Ciclo PDCA: o que é, etapas e como aplicar e melhorar processos

Você já ouviu falar do ciclo PDCA? Em resumo, essa ferramenta de gestão pode te ajudar a melhorar seus processos e resultados de forma eficiente e interativa.

O ciclo PDCA é baseado em quatro etapas cruciais: planejar, fazer, checar e agir. Com ele, é possível testar, analisar e implementar soluções com rapidez e precisão, sempre com foco no sucesso do negócio. 

Se você nunca ouviu falar nesse conceito, fique tranquilo! Neste conteúdo, vamos desvendar cada uma das etapas do ciclo PDCA e te mostrar como aplicá-lo em suas estratégias de vendas.

Além disso, também vamos explorar os principais benefícios que essa metodologia pode trazer para a sua empresa. 

Vamos descobrir juntos? 

O que é um ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é uma ferramenta bastante utilizada para solucionar problemas complexos e melhorar processos. 

É um método que se repete de forma iterativa, ou seja, a cada repetição, é possível obter resultados diferentes, que são acumulados e usados nas repetições seguintes.

Isso quer dizer que o PDCA é um ciclo que a cada uso, traz uma nova possibilidade para resolver um determinado problema.

Como comentamos anteriormente, essa metodologia permite identificar as falhas e corrigi-las rapidamente, mas também pode ser usada para implantar novas ideias. 

E ao contrário do que muitos imaginam, o ciclo PDCA não é uma ferramenta exclusiva para a alta gestão. Na verdade, pode ser aplicado em todos os níveis hieráquicos de uma empresa, desde a liderança até a equipe operacional.  

Quando utilizado de forma eficiente, esse método pode trazer resultados significativos em termos de qualidade nos processos da empresa.

Onde surgiu o PDCA?

O ciclo PDCA tem sua origem no ciclo de Shewhart, criado pelo engenheiro americano Walter A. Shewhart na década de 1920. 

Shewhart foi o pioneiro do controle estatístico da qualidade e propôs um processo de melhoria contínua baseado em três etapas: especificação, produção e inspeção.

No entanto, o ciclo como conhecemos hoje foi desenvolvido por outro engenheiro americano, Edward Deming, que ampliou o ciclo de Shewhart para quatro etapas: planejar, fazer, checar e agir. 

Deming levou essa metodologia para o Japão após a Segunda Guerra Mundial, onde ela foi adotada pela União Japonesa de Cientistas e Engenheiros (JUSE) em 1951.

A partir daí, o ciclo PDCA se tornou uma ferramenta versátil e eficaz para a melhoria contínua dos processos, consequentemente, dos resultados de um negócio.

Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?

Como dissemos acima, as fases do ciclo PDCA são: planejar, fazer, checar e agir. 

Mas o que cada uma quer dizer e o que deve ser feito para executá-las? 

Plan (Planejar)

O primeiro passo para aplicar o ciclo PDCA, seja para tirar uma ideia do papel ou otimizar um processo, é planejar o que será realizado. 

Desenvolva uma estratégia sobre o que sua empresa deseja criar ou o que precisa ser melhorado.

Nessa fase, liste quais problemas estão sendo enfrentados e o que parece estar relacionado a isso. 

Observe o conjunto de indicadores estratégicos que a sua empresa acompanha e veja se eles apresentam algum sinal de fragilidade.

Quando for resolver um problema é importante estar atento a algumas questões: a primeira delas é a busca pela causa-raiz de um problema. Isso irá contribuir diretamente para o sucesso de uma otimização.

De fato, os resultados das suas ações só serão efetivos se você encontrar o real problema que está atrapalhando o crescimento dos seus números. 

Enquanto você lidar com causas que não são a fonte da questão, seus resultados tendem a ser reduzidos. 

Existem algumas técnicas para encontrar a causa-raiz de uma falha, entre elas o diagrama de Ishikawa e os 5 porquês.

Escolha um modelo, estabeleça o que precisa ser resolvido, crie metas e um plano de ação. Feito isso, você cumpriu a primeira fase do ciclo PDCA.

Do (Execução)

O que você planejou precisa ser realizado. Ao colocar suas estratégias em prática, você começa a testar as hipóteses que levantou sobre o problema e as suas soluções.

Para fazer o que foi pensado, é fundamental que haja um plano de ação com atividades definidas de forma clara.

Afinal, o que deve ser feito? Como? Quando? Por quem? Qual é a periodicidade necessária? 

Uma observação interessante sobre essa etapa é que não se faz necessário desenvolver uma solução perfeita logo na primeira tentativa. 

O PDCA permite que você teste suas hipóteses com um esboço básico da solução proposta. 

Se os resultados dos primeiros testes forem positivos, a equipe pode se dedicar a lapidar o que já foi testado.

Check (Verificação)

Depois do planejamento e aplicação da melhoria que foi desenvolvida, é chegada a hora de verificar se os resultados alcançados estão alinhados ao que foi proposto inicialmente. Ou seja, é hora de avaliar se as metas definidas lá no planejamento foram alcançadas.

