15 modelos de mensagem de cobrança para clientes inadimplentes

Resumo do artigo:

• Modelos de mensagem de cobrança são textos padronizados usados para notificar clientes sobre pagamentos atrasados ou pendentes;

• Eles ajudam a garantir que a comunicação seja clara, profissional e consistente, além de economizar tempo, uma vez que não é necessário escrever uma nova mensagem para cada situação;

• O CXM de Atendimento da PipeRun é uma das melhores ferramentas para automatizar o envio de mensagens de cobrança, pois oferece soluções de envio em massa e personalização.

Você sabe qual é o melhor tipo de mensagem de cobrança para enviar aos seus clientes?

Gerenciar as finanças de um negócio envolve muitos desafios, e um dos mais delicados é lidar com a inadimplência.

Apesar de ser uma situação comum, demanda uma abordagem bastante cuidadosa.

Até porque, o objetivo é receber o pagamento devido, sem prejudicar a relação com o cliente.

Pensando em ajudar, apresentamos ao longo desse artigo diversas mensagens de cobrança para que você possa reaver o que lhe é devido, mas de forma respeitosa e eficiente.

Separamos desde lembretes amigáveis até avisos mais firmes, sempre mantendo a cordialidade e profissionalismo.

Lembre-se: a comunicação eficaz é a melhor solução para resolver questões de inadimplência.

Vamos conferir?

O que é uma mensagem de cobrança?

Primeiramente, precisamos entender o conceito de mensagem de cobrança.

Em sua essência, uma mensagem de cobrança é uma comunicação enviada a um cliente que não efetuou o pagamento de uma dívida no prazo acordado.

Esse tipo de mensagem tem um papel crucial na gestão financeira de qualquer negócio, pois auxilia na recuperação de receitas que são importantes para a saúde financeira da empresa.

A abordagem usada em mensagens de cobrança pode variar muito. Afinal, elas podem ser desde leves lembretes até comunicações mais sérias e diretas.

O tom e o conteúdo da mensagem geralmente dependem de vários fatores, como a duração da inadimplência e o histórico de relacionamento com o cliente.

Portanto, uma mensagem de cobrança eficaz é aquela que consegue equilibrar a firmeza necessária para solicitar o pagamento e a delicadeza para manter uma boa relação com o cliente.

Por que a organização dos processos reduz atrito e cobrança com clientes?

O sucesso de uma venda não se encerra na assinatura do contrato – é necessário um acompanhamento bem estruturado para garantir que todos os processos, desde a aceitação da proposta até a coleta de pagamentos, estejam alinhados.

Para pequenas e médias empresas, a organização na gestão de cobranças é essencial para evitar perdas e melhorar o relacionamento com os clientes.

Ao estruturar os processos de cobrança, é possível oferecer uma experiência mais fluida e sem atritos para o cliente, seja durante a negociação de uma proposta ou na resolução de inadimplências.

O segredo está em minimizar o atrito, transformando cada fase do relacionamento com o cliente em uma oportunidade de retenção, em vez de um ponto de conflito.

Assegurar a retenção de clientes é um passo vital. Cobranças excessivas, especialmente em contratos de recorrência, podem comprometer a confiança e afetar a continuidade da parceria.

Com abordagens mais humanas e organizadas, é possível realizar cobranças de forma eficaz sem perder o cliente no processo.

Quando bem gerida, a organização não só facilita o processo de cobrança, mas também contribui para a construção de uma base de clientes mais satisfeita e fiel, aumentando a probabilidade de novos negócios.

Por que é importante enviar mensagem de cobrança para clientes?

Enviar mensagens de cobrança para clientes inadimplentes é um passo crucial no gerenciamento financeiro de qualquer negócio.

A seguir, vamos entender por que isso é tão importante!

Manutenção do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é vital para o funcionamento saudável de qualquer tipo de negócio, independentemente do tamanho ou segmento.

