Comunicação assíncrona e síncrona com clientes: como fazer?

Resumo do artigo:

• Comunicação assíncrona permite que as pessoas se comuniquem sem a necessidade de respostas imediatas, interagindo em momentos distintos;

• É útil porque dá flexibilidade para responder no melhor momento, sem pressa, garantindo uma comunicação de qualidade;

• O CXM de Atendimento da PipeRun centraliza todos os canais da sua empresa e conversas com clientes, permitindo comunicação fluida, seja ela rápida ou no tempo do cliente.

A comunicação assíncrona vem se destacando como uma ferramenta valiosa na relação entre empresas e clientes.

Afinal, ela permite que ambos os lados se comuniquem sem a pressão de uma resposta imediata.

Mas, o que exatamente é essa forma de comunicação, e como ela se compara com a tradicional conversa em tempo real?

Além disso, quais são as melhores práticas para se comunicar assincronamente com os clientes?

Neste conteúdo, vamos explorar essas questões e oferecer orientações claras para aprimorar essa abordagem em sua empresa.

Pronto(a) para conferir? Vamos lá!

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é uma forma de se comunicar onde as partes envolvidas não precisam estar presentes ou disponíveis ao mesmo tempo.

Isso permite que as pessoas interajam de acordo com suas próprias agendas e conveniências, sem a necessidade de sincronização imediata.

Um exemplo fácil de entender é o e-mail. Você pode escrever e enviá-lo agora, e a outra pessoa, seja por diferenças de fuso horário, compromissos ou qualquer outro motivo, pode ler e responder horas ou até dias depois.

Outra ferramenta comum que se encaixa nesse tipo de comunicação é o WhatsApp.

Mesmo que a pessoa não veja sua mensagem imediatamente, ela será notificada e poderá responder quando estiver disponível.

Em resumo, a comunicação assíncrona é como uma troca de recados, onde um deixa uma mensagem e o outro responde quando puder ou quiser, garantindo flexibilidade e adaptabilidade nas interações.

Comunicação síncrona e assíncrona: quais as diferenças?

Em termos simples, a principal diferença entre comunicação síncrona e assíncrona é a necessidade (ou não) de interação em tempo real.

Enquanto a comunicação síncrona exige que todos os participantes estejam ativamente envolvidos ao mesmo tempo, a comunicação assíncrona oferece a flexibilidade para que cada pessoa participe conforme sua disponibilidade.

Para te ajudar a entender melhor, criamos uma tabela informativa com as principais características de cada tipo de comunicação:

Características	Comunicação Síncrona	Comunicação Assíncrona
Temporalidade	Em tempo real	Não é em tempo real
Disponibilidade dos usuários	Todos devem estar disponíveis simultaneamente	Os usuários interagem em momentos diferentes
Resposta	Imediata ou quase imediata	Pode ser horas, dias ou semanas depois
Exemplos de ferramentas	Telefone, videoconferências, chats ao vivo, reuniões presenciais	E-mails, mensagens de texto (como WhatsApp), fóruns, comentários em redes sociais
Necessidade de sincronia	Exige sincronização total	Não exige sincronização imediata

Exemplos de comunicação síncrona e assíncrona

No dia a dia, estamos sempre nos comunicando, seja para trabalhar, estudar ou simplesmente conversar com amigos.

E como você já sabe, existem dois tipos de comunicação que usamos frequentemente: a síncrona e a assíncrona.

Dependendo da situação, você pode optar por uma conversa em tempo real ou por enviar uma mensagem e aguardar a resposta.

Ambos os tipos têm seus benefícios e são essenciais para diferentes momentos da vida.

Portanto, para esclarecer, vamos conferir alguns exemplos!

Comunicação síncrona

Usamos a comunicação síncrona em diversos momentos do dia a dia, como por exemplo:

Conversas telefônicas: Quando duas ou mais pessoas conversam ao telefone, todas estão engajadas e respondem em tempo real;
Videoconferências: Plataformas como Zoom, Google Meetings e Microsoft Teams permitem que pessoas em locais diferentes conversem como se estivessem na mesma sala;
Chats ao vivo: Muitos sites oferecem chats ao vivo para suporte ao cliente, onde o usuário e o atendente interagem em tempo real;
Reuniões presenciais: Discussões e conversas face a face em um ambiente físico;
Jogos online multiplayer: Jogadores interagem e respondem às ações uns dos outros em tempo real.

