Etapas do pipeline de vendas

Etapas do pipeline: as boas práticas para converter lead em cliente

As etapas do pipeline, quando gerenciadas corretamente, levam o cliente do começo ao final de sua jornada da maneira como deve ser: conseguindo a venda. Para isso, porém, é preciso adotar algumas estratégias e boas práticas para ter uma conversão maior em todos os estágios.

Um CRM oferece às empresas condições plenas de acompanhar todas as vendas do começo ao final.

Muitas vezes, contudo, não é incomum não usar todo o potencial que o software oferece ou, então, não possuir um processo adequado e adaptado à tecnologia.

Se você recentemente passou pela transformação digital em seus negócios ou simplesmente mudou de CRM, é fundamental ter uma coisa em mente:

É através da tecnologia – e somente dela – que você consegue de forma estratégica gerar valor em todas as etapas do pipeline para conseguir uma venda.

Para isso, é preciso seguir algumas estratégias, as boas práticas no gerenciamento do relacionamento com o cliente durante a:

  • prospecção;
  • qualificação;
  • negociação;
  • fechamento.

Além, claro, dos estágio intermediários – os que realmente fazem a diferença entre o “sim” e o “não” do cliente.

O texto hoje traz as boas práticas para você na gestão das etapas do pipeline de vendas.

Vamos conferir?

Boa leitura!

Implemente corretamente o CRM para gerir as etapas do pipeline

Etapas do pipeline de vendas

Antes de aplicar efetivamente as estratégias para melhor o gerenciamento de vendas e das etapas do pipeline, é preciso entender se a implementação do CRM se deu da melhor maneira.

Isso quer dizer: sua equipe de vendas realmente está usando o sistema por completo?

Está extraindo tudo o que pode dela e, de fato, preenchendo todas as informações necessárias?

Pelo sim e pelo não, é melhor certificar-se, certo?

Faça um rápido checklist para ver se de fato o CRM está sendo usado da melhor maneira na rotina de vendas da empresa.

Sua equipe está motivada e confia no CRM?

Pode parecer uma pergunta óbvia – afinal, se você contratou é porque o time usa.

Mas a realidade nem sempre é essa e, se você não realiza uma gestão de vendas de perto, pode se surpreender com a prática.

É fundamental que sua equipe entenda a importância do CRM e o veja como um aliado – não como simplesmente mais uma coisa para preencher.

Que ela entenda que a tecnologia ajuda a vender mais e melhor; elimina o trabalho burocrático e robótico e dá mais tempo e disposição para ser consultivo e entregar valor para os clientes.

Por isso, se for necessária uma dose extra de motivação, crie alguma campanha de incentivo.

Aumente um pouco a comissão de vendas daquele vendedor que, se tiver batido suas metas e objetivos, realmente gerenciou as negociações pelo CRM e registrou todas as suas ações.

Os processos estão realmente automatizados?

Etapas do pipeline de vendas

Um fator que pode contribuir para a desmotivação dos vendedores – e consequentemente o uso errado do CRM -, é o fato de não haver, de fato, uma automação de processos em vendas.

Muitas tarefas como a entrada de leads, envio de emails e criação de atividades podem ser automatizadas no seu CRM.

Por exemplo, digamos que você sempre pega o cadastro de um cliente no site e preencher à mão uma oportunidade no seu pipeline.

Em um CRM com ações automáticas e integrações, assim que um lead solicitar orçamento, por exemplo, você já tem a oportunidade preenchida, pronta para ser trabalhada.

Há uma rotina de atividades estabelecida?

O processo de vendas é um organismo vivo: precisa estar em constante transformação para atender as necessidades do seu cliente em potencial.

Mas, apesar disso, é preciso ter uma rotina de atividades estabelecidas para a sua equipe.

Quais atividades devem ser feitas diariamente. Isso quer dizer, supondo que você tenha um funil cheio:

  • quantos emails de prospecção precisam ser enviados?
  • quantas ligações de qualificação devem ser feitas?
  • quantas demonstrações de vendas devem ocorrer num dia?
  • quantos emails ou ligações de follow up devem ser feitas?

Enfim, defina como deve ser previsivelmente a rotina de seus vendedores.

Isto é: defina o mínimo que precisa ocorrer todos os dias para você conseguir ser eficiente diariamente.

Estratégias para gerenciar as etapas do pipeline e converter mais vendas

Etapas do pipeline de vendas

Agora que você já tem o CRM como um verdadeiro aliado do seu time, é hora de aprimorar ainda mais a sua entrega.

Ou seja, pôr em prática algumas estratégias para aumentar a taxa de conversão em todas as etapas do pipeline.

Para ajudar você, por tópicos – aqueles que citamos anteriormente, lembra? Prospecção, qualificação, negociação e fechamento.

Essas estratégias podem ser encaradas também como boas práticas para, no fim, conseguir o que realmente importa: vender mais, melhor e ter clientes cada vez mais satisfeitos com a sua marca.