Quando os pagamentos não são recebidos no prazo, o fluxo pode ser impactado negativamente, levando a perda de capital, multas por não pagamento de obrigações, etc.

Nesse caso, as mensagens de cobrança ajudam a garantir que o dinheiro devido seja recebido, mantendo assim a saúde financeira da empresa a longo prazo.

Profissionalismo e ordem

Você sabia que enviar mensagens de cobrança ajuda a mostrar que sua empresa leva a sério os termos de pagamento e contratos?

Isso estabelece uma expectativa clara de profissionalismo e ordem, incentivando o cliente a cumprir com suas obrigações financeiras.

Preservação do relacionamento com o cliente

Enviar uma mensagem de cobrança não significa terminar o relacionamento com o cliente.

Na verdade, se feito corretamente, pode até mesmo fortalecer a relação.

Isso significa que uma comunicação clara e respeitosa pode ajudar a resolver mal-entendidos e abrir espaço para diálogos construtivos.

Evitar acúmulo de dívidas

Além de tudo isso, as mensagens de cobrança regulares e bem planejadas podem prevenir o acúmulo de dívidas.

Isso não apenas facilita a recuperação do dinheiro devido, mas também ajuda a manter um registro limpo de contas a receber.

Cumprimento legal

Por fim, as mensagens de cobrança também podem ser uma exigência legal em algumas circunstâncias.

Isso porque, elas servem como um registro formal de que a empresa tentou recuperar a dívida antes de tomar outras medidas, como negativações e processos.

15 modelos prontos de mensagem de cobrança para clientes em atraso

Se você precisa cobrar seus clientes, mas não sabe por onde começar, compartilhamos abaixo 15 modelos prontos de mensagem de cobrança.

Fique à vontade para adaptá-las de acordo com o tom de voz da sua marca.

Cobrança de venda de mercadoria

“Prezado(a) [Nome do Cliente], notamos que o pagamento referente à compra do produto [Nome do Produto] realizada em [Data da Compra] ainda não foi efetuado. O número da fatura é [Número da Fatura] e o valor total é de [Valor].

A pontualidade no pagamento é essencial para manter nossa parceria comercial forte e duradoura. Por isso, solicitamos que o pagamento seja realizado até a data de [Nova Data de Vencimento].

Caso tenha algum questionamento ou necessite de mais informações, por favor, entre em contato conosco. Estamos aqui para auxiliá-lo(a).”

Segundo lembrete de serviço

“Caro(a) [Nome do Cliente], esse é um segundo lembrete referente ao serviço prestado em [Data do Serviço], cujo pagamento ainda não recebemos. A fatura de número [Número da Fatura] e valor [Valor] está pendente e sua regularização é importante para a continuidade de nossos serviços.

Entendemos que imprevistos podem acontecer e estamos dispostos a discutir possíveis opções de pagamento, caso haja necessidade. Por favor, entre em contato conosco para solucionarmos essa pendência da melhor forma possível.”

Cobrança formal por produto vendido

“Prezado(a) [Nome do Cliente], comunicamos formalmente que a fatura de número [Número da Fatura], relativa à venda do produto [Nome do Produto] em [Data da Venda], ainda está pendente.

O pagamento no valor de [Valor] é essencial para mantermos nosso compromisso de fornecer produtos de qualidade. Solicitamos que a regularização do pagamento seja feita até a data de [Nova Data de Vencimento].

A não regularização poderá acarretar em medidas administrativas. Estamos à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas.”

Cobrança com aviso de atraso

“Caro(a) [Nome do Cliente], verificamos um atraso no pagamento da fatura de número [Número da Fatura], referente aos serviços prestados em [Data do Serviço].

Esse atraso pode gerar juros e multas conforme nossos termos de serviço. É importante que essa situação seja regularizada o mais rápido possível para evitar tais acréscimos.

Para facilitar o processo, estamos disponíveis para discutir opções de pagamento que se adequem à sua situação atual. Entre em contato para que possamos encontrar uma solução conjunta.”