Comunicação assíncrona

Alguns os principais exemplos de comunicação assíncrona podem ser:

E-mails: Você pode enviar um e-mail a qualquer momento, e o destinatário pode ler e responder quando for conveniente;
Mensagens de texto (quando não respondidas imediatamente): Apps como WhatsApp e Telegram permitem enviar mensagens que podem ser vistas e respondidas mais tarde;
Fóruns: Plataformas como Reddit e fóruns de discussão online são exemplos onde os usuários postam mensagens e outros usuários respondem horas ou até dias depois;
Comentários em blogs ou redes sociais: Os usuários deixam comentários, e os autores ou outros usuários podem responder posteriormente;
Correio tradicional (cartas): Escrever uma carta e enviá-la pelo correio é uma forma antiga, mas ainda válida, de comunicação assíncrona.

Como fazer comunicação assíncrona com o cliente?

Uma comunicação assíncrona eficaz com o cliente requer planejamento, clareza e consideração pelo tempo do cliente.

Pensando em facilitar seu dia a dia, compartilhamos abaixo algumas dicas para garantir uma comunicação assíncrona de alta qualidade:

1. Seja claro e conciso

A clareza e a concisão na comunicação não são apenas cortesias, mas essenciais para evitar mal-entendidos.

No ambiente digital, as pessoas estão constantemente bombardeadas por informações.

Isso significa que, uma mensagem que é direta e ao ponto se destaca no meio de tantos ruídos.

Além disso, ao ser breve e direto, você respeita o tempo do cliente, evita confusões e demonstra profissionalismo.

Reduzir o uso de jargões, ser específico em suas afirmações e evitar informações desnecessárias são táticas-chave.

Afinal, uma mensagem clara é mais provável de ser compreendida e lembrada.

2. Organize a informação

A apresentação da sua mensagem é tão importante quanto o conteúdo.

Nesse sentido, podemos dizer que informações bem organizadas facilitam a compreensão e absorção pelo receptor.

Portanto, estruture sua mensagem com títulos, subtítulos e listas, se necessário.

Assim como um livro bem estruturado guia o leitor, uma mensagem bem organizada pode guiar o seu cliente.

Essa estrutura aumenta as chances dele seguir seu raciocínio e, assim, encontrar rapidamente as informações mais relevantes.

3. Seja proativo

Antecipar as necessidades e questões do cliente é uma habilidade inestimável, principalmente quando falamos de comunicação assíncrona.

Além de apenas agilizar a sua comunicação, essa atitude também demonstra cuidado e consideração.

Por esse motivo, se você já sabe que uma determinada informação levanta questões, inclua os primeiros esclarecimentos já na sua mensagem inicial.

4. Ofereça recursos adicionais

Se você quer ir além do básico e mostrar valor, precisa oferecer algo a mais para seus clientes durante as interações.

Ao oferecer links, guias ou tutoriais adicionais, você está dando a eles ferramentas para aprofundar seu entendimento ou resolver problemas por conta própria.

Isso não apenas fortalece sua posição como especialista, mas também proporciona ao cliente uma sensação de autonomia.

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5. Defina expectativas

Você sabia que deixar os clientes no escuro é uma receita para a insatisfação?

Para evitar isso, seja transparente sobre quando eles podem esperar uma resposta ou a próxima etapa no processo.

Ao definir claramente as expectativas, você alivia preocupações e estabelece um padrão de confiabilidade, mesmo com uma comunicação assíncrona.

6. Revise antes de enviar

Pequenos erros na comunicação assíncroma podem minar a credibilidade da sua mensagem.

Nesse caso, uma rápida revisão pode encontrar erros gramaticais, de digitação ou até mesmo conteúdo ausente ou redundante.

Sem dúvidas, tomar esse tempo extra reflete sua dedicação à excelência e atenção aos detalhes.

