O que é lead time? Aplicações, importância e como reduzir

Lead time é um conceito bastante discutido no ambiente corporativo, tanto no âmbito da indústria quanto no marketing, mais especificamente no setor de inside sales. 

Embora a maioria das referências se concentre em sua aplicação industrial, onde o termo descreve o tempo entre o início da produção e a entrega de um produto, no mundo do inside sales, o significado se expande para incluir aspectos essenciais da gestão de relacionamentos e vendas.

Para profissionais de inside sales, entender o lead time vai além de simplesmente reconhecer um intervalo temporal.

Trata-se de gerenciar cada etapa do processo de vendas de maneira eficaz, visando maximizar a eficiência e melhorar os resultados. 

Se esse termo ainda parece complexo para você, fique tranquilo(a), pois nesse artigo vamos abordar o lead time no contexto industrial tradicional e explicar sua importância e aplicações no campo do inside sales. 

Ao considerar sua importância em diferentes setores, fica claro que seu entendimento é crucial para a otimização dos processos e para o sucesso empresarial. 

Preparado para aprender mais sobre lead time? Boa leitura! 

O que significa lead time?

Lead time ou tempo de aprovisionamento é a quantidade de tempo que decorre entre o início de uma tarefa ou projeto e sua conclusão. 

Geralmente é medido em dias, semanas ou meses, dependendo da complexidade da tarefa ou projeto. 

Por exemplo, se você estiver solicitando um produto de um fabricante, seu prazo de entrega abrangerá todo o processo de produção e envio até que o produto chegue até você. 

Também pode ser usado para medir quanto tempo leva para uma empresa concluir certos processos, como a fabricação.

Fazer a gestão desse tempo ajuda a empresa a identificar possíveis gargalos na operação e corrigi-los para otimizar o tempo dos processos.

O que significa lead time em inside sales?

No setor de inside sales, o conceito de lead time costuma ser adaptado para refletir o período que abrange desde o primeiro contato com um potencial cliente até o fechamento da venda. 

Esse intervalo é crítico, pois inclui várias etapas que são essenciais para o sucesso da venda, como a qualificação de leads, a apresentação de produtos ou serviços, a negociação de termos e a conversão final em vendas efetivas.

Entender o lead time em inside sales ainda permite que os gestores desenvolvam estratégias mais eficientes para gerenciar esse ciclo.

Afinal, quanto mais tempo o cliente fica no funil de vendas, maiores são as chances do mesmo perder o interesse e desistir da compra. 

Portanto, além de permitir uma gestão de tempo mais eficaz, a análise do lead time ajuda a equipe de inside sales a entender melhor as necessidades e expectativas dos clientes.

Dessa forma, fica fácil ajustar abordagens de acordo com o feedback recebido ao longo do ciclo de vendas. 

Em resumo, aprimorar o entendimento e a gestão do lead time pode resultar em um aumento significativo nos resultados do time e, especialmente, na satisfação dos clientes. 

Qual a diferença entre lead time e ciclo de vendas?

No contexto de inside sales, é frequente a utilização de termos específicos como ciclo de vendas e lead time. 

Embora pareçam similares, eles tratam de partes diferentes do processo de vendas. 

Para te ajudar a entender melhor, vamos esclarecer cada um desses termos, suas funções e como se diferenciam no contexto de vendas internas.

Ciclo de vendas

O ciclo de vendas em inside sales descreve todas as etapas pelas quais uma equipe passa desde o momento inicial de identificar um potencial cliente até o fechamento da venda. 

Esse ciclo é composto por várias fases que podem incluir prospecção, qualificação de leads, apresentação do produto ou serviço, superação de objeções, negociação e finalmente, o fechamento. 

O foco principal aqui está nas atividades e estratégias adotadas para converter um lead em cliente. 

Por isso, gerenciar o ciclo de vendas requer uma compreensão das necessidades do cliente, uma comunicação eficaz e a capacidade de adaptar rapidamente às estratégias.

