, como assinatura eletrônica, templates de contratos e automações. Esses elementos economizam tempo e garantem o timing ideal para conversões.

Por exemplo, a ausência de uma assinatura digital pode atrasar semanas em processos que poderiam ser resolvidos em minutos.

5. Relatórios básicos

Sem relatórios detalhados, é difícil analisar conversões, identificar gargalos ou entender os motivos de perdas.

Nesse sentido, um CRM grátis oferece apenas relatórios genéricos, comprometendo a gestão e dificultando melhorias no processo comercial. Dados precisos são essenciais para decisões estratégicas que encantem o cliente.

6. Suporte limitado

UM CRM gratuito raramente possui suporte dedicado. Problemas são resolvidos por conta própria ou com ajuda de comunidades online, sem garantia de eficiência.

Já CRMs robustos oferecem SLAs definidos e equipes preparadas para solucionar dúvidas e imprevistos, minimizando impactos no negócio.

7. Falta de foco no sucesso do cliente

Ao contrário de soluções pagas, CRMs gratuitos não priorizam o sucesso do cliente. A ausência de áreas proativas para orientar e capacitar usuários pode prejudicar diretamente suas operações. O resultado? Vendedores parados, clientes insatisfeitos e prejuízos acumulados.

O que é CRM WhatsApp?

O CRM WhatsApp refere-se à integração do sistema de CRM com o WhatsApp, que facilita a comunicação e a centralização das informações. 

Essa integração permite que sua empresa utilize o WhatsApp, uma das ferramentas de comunicação mais populares no Brasil, diretamente dentro do CRM — o que ajuda a melhorar a eficiência e a organização do processo de vendas e atendimento ao cliente.

No caso do CRM PipeRun, a integração com o WhatsApp ocorre de duas maneiras. A primeira é através da extensão para Google Chrome, PipeRun MAX. 

Com essa extensão, o usuário pode utilizar o PipeRun e o WhatsApp Web lado a lado, na mesma tela. 

Assim, fica fácil levar informações de uma plataforma para a outra de forma rápida, para um fluxo correto de informações e para centralizar os dados no CRM. 

Essa funcionalidade também agiliza o trabalho da equipe e melhora a gestão das interações com os clientes. Quer saber mais? Visite a página do PipeRun MAX.

A segunda maneira de integração é através do CXM de Atendimento, que possibilita configurar ações automáticas no CRM para disparar mensagens HSM no WhatsApp de leads e clientes. 

Com isso, você e sua equipe conseguem iniciar conversas, disparar lembretes sobre reuniões agendadas, enviar links de propostas ou contratos, fazer follow-ups, entre outros tipos de comunicação. 

Na prática, esse tipo de automação aumenta a eficiência da equipe e garante que todas as interações sejam registradas e gerenciadas de forma centralizada no sistema de CRM.

O que é um CRM com IA?

O setor de vendas está em constante evolução, portanto, empresas que querem se destacar precisam ir além das estratégias tradicionais de indicações e prospecção ativa. 

Hoje em dia, a integração da Inteligência Artificial (IA) ao CRM de Vendas abre um leque de possibilidades para otimizar processos, aumentar a produtividade do time e alcançar excelentes resultados em mercados de vendas complexas.

A combinação do CRM de Vendas PipeRun com o ChatGPT, por exemplo, pode transformar sua empresa em uma máquina de vendas de alta performance. 

Utilizando análises avançadas e insights acionáveis, essa integração proporciona gravações de ligações, que são automaticamente armazenadas e transcritas.

Esse recurso facilita a análise detalhada do vocabulário, tom de voz e outros aspectos críticos para identificar quando uma ligação pode resultar em sucesso de vendas.

Além do mais, a implementação de metodologias de vendas como SPIN e BANT dentro do CRM, aliada à pontuação inteligente das interações, permite uma avaliação mais precisa da qualidade dessas ligações. 

Por fim, dentro do CRM também é possível compartilhar feedbacks instantâneos para os vendedores após cada ligação.

Desse modo, fica mais fácil destacar pontos fortes e oportunidades de melhoria, além de estruturar treinamentos baseados nessas análises. 

Quais são os módulos do sistema CRM?

Os sistemas de CRM são compostos por diversos módulos que ajudam a gerenciar e otimizar diferentes aspectos do processo de vendas. 

