Kick off de projeto: o que é, importância e como fazer?

Resumo do artigo:

• O kick off é uma reunião que marca o início de um novo projeto. Nela, são definidos objetivos, responsabilidades e outros pontos importantes;

• A ideia do kick off é alinhar expectativas, definir metas claras e garantir que todos estejam na mesma página;

• O CRM PipeRun oferece recursos que podem tornar as reuniões de kick off mais eficientes, como funil kanban, ferramentas de comunicação e muito mais.

Você já ouviu falar do termo kick off? Sabe o que é e como pode ser útil para o sucesso dos seus negócios?

Em resumo, kick off é uma reunião que tem como objetivo principal garantir que todos os envolvidos em um projeto (equipe interna e clientes) estejam na mesma página, com metas e expectativas alinhadas.

Durante esse encontro, são discutidos diversos aspectos importantes para a execução do projeto, como escopo, cronograma, recursos, responsabilidades, riscos e muitos outros.

É um momento para planejar as ações, tirar possíveis dúvidas e tomar medidas preventivas para minimizar qualquer impacto que possa surgir no meio do caminho.

Quer descobrir em detalhes como o kick off pode fazer a diferença tanto para projetos internos quanto para iniciar parcerias com clientes?

Continue a leitura!

O que é uma reunião de kick off?

Em português, “kick off” significa “pontapé inicial”. Essa expressão é utilizada para se referir a uma reunião que marca o início de um projeto.

O objetivo do kick off é garantir que todos estejam na mesma página, ou seja, que todos na equipe saibam exatamente qual é a sua responsabilidade dentro do projeto.

É como um momento de alinhamento, em que todos os participantes têm a oportunidade de entender o que será feito, quem será responsável por cada tarefa e quais as principais expectativas.

Como comentamos no início do artigo, a reunião de kick off pode ser realizada tanto para projetos internos, como a implementação de uma nova tecnologia ou o desenvolvimento de um produto, quanto para projetos externos que envolvam clientes.

Existem diversos tópicos que podem ser discutidos em uma reunião de kick off, como por exemplo:

Objetivos;
Escopo;
Cronograma;
Recursos;
Orçamento;
Papéis e responsabilidades;
Canais de comunicação;
Possíveis riscos;
Expectativas do cliente (em projetos externos);
Metodologia do projeto;
Marcos importantes;
Métricas de sucesso;
Definição de próximos passos.

Por que o kick off de projeto é importante?

O kick off é um momento crucial para o sucesso de qualquer projeto. Durante essa reunião inicial, são definidos os objetivos, responsabilidades e outros fatores decisivos.

Imagine que você está montando um quebra-cabeça. Antes de começar a encaixar as peças, é preciso ter uma imagem clara do que está sendo construído, certo? O kick off é exatamente isso.

Para te ajudar a entender melhor a importância de um kick off de projeto, compartilhamos abaixo algumas vantagens que essa reunião de alinhamento pode trazer para a sua empresa. Vamos conferir?

Alinhamento de expectativas do cliente

Como você já sabe, o kick off de projeto é o momento certo para alinhar as expectativas do cliente, ou seja, de conversar e entender exatamente o que ele deseja alcançar no final dessa atividade.

Essa troca de informações ajuda a esclarecer dúvidas, definir as atividades primordiais e garantir que todas as necessidades sejam atendidas de forma precisa.

Durante a reunião de kick off, também é possível combinar metas específicas, cronogramas e até mesmo as melhores formas de se comunicar sobre o andamento do projeto.

Engajamento dos envolvidos no projeto

O kick off de projeto ajuda a engajar todas as pessoas envolvidas, principalmente quando envolve clientes ou alguma equipe externa.

Em um projeto interno, é mais fácil manter todos engajados, certo? Todas as pessoas se comunicam no dia a dia e já sabem a importância das suas atividades.

Agora, quando o projeto envolve diferentes áreas e até mesmo clientes, isso pode ser um grande desafio!