Lead time

Lead time, por outro lado, é uma parte do ciclo de vendas que se concentra especificamente na duração do processo de vendas. 

Em inside sales, refere-se ao tempo necessário desde o primeiro contato com o cliente até a conclusão da venda. 

Esse período é crucial para medir a eficiência das operações de vendas e para identificar áreas onde as melhorias são necessárias para acelerar o processo. 

Isso porque, um lead time prolongado pode indicar a necessidade de ajustes na qualificação de leads ou na eficácia das técnicas de apresentação e negociação. 

Além disso, vale ressaltar que a redução do lead time é muitas vezes um indicador de maior eficiência e pode resultar em um aumento na satisfação do cliente, pois significa que as expectativas são atendidas de forma mais rápida e direta.

O que é incluso no lead time?

Nos exemplos acima ficou claro como as variáveis vão impactar no tempo de início e final de uma tarefa, por isso o primeiro passo para reduzir o tempo de aprovisionamento é considerar tudo que incide sobre ele.

Fornecedores

Quando você solicita a mercadoria ou a matéria prima, o tempo já começa a contar, por isso é a primeira etapa a ser otimizada.

Ter vários fornecedores é uma boa forma de garantir que a entrega de materiais seja mais rápida, pois se um não tiver disponibilidade imediata, você não precisa ficar esperando.

Ainda assim, é importante considerar os custos envolvidos, porque pedidos de última hora podem ser mais caros.

Criar um bom relacionamento com seus fornecedores é fundamental para não ficar sem fornecimento.

Gargalos produtivos

O processo no dia a dia pode ser impactado por várias situações, principalmente quando envolve ação humana já que erros fazem parte do processo.

Ao aplicar uma métrica de análise, você não só entende quanto tempo cada etapa leva, mas também o que pode estar travando o processo.

Processos redundantes

Algumas empresas implementam processos que acabam ficando defasados quando novas tecnologias surgem, porém o dia a dia se mantém igual.

Entender quais processos estão sendo negativos para o lead time, permite que você desburocratize e faça com que se tornem mais rápidos.

Organização das datas de aquisição

É preciso organizar as datas para recebimento de insumos para que você possa planejar as produções de forma assertiva, sem precisar depender de entregas de última hora.

Para isso, entender a previsão de demanda é fundamental, pois você pode trabalhar com um estoque mais enxuto diminuindo seus custos operacionais.

O que é incluso no lead time de aquisição de clientes?

No ambiente de inside sales, o lead time abrange vários componentes que, juntos, determinam o tempo total necessário para converter um potencial cliente em um cliente efetivo. 

Cada uma dessas etapas influencia diretamente a duração do lead time e é importante para a equipe entender e gerenciar cada componente com eficiência.

Identificação de leads

A fase inicial do lead time envolve a identificação de potenciais clientes que possam ter interesse ou necessidade dos produtos ou serviços que você oferece. 

Essa etapa é vital porque estabelece a base para todas as interações subsequentes com o cliente. 

Uma identificação precisa e eficiente de leads também pode reduzir o lead time ao garantir que os esforços de vendas sejam direcionados para os contatos mais promissores.

Qualificação de leads

Após a identificação, a qualificação de leads é o próximo componente do lead time. 

Nesse estágio, a equipe de vendas avalia o interesse e a viabilidade de cada lead em se tornar um cliente. 

Esse processo inclui, basicamente,a análise do potencial de compra do lead, suas necessidades específicas, e a urgência da solução procurada. 

Lembrando que uma qualificação cuidadosa ajuda a concentrar recursos nas oportunidades mais valiosas, otimizando assim o tempo total de vendas.

Engajamento e negociação

Uma vez que um lead é qualificado, o próximo passo no lead time é o engajamento efetivo. 

