Automação de processos de vendas no CRM: benefícios e tipos

A automação de processos no CRM tem como principal objetivo melhorar a eficiência e produtividade das equipes. 

Na prática, ela envolve o uso de ferramentas e tecnologias para automatizar tarefas repetitivas e manuais, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.

Além do mais, a implementação da automação no CRM facilita a gestão de relacionamento com clientes, desde o primeiro contato até o pós-venda, e garante que cada interação seja registrada e acompanhada de forma precisa. 

Dessa maneira, a equipe passa a responder de forma mais rápida e assertiva às necessidades dos clientes e do mercado em questão.

A automação de processos, como o envio de e-mails, a atualização de informações e a geração de relatórios, também reduz consideravelmente o tempo gasto em tarefas administrativas.

Isso pode contribuir para aumentar a produtividade, melhorar a qualidade do trabalho, evitar erros humanos e, principalmente, garantir consistência nos processos.

Se automação de processos no CRM ainda é um grande desafio para você, não se preocupe!

A seguir, vamos analisar em detalhes como esse tipo de automação pode contribuir para a melhoria das equipes, além das principais ferramentas disponíveis no mercado e como implementar essas tecnologias na sua empresa. 

Vamos começar? Boa leitura!

O que é automação de processos?

Em resumo, automação de processos é a aplicação de tecnologias para executar tarefas repetitivas de forma automática, substituindo a necessidade de intervenção manual. 

Ou seja, essa prática envolve o uso de softwares e sistemas que realizam atividades como envio de e-mails, atualização de dados e geração de relatórios, com o objetivo de agilizar ao máximo o fluxo de trabalho.

Podemos dizer, portanto, que utilizar automação de processos significa transformar tarefas rotineiras em ações automatizadas, economizando tempo e minimizando erros. 

No CRM, por exemplo, é possível automatizar o acompanhamento de interações com clientes, desde o primeiro contato até o pós-venda, para que cada etapa do processo seja realizada de maneira eficiente.

É preciso lembrar que a automação de processos também pode ser aplicada em diversos setores dentro de uma empresa, em especial para facilitar a gestão de tarefas em áreas como vendas, atendimento ao cliente e operações. 

Com ela, as equipes podem focar em atividades estratégicas e usar melhor suas habilidades para contribuir ainda mais dentro da organização.

Quais são os benefícios da automação de processos no CRM?

A automação de processos no CRM traz diversas vantagens para empresas de todos os portes e segmentos.

Afinal, conforme introduzimos, utilizar tecnologias para automatizar tarefas permite otimizar o trabalho das equipes e ainda melhorar a qualidade do atendimento ao cliente. 

Quer explorar os principais benefícios dessa prática? Então, acompanhe a seguir! 

Aumento da eficiência

Automatizar processos no CRM é uma forma de fazer com que as operações se tornem mais rápidas e precisas.

Isso porque, tarefas manuais, como o envio de e-mails ou a atualização de informações, deixam de ocupar o tempo das equipes, que podem dar mais foco às atividades estratégicas. 

Em outras palavras, a automação de processos permite que os recursos sejam utilizados de maneira mais inteligente, gerando maior produtividade para as áreas.

Melhoria na gestão do tempo

Com a automação de processos, os funcionários conseguem organizar melhor suas rotinas e evitar desperdícios de tempo. 

Ou seja, atividades que antes consumiam horas passam a ser realizadas em minutos, liberando espaço na agenda para a resolução de problemas mais complexos. 

O resultado disso? Facilidade em cumprir prazo e melhor aproveitamento do tempo para inovar e desenvolver estratégias mais robustas.

Redução de erros

Erros humanos, comuns em processos manuais, também minimizados com a automação, já que sistemas automatizados seguem padrões precisos, processando informações corretamente e garantindo a precisão dos dados.

Essa prática é essencial para que as empresas possam tomar decisões informadas e manter um relacionamento de confiança com seus clientes. 