Confira:

Boas práticas na prospecção

O processo de geração de leads pode parecer confuso, mas não se compara a administrar todos os contatos gerados sem o uso da tecnologia.

Quer dizer, você até pode ter suas planilhas bem organizadas, sem contatos duplicados nem emails errados.

Mas ter as ferramentas e recursos para conseguir impactá-los enquanto ainda estão quentes é uma tarefa e tanto.

Por isso, para uma gestão correta das etapas do pipeline, especialmente na parte de conversão, é preciso:

Integração com marketing

Para conseguir gerenciar o resultado de suas ações de marketing, é fundamental ter um CRM integrado com sua plataforma de automação de marketing.

Junto disso, com ações automáticas, todo lead gerado em qualquer um de seus canais de aquisição entrarão na etapa do funil que você definir.

Isso é especialmente importante quando você colocar em prática algumas estratégias de cold mail.

É fundamental aproveitar para abordar o lead enquanto ele ainda está quente, disposto a ouvir o que você tem a dizer.

Colocar tags nos clientes no CRM

Etapas do pipeline de vendas

Seus clientes em potencial estão organizados para facilitar a localização e revisão?

Para quem usa um CRM, gerenciar a carteira de clientes não é uma tarefa árdua.

Quando você coloca tags para saber a origem desses leads: marketing (qual canal)? Parceiros? Lista fria?

A depender da origem, o SDR já saberá a abordagem necessária para cada um deles – o que dá um poder de persuasão maior desde o início.

Monitorar as conversas com os clientes

Cold call, email marketing, chats… todas essas são maneiras eficazes de captação de clientes e devem continuar sendo feitas.

Todavia, outra estratégia igualmente importante – e pouco usada – para gerar leads é por meio dos ticket que a área de suporte recebe.

A equipe que atende o cliente está atente às perguntas e as preocupações que eles têm.

O suporte pode utilizar o CRM para notificar, de maneira simples, a equipe de vendas sobre conversas que podem levar à oportunidades de up selling e cross selling.

Boas práticas na qualificação

Dentro de um cenário ideal, seus esforços de prospecção estão atraindo os clientes certos, dentro da persona e dos critérios que você definir como sendo o perfil do cliente ideal (ICP).

Mas, para garantir que os leads corretos sejam sempre buscados, há algumas boas práticas para você recorrer nas etapas do pipeline no que diz respeito à qualificação dos contatos.

Formulário de qualificação

Dentro do CRM, é possível criar um formulário de qualificação de leads – que deve ser preenchido pelo profissional de pré-vendas.

O ideal é, também, ter um funil exclusivo para essa etapa do processo.

Dentro desse questionário, coloque as perguntas essenciais para que você saiba se o prospect tem ou não fit com o negócio.

Deixe também um campo livre de comentários e preencha com qualquer informação relevante que ajudará o vendedor a fechar essa venda.

Mais do que isso: use tags para definir o tipo de cliente que você está lidando.

De novo: é importante para o vendedor saber, já de imediato, com quem irá lidar, adaptando o discurso de vendas para cada um deles.

Use os motivos de perda no seu CRM

Etapas do pipeline de vendas

Alguns dos seus leads não serão qualificados. Não irão adiante para falar com o vendedor.

O trabalho é descobrir, então, por quais motivos eles não têm o perfil para compra.

É uma tarefa para o pré-vendas, sim, mas listar os motivos de perda é algo para ser feito em basicamente qualquer etapa do processo de vendas.

Seja quem for o responsável por listar, é preciso sempre marcar algo.

E não se esqueça de criar algumas tags de motivos recorrentes para facilitar a checagem do relatório.

Monitore as interações dos potenciais clientes

  • Quantas vezes seus leads interagiram com a empresa?
  • Durante as “ligações frias”: o que eles estão perguntando?
  • Qual a principal preocupação deles nos emails respondidos?

Com bases nessas conversas, encontre respostas para algumas perguntas, tais como:

  • Que valor nosso produto ou serviço agrega para esse cliente em potencial?
  • Qual necessidade específica dele é atendida? E de que forma?
  • Esse prospect tem orçamento para contratar a nossa solução?
  • Quem é o responsável internamente pela tomada de decisão de compra?

Então, veja a importância do seu formulário de questões dentro do CRM. É importante dar o direcionamento certo.

Um lead sem fit negociando com o cliente tem enormes chances de não fechar. E aí, bem, você está desperdiçando muito dinheiro…

Boas práticas na negociação 

Durante a negociação, você discute preços e condições com o prospect.

É fundamental que os vendedores forneçam o tempo inteiro uma ótima experiência, que gere valor a cada contato, deixando o “sim” mais próximo.

Para ser mais assertivo ainda nessas etapas do pipeline, algumas estratégias são importantes

Conheça bem seu prospect

Seu CRM oferece a oportunidade de aprender sobre todos os seus clientes e criar um ótimo relacionamento.