Aqui estão os principais:

• Captação e Gestão de Leads (Sales Engage): esse módulo é essencial para a captação e qualificação de leads, além de facilitar o agendamento de reuniões com os vendedores;
• Kanban e Gestão de Vendas (Sales Manager): fundamental para a gestão do funil de vendas, esse módulo permite uma visualização clara e organizada das etapas de vendas;
• Automação de Vendas (Sales Automation): permite automatizar tarefas dentro de todos os funis do CRM, tornando o processo de vendas mais eficiente;
• Gestão de Propostas (CPQ Pricing): gerencia tabelas e catálogos de produtos para facilitar a criação e gestão de propostas comerciais;
• Assinatura Eletrônica de Documentos (CLM): módulo que possibilita enviar documentos online para assinatura eletrônica, agilizando processos que dependem de contratos assinados. 

E ainda:

• Módulos Especiais;
• Aplicativos e Extensões;
• API e Webhooks.

Como escolher o melhor software CRM de Vendas?

Escolher o melhor software CRM de Vendas requer uma análise cuidadosa de vários fatores. 

Para isso, comece estabelecendo critérios de corte e seleção desde o início, como orçamento, idioma da ferramenta e recursos indispensáveis.

Outro ponto importante é definir como cada equipe vai usar o CRM no dia a dia. Isso te ajudará a identificar as prioridades dos times durante a escolha. 

Além disso, selecionar ferramentas reconhecidas no mercado pode evitar muitos problemas futuros.

Porém, não deixe de testar as opções principais e tome a decisão final com base nas necessidades da empresa para ter certeza da melhor escolha possível. 

Pensando em te ajudar a fazer a melhor escolha, listamos e explicamos alguns critérios importantes a considerar durante seus testes! 

CRM Online

O CRM online, ou em nuvem, oferece vantagens que devem ser consideradas ao escolher um software CRM. 

Para começar, ele elimina a necessidade de investimentos pesados em infraestrutura local e licenças, e assim economiza recursos. 

E não pense que é só isso. Ele ainda proporciona mobilidade e disponibilidade, para que os dados sejam acessados de qualquer lugar a qualquer momento, o que é bastante útil para equipes de vendas que trabalham em campo. 

Na nuvem, a integridade e segurança dos dados também são garantidas, já que são armazenados em servidores protegidos.

A flexibilidade e escalabilidade do CRM online também são pontos importantes a se levar em conta. Afinal, permite que a ferramenta cresça conforme a necessidade da empresa.

Automação de tarefas

Durante sua busca, lembre-se de verificar se o CRM escolhido é capaz de automatizar todas as suas principais tarefas. 

Com esse tipo de funcionalidade, sua equipe de vendas poderá concentrar seus esforços nas atividades que realmente importam, ao invés de gastar tempo em tarefas repetitivas e manuais.

Com a automação de processos como follow-ups, envio de emails e atualização de dados, por exemplo, os vendedores terão mais tempo para se dedicar em gerar valor para o cliente e fechar novos negócios.

Integração com outras ferramentas

Você também precisa escolher um CRM que se integre a todas as suas principais ferramentas, como sistemas de e-mail ou automação de marketing. 

Isso é fundamental, pois garante que toda a empresa tenha uma solução completa.

Fazendo uso de CRM integrado, todos os departamentos podem compartilhar informações e trabalhar de forma mais eficiente.

Além disso, elimina a necessidade de alternar entre diferentes plataformas, o que economiza tempo e reduz a possibilidade de erros. 

Assinatura eletrônica de documentos

Se você está buscando um CRM inteligente para integrar suas operações, considere opções que oferecem modelos de assinatura eletrônica de documentos.

Por exemplo, o CRM PipeRun conta com dois modelos de assinatura eletrônica que aceleram o fechamento de vendas, evitam erros de redação, previnem extravios, reduzem custos, centralizam informações e tornam todo o processo mais seguro.

Esses módulos são nativos, ou seja, estão integrados ao CRM e não requerem custos adicionais para os clientes. São eles:

• Assinatura simples: utiliza hash proprietária (IP + email), realizada sem certificado digital;
• Assinatura com certificado digital: emitido pelo ICP-Brasil.

Lembrando que ambos os modelos possuem validade legal, mas a assinatura simples necessita de aceite pelas partes.

App mobile

Um bom CRM deve contar com um aplicativo simples e otimizado para facilitar a execução de atividades em campo e a geração de propostas e contratos. 