Como sempre comentamos por aqui, a consistência nos dados é um dos fatores que mais contribuem para um ambiente seguro em todas as operações.

Melhor qualidade no atendimento

Você sabia que a experiência do cliente melhora significativamente com a automação de processos no CRM?

Nesse caso, as informações organizadas e acessíveis facilitam o caminho para que a equipe de atendimento consiga responder rapidamente às demandas dos clientes.

Com interações mais ágeis e personalizadas, a empresa pode sentir um aumento da satisfação do cliente.

E, como você já deve saber, clientes satisfeitos tendem a ser mais leais e a recomendar a empresa a outros — o que faz toda a diferença para o crescimento sustentável do negócio.

Integração e centralização de dados

Por fim, a automação permite centralizar todos os dados do CRM em um único sistema, facilitando o acesso à informação por diferentes departamentos.

Com essa visão integrada, todos os colaboradores da empresa podem trabalhar de forma mais coordenada para oferecer um serviço cada vez mais eficaz. 

Além do mais, a eliminação de silos de informação reforça a colaboração entre os times, fortalecendo ainda a dinâmica da organização como um todo.

Leia também: Automação de vendas: o que é? Veja como aumentar seus resultados

Quais são os desafios e considerações na automação de processos no CRM?

Como você viu, a automação de processos no CRM oferece muitos benefícios, mas também apresenta alguns desafios que precisam ser considerados.

Entender essas dificuldades pode te ajudar a implementar a automação de forma otimizada e, assim, garantir que todos os times envolvidos aproveitem ao máximo suas vantagens. 

Vamos descobrir alguns dos principais desafios nesse contexto?

Complexidade na implementação

A complexidade na implementação da automação de processos no CRM pode ser um obstáculo significativo, pois integrar diferentes sistemas e configurar fluxos de trabalho automáticos exige planejamento detalhado e conhecimento técnico avançado. 

Por esse motivo, muitas empresas precisam investir em treinamento para suas equipes e, em alguns casos, contratar especialistas para garantir que tudo funcione corretamente. 

Afinal das contas, cada etapa do processo deve ser cuidadosamente gerenciada para evitar problemas futuros.

Analisando por um certo ângulo, esse esforço inicial pode parecer grande, mas podemos simplificá-lo com uma abordagem estruturada e suporte adequado.

Custo de implementação

O custo envolvido na implementação da automação de processos é outro desafio importante. 

Isso porque, ferramentas de automação, licenças de software e o tempo necessário para configurar e testar os sistemas representam um investimento considerável. 

Nesse sentido, pequenas e médias empresas podem encontrar dificuldades para arcar com esses custos, mesmo que o retorno sobre o investimento a longo prazo seja significativo. 

Para enfrentar esse desafio sem comprometer as finanças do negócio, recomendamos avaliar o orçamento disponível e planejar cuidadosamente cada etapa.

Adaptação cultural

A adaptação cultural também é um desafio significativo quando se pensa em implementar a automação de processos no CRM. 

E isso pode ser explicado de maneira simples: colaboradores acostumados a métodos tradicionais tendem a resistir à mudança para novas tecnologias. 

Para facilitar essa transição, você deve promover uma cultura de aceitação e, principalmente, oferecer treinamentos adequados.

Além disso, a liderança da empresa deve estar engajada com o projeto, comunicar claramente os benefícios da automação e incentivar a equipe a adotar as novas ferramentas e métodos de trabalho. 

Utilizar uma abordagem inclusiva e transparente pode ajudar a superar a resistência inicial e ainda promover um ambiente mais colaborativo.

Segurança e privacidade de dados

Gerenciar grandes volumes de dados com a automação de processos no CRM levanta importantes questões de segurança e privacidade.

E não é para menos! Proteger informações sensíveis contra acessos não autorizados e garantir que os dados dos clientes sejam tratados conforme as regulamentações é crucial para qualquer organização.