Em outras palavras, é necessário responder à pergunta: houve melhora nos resultados do processo? Afinal, o que mudou depois da execução do plano de ação? 

Ao aplicar o ciclo PDCA você pode definir um período mínimo para que os resultados comecem a aparecer, mas enquanto isso, crie o hábito de acompanhar os números ao longo do tempo. 

Como você deseja testar uma hipótese, é interessante que haja um tempo pré-definido para o balanço “final” dos resultados. Enquanto isso, é possível acompanhar a evolução dos números.

Para fazer essa análise você vai precisar contar com ferramentas que vão coletar dados e indicadores relevantes para a melhoria proposta. 

Ao fazer sua análise observe os resultados, mas também avalie o quanto do que foi planejado realmente foi executado. Um planejamento que é apenas parcialmente aplicado pode trazer resultados abaixo do esperado.

Use essa etapa para avaliar o que está funcionando e o que não está. Se a empresa desenvolveu um conjunto de melhorias para um processo, pode ser que algumas ações estejam trazendo bons resultados e outras não. Faça essa filtragem. 

A partir desses dados você poderá desenvolver um modelo mais robusto em relação à primeira proposta.

Act (Agir)

A fase de ação é dedicada à solução de desvios que foram identificados na etapa anterior.

Observe o que foi planejado em relação ao que foi executado e melhore a aplicação das ações. Apare as arestas, corrija erros e ajuste o que for necessário.

Depois dessa etapa é hora de … começar tudo de novo! 

O ciclo PDCA não recebe esse nome sem razão. Suas etapas acontecem continuamente, para que os processos se mantenham em evolução e os resultados não parem de surgir.

Por isso, depois da ação, volte ao planejamento e repita o passo a passo, reiniciando todo o processo que apresentamos ao explicar como funciona o ciclo PDCA.

Qual é a importância do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode trazer muitos benefícios para qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho ou segmento. 

Confira a seguir a importância de aplicar esse método no seu negócio!

1. Melhoria contínua

O ciclo PDCA é uma ferramenta que possibilita a melhoria contínua dos processos e resultados de um negócio. 

Além do mais, permite que os problemas sejam identificados, analisados e solucionados de forma sistemática e interativa, gerando aprendizado e inovação.

2. Solução para problemas

O ciclo PDCA ajuda a solucionar problemas que não são facilmente percebidos ou que já foram submetidos a diversas tentativas falhas de solução. 

Ele oferece uma metodologia estruturada e clara para definir o problema, suas causas e suas possíveis soluções. 

Assim, fica muito mais fácil testar as soluções propostas, acompanhar os resultados obtidos e implementar as ações necessárias. 

3. Maior eficiência e qualidade de processos

Essa metodologia também permite que os processos da sua empresa sejam planejados, executados, monitorados e melhorados de forma contínua, seguindo padrões e orientações.

Lembrando que a eficiência e qualidade dos processos são essenciais para satisfazer as necessidades e as expectativas dos clientes internos e externos da sua empresa. 

4. Tomada de decisão assertiva

O ciclo PDCA ajuda a tomar as decisões baseadas em dados concretos e estatísticos, coletados e analisados durante o processo. 

O método também permite que as decisões sejam testadas antes de serem implementadas, evitando erros e riscos desnecessários.

Como fazer o ciclo PDCA em vendas?

Para descobrir na prática como o ciclo PDCA pode ser aplicado no setor de vendas, vamos a um exemplo?

Suponha que você gerencia um time de marketing que está com dificuldades em aumentar o volume de qualificação de leads. 

Ao aplicar o ciclo PDCA, você identifica que o time de pré-vendas está perdendo muitas oportunidades de qualificação devido à falta de registro das informações importantes dos leads, pois a equipe não tem um processo bem definido de registro das informações, o que resulta em muitas oportunidades perdidas.

Com base nessa análise, a solução proposta é a implementação de um CRM para fazer a gestão de leads, possibilitando o registro adequado das informações e a visualização em tempo real de todas as oportunidades.

Após a implementação do CRM, o time decide manter um acompanhamento constante dos resultados para avaliar a eficácia dessa solução.

Caso necessário, ajustes serão feitos no processo, para garantir a melhoria contínua do sistema de qualificação de leads.

O modelo se adapta bem a todas as áreas da organização e não seria diferente dentro do setor comercial.

Por ser um modelo prático, simples e direto que busca pela melhoria contínua, o PDCA atende muito bem ao critério de agilidade que o setor de vendas tanto precisa. 

Sempre que falamos em melhorias neste departamento existe a preocupação de atrapalhar o dia a dia dos profissionais e interferir nos resultados que hoje já são alcançados. 

Entretanto, com a flexibilidade do modelo de PDCA é possível realizar mudanças sem que isso interfira na rotina da equipe negativamente. 

