Como aplicar o ciclo PDCA? O que é, quais as fases e como usá-las para vender mais?

como aplicar o ciclo pdca

O que é e como aplicar o ciclo PDCA? Plan, Do, Check e Act são as palavras que compõem a sigla PDCA. Em português esses termos podem ser substituídos por: 

  • Planejar, 
  • Fazer, 
  • Checar;
  • Agir. 

Na prática, o PDCA é um método de gestão da melhoria contínua de processos. Seu foco é auxiliar na execução das ações de um planejamento estratégico ou na otimização do que já é feito.

Ao longo deste artigo, vamos apresentar como funciona e quais são as ferramentas que podem ajudar na execução do ciclo PDCA para vendas. Curtiu? Então continue lendo e aprenda como otimizar seus resultados comerciais pode ser muito mais fácil usando essa metodologia.

O que é o ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de qualidade com foco na melhoria contínua dos processos de uma empresa, a partir da aplicação de quatro etapas de trabalho: planejar, fazer, checar e agir.

A metodologia facilita que os planos da empresa saiam do papel, propondo um método simples de execução das ações. 

Além disso, o modelo contribui para a identificação da necessidade ou oportunidade de melhorias. Afinal, há sempre espaço para otimizar os processos de qualquer empresa, mesmo que eles apresentem resultados positivos.

Por isso, o termo que melhor define o PDCA é a melhoria contínua.

Onde surgiu o PDCA?

O criador do método, em 1920, foi o engenheiro Walter Shewhart, entretanto, o PDCA só se tornou famoso nos anos 1950, principalmente no Japão.

Uma das razões para tanto sucesso é a sua flexibilidade, que permite que o sistema seja aplicado por qualquer porte de empresa, em qualquer nicho.

Quais são as fases do ciclo PDCA?

Como dissemos acima, as fases do ciclo PDCA são: planejar, fazer, checar e agir. 

Mas o que cada uma quer dizer e o que deve ser feito para executá-las? 

Plan 

O primeiro passo para aplicar o ciclo PDCA, seja para tirar uma ideia do papel ou otimizar um processo, é planejar o que será realizado

Desenvolva uma estratégia sobre o que sua empresa deseja criar ou o que precisa ser melhorado.

Nessa fase, liste quais problemas estão sendo enfrentados e o que parece estar relacionado a isso. 

Observe o conjunto de indicadores estratégicos que a sua empresa acompanha e veja se eles apresentam algum sinal de fragilidade.

Quando for resolver um problema é importante estar atento a algumas questões: a primeira delas é a busca pela causa-raiz de um problema. Isso irá contribuir diretamente para o sucesso de uma otimização.

De fato, os resultados das suas ações só serão efetivos se você encontrar o real problema que está atrapalhando o crescimento dos seus números. 

Enquanto você lidar com causas que não são a fonte da questão, seus resultados tendem a ser reduzidos. 

Existem algumas técnicas para encontrar a causa-raiz de uma falha, entre elas o diagrama de Ishikawa e os 5 porquês.

Escolha um modelo, estabeleça o que precisa ser resolvido, crie metas e um plano de ação. Feito isso, você cumpriu a primeira fase do ciclo PDCA.

Do (Execução)

O que você planejou precisa ser realizado. Ao colocar suas estratégias em prática, você começa a testar as hipóteses que levantou sobre o problema e as suas soluções.

Para fazer o que foi pensado, é fundamental que haja um plano de ação com atividades definidas de forma clara.

Afinal, o que deve ser feito? Como? Quando? Por quem? Qual é a periodicidade necessária? 

Uma observação interessante sobre essa etapa é que não se faz necessário desenvolver uma solução perfeita logo na primeira tentativa. 

O PDCA permite que você teste suas hipóteses com um esboço básico da solução proposta. 

Se os resultados dos primeiros testes forem positivos, a equipe pode se dedicar a lapidar o que já foi testado.

Check (Verificação)

Depois do planejamento e aplicação da melhoria que foi desenvolvida, é chegada a hora de verificar se os resultados alcançados estão alinhados ao que foi proposto inicialmente. Ou seja, é hora de avaliar se as metas definidas lá no planejamento foram alcançadas.

Em outras palavras, é necessário responder à pergunta: houve melhora nos resultados do processo? Afinal, o que mudou depois da execução do plano de ação? 

Ao aplicar o ciclo PDCA você pode definir um período mínimo para que os resultados comecem a aparecer, mas enquanto isso, crie o hábito de acompanhar os números ao longo do tempo. 

Como você deseja testar uma hipótese, é interessante que haja um tempo pré-definido para o balanço “final” dos resultados. Enquanto isso, é possível acompanhar a evolução dos números.

Para fazer essa análise você vai precisar contar com ferramentas que vão coletar dados e indicadores relevantes para a melhoria proposta. 

Ao fazer sua análise observe os resultados, mas também avalie o quanto do que foi planejado realmente foi executado. Um planejamento que é apenas parcialmente aplicado pode trazer resultados abaixo do esperado.

