Cadastro de clientes: o que é, sua importância e como fazer

Cadastro de Clientes
Augusto Turcato
Augusto Turcato, especialista há 8 anos em marketing de conteúdo, faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.

Resumo do artigo:

O cadastro de clientes é o processo de captura e organização das informações-chave de quem já fez negócio com a sua empresa;

Manter esse cadastro atualizado é essencial para direcionar novas estratégias com foco em fidelização e atração de novos clientes;

Para organizar as informações de seus clientes em um único lugar, conte com o CRM PipeRun. Faça a gestão de dados de forma inteligente e tenha tudo organizado para aproveitar as melhores oportunidades

Você sabe o que é cadastro de clientes e como utilizá-lo para impulsionar seus resultados? 

Para manter um bom relacionamento com seus clientes atuais e estimulá-los a indicar sua empresa para mais pessoas, você precisa de uma boa estratégia.

Mas como traçar a melhor estratégia sem ao menos conhecer o perfil das pessoas que compram com você?

O cadastro de clientes não serve apenas para você chamar seu cliente pelo nome durante um atendimento. 

Essa ferramenta te garante a base necessária para fidelizar seus clientes, desenvolver novos produtos e ofertas, reduzir seus custos de aquisição e ainda prever receita. 

Se você não costuma fazer o cadastro de clientes ou está precisando de ajuda para organizar melhor o seu processo, continue com a gente para descobrir tudo sobre esse assunto. 

Confira abaixo o que é cadastro de clientes, sua importância, como fazê-lo da maneira correta e muito mais!

O que é cadastro de clientes? 

Em resumo, o cadastro de clientes trata-se de um processo que visa coletar e organizar, em um único local, os dados das pessoas que já fizeram negócio com você. 

Sendo assim, manter seu cadastro de clientes organizado e atualizado é crucial para construir um relacionamento próximo com eles, assim como fazer uma boa gestão das vendas e pós-venda. 

Imagine que você é o vendedor de uma loja e recebe um cliente à procura de uma blusa do tamanho PP. Após verificar no estoque, identifica que não tem essa numeração no momento. 

Ao cadastrar seu cliente na loja, você pode avisá-lo por telefone quando o produto chegar e ainda oferecer um desconto especial, se for sua primeira compra. 

Essa dinâmica não se aplica somente ao varejo. Qualquer empresa que busca aprimorar suas estratégias precisa fazer o cadastro de clientes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. 

No entanto, somente anotar as informações em um caderno ou em uma planilha qualquer não vai ter ajudar a fidelizar seus clientes e vender mais.  

Para que essas informações sejam utilizadas de forma estratégica, você deve centralizá-las em um local seguro.

Logo, explicaremos as boas práticas para fazer o cadastro de clientes! 

Por que fazer o cadastro de clientes? 

O cadastro de clientes é uma ferramenta essencial para todas as empresas que buscam fidelizar seus clientes e elevar suas vendas. 

Como falamos anteriormente, as informações contidas nele permitem entender melhor o perfil e as necessidades dos seus clientes. 

Pensando em te trazer mais clareza sobre sua importância, listamos abaixo 6 motivos para manter o cadastro de clientes sempre organizado e atualizado:

1. Permite um atendimento personalizado

Um atendimento mais humanizado e personalizado faz com que seu cliente se sinta único e não apenas mais um número para a empresa. 

Algumas informações do cadastro de clientes, como nome, data de aniversário, área de atuação, produtos que mais consome, dentre outras, te ajudam a compreender as necessidades do cliente para propor soluções mais efetivas.  

O resultado disso? Uma percepção de valor elevada por parte do cliente. 

2. Constrói um relacionamento de longo prazo

Construir um relacionamento duradouro com seus clientes é muito importante para que eles voltem a comprar com você e te indiquem para mais pessoas.

As ações de pós-venda são recomendadas para alcançar esse objetivo, pois estimulam o relacionamento a longo prazo e melhoram a experiência do consumidor

Para desenvolver essas ações, você pode utilizar informações do cadastro de clientes como base para entender o perfil de cada um e ainda rodar pesquisas de satisfação com os mais engajados. 

Lembre-se do recado de Philip Kotler: Conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais do que manter um atual. 

3. Ajuda sua empresa a se estabelecer no mundo digital

Ao aplicar esse tipo de cadastro, você descobre os principais interesses dos seus clientes e quais os canais de comunicação que mais utilizam no dia a dia. 

Essas informações são muito valiosas para desenvolver campanhas de marketing digital e se posicionar nas redes sociais. Afinal, sua empresa deve falar a língua de seus clientes e estar presente onde eles estão. 

4. Mantém seus clientes atualizados sobre novidades

Seus clientes fiéis com certeza gostam de receber novidades, dicas, ofertas e descontos exclusivos de sua empresa. 

Portanto, use as informações do cadastro, como nome, e-mail, número de WhatsApp e produtos de maior interesse para atualizá-los com novidades e conteúdos valiosos sobre seu nicho. 