Resumidamente, essa etapa envolve comunicação constante para apresentar os produtos ou serviços, discutir detalhes, responder a perguntas e superar objeções.

A etapa também inclui a negociação de preços e outros termos de venda, que podem ser decisivos no prolongamento ou na redução do lead time.

Fechamento da venda

O fechamento da venda é o estágio crucial em que um lead se converte em cliente. 

De modo geral, esse momento inclui a finalização de todos os detalhes do acordo, a assinatura de contratos e a realização do pagamento. 

Ou seja, é o ponto culminante de todo o esforço de vendas e, por isso, exige habilidades precisas de negociação para superar as últimas objeções e garantir que ambas as partes estejam satisfeitas com o acordo.

Follow-up pós-venda

O follow-up pós-venda é importante para garantir a satisfação do cliente e identificar oportunidades para vendas futuras ou adicionais. 

Nessa etapa, é necessário verificar se o cliente está satisfeito com o produto ou serviço adquirido, resolver quaisquer questões que possam ter surgido e manter um relacionamento que encoraje a lealdade e repetidas compras. 

Assim, fazer o follow-up fortalece a confiança e pode reduzir o tempo necessário para futuras transações com clientes recorrentes.

Registro e atualização de dados

Manter registros precisos e atualizar os dados dos clientes e das vendas é fundamental durante todo o processo de vendas, incluindo o lead time. 

De maneira prática, essa etapa envolve documentar todas as interações, ajustes e feedbacks que ocorrem ao longo do ciclo de vendas. 

Muitos não imaginam, mas uma gestão de dados eficiente permite análises mais precisas de tendências de vendas, eficácia das estratégias e identificação de áreas que demandam melhorias. 

Como calcular o lead time?

Diferenciar e falar as principais características de cada

O tempo de aprovisionamento é calculado tomando a duração total de um projeto do início ao fim. 

O início é geralmente quando um cliente faz um pedido ou quando um projeto interno começa, e o término é quando as necessidades do cliente são atendidas e seu pedido concluído. 

Isso pode ser dividido em dois componentes: o tempo de produção real e o tempo de planejamento e preparação. 

O tempo de produção é a quantidade de tempo que leva para um produto ser projetado, fabricado, embalado e enviado.

Por sua vez, o tempo de planejamento e preparação inclui qualquer trabalho de design que precise ser feito, pedido de peças ou outros materiais, agendamento de trabalhadores ou máquinas, e quaisquer outras etapas necessárias antes de iniciar a produção. 

Os prazos de entrega podem ser divididos em diferentes categorias, como prazos de entrega de matéria-prima, prazos de entrega de gargalo etc., dependendo do tipo de produto que está sendo feito.

Alguns setores terão lead times calculados de forma diferente como veremos a seguir:

Lead time estoque

Para calcular o tempo de aprovisionamento do estoque, o primeiro passo é identificar e comparar a disponibilidade de mercadorias com a previsão de demanda.

Em seguida, considere o tempo necessário para separar os produtos no estoque.

Adicione o tempo para o transporte, principalmente se for terceirizado a uma empresa logística.

Por fim, calcula o tempo que o produto leva para sair do armazém até chegar no cliente.

Neste caso em específico estamos considerando mercadorias que já estão no estoque, então não entra na conta o tempo de produção.

Lead time encomenda

Para encomendas, o tempo começa a partir do momento em que o pedido entra na lista, e é contabilizado a preparação, montagem, embalagem e envio até o cliente.

É um tipo de operação com mais variáveis, portanto um lead time de cada etapa precisa ser considerado, sempre priorizando a qualidade do produto.

Por exemplo, não adianta montar correndo para que a entrega seja rápida, e o produto chegue ao cliente danificado.

Lead time produção

Para a produção também existem várias etapas, desde a aquisição de matérias primas até a entrega ao cliente.

Alguns produtos ainda precisam ser testados por motivos de segurança e isso aumenta é contabilizado no tempo de aprovisionamento.