Use essa etapa para avaliar o que está funcionando e o que não está. Se a empresa desenvolveu um conjunto de melhorias para um processo, pode ser que algumas ações estejam trazendo bons resultados e outras não. Faça essa filtragem. 

A partir desses dados você poderá desenvolver um modelo mais robusto em relação à primeira proposta.

Act (Agir)

A fase de ação é dedicada à solução de desvios que foram identificados na etapa anterior.

Observe o que foi planejado em relação ao que foi executado e melhore a aplicação das ações. Apare as arestas, corrija erros e ajuste o que for necessário.

Depois dessa etapa é hora de … começar tudo de novo! 

O ciclo PDCA não recebe esse nome sem razão. Suas etapas acontecem continuamente, para que os processos se mantenham em evolução e os resultados não parem de surgir.

Por isso, depois da ação, volte ao planejamento e repita o passo a passo, reiniciando todo o processo que apresentamos ao explicar como funciona o ciclo PDCA.

Como criar um ciclo PDCA em vendas?

Para aplicar o ciclo PDCA em vendas você terá que realizar todas as etapas que listamos acima:

  • Planejar, 
  • Fazer, 
  • Verificar, 
  • Agir.

O modelo se adapta bem a todas as áreas da organização e não seria diferente dentro do setor comercial.

Por ser um modelo prático, simples e direto que busca pela melhoria contínua, o PDCA atende muito bem ao critério de agilidade que o setor de vendas tanto precisa. 

Sempre que falamos em melhorias neste departamento existe a preocupação de atrapalhar o dia a dia dos profissionais e interferir nos resultados que hoje já são alcançados. 

Entretanto, com a flexibilidade do modelo de PDCA é possível realizar mudanças sem que isso interfira na rotina da equipe negativamente. 

Estamos falando de um passo a passo que inclui:

  • definição de um problema, 
  • levantamento de causas., 
  • criação de um plano de ação enxuto, 
  • aplicação da solução, 
  • avaliação dos resultados.

O PDCA, então, se mostra muito eficiente para a área comercial ao usar os indicadores de venda na busca por problemas e para a criação de melhorias dos processos. 

Junto com um CRM, o PDCA é capaz de identificar, por exemplo, as etapas do pipeline de vendas que estão tendo problemas para mover o prospect para a fase seguinte do funil e, a partir disso:

  • pesquisar as causas raiz dessa dificuldade, 
  • elencar hipóteses de solução;
  • criar um plano de ação básico;
  • listar atividades que precisam ser realizadas e aplicá-las;
  • implementar as ações esboçadas. 

Falamos sobre a dificuldade de avançar um lead pelas etapas do pipeline de venda, mas a verdade é que o método PDCA pode ser usado na busca por soluções de qualquer falha que seja identificada no setor.

É importante destacar que essa metodologia é ágil porque as mudanças que são consideradas são apenas esboços, funcionando como em uma versão inicial de um programa que ainda precisa de melhorias, mas que antes deve passar por um teste para validar sua efetividade e aceitação. 

Em suma, no PDCA não se perde muito tempo elaborando algo que ainda não foi testado e que não provou funcionar. 

Apenas depois de validadas, as hipóteses são lapidadas e um modelo mais refinado do que foi proposto é concebido e executado. 

Caso a hipótese de solução seja negada, rapidamente o ciclo PDCA se reinicia e outras soluções são consideradas, modeladas, aplicadas e testadas. 

De fato, mesmo que a solução inicial se prove eficiente, o ciclo PDCA se mantém contínuo na busca de melhorias em todas as suas etapas.

Além disso, vale lembrar que o PDCA também pode ser usado para tirar ideias do papel e testá-las com facilidade e com custos controlados. 

Na prática, é possível aplicar o ciclo para alcançar diferentes objetivos e realizar diferentes ações dentro de uma empresa ou setor, por exemplo:

  • implementar mudanças operacionais;
  • otimizar indicadores de qualquer setor ou área;
  • praticar a melhoria contínua de processos;
  • empreender um novo projeto;
  • priorizar problemas que precisam de solução emergencial e mais.

Como aplicar o ciclo PDCA para criar máquinas de vendas?

A aplicação do ciclo PDCA pode se tornar ainda mais eficiente ao ser usado em conjunto com um CRM de vendas

O CRM é a ferramenta mais importante de uma estratégia comercial que sonha se transformar em uma máquina de vendas.  

É ele o que vai permitir a criação, execução e acompanhamento de todas as etapas do processo de vendas, desde o funil de marketing até o funil de contratos

como aplicar o ciclo pdca

Já o PDCA atua na melhoria contínua dos resultados de cada uma dessas etapas, indispensáveis para negócios que querem alavancar as taxas de vendas. 

Tudo isso identificando falhas, testando soluções e resolvendo gargalos e barreiras nas etapas de vendas.

O CRM oferece o banco de dados, a gestão de contatos e a possibilidade de realizar uma gestão de ponta a ponta de usuários, leads, prospects e clientes, aumentando em volume e qualidade a sua capacidade de gerar negócios. 

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