Lembrete com prazo final

“Prezado(a) [Nome do Cliente], lembramos que o prazo final para o pagamento da fatura número [Número da Fatura], referente a [Descrição do Serviço ou Produto], é [Data Final de Pagamento].

A regularização até essa data é crucial para evitar ações adicionais de cobrança. Caso haja algum impedimento para o cumprimento deste prazo, pedimos que nos comunique o mais breve possível.”

Cobrança comunicativa

“Olá [Nome do Cliente]. Como está? Notamos que o pagamento da fatura número [Número da Fatura], referente a [Descrição do Serviço ou Produto], ainda não foi efetuado.

Queremos entender se há alguma questão que esteja impedindo o pagamento e como podemos auxiliá-lo(a) nesse processo.

Sua satisfação e a manutenção de nossa relação comercial são importantes para nós. Por isso, estamos abertos a conversar e encontrar uma solução que atenda às necessidades de ambas as partes.”

Cobrança reforçando a parceria

“Olá, [Nome do Cliente]. Esperamos que esteja tudo bem! Estamos passando aqui para lembrá-lo(a) sobre a fatura [Número da Fatura], vencida em [Data do Vencimento].

Valorizamos muito nossa parceria e queremos evitar qualquer inconveniente para você. Por favor, confira e nos avise se houver algum problema!

Para manter tudo em ordem, seria ideal receber o pagamento de [Valor] até [Nova Data de Vencimento]. Estamos aqui para ajudar, caso precise!”

Aviso de último prazo

“Prezado(a) [Nome do Cliente], esse é um aviso de que o pagamento do serviço de [Descrição do Serviço] está significativamente atrasado.

Caso o pagamento não seja efetuado até [Data Limite], seremos obrigados a tomar medidas adicionais. Por favor, pedimos que trate esse assunto com a urgência necessária.”

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Cobrança com opções de pagamento

“Caro(a) [Nome do Cliente], observamos que o pagamento para [Descrição do Serviço/Produto] ainda está pendente.

Queremos oferecer opções de pagamento para facilitar a quitação desse débito. Entre em contato para discutir um plano de pagamento que se ajuste à sua situação financeira atual.”

Cobrança firme

“Prezado(a) [Nome do Cliente], queremos lembrar que o pagamento pelo serviço de [Descrição do Serviço], prestado em [Data do Serviço], está atrasado e ainda não recebemos nenhuma comunicação da sua parte.

Essa situação exige uma resolução imediata. Solicitamos que o pagamento seja efetuado ou que entre em contato para discutir opções de pagamento antes da aplicação das medidas legais cabíveis.”

Lembrete com empatia

“Prezado(a) [Nome do Cliente], notamos que o pagamento para o serviço prestado em [Data do Serviço] ainda não foi efetuado. Apesar disso, entendemos que às vezes a vida pode trazer desafios inesperados, e estamos aqui para apoiá-lo.

Se você estiver precisando de nossa ajuda, por favor, entre em contato conosco para discutirmos possíveis soluções. Valorizamos nosso relacionamento e queremos ajudá-lo(a) da melhor forma possível.”

Cobrança com urgência

“Caro(a) [Nome do Cliente], esse é um comunicado urgente referente ao pagamento pendente para [Descrição do Serviço/Produto].

Já se passaram [Número de Dias] dias desde a data de vencimento, e esse atraso está se tornando uma preocupação para nós.

Solicitamos que esse assunto seja tratado como uma prioridade e que o pagamento seja efetuado imediatamente, para evitar medidas legais.”

Cobrança com aviso de consequências

“Prezado(a) [Nome do Cliente], queremos alertar que a continuidade do atraso no pagamento do [Produto/Serviço] adquirido em [Data da Compra] pode levar a consequências significativas.

Caso não recebamos o pagamento até [Data Limite], seremos forçados a tomar medidas legais. Sua atenção imediata é necessária para evitar esse tipo de ação.”