Estamos falando de um passo a passo que inclui:

• definição de um problema, 
• levantamento de causas., 
• criação de um plano de ação enxuto, 
• aplicação da solução, 
• avaliação dos resultados.

O PDCA, então, se mostra muito eficiente para a área comercial ao usar os indicadores de venda na busca por problemas e para a criação de melhorias dos processos. 

PDCA e a tecnologia

Junto com um CRM, o PDCA é capaz de identificar, por exemplo, as etapas do pipeline de vendas que estão tendo problemas para mover o prospect para a fase seguinte do funil e, a partir disso:

• pesquisar as causas raiz dessa dificuldade, 
• elencar hipóteses de solução;
• criar um plano de ação básico;
• listar atividades que precisam ser realizadas e aplicá-las;
• implementar as ações esboçadas. 

Falamos sobre a dificuldade de avançar um lead pelas etapas do pipeline de venda, mas a verdade é que o método PDCA pode ser usado na busca por soluções de qualquer falha que seja identificada no setor.

É importante destacar que essa metodologia é ágil porque as mudanças que são consideradas são apenas esboços, funcionando como em uma versão inicial de um programa que ainda precisa de melhorias, mas que antes deve passar por um teste para validar sua efetividade e aceitação. 

Em suma, no PDCA não se perde muito tempo elaborando algo que ainda não foi testado e que não provou funcionar. 

Apenas depois de validadas, as hipóteses são lapidadas e um modelo mais refinado do que foi proposto é concebido e executado. 

Caso a hipótese de solução seja negada, rapidamente o ciclo PDCA se reinicia e outras soluções são consideradas, modeladas, aplicadas e testadas. 

De fato, mesmo que a solução inicial se prove eficiente, o ciclo PDCA se mantém contínuo na busca de melhorias em todas as suas etapas.

Além disso, vale lembrar que o PDCA também pode ser usado para tirar ideias do papel e testá-las com facilidade e com custos controlados. 

Na prática, é possível aplicar o ciclo para alcançar diferentes objetivos e realizar diferentes ações dentro de uma empresa ou setor, por exemplo:

• implementar mudanças operacionais;
• otimizar indicadores de qualquer setor ou área;
• praticar a melhoria contínua de processos;
• empreender um novo projeto;
• priorizar problemas que precisam de solução emergencial e mais.

Quais são as ferramentas PDCA?

As ferramentas PDCA são cruciais para implementar processos de melhoria contínua em sua empresa. 

Se você está aqui, provavelmente já sabe que duas das principais ferramentas são o CRM de vendas e o CRM de atendimento.

Para ilustrar, vamos considerar o exemplo anterior, sobre problemas de qualificação de leads no marketing. 

Ao utilizar o CRM de vendas, ficou muito mais fácil coletar e analisar todos os dados referentes às interações com os leads, identificando claramente os pontos fracos do processo e planejando as ações para solucionar os problemas.

Além disso, o CRM de atendimento poderia ser utilizado para executar as tarefas e, é claro, acompanhar o progresso das ações implementadas. 

Em resumo, essas ferramentas podem te ajudar (e muito!) a aplicar o ciclo PDCA de forma mais assertiva e, consequentemente, garantir os melhores resultados.

Se você ainda não usa um CRM de vendas e atendimento, fale hoje mesmo com um de nossos consultores e descubra todas as soluções que a PipeRun pode oferecer para o seu negócio.

Estamos aguardando você! 

Conclusão

Como você conferiu ao longo deste conteúdo, o ciclo PDCA é uma ferramenta que pode te ajudar a melhorar ainda mais os seus processos e resolver aqueles problemas que parecem impossíveis. 

O melhor de tudo é que essa metodologia pode ser aplicada em diversas áreas e níveis de atuação, desde a alta gestão, até a equipe operacional.

Sem dúvidas, todos podem se beneficiar do ciclo PDCA, independentemente do objetivo central de sua utilização. 

Se você não conhecia esse método ou nunca teve a oportunidade de colocá-lo em prática, aproveite nossas dicas para começar a testar, analisar e implementar novas soluções com mais rapidez e precisão. 

Quer aprender mais sobre outras metodologias que podem te ajudar a alcançar os melhores resultados no seu negócio? Leia mais dois artigos!

O primeiro fala da importância da metodologia SMART para a definição de metas nas empresas. Já o segundo fala sobre como o sistema kanban ajuda as empresas a organizarem os seus processos.

Esperamos te encontrar em um próximo conteúdo! 

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun 

FAQ – Perguntas Frequentes 

O que é ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma metodologia que ajuda a melhorar continuamente um processo, seguindo quatro passos: planejar, executar, checar e agir, a fim de alcançar melhores resultados.

Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA consiste em quatro etapas: planejar (Plan), executar (Do), checar (Check) e agir (Act), para alcançar a excelência nos processos e resultados de uma organização.

Qual das etapas do ciclo PDCA é a mais importante? 

Não existe uma etapa mais importante. Todas as etapas do ciclo PDCA são igualmente essenciais para o processo e estão interligadas.