Para mitigar esses riscos, é preciso implementar medidas de segurança robustas, como criptografia e controle de acesso, e se manter atualizado com as melhores práticas de proteção de dados.

Lembrando que a atenção constante a esses aspectos garante a integridade do sistema e, o mais importante, a confiança dos clientes.

Exemplos de automação de processos dentro do CRM de Vendas

Com o uso do CRM PipeRun, é possível automatizar diversos processos para aumentar a eficiência e produtividade. 

Se você ainda não sabe como isso funciona na prática, não se preocupe! Vamos te contar a seguir quais são esses processos e como a automação pode beneficiar sua equipe.

Alterar oportunidade

Aqui, você terá a possibilidade de automatizar o processo de modificação de informações em suas oportunidades.

Informações que podem ser modificadas:

• Mudança de proprietário, com a opção de manter o proprietário atual como participante da oportunidade;
• Notificação ao usuário participante sobre a mudança na oportunidade;
• Alteração de funil, fase, status e condição da oportunidade.

Alterar oportunidade na holding

Você também pode configurar a automação para enviar oportunidades da conta principal para uma ou mais subcontas, utilizando contas holding.

Para realizar essa automação, é preciso especificar a subconta de destino para as oportunidades. A partir dessa configuração, será possível alterar:

• O responsável pela oportunidade;
• A notificação para o novo responsável;
• O funil, etapa, status e situação da oportunidade.

Alterar oportunidade, empresa e pessoa

O CRM PipeRun permite automatizar ainda a atualização de oportunidades e os registros de empresa e pessoa.

As alterações possíveis incluem:

• Modificar ou remover o responsável pela oportunidade;
• Notificar o novo responsável pela oportunidade, se desejado;
• Atualizar o funil, etapa, status, situação, probabilidade de fechamento e tags da oportunidade;
• Alterar o cadastro da empresa: responsável pelo CS, vendedor de field sales, atualizar dados com base no CNPJ ou CEP, status, situação, modelo de interação, tipo de empresa, definir como cliente e adicionar tags;
• Modificar o cadastro da pessoa: responsável pelo CS, atualizar endereço com base no CEP, definir como cliente e adicionar tags.

Criar atividade

A criação de atividades é bastante utilizada por clientes que adotam playbooks, já que permite a automação da criação de atividades em todas as etapas dos funis.

Informações necessárias para configurar essa ação:

• Tipo, nome e descrição da atividade;
• Responsável designado para a atividade;
• Prazo para início das atividades (em dias), além do horário e duração da atividade.

Criar notificação

As notificações no sistema são importantes para alertar outros usuários.

Informações necessárias:

• O usuário que receberá a notificação;
• A mensagem a ser enviada (com possibilidade de incluir variáveis do sistema).

Disparo de pesquisa via CRM de atendimento PipeRun

Você sabia que também pode automatizar o envio de pesquisas de satisfação por meio do CRM de Atendimento da PipeRun?

Nessa configuração, você pode especificar, por exemplo:

• O destinatário da pesquisa no CRM de Atendimento PipeRun;
• A fila de atendimento responsável pelo envio e a pesquisa específica que será enviada.

Duplicar oportunidade

Essa ação é amplamente utilizada por empresas que têm equipes que colaboram nas mesmas oportunidades, como um time de pré-vendas que qualifica e repassa oportunidades para a equipe de vendas.

Nesse tipo de configuração, é possível definir:

• O novo responsável pela nova oportunidade (oportunidade duplicada);
• O funil e a etapa onde a nova oportunidade será cadastrada;
• Duplicar as informações relevantes da oportunidade original, incluindo históricos, notas, atividades, e-mails, arquivos, dados em campos customizados, chamadas, propostas, tags, origem, usuários envolvidos, outros contatos, empresas associadas e manter o usuário criador da nota original. Além disso, o responsável pela oportunidade original pode ser incluído como envolvido na nova oportunidade.