Podemos organizar o processo nas seguintes etapas:

• Liste todos os matérias necessários para confecção, incluindo mão de obra;
• Contabilize o tempo de entrega de cada um desses itens na sua operação;
• Organize os itens pelo tempo que demoram para chegar e faça inventários periódicos para não faltar nada;
• Estabelece o tempo de produção considerando eventuais pausas para descanso;
• Para finalizar, adicione o tempo de transporte da mercadoria até chegar no ponto de venda ou no cliente.

São muitas variáveis a serem consideradas, então é preciso considerar tudo na hora de fazer o cálculo.

Por exemplo, sua empresa leva 5 dias para receber a matéria prima, mais 1 dia para fazer o inventário e mais 1 dia para produzir. 

Por fim, são mais 3 dias de transporte, totalizando 9 dias de tempo de aprovisionamento. 

Como calcular o lead time de vendas?

Agora, vamos detalhar passo a passo como calcular o lead time no processo de inside sales, garantindo que cada etapa seja claramente compreendida.

Defina os pontos de referência

Primeiro, identifique os eventos que marcam o início e o fim do processo de inside sales para cada lead. 

O início é geralmente marcado pelo momento em que o lead é gerado ou faz o primeiro contato com sua empresa. 

Assim, o ponto final ocorre quando o lead é convertido em cliente, o que pode ser identificado pelo fechamento da venda ou pela confirmação do pagamento.

Registre as datas relevantes

Outro detalhe importante é registrar a data e a hora desses pontos de referência para cada lead. 

Isso pode ser feito manualmente ou através de um sistema de CRM, como o CRM PipeRun, que ajuda a rastrear todas as interações com os leads de forma eficiente e automatizada.

Calcule o lead time

Para cada lead, calcule o lead time subtraindo a data de início da data de fim. 

Esse cálculo mostrará o tempo total que levou para transformar o lead em um cliente. 

Faça isso individualmente para obter dados precisos sobre o processo de vendas, usando a fórmula:

• Lead Time = Data de Fim − Data de Início

Calcule a média

Para ter uma visão geral do lead time em seu processo de inside sales, calcule a média dos lead times de todos os leads convertidos durante um período específico. 

Esse cálculo proporcionará uma medida do tempo médio necessário para converter um lead em cliente.

Análise contínua

Analisar regularmente os dados de lead time é uma prática essencial para identificar oportunidades de melhorar o processo de vendas e reduzir os períodos de espera. 

Além disso, recomendamos também segmentar esses dados de acordo com diferentes critérios, como a origem dos leads e o tipo de produto ou serviço oferecido.

Isso facilita a implementação de medidas que visam otimizar especificamente as áreas que mais impactam na eficiência das vendas.

Como reduzir o lead time da sua empresa?

Existem várias etapas que você pode seguir para reduzir o tempo de aprovisionamento em seu negócio. 

Primeiro, identifique os gargalos ou áreas em seu processo onde a maior parte do tempo está sendo desperdiçado e concentre-se em melhorá-los primeiro. 

Alguns métodos para fazer isso incluem aumentar a automação, simplificar os processos de fluxo de trabalho, reduzir tamanhos de lote e eliminar tarefas desnecessárias. 

A seguir algumas dicas práticas para otimizar sua operação.

Defina os padrões de qualidade de seus processos

Batemos nessa tecla algumas vezes mas não é demais reforçar, todos os processos só devem ser otimizados se isso não atrapalhar a qualidade do produto final.

Por isso, padronizar alguns processos se guiando por um padrão de qualidade é ideal para achar esse equilíbrio.

Por exemplo, é melhor automatizar tarefas com tecnologias do que forçar a equipe a trabalhar mais rápido, o que pode aumentar as chances de erro.

Faça avaliações e manutenções frequentes

Os processos podem se tornar obsoletos rapidamente, por isso é fundamental avaliar e ajustar o que for possível antes que novos gargalos apareçam.