Mas não se esqueça que, antes de enviar esse tipo de comunicação, seu cliente precisa ter autorizado no momento do cadastro.

5. Aumento do ticket médio por cliente

Quando as informações e preferências dos clientes são adicionadas ao cadastro de clientes, a empresa tem uma visão clara sobre o valor médio que costumam gastar, produtos mais consumidos e outros aspectos relacionados à compra.

Com essas informações, é possível oferecer produtos complementares aos seus clientes, aumentando assim o ticket médio das vendas. 

6. Melhora a eficiência do pós-venda

Com as informações de contato do seu cliente, sua equipe de pós-venda pode falar diretamente com ele para entender com mais precisão o que pensa sobre a empresa.

Ao mesmo tempo, entender se possui alguma dúvida e se o produto ou serviço adquirido realmente resolveu o seu problema. 

Este tipo de informação ajuda a desenvolver um serviço pós-venda eficiente e com foco na construção de relacionamentos. 

Mais benefícios de fazer o cadastro de clientes 

Em suma, alguns benefícios de fazer o cadastro de clientes podem ser resumidos como:

  • Facilidade no acesso aos dados do cliente por todos os departamentos que precisarem;
  • Conhecimento profundo sobre o cliente;
  • Personalização do atendimento;
  • Melhor aproveitamento dos clientes da base;
  • Aumento do ticket médio;
  • Melhores resultados em ações de cross selling, up selling e upgrade;
  • Aprimoramento dos canais de comunicação;
  • Melhora do suporte e atendimento às demandas dos clientes;
  • Reativação da base de clientes inativos;
  • Otimização dos processos de pós-venda;
  • Aumento da qualidade da experiência do cliente com a empresa;
  • Satisfação dos clientes elevada;
  • Maior retenção de consumidores na base. 

Como não fazer o cadastro de clientes?

É muito comum que algumas empresas, principalmente as menores, utilizem planilhas, documentos de texto e arquivos descentralizados para manter o cadastro de clientes. 

O Excel é um poderoso gerador de planilhas eletrônicas, mas armazenar dados importantes de clientes nesse tipo de ferramenta pode não ser a melhor opção.

Quando esses dados são acessados por mais de uma pessoa, as desvantagens aumentam!

Se você mantém as informações de seus clientes em uma planilha de Excel ou documento similar, veja abaixo alguns motivos para abandonar essas ferramentas. 

Cadastro de clientes via planilha

1. Não há controle de acesso

Nesses casos, as informações confidenciais dos seus clientes podem ser acessadas por qualquer um que tenha a senha do documento, pois os geradores de planilhas e textos não possuem um sistema de permissão sofisticado.

Além disso, se o criador da planilha se desligar da empresa e não deixar a senha, sua empresa perderá todos os dados.

2. Dificuldade na manutenção

Quando sua empresa começa a crescer e a quantidade de clientes aumenta de dezenas para centenas ou milhares, fazer a manutenção dos cadastros em uma planilha se torna uma tarefa praticamente impossível. 

Imagine ter que procurar centenas de nomes todas as semanas para atualizar os dados manualmente? Além de correr o risco de errar algum dado, você pode simplesmente esquecer de atualizá-los. 

3. Inconsistência

Por mais que todos os seus colaboradores saibam como preencher os campos da planilha do jeito adequado, pode acontecer de um ou outro errar na hora de adicionar os dados ou esquecer de utilizar o padrão combinado.

Uma acentuação em um lugar errado pode fazer com que as informações de um relatório se tornem inconsistentes. 

4. Descentralização

Uma planilha de Excel é fácil de ser copiada ou transmitida por diferentes canais de comunicação. 

Portanto, é muito provável que alguém faça uma cópia do arquivo para distribuí-lo em arquivos menores, impossibilitando o controle e o cruzamento dos dados. 

5. Falta de suporte

Esse tipo de recurso não oferece suporte técnico em casos de falhas e você ainda corre o risco de perder todas as informações de seus clientes, se algum problema acontecer. 

Em resumo, a responsabilidade de manter um cadastro de clientes em planilhas ou textos fica totalmente ligada a você. 

Como fazer o cadastro de clientes da forma certa? 

Agora que você conhece as vantagens de fazer o cadastro de clientes, confira abaixo alguns pontos para tirar o melhor proveito dessa prática.

1. Centralize as informações em um CRM 

Conforme explicamos no tópico anterior, ferramentas simples como planilhas de Excel e documentos de texto não são adequadas para manter seu cadastro de clientes, principalmente à medida que sua empresa cresce. 

Para ter segurança e consistência, você deve migrar para uma solução mais eficiente, como um software de CRM.

O CRM é um sistema que reúne todas as informações sobre seus clientes e leads em um só lugar.

Ele ajuda para inclusão de detalhes básicos como nome, endereço, e-mail e número de telefone, além de informações sobre canais de comunicação, histórico de contato, compras já realizadas, dentre outras.

Este software torna o cadastro mais fácil e ainda ajuda sua equipe de vendas e pós-venda a acompanhar a evolução das oportunidades em um pipeline visual e organizado, com relatórios em tempo real. 