Duplicar oportunidade na holding

Outra opção é automatizar o envio de oportunidades duplicadas da conta principal para as subcontas ao utilizar contas holding.

Nessa ação, você pode definir:

• A subconta da holding onde a nova oportunidade (oportunidade duplicada) será cadastrada;
• O novo responsável pela oportunidade duplicada;
• O funil e a etapa onde a oportunidade duplicada será registrada;
• Duplicar as informações relevantes da oportunidade original, como históricos, notas, atividades, e-mails, arquivos, dados em campos customizados, tags, origem, usuários envolvidos e empresas associadas.

Duplicar oportunidade para outra conta

Com a ferramenta, ainda é possível automatizar o envio de oportunidades duplicadas para qualquer outra conta no PipeRun, desde que se possua o token do usuário da conta de destino.

 Nessa ação, você pode definir:

• O novo responsável pela nova oportunidade (oportunidade duplicada);
• O funil e a etapa onde a oportunidade duplicada será cadastrada;
• Duplicar informações relevantes da oportunidade original, como históricos, notas, e-mails, arquivos, campos customizados, tags, origem, status/situação, propostas em formato PDF, assinaturas em formato PDF, usuários envolvidos, outros contatos e empresas associadas;
• Caso haja uma empresa vinculada à oportunidade, é possível manter notas, e-mails, arquivos, campos customizados e tags;
• Caso haja uma pessoa vinculada à oportunidade, é possível manter notas, e-mails, arquivos, campos customizados e tags.

Enviar HSM via CXM de atendimento PipeRun

Já pensou em automatizar o envio de mensagens padrão de WhatsApp HSM através do CXM de Atendimento da PipeRun? Sim, isso é possível!

Nessa ação, você pode definir:

• O destinatário do HSM via CXM de Atendimento PipeRun;
• Se a resposta será direcionada ao responsável pela oportunidade;
• Qual fila de atendimento será responsável pelo envio do HSM e qual mensagem padrão será enviada.

Enviar SMS

Essa ação automática, basicamente, envia mensagens SMS. 

Nessa configuração, será necessário informar:

• Um parceiro de telefonia para o envio de SMS (disponíveis atualmente Zenvia/TotalVoice (API v1), Zenvia (API v2) e MSVOX);
• Dados de autenticação da conta do parceiro de telefonia (login e senha ou token da conta, variando conforme o parceiro);
• A mensagem a ser enviada por SMS, que pode ter no máximo 160 caracteres e pode incluir variáveis relacionadas à oportunidade.

Enviar e-mail

Com a ação automática de envio de e-mails, você pode realizar diversas tarefas importantes, como:

• Enviar e-mails de boas-vindas para clientes que confirmaram uma compra ou oferecer incentivos para que retornem, caso a compra tenha sido cancelada;
• Notificar colaboradores da empresa sobre a realização de uma venda.

No entanto, para configurar essa ação, será necessário:

• Definir um template de e-mail que moldará o assunto, o corpo e os anexos da mensagem;
• Especificar quem será o remetente e o destinatário do e-mail;
• Determinar quem receberá o e-mail em cópia (CC) e cópia oculta (CCO).

Enviar oportunidades para Lahar

A automação com o Lahar é utilizada para enviar dados destinados ao tratamento de marketing digital, incluindo a atração e nutrição de leads, inbound marketing e outras funções.

Para configurar essa ação, será necessário selecionar os valores que serão enviados automaticamente.

Enviar oportunidades para o RD Station

Diversas organizações utilizam a ferramenta RD Station para automação no funil de marketing. A boa notícia é que a nossa integração permite que os leads processados sejam enviados diretamente para o PipeRun.

Durante o processo de trabalho com os leads, alguns podem perder o interesse na compra e, por isso, precisam voltar ao funil de marketing para continuar sendo nutridos. A ação automática se torna necessária nessas situações.