Um maquinário que dá defeito pode deixar a sua produção estagnada, e se isso acontecer durante um período de alta demanda, você estará deixando muito dinheiro na mesa.

Por isso, faça a manutenção preventiva para que não corra esse risco.

Além disso, busque formas de aprimorar os processos em geral, sempre encontrando pontos fracos que possam ser corrigidos.

Estoque insumos essenciais

Para mercadorias a pronta entrega o lead time é naturalmente menor, já que não há o tempo de produção.

Por outro lado, empresas que precisam fabricar seus produtos, esse tempo aumenta, portanto é ideal não deixar faltar os insumos necessários.

Por exemplo, uma padaria não pode jamais ficar sem farinha, fermento e outros ingredientes base.

Defina quais são os produtos de maior demanda e quais são os insumos que não podem faltar para sua produção.

Conte com a tecnologia

Sem dúvidas a tecnologia é imprescindível para a redução do tempo de aprovisionamento, já que com ela é possível organizar melhor as tarefas, atribuir aos colaboradores mais aptos e até terceirizar quando necessário.

Alguns pontos podem ser automatizados, o que libera tempo para focar em aprimorar outras etapas que vão reduzir consideravelmente o tempo de aprovisionamento.

Como reduzir o lead time do seu processo de vendas internas?

Você sabia que reduzir o lead time no processo de inside sales pode ajudar a melhorar a eficiência das vendas e aumentar a satisfação do cliente? É isso mesmo! 

E aqui estão algumas estratégias eficazes que podem ser implementadas para atingir esse objetivo:

Implementação de tecnologia adequada

O uso de ferramentas tecnológicas, como um CRM, pode automatizar e otimizar muitas das tarefas repetitivas envolvidas no processo de vendas, como a gestão de contatos, o acompanhamento de interações e a automação de comunicações.

Assim, os vendedores podem se concentrar em atividades de maior valor agregado.

Melhoria na qualificação de leads

Aperfeiçoar o processo de qualificação de leads garante que o tempo dos vendedores seja investido nos contatos com maior potencial de conversão. 

Além do mais, ações como implementar critérios de qualificação mais rigorosos e usar dados analíticos para identificar leads de alta qualidade podem ajudar a reduzir o tempo necessário para converter um interesse inicial em uma venda concreta.

Treinamento e desenvolvimento contínuo da equipe

Investir no treinamento e no desenvolvimento contínuo da equipe de vendas é outra iniciativa capaz de resultar em melhorias significativas no desempenho do processo de vendas. 

Nesse sentido, recomendamos investir em treinamentos focados em técnicas de negociação, comunicação eficaz e gestão do tempo para ajudar a equipe a fechar vendas mais rapidamente.

Otimização das comunicações com o cliente

Além de tudo disso, refinar o modo como as comunicações são conduzidas com os potenciais clientes também pode ter um impacto direto na redução do lead time.

E isso por ser feito, por exemplo, a partir da implementação de respostas automatizadas para perguntas comuns, uso de canais de comunicação mais eficientes e a personalização da comunicação para atender às necessidades dos clientes de forma mais rápida.

Análise e feedback constantes

Por fim, também é importante analisar regularmente o processo de vendas e buscar feedback tanto da equipe quanto dos clientes. 

Para isso, você deve buscar entender em qual etapa os atrasos ocorrem e por quais motivos eles acontecem.

Esse entendimento permitirá a implementação de mudanças práticas para reduzir significativamente o lead time.

Como um CRM ajuda a monitorar e reduzir lead time de vendas?

Você sabia que a implementação de um CRM pode otimizar o processo de vendas, principalmente no que se refere ao monitoramento e redução do lead time?

Um CRM completo, como o da PipeRun, permite extrair relatórios detalhados sobre o lead time das oportunidades. 