7. Mantenha a consistência

Você já ouviu falar que consistência gera confiança? Seja na frequência de comunicação, no estilo ou no tempo de resposta, ser consistente ajuda os clientes a saberem o que esperar.

E como já comentamos diversas vezes aqui no blog, a previsibilidade elimina incertezas e fortalece a conexão entre vocês.

8. Esteja aberto ao feedback

A comunicação é uma via de mão dupla, portanto, estar aberto a sugestões e críticas do cliente pode revelar oportunidades de melhoria.

Além disso, ao valorizar o feedback do cliente, você mostra na prática que realmente se importa com sua experiência.

9. Utilize ferramentas adequadas

No universo da comunicação com clientes, a escolha das ferramentas faz toda a diferença, tanto para a equipe interna quanto para seu público.

Um CRM de Atendimento é uma das ferramentas mais robustas para garantir uma comunicação eficiente e personalizada em todos os seus canais de comunicação.

Com o CRM a PipeRun, por exemplo, seus atendentes podem realizar disparos via WhatsApp, responder às redes sociais, oferecer suporte ao cliente em tempo real e muito mais. E sabe o melhor? Tudo isso em um só lugar!

10. Cultive a empatia

Nesse tipo de conversa, a pessoa pode ler sua mensagem horas ou dias depois, em um momento completamente diferente do seu.

Por isso, é importante ser claro e gentil nas palavras, considerar como elas podem ser recebidas e lembrar que do outro lado há alguém com suas próprias emoções.

Ter empatia nesses contextos ajuda a construir uma comunicação mais respeitosa e compreensiva com o cliente.

Ferramenta de comunicação assíncrona com cliente

Para garantir que a sua comunicação seja fluida, independentemente de ser em tempo real ou não, é preciso contar com ferramentas inteligentes.

Uma das melhores ferramentas é, sem dúvidas, o CRM de Atendimento da PipeRun.

Nossa plataforma de atendimento omnichannel é a solução ideal para integrar todos os canais de comunicação da sua empresa em um só lugar.

Além de centralizar as conversas com os clientes, você tem a flexibilidade de escolher entre comunicação síncrona e assíncrona.

Por exemplo, o recurso de campanhas de disparo de mensagens HSM permite enviar mensagens programadas, otimizando o tempo e garantindo que as informações certas cheguem aos clientes no momento certo.

Por outro lado, para situações em que uma resposta imediata é necessária ou desejada, nossa ferramenta também oferece outras opções de comunicação, como chats, telefone, dentre outras.

O benefício aqui é que, independentemente do canal que o cliente escolher para abordar a sua empresa, tudo é centralizado e automatizado no CRM de Atendimento PipeRun.

Gostou e quer aproveitar todas as vantagens? Fale hoje mesmo com um de nossos consultores e experimente já!

Conclusão

Se você chegou até aqui, já sabe que a comunicação assíncrona é diferente, mas tão importante como a comunicação síncrona.

Basicamente, enquanto uma nos dá a liberdade de responder quando for mais conveniente, a outra exige atenção em tempo real.

Com as dicas e estratégias que compartilhamos, esperamos que você se sinta mais confiante para se comunicar com seus clientes, entendendo quando e como usar cada tipo de abordagem.

No final do dia, o que importa é construir uma relação sólida e transparente com seus clientes, e saber se comunicar é uma parte crucial disso.

Se você gostou deste artigo, aproveite e navegue por outras categorias do nosso blog.

Temos uma série de outros conteúdos recheados de insights e estratégias que podem te ajudar ainda mais.

Boa leitura e até a próxima!

FAQ – Perguntas Frequentes

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é o processo de comunicação que ocorre sem a necessidade de interação simultânea. Alguns exemplos incluem e-mails, mensagens via WhatsApp e comentários em fóruns.

O que é comunicação assíncrona e síncrona?

Comunicação assíncrona acontece quando as pessoas se comunicam sem que estejam online ou em um mesmo lugar, ao mesmo tempo. Já a comunicação acontece quando todos os participantes se comunicam no mesmo instante.