Lembrete de pagamento com gentileza

“Olá [Nome do Cliente], esperamos que esteja tudo bem com você. Gostaríamos de lembrar sobre o pagamento pendente para o [Produto/Serviço] fornecido em [Data].

Se houver qualquer dúvida ou se precisar de assistência para efetuar o pagamento, estamos à disposição. Agradecemos sua pronta atenção a esse assunto.”

Cobrança extrajudicial

“Prezado(a) [Nome do Cliente], essa é uma comunicação formal e extrajudicial a respeito do pagamento pendente para [Descrição do Serviço/Produto], que está atrasado há mais de [Número de Dias].

Esse é o seu aviso final antes de iniciarmos os procedimentos legais para a recuperação do débito. Pedimos que regularize a pendência urgentemente para evitar ações judiciais e os custos adicionais associados.”

Como automatizar o envio de mensagens de cobrança?

Agora que você já tem uma série de mensagens de cobrança para enviar para seus clientes inadimplentes, que tal descobrir como automatizar esse envio?

Nos tópicos a seguir, vamos te contar como isso é possível.

Escolha de um CRM adequado

A implementação de um CRM de Atendimento como o da PipeRun é o ponto de partida para automatizar seu processo de envio de cobranças.

Isso porque, esse tipo de ferramenta foi projetada justamente para gerenciar as interações com os clientes, incluindo a automação de tarefas, como o envio de mensagens.

Configuração de mensagens automatizadas

Como comentamos, o CRM de Atendimento da PipeRun permite automatizar o envio de mensagens de cobranças, desde lembretes de pagamento, notificações de atraso até outras comunicações.

A personalização permite que essas mensagens sejam adaptadas para diferentes situações e tipos de clientes.

Uso de disparos de mensagem e chatbots

A funcionalidade de High Structured Message (HSM) possibilita o envio automático de mensagens para clientes inadimplentes.

A integração de chatbots com árvores de decisão ainda pode oferecer aos clientes opções automáticas, como a emissão de segunda via de boletos, sem a necessidade de intervenção humana.

Integração com outras ferramentas e sistemas

Para uma automação eficaz, o CRM de Atendimento da PipeRun é capaz de se integrar com outras ferramentas e sistemas, como softwares de contabilidade e gestão financeira.

Essa interação garante um fluxo de trabalho coeso, minimizando a possibilidade de erros ou atrasos.

Conclusão

Como abordamos ao longo desse artigo, as mensagens de cobrança para clientes inadimplentes são indispensáveis para manter a saúde financeira de um negócio.

Se você estava em dúvida sobre como estruturar suas mensagens de cobrança, agora tem uma variedade de modelos para se inspirar e adaptar de acordo com as necessidades da sua empresa.

Lembrando que cada situação é única e pode requerer uma abordagem personalizada.

Quer aprofundar mais no assunto ou explorar outros temas relacionados à gestão e comunicação com clientes? Continue acompanhando nosso blog.

Toda semana, compartilhamos novos artigos para te ajudar a ir além com o seu negócio.

Desejamos sucesso nas suas estratégias de cobrança e esperamos que essas dicas sejam úteis para melhorar a eficiência do seu processo.

Até a próxima!

FAQ – Perguntas Frequentes

O que escrever na mensagem de cobrança?

Inicie sua mensagem de cobrança com uma saudação cordial, mencionando também os detalhes da dívida, como o valor e a data de vencimento. É recomendado incluir referências específicas, como número da fatura ou descrição do serviço, além de oferecer opções de pagamento. Finalize com uma expressão de agradecimento pela atenção e pela resolução rápida da pendência.

Como fazer uma cobrança pelo WhatsApp educadamente?

Para fazer uma cobrança pelo WhatsApp de forma educada, comece com uma saudação amigável e uma breve introdução. Seja claro sobre o propósito da mensagem, mencionando a dívida pendente de forma direta, mas cortês. Ofereça assistência para solucionar o problema e indique formas de pagamento disponíveis. Encerre com uma mensagem positiva, agradecendo a cooperação do cliente.