Isso significa que a equipe de vendas pode analisar com precisão quanto tempo cada lead leva para se converter em cliente, identificando etapas do processo que podem estar atrasando as vendas.

Além de oferecer uma análise do tempo necessário para conversão, o CRM também ajuda a determinar a origem dos leads. 

Assim, as equipes de marketing e vendas conseguem identificar quais canais de aquisição estão trazendo leads que se convertem mais rapidamente ou mais lentamente. 

Com esses dados, é possível alocar recursos de maneira mais eficaz, focando nos canais que geram leads de maior qualidade e menor lead time.

Outra vantagem de usar um CRM é a capacidade de correlacionar o lead time com o valor das vendas. 

Assim, os gestores podem analisar se leads que levam mais tempo na conversão resultam em vendas de maior valor, o que pode justificar o investimento adicional de tempo e recursos. 

Portanto, um CRM facilita uma melhor gestão do relacionamento com os clientes e também oferece insights que ajudam a reduzir o lead time e a aumentar a eficiência do processo de vendas como um todo.

Gostou e quer saber mais? Então…

Conclusão

Nesse artigo, discutimos a importância do lead time tanto na indústria quanto em inside sales, explorando como a gestão eficiente deste período é crucial para a eficácia operacional. 

No setor industrial, o lead time abrange desde o início da produção até a entrega final, enquanto em inside sales, se refere ao tempo necessário para converter um lead em cliente. 

Além da definição, enfatizamos como a redução do lead time pode melhorar a competitividade e a satisfação do cliente em ambos os contextos.

Destacamos também o papel fundamental dos sistemas de CRM, como o PipeRun, na otimização desse processo, já que oferecem relatórios detalhados que ajudam a entender melhor cada etapa do ciclo de vendas, identificar os canais de aquisição mais eficientes e avaliar a correlação entre o tempo de conversão e o valor das vendas.

Se você está buscando aprimorar tanto as suas operações de vendas ou de produção, a dica é clara: investir em tecnologias que permitam uma análise precisa dos dados e em treinamentos que capacitem as equipes a gerenciar e reduzir o lead time de maneira eficaz. 

Esse artigo foi útil para você? Então, continue explorando esses e outros temas aqui no blog.

Toda semana, compartilhamos dicas para transformar sua abordagem de negócios e impulsionar seu sucesso. 

Esperamos te encontrar em breve!

Até a próxima!

FAQ – Perguntas Frequentes

Qual a definição de lead time?

Lead time é o tempo total que transcorre desde o início até a conclusão de um processo específico. Na indústria, por exemplo, refere-se ao período desde a colocação do pedido até a entrega do produto ao consumidor final. Em contextos de vendas, como no inside sales, o lead time mede o intervalo entre o primeiro contato com o potencial cliente e o fechamento da venda. 

Como fazer o cálculo do lead time?

O cálculo do lead time envolve a subtração da data de início do processo da data de sua conclusão. Por exemplo, em um contexto de produção, se um produto começa a ser fabricado no dia 1 de janeiro e é entregue ao cliente no dia 15 de janeiro, o lead time é de 14 dias. 

Já para calcular o lead time em vendas, registra-se o momento do primeiro contato com o cliente e o momento da finalização da venda. 

A análise deste intervalo permite não apenas entender a duração do ciclo de vendas, mas também identificar oportunidades para sua otimização e para a melhoria da experiência do cliente.

Qual a composição do lead time?

O lead time é composto por vários elementos que podem variar dependendo do setor e do processo específico. Em geral, inclui o tempo de espera, o tempo de processamento e o tempo de movimentação. 

No contexto industrial, por exemplo, o lead time pode incluir o tempo para a obtenção de matérias-primas, o tempo de produção e o tempo de entrega. 

Já em vendas, especialmente em inside sales, o lead time engloba o tempo necessário para a qualificação de leads, o tempo de negociação e o tempo para efetivar o fechamento da venda.