Além disso, é possível utilizar tags para trocar os leads de fluxo no RD Station, e assim evitar erros como o envio de e-mails automáticos inadequados. 

Dessa forma, você pode direcionar o lead para um novo fluxo, específico para novos clientes.

Para configurar essa ação, será necessário:

• Integrar com o RD Station na página da ação automática;
• Definir se o campo “identificador da conversão” será enviado, que é uma label usada pelo RD para identificar a origem das conversões;
• Alterar o estágio do lead no funil de marketing do RD Station, definindo-o como lead, lead qualificado ou cliente;
• Marcar o lead como oportunidade no RD e enviar os valores da oportunidade como produtos/serviços, auxiliando no cálculo de ROI dentro do RD Station;
• Enviar o usuário do PipeRun como responsável pelo lead no RD Station, criando usuários no RD Station com o mesmo e-mail utilizado no PipeRun.

Enviar oportunidade para URL

Esse tipo de ação automática é bastante útil no momento de fechamento de negócio, por permitir que os dados da oportunidade sejam enviados para uma ferramenta externa, como um ERP, para realizar o faturamento, por exemplo.

Porém, lembre-se que esta ação automática exige conhecimentos técnicos em programação.

Para configurar essa ação, será necessário:

• Informar o header (cabeçalho da requisição);
• Especificar os valores (atributos que serão enviados);
• Fornecer a URL de endereço;
• Se desejar, customizar a formatação do JSON de saída dos dados enviados via ação automática.

Enviar para Jira

Essa integração é ideal para empresas que vendem projetos e utilizam o Jira para gerenciar o workflow de entrega. Ao fechar um negócio no PipeRun, é possível criar uma issue no Jira e iniciar a entrega.

Para configurar essa ação, será necessário:

• Informar a URL base da sua conta Jira;
• Fornecer o e-mail de acesso, token, chave do projeto (Project Key) e tipo da issue (Issue Type);
• Especificar os dados do cliente que serão incluídos no corpo da issue, além do título e descrição (com possibilidade de usar variáveis);
• Definir um e-mail padrão para receber notificações caso ocorra algum erro na execução da Ação Automática.

Enviar para o Movidesk

Já esse tipo de integração é essencial para clientes que utilizam o serviço de desk-service da Movidesk. 

Com ela, você pode enviar os dados de novos clientes fechados no PipeRun diretamente para a equipe de atendimento da Movidesk.

Para configurar essa ação, serão necessários:

• Token de acesso;
• Tipo de contato a ser registrado.

Enviar para Slack

Em resumo, essa ação permite enviar dados para canais no Slack. Para configurá-la, você precisará informar a URL do webhook, o canal de destino e a mensagem, que pode incluir variáveis do sistema.

Para enviar mensagens para mais de um canal, basta separar as URLs por vírgulas no mesmo campo de configuração.

Enviar para Superlógica

Configure a exportação de produtos, planos e serviços para a sua conta no Superlógica.

Para essa ação, você precisará fornecer os seguintes dados:

• Token e token do app no Superlógica;
• Dia de vencimento;
• Identificação de quem será cadastrado no Superlógica;
• Tipos de dados que serão enviados;
• Opção para notificar ou não os clientes sobre a contratação;
• Opção para notificar por e-mail em caso de erro;
• Descrição da assinatura ou compra;
• Meio de pagamento padrão;
• Configurações de envio de Recorrência (MRR).

Mudar lista do Mailchimp

A integração com MailChimp é utilizada junto às ações automáticas, permitindo alterar a lista de e-mails de leads ou clientes. 

Dessa forma, a comunicação pode ser ajustada conforme o estágio do funil. 

Essa funcionalidade é amplamente usada por clientes que possuem fluxos de e-mails definidos dentro do MailChimp, alternando de lead para cliente, por exemplo.

Para configurar essa ação, será necessário apenas:

• Selecionar o hook cadastrado na integração.