Algumas funcionalidades importantes incluem, por exemplo:

• Atividades geolocalizadas: com a opção de checkout das atividades integradas aos mapas, é possível acompanhar a rota em execução de cada vendedor e atualizar dados de localização de clientes;
• Prospecção ativa em campo: a partir de listas de empresas não atendidas, os vendedores podem selecionar e montar rotas por distância e localização para promover ativação de pontos de vendas;
• Checklist com formulários customizados: permite estruturar formulários com campos customizados, podendo fazer upload de fotos ou documentos, além de centralizar informações dos pontos de vendas ou atividades realizadas;
• Vendas porta a porta: opção de transcrição de áudio para finalizar tarefas e preencher anotações das atividades de vendas porta a porta, gerando também contratos com assinatura eletrônica.

Diversos recursos

Seu novo CRM deve ser completo e contar com uma grande variedade de recursos. 

Nesse caso, o CRM de Vendas PipeRun se destaca, por contar com todos os recursos necessários para fazer uma gestão comercial de forma eficiente. 

Alguns dos principais recursos incluem:

• Gestão de leads;
• Funil de vendas;
• Automação de tarefas;
• Gestão de propostas;
• Assinatura eletrônica;
• Gestão de atividades e tarefas;
• Dashboards personalizáveis;
• Integração com diversas ferramentas;
• Controle de pipeline;
• Relatórios detalhados;
• Suporte multicanal;

Quer saber mais? Descubra tudo sobre o CRM de Vendas da PipeRun.

Implantação humanizada e assistida

Na hora de contratar uma ferramenta, a implementação humanizada e assistida faz toda a diferença para agilizar o processo e gerar interesse no restante da equipe em adotar o uso.

Você sabia? A PipeRun oferece ainda uma consultoria de implantação de plataforma completa e pronta para auxiliar conforme cronograma, prazos e necessidades das empresas. 

O processo inclui:

• Até 5 dias: planejamento e cronograma do projeto;
• Até 10 dias: alinhamento de expectativas com usuários;
• Até 15 dias: garantia de integridade e migração de dados;
• Até 20 dias: homologação das integrações de captação de leads;
• Até 30 dias: treinamentos adequados e certificados;
• Até 45 dias: onboarding e Go Live no uso;
• Até 60 dias: acompanhamento na adoção de uso.

Por que escolher a PipeRun CRM de Vendas?

Escolher a PipeRun CRM de Vendas significa optar por uma solução completa e integrada, que oferece diversos recursos para otimizar a gestão comercial do seu negócio. 

Com funcionalidades avançadas, suporte técnico qualificado e serviços de consultoria especializados, a PipeRun é considerada uma das melhores opções do mercado. 

Quer conhecer os principais recursos técnicos e serviços oferecidos, e saber como testar a plataforma gratuitamente? Continue a leitura abaixo! 

Recursos técnicos do CRM de Vendas

O CRM de Vendas da PipeRun oferece diversos recursos técnicos que otimizam os processos comerciais. Alguns dos principais incluem:

• Geradores de scripts para botão de WhatsApp, ContactForm 7 e landing pages Unbounce;
• Integrações nativas, como central de integrações, parceiros integradores, integrações via Plugin Zapier e Pluga, e Plugin WordPress;
• Webservices e Webhooks, com Integrador de Json de entrada, mapeador de/para de Json entrada, mapeador de Layouts de saída e integrador de Json de saída;
• APIs avançadas que facilitam a customização e integração com outras ferramentas.

Serviços

A PipeRun também oferece alguns serviços para garantir que você obtenha o máximo da sua plataforma CRM. São eles: 

• Atendimento: suporte por telefone, ChatWeb e WhatsApp, base de conhecimento e vídeos da PipeRun Academy, comunidade de usuários e central de sugestões de melhoria de produtos. Tudo isso em português do Brasil;
• Consultorias: serviços de implantação – implementation success, desenvolvimento de projetos, serviços de horas de consultoria técnica e serviços de customer success.

Teste grátis

Gostou e quer descobrir na prática todas essas funcionalidades e serviços? Saiba que você pode testar o CRM PipeRun gratuitamente por um período de 14 dias. 

Essa é uma ótima oportunidade para conhecer todas as vantagens que o sistema pode oferecer à sua empresa. Não perca tempo e comece agora mesmo o seu trial gratuito! 