À medida que você move uma oportunidade pelas etapas do pipeline, analise constantemente os dados que seus clientes fornecem pouco a pouco.

  • Emails que abriu (quais conteúdos estavam nele)?
  • Respostas no WhatsApp para o pré-vendedor ou vendedor;
  • Dores ou dúvidas expostas nas ligações, etc.

Aproveite o CRM está integrado com webphone e ouça essas ligações de dentro da oportunidade – e anote tudo o que for relevante.

As conversas via WhatsApp também ficam gravadas e você pode ler com calma para encontrar boas informações que ajudarão você a persuadir o cliente.

Tudo isso é importante para você entender melhor as dores do cliente, personalizar o discurso e mostrar didaticamente como sua solução serve para ele.

Atribua atividades para si mesmo em todas as etapas do pipeline

Etapas do pipeline de vendas

Essa estratégia é válida basicamente para qualquer funil em qualquer momento dentro do processo.

Mas, à medida que a venda vai chegando perto da conclusão, torna-se ainda mais importante.

Atribuir atividades para si mesmo é algo fundamental e que fará que você não perca nenhuma oportunidade por falta de ação.

E pode ser feito, inclusive, com ações automáticas.

Pensamos no seguinte exemplo dentro do funil de vendas.

O vendedor ligou para o cliente que está negociando, fazendo o follow up para obter uma resposta da proposta comercial enviada.

O cliente respondeu dizendo que ainda estão avaliando a oferta e pediu para que você ligue dentro de alguns dias.

O que o vendedor faz? Duas opções:

  1. Tanto manter a oportunidade no mesmo estágio do funil e agendar manualmente uma atividade para ligar;
  2. Arrastar a oportunidade para uma nova etapa (digamos que seja “follow up 2”) e acionar a ação automática para criar uma tarefa de avisar que você precisa ligar para esse lead nos próximos dias.

Fácil, certo?

Não esqueça também de configurar alertas de estagnação para reforçar o lembrete do que você precisa fazer.

Acompanhe as oportunidades que você está envolvido

Se você é um gerente de vendas, é importante saber se seu time está realmente enviando as propostas, fazendo os follow up, ligando e de modo geral se relacionando com o cliente.

O relatório pode entregar tudo isso, sim. Mas é importante poder acompanhar em tempo real.

Uma das formas de fazer isso é, em todas as oportunidades (se assim o gestor desejar), colocar-se como envolvido.

Assim, você será alertado e ficará sabendo de toda e qualquer ação que ocorrer em cada oportunidade.

E fique atento para revisar atividades importantes, tais como:

  • ligações efetuadas;
  • emails enviados;
  • tarefas concluídas;
  • mudança de etapas no pipeline;
  • notas tomada;
  • visitas feitas, etc.

Boas práticas no fechamento

Uma empresa só aumenta suas receitas e cresce quando mais vendas são feitas.

É crucial, portanto, saber utilizar o CRM a seu favor e otimizar a etapa de fechamento de vendas.

Para isso, algumas boas práticas são necessárias, tais como:

Previsão de fechamento

A cada etapa do pipeline, baseado no seu histórico dentro do CRM, você tem a previsão de fechamento.

Quer dizer: se tudo der certo, se suas taxas de conversão se mantiverem no mínimo iguais, você terá a previsibilidade de ganhos ao final do mês.

Ter o forecast de vendas, baseado na taxa histórica de conversão de cada etapa, ajuda não só os vendedores como também o setor financeiro da empresa.

Este saberá com quanto dinheiro poderá contar no próximo período e já pode programar-se com bastante antecedência.

Identifique gargalos no processo

Etapas do pipeline de vendas

Qual é realmente a eficácia do seu funil? Onde a taxa de conversão é maior e onde é menor?

Já falamos sobre criação de atividades para não perder nenhuma oportunidade por falta de ação.

Todavia, é preciso revisar também quanto tempo cada oportunidade fica parada em cada uma das etapas do pipeline.

Essa análise minuciosa ajuda você a revisar seu processos e também as ações feitas.

Talvez você esteja deixando tempo demais os prospects parados em algum estágio.

As oportunidades, no estágio seguinte, tem convertido mais ou menos?

Veja: cruze os dados entre conversão e tempo de estagnação para encontrar esses gargalos – e corrija-os imediatamente!

Com essas dicas, você otimiza as etapas do pipeline, gera valor para seu cliente, renova a confiança dele em você e consegue converter mais vendas em menos tempo.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você quer saber mais sobre o que um CRM pode fazer para a sua empresa vender mais e melhor, fale com um consultor a hora que quiser.

Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a fechar mais negócios todos os dias.

O primeiro traz algumas técnicas de negociação para todo tipo de empresa.

Já o segundo fala da importância de monitorar as métricas de vendas relevantes ao seu negócio.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

Augusto Turcato
conteudo@odig.net

Augusto Turcato faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.