A reunião de kick off permite justamente que diferentes profissionais contribuam com novas ideias para melhorar cada uma das etapas do projeto.

Isso significa que, além de engajar, essa prática também incentiva uma comunicação mais aberta entre os envolvidos.

Maior produtividade e eficiência em cada etapa

Quando um projeto é bem organizado desde o início, com as funções definidas e todas as ações mapeadas, fica muito mais fácil para cada pessoa dar o seu melhor naquilo que é sua especialidade.

Com as informações compartilhadas durante o kick off, os envolvidos no projeto sabem exatamente o que precisam fazer, como e quando fazer.

Dessa forma, você evita retrabalhos, atrasos e possíveis problemas que podem surgir durante a execução.

Definir os resultados desejados

Um projeto não se trata apenas de implementar uma tecnologia ou lançar um novo produto, mas sim de gerar um impacto significativo para o negócio, como gerar mais vendas, melhorar a produtividade de um setor, reduzir o ciclo de vendas, diminuir o CAC, etc.

A reunião de kick off te ajuda a alinhar resultados reais e mensuráveis, para que toda a equipe e o próprio cliente consiga acompanhar o progresso de maneira objetiva.

Como fazer um kick off de projeto?

Agora que você já sabe o que é kick off de projeto e porque essa reunião é tão importante, vamos conferir algumas dicas práticas?

Antes de tudo, saiba que seu kick off não pode ser aquela famosa “reunião que poderia ser um e-mail”.

Para garantir que seja um momento produtivo para todos os envolvidos no projeto, é preciso planejá-lo cuidadosamente, seguindo algumas orientações básicas.

Confira abaixo algumas dicas para isso!

Estabeleça o momento certo

Sem dúvidas, o primeiro passo para fazer um kick off de sucesso é definir o melhor momento para realizá-lo.

Nessa etapa, você deve entender se o seu cliente possui todos os recursos necessários para iniciar o projeto, incluindo recursos financeiros e de equipe.

Além disso, é preciso ter certeza de que todos os envolvidos no projeto tenham disponibilidade para focar nesse encontro e, posteriormente, nas atividades que serão desdobradas.

Defina os responsáveis pelo kick off do projeto

Outra etapa crucial no planejamento do kick off é a seleção dos profissionais que participarão desse encontro, incluindo o líder do projeto.

Para evitar que algum membro da equipe se sinta deslocado, recomendamos estabelecer as responsabilidades logo no início.

Assim, cada profissional terá clareza sobre sua função e poderá se preparar para a reunião, levando suas melhores ideias.

Conduza os assuntos

O líder deve ser o profissional responsável por conduzir os assuntos relacionados ao projeto durante o kick off, como objetivos, necessidades, prazos e outros pontos importantes.

Para não deixar nenhum ponto de fora do kick off, recomendamos planejar um briefing antes do encontro, listando os assuntos por ordem de prioridade.

Se possível, converse com a equipe interna para já levantar possíveis dúvidas e orientações.

Organize um cronograma claro (se houver novas reuniões)

Se você trabalha com implantação de software, sabe que é bastante comum agendar uma série de reuniões com seus clientes ao longo de um período específico.

Uma única reunião de kick off dificilmente será suficiente para abordar todos os detalhes de um projeto complexo como esse.

Por esse motivo, se houver novas reuniões, não esqueça de organizar um cronograma claro, com datas e pautas bem definidas para cada encontro com o cliente.

Determine as “lições de casa” (se houver novas reuniões)

Se você marcou novas reuniões, saiba que pode ser necessário deixar algumas “lições de casa” para o cliente.

Ou seja, atividades que ele precisará fazer para que sua equipe possa avançar no processo de implantação.

Essas tarefas podem incluir coletar informações, preparar documentos ou participar de treinamentos específicos.

Lembre-se também de combinar os prazos para a entrega dessas atividades. Afinal, muitas delas podem ser determinantes para o andamento do projeto.

Faça o fechamento

Depois de alinhar todos os pontos, é importante fazer o encerramento do kick off.