Conclusão

Sabemos que compartilhamos muitas informações ao longo desse artigo, mas se você chegou até aqui, aprendeu como escolher um CRM para otimizar as operações comerciais do seu negócio.

Lembrando que um bom CRM deve automatizar tarefas, se integrar com outras ferramentas e proporcionar mobilidade com um app mobile para que sua equipe comercial possa trabalhar de forma produtiva todos os dias.

Além disso, a ferramenta ainda precisa contar com algumas funcionalidades avançadas, como a assinatura eletrônica de documentos e uma grande variedade de integrações nativas que só um CRM robusto pode oferecer.

E não podemos deixar de lado a capacidade de automatizar processos e centralizar informações para melhorar a gestão interna e facilitar a tomada de decisões baseadas em dados precisos.

Então, agora que você já sabe como fazer a melhor escolha, não perca mais tempo! Afinal das contas, um CRM bem escolhido pode transformar sua dinâmica de vendas e impulsionar os resultados do seu negócio.

E aqui vai nosso recado final: continue acompanhando nosso blog para conferir mais dicas e estratégias sobre como melhorar suas operações comerciais. 

Até a próxima e sucesso!

FAQ – Perguntas Frequentes

O que é CRM e o que significa?

CRM significa Gestão de Relacionamento com o Cliente. Porém, também se refere ao sistema utilizado para gerenciar interações e relações de uma empresa com seus clientes e prospects.

O objetivo dessa ferramenta é melhorar o relacionamento com os clientes, para otimizar a gestão de contatos, vendas e serviços.

Quais são os 4 tipos de CRM?

Existem 4 tipos de CRM, que são:

• Operacional: foca na automação de processos de negócios, como vendas, marketing e atendimento ao cliente;
• Analítico: coleta e analisa dados dos clientes para fornecer insights;
• Colaborativo: facilita a comunicação entre diferentes departamentos da empresa;
• Estratégico: centrado no uso de informações sobre os clientes para desenvolver estratégias de longo prazo.

Como funciona o CRM na prática?

O CRM funciona integrando todas as informações de clientes em uma única plataforma. Ou seja, ele registra interações, gerencia dados de contato, automatiza tarefas administrativas e gera relatórios detalhados. 

Dessa forma, esse sistema permite que a equipe de vendas e atendimento tenha uma visão completa da base de clientes.

Quais os 3 pilares do CRM?

A estratégia do CRM é baseada em 3 pilares básicos:

• Tecnologia: ferramentas e sistemas que armazenam e analisam dados dos clientes;
• Processos: procedimentos que ajudam a gerenciar as interações com os clientes de forma eficiente;
• Pessoas: equipes que utilizam a tecnologia e seguem os processos para construir relacionamentos sólidos com os clientes.

Qual é o objetivo principal de um CRM?

O objetivo principal de um CRM é melhorar o relacionamento com os clientes, aumentando a satisfação e fidelidade. Isso é alcançado ao centralizar todas as informações dos clientes, permitindo uma visão unificada que facilita o atendimento personalizado e eficiente, resultando em melhores resultados de vendas e serviços.

Por que o CRM é importante?

O CRM é importante porque centraliza e organiza informações sobre clientes, para que a empresa compreenda melhor suas necessidades e comportamentos. Podemos dizer que a ferramenta melhora a comunicação e o atendimento, aumenta a eficiência das equipes de vendas e marketing, e ajuda a construir relacionamentos duradouros e lucrativos com os clientes.

Quais os benefícios de utilizar o CRM?

O sistema de CRM oferece diversos benefícios, especialmente: melhor organização e acesso aos dados dos clientes, automatização de tarefas repetitivas, aprimoramento do atendimento ao cliente, aumento da eficiência das equipes de vendas e marketing, e análise detalhada de dados para tomar decisões informadas.

Qual é o papel do CRM?

O papel do CRM é centralizar todas as informações e interações com os clientes em uma única plataforma. Essa centralização, por sua vez, facilita o gerenciamento de relacionamentos, melhora a comunicação interna, otimiza processos de vendas e marketing, e proporciona uma visão abrangente das necessidades e comportamentos dos clientes.

O que um CRM tem que ter?

Antes de escolher um bom CRM, leve em conta algumas possibilidades, como a gestão de contatos e histórico de interações, a automação de vendas e marketing, a geração de relatórios e análises detalhadas, a integração com outras ferramentas, funcionalidades de atendimento ao cliente e mobilidade com aplicativos móveis.