Leia também: Tudo o que você pode automatizar no CRM de Vendas PipeRun

Faça automação de processos de aquisição e retenção de clientes com a PipeRun

Utilizar a automação de processos de aquisição e retenção de clientes com a PipeRun é uma maneira excelente de melhorar a eficiência e a produtividade do seu negócio. 

Afinal, nosso CRM oferece diversas funcionalidades que ajudam a simplificar e otimizar cada etapa do relacionamento com o cliente, desde a captação de leads até a fidelização. 

Com a PipeRun, você pode automatizar o envio de e-mails, SMS e notificações, além de integrar ferramentas como MailChimp, RD Station e Superlógica para centralizar todas as suas operações de marketing e vendas.

Além disso, a automação de processos no PipeRun permite personalizar a comunicação com os clientes de acordo com o estágio do funil em que se encontram. 

Por exemplo, é possível enviar mensagens específicas para leads que estão sendo nutridos, ou para clientes que já fecharam uma compra, incentivando a recompra ou a indicação. 

Outro ponto é que a integração com ferramentas externas facilita a atualização de dados e o gerenciamento de informações, para que todas as equipes tenham acesso às mesmas informações em tempo real.

Gostou e quer saber mais? Experimente o PipeRun e descubra na prática como a automação de processos pode transformar a maneira como sua empresa gerencia a aquisição e retenção de clientes. 

Faça um teste gratuito e saiba como é fácil aumentar a eficiência, reduzir erros e melhorar a satisfação dos seus clientes com uma plataforma completa e integrada. 

Conclusão

Você sabia que era possível automatizar tantos tipos de tarefas para facilitar o seu dia a dia? 

Nesse artigo, você descobriu como a automação de processos no CRM pode ser uma aliada poderosa para aumentar a produtividade e melhorar o atendimento ao cliente.

E não é para menos! Implementar essas práticas ajuda a equipe a focar em atividades mais estratégicas e reduzir o tempo gasto com tarefas repetitivas. 

Assim, fica claro que investir na automação traz benefícios significativos para os negócios, como a melhoria da qualidade do trabalho e a satisfação dos clientes.

Agora que você conhece os recursos e benefícios da automação de processos, não espere mais para aplicá-los na sua empresa! Use nossas dicas e comece hoje mesmo.

Se gostou deste conteúdo, continue acompanhando nosso blog para descobrir mais estratégias como essas.

Ah, e se busca uma ferramenta inteligente para facilitar essas práticas, não esqueça de experimentar o CRM PipeRun. 

Até o próximo artigo!

Muito sucesso na sua jornada! 

FAQ – Perguntas Frequentes

Como fazer automação de processos?

Para fazer automação de processos, é necessário identificar tarefas repetitivas e manuais que podem ser automatizadas. Depois disso, escolha ferramentas de automação adequadas, configure fluxos de trabalho automáticos e integre-as com seus sistemas existentes. 

Não se esqueça de treinar sua equipe para utilizar essas ferramentas e monitorar regularmente os processos automatizados para garantir que estejam funcionando corretamente e trazendo os resultados esperados.

Quais são os tipos de automação?

Os principais tipos de automação incluem automação de processos de negócios (BPA), automação de TI, automação industrial, automação de marketing e automação de vendas. 

Cada tipo foca em diferentes áreas, como otimizar tarefas administrativas, gerenciar infraestrutura de TI, controlar máquinas e equipamentos, personalizar campanhas de marketing e melhorar o ciclo de vendas, respectivamente.

O que é automação no processo do trabalho?

Automação no processo do trabalho refere-se ao uso de tecnologia para realizar tarefas repetitivas e manuais de forma automática. Isso pode incluir a automatização de atividades como envio de e-mails, atualização de dados, geração de relatórios e gestão de relacionamento com clientes. O objetivo é aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar tempo para atividades mais estratégicas e criativas.