Nessa etapa, o líder do projeto deve garantir que não restem dúvidas em relação aos alinhamentos feitos durante a reunião.

Uma prática recomendada é enviar uma ata para todos os participantes, detalhando todos os pontos discutidos e as decisões tomadas.

Além disso, se possível e em acordo com o cliente, compartilhe a apresentação e, se houver, a gravação do encontro.

Além da reunião kick off: como estruturar implantação de projeto com clientes?

Para estruturar a implantação de um projeto mais longo com clientes, como no caso das vendas de softwares, é crucial ter um processo bem definido.

Além da reunião de kick off, é provável que haja outras reuniões e etapas ao longo do caminho.

Como você já sabe, esses encontros adicionais servem para discutir mais detalhes do projeto, acompanhar o progresso e receber feedback dos clientes.

Além disso, seu cliente também terá algumas “lições de casa” a cumprir. Então, é preciso se organizar para fazer follow ups constantes e oferecer todo o suporte que ele precisar.

Essas e outras interações são essenciais para garantir uma implantação organizada, com todos os trabalhando em conjunto para atingir os objetivos do projeto.

Uma ferramenta que pode te ajudar muito a estruturar seu projeto é o funil de implantação. Vamos descobrir mais sobre ele?

Funil de Implantação

Para estruturar um projeto com clientes, você pode usar como base o Funil de Implantação, também conhecido como Funil de CS Onboarding.

No entanto, é importante ressaltar que esse funil é apenas uma sugestão.

Isso significa que a quantidade de etapas e o espaçamento das reuniões podem variar de acordo com a complexidade do projeto, as expectativas do cliente e o que foi acordado em contrato.

Confira abaixo as etapas desse modelo de funil:

Análise da demanda: É realizada uma análise cuidadosa do cliente para adequá-lo ao processo de CS;
Contato com o cliente: Ocorre o contato inicial com o cliente para discutir os detalhes do projeto, esclarecer dúvidas e alinhar expectativas;
Implantação e feedback: Acompanhamento inicial do processo de implantação e coleta de feedback para garantir que o cliente esteja satisfeito com a solução adquirida;
Acompanhamento de 30 dias: Contato após 30 dias para verificar a satisfação do cliente com o uso da solução;
Acompanhamento de 60 dias: Contato após 60 dias de utilização, com o mesmo objetivo do anterior;
Acompanhamento de 90 dias: Contato após 90 dias de utilização, novamente para medir a satisfação do cliente;
Cliente homologado: Significa que o cliente está satisfeito com a solução e, portanto, pode ser encaminhado para o funil de CS Ongoing.

Tecnologia para kick off de projetos com clientes

Você já ouviu falar sobre a tecnologia que pode tornar suas reuniões de kick off ainda mais eficientes?

Com o CRM da PipeRun, você pode criar sua máquina de vendas para acompanhar e registrar toda jornada do cliente, desde o momento em que ele se torna um lead até a conversão.

Outra funcionalidade para esse objetivo é o funil no modelo kanban, onde você pode visualizar o status de cada projeto de forma clara e organizada. Tudo em um único lugar.

Além disso, nossa plataforma também oferece recursos de comunicação por e-mail, SMS e WhatsApp para que você possa se comunicar com seus clientes e alinhar marcações e cumprimento de agendas.

Gostou?

Se você quer elevar suas reuniões de kick off para o próximo nível, fale hoje mesmo com um de nossos consultores. Conte com a gente para te apoiar nessa jornada!

Conclusão

Agora que você está por dentro de tudo sobre kick off, chegou a hora de colocar nossas dicas em prática, certo?

Lembre-se de seguir as boas práticas que compartilhamos ao longo desse artigo: se organize, envolva os profissionais certos, defina prazos e deixe todos cientes de suas responsabilidades.

E, se você está em busca de uma solução para tornar suas reuniões de kick off ainda mais eficientes, conte com a tecnologia como sua grande aliada.

Com um kick off bem estruturado, os resultados com certeza virão!

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Esperamos te encontrar em breve! Até a próxima!