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2. Tenha uma ficha de cadastro de clientes 

De nada adianta manter um bom sistema de CRM se o seu modelo de cadastro de clientes não possui os dados necessários para uma boa gestão. 

Abaixo, listamos as recomendações de campos para um cadastro de clientes eficiente. 

Lembrando que, você deve captar o máximo de informações possíveis, mas sem gerar incômodo no cliente durante o cadastro. 

Pessoa física

  • Nome e sobrenome
  • CPF
  • Endereço completo (rua, bairro, cidade, estado e CEP)
  • Aniversário
  • Profissão
  • Como conheceu a empresa/marca (canal de contato)
  • Telefones de contato com DDD
  • E-mail válido
  • Observações
  • Data do cadastro

Pessoa jurídica

  • Razão social
  • Nome fantasia
  • CNPJ
  • Endereço completo (rua, bairro, cidade, estado e CEP)
  • Atividade econômica
  • Inscrição municipal
  • Inscrição estadual
  • Data de fundação
  • Como conheceu a empresa/marca (canal de contato)
  • Quantidade de colaboradores
  • Nome completo do contato ou responsável pela empresa
  • Cargo
  • Telefones de contato com DDD
  • E-mail
  • Site
  • Observações
  • Data de cadastro

3. Mantenha sempre o cadastro de clientes atualizado

A proposta do cadastro de clientes é ter em mãos todas as informações atualizadas de cada cliente, para que possam ser usadas em um momento oportuno. 

Por isso, manter os registros atualizados é uma prática recomendada se você deseja aproveitar as informações do cadastro de maneira estratégica. 

Uma base atualizada permite que você segmente clientes da maneira correta e use isso para reativar consumidores inativos ou oferecer oportunidades de upgrade para aqueles que já estão obtendo bons resultados com as suas soluções. 

Uma base de contatos atualizada também ajuda o setor de customer success a oferecer apoio a cada cliente, considerando tudo o que foi feito, suas dificuldades e objetivos. Todas essas informações estão no cadastro do cliente.

4. A informação é poderosa

Qualquer informação transmitida pelo cliente é crucial!

Portanto, nossa dica é anotar todas as informações e interações da sua empresa com seu cliente, pois ele pode dar algumas dicas sobre suas preferências e interesses nos detalhes da conversa. 

Muitos não imaginam, mas pequenas informações podem fazer toda a diferença para o fechamento de uma venda. 

5. Nunca se esqueça de realizar o cadastro de clientes

Usar um CRM para o cadastro de clientes não é apenas criar um registro completo, mas trabalhar as informações a seu favor.

Os dados dos clientes ficarão lá, esperando para serem utilizados. Portanto, caberá a você, gestor, determinar com que frequência que os dados inseridos serão verificados e utilizados para desenvolver oportunidades de vendas e reativar clientes desengajados. 

Não se esqueça que informações sem estratégia são apenas informações. 

6. Integre o cadastro com plataformas de automação de marketing

Alinhar marketing e vendas é crucial para que um negócio alcance um crescimento consistente. 

Quando as duas equipes possuem acesso a ferramentas inteligentes, como plataformas de automação de marketing e sistemas de CRM, conseguem aplicar melhorias em suas estratégias para atrair possíveis clientes e convertê-los em vendas. 

Campanhas de marketing se tornam mais assertivas quando o cadastro de clientes está atualizado no CRM e integrado com a plataforma de automação. 

Como já falamos em tópicos acima, as informações sobre seus clientes podem ser a base para melhorar processos, aprimorar campanhas de marketing e se posicionar de forma correta nos canais de comunicação.

Mantenha seu cadastro de clientes atualizado e organizado com o CRM PipeRun!

Se você quer organizar o cadastro de clientes da sua empresa, mas não sabe por onde começar, saiba que o PipeRun é a opção perfeita para reunir todas as informações dos seus clientes em um só lugar.

Com a nossa máquina de vendas, você pode contar com:

  • Cadastro de clientes organizado, com registro de atividades, ligações, e-mails e mais;
  • Pipeline de vendas para controlar suas oportunidades;
  • Criação de atividades para todas as tarefas necessárias;
  • Gatilhos para envio automático de e-mail, atualização de cadastro, etc;
  • Propostas rápidas;
  • Relatórios completos sobre todos os funis, oportunidades e membros do time;
  • Integração com diversas ferramentas do mercado.

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FAQ

O que é cadastro de clientes?

  • Cadastro de clientes nada mais é que o processo de captura e organização das informações relevantes de seus clientes.

Devo fazer o cadastro de clientes no Excel?

  • Você não deve utilizar planilhas do Excel para manter seu cadastro de clientes, pois essa opção não oferece a segurança e a organização que sua empresa precisa.

Qual é o melhor sistema de cadastro de clientes?

  • Utilize um CRM para fazer a gestão do seu cadastro de clientes. O CRM PipeRun é a opção mais indicada, pois é capaz de centralizar todas as informações de forma segura e organizada. 

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