Como fazer um fluxograma de vendas: etapa a etapa + ferramenta 

Um fluxograma de vendas é uma ferramenta capaz de otimizar os processos comerciais da empresa, melhorando os resultados da organização em todas as fases, desde a prospecção até a transformação de um lead em um consumidor fiel. 

Isso acontece porque a organização das etapas cria um padrão que todos os profissionais da empresa devem seguir ao se relacionar com os leads e prospects.

Logo, o fluxograma de vendas garante que nenhuma fase importante seja deixada de lado ou ignorada por um vendedor, enquanto é realizada por outro. 

Isso é importante porque, ao criar um fluxo de vendas, os gestores da empresa, geralmente, organizam as etapas considerando o melhor caminho para levar um prospect até a conversão

Se um vendedor pula uma dessas etapas, isso prejudica a experiência do cliente e pode gerar uma queda na produtividade de vendas

Logo, ao organizar um fluxograma, você disponibiliza para todos os profissionais do setor um guia que indica etapa a etapa o que deve ser feito na interação com o cliente em potencial. 

O resultado é a redução de fases não cumpridas e, consequentemente, a diminuição de falhas no processo comercial. 

O que é fluxograma de vendas?

Fluxograma de vendas é a representação visual e ordenada de um processo comercial, apresentando as etapas que devem ser cumpridas pelos profissionais do setor, desde a geração do lead até o pós-venda. 

Ao organizar essas etapas em um gráfico, a visualização das tarefas que devem ser cumpridas por cada profissional se torna mais clara. 

Além de saber o que fazer na etapa atual, também é simples a avaliação das próximas fases que devem ser seguidas. 

Por que criar um fluxograma comercial?

A organização das etapas do processo comercial é uma prática indispensável para negócios que desejam alcançar o sucesso e crescer de forma escalável e sustentável. 

O comportamento do consumidor mudou e o processo de venda também precisa mudar. 

O feeling do vendedor já não tem o impacto que tinha antes. Atualmente, se mostram muito mais relevantes características como:

  • capacidade de identificar as falhas que comete, 
  • compreender as necessidades dos clientes, 
  • comprometimento em cumprir o processo de vendas estabelecido, 
  • avaliar se a empresa pode ajudar o prospect,
  • gerar valor para o consumidor em potencial em todos os contatos que estabelecer com ele.

Também é indispensável a capacidade de avaliar os indicadores de vendas e identificar, junto com o gestor:

  • quais etapas não estão fluindo como o esperado, 
  • onde os ciclos de venda estão encontrando barreiras,
  • considerar a criação de estratégias para eliminar gargalos.

Dentro de todo esse cenário, torna- se muito mais fácil e eficiente organizar o processo de vendas em etapas que possam ter seus resultado mensurados, para uma rápida identificação de onde estão as lacunas. 

A partir desses indicadores a empresa agiliza o processo de correção e eliminação de falhas, reduzindo o tempo que impactam no resultado das operações. 

Também é indispensável destacar que um fluxograma de vendas melhora a qualidade do processo comercial, uma vez que ordena as etapas buscando o aumento da eficiência e o melhor aproveitamento dos recursos da empresa. 

Fazendo isso a organização aumenta as chances de estabelecer um fluxo de comunicação eficiente com seu lead, respeitando as etapas da jornada de compra e garantindo a criação de uma cadência de contatos de qualidade.

Um fluxograma de venda também ajuda os novos vendedores que chegam à empresa a iniciarem seus primeiros contatos com prospects da base.

Em suma, entre as vantagens do fluxograma de vendas estão:

  • capacidade de organização das etapas comerciais,
  • aceleração das etapas de onboarding e ramp-up de vendedores, 
  • otimização dos resultados das etapas de vendas, 
  • controle e análise de indicadores, 
  • decisões estratégicas com base em dados, 
  • otimização de todas as etapas do processo comercial, como prospecção, qualificação, negociação, entre outras. 

Para que isso aconteça, entretanto, é preciso aprender como fazer um fluxograma de vendas. 

Como fazer um fluxograma de vendas?

A seguir organizamos um passo a passo de como fazer um fluxograma de vendas:

  1. Considere todas as etapas do processo comercial
  2. Liste os processos atuais
  3. Organize o novo fluxograma
  4. Monitore os resultados e faça modificações

Continue lendo e entenda o que fazer em cada etapa.

1. Considere todas as etapas do processo comercial

Ao montar um fluxograma é indispensável considerar todas as etapas do processo de vendas:

  • Prospecção
  • Apresentação e qualificação
  • Abordagem de vendas
  • Envio de propostas
  • Negociação
  • Fechamento
  • Pós-vendas

Cada fase deve ter seu próprio fluxograma. Essa divisão ajuda a equipe a se concentrar na criação de um fluxo ideal para cada etapa do funil de vendas.

Ao invés de tentar organizar um imenso fluxograma com todas as atividades que devem ser realizadas pela equipe, os gestores e profissionais responsáveis por cada etapa podem se concentrar em criar um fluxo específico para cada fase listada acima. 

Depois, com todos os fluxos criados é possível organizar um material completo, juntando o que foi definido para cada estágio.

A seguir, apresentamos rapidamente o que é cada uma das fases do processo comercial. Confira.

Prospecção

A etapa de prospecção é a primeira do processo de vendas. O objetivo é estabelecer um primeiro contato direto com os leads da empresa, sejam eles prospects inbound ou outbound

Enquanto lead inbound chega até a sua empresa espontaneamente, atraído por conteúdo relevante divulgado, por exemplo, em blogs e redes sociais, os prospects outbound são encontrados a partir de uma pesquisa ativa do time de vendas que levanta os dados de potenciais clientes e tenta contatá-los.

Essa etapa o fluxograma de vendas deve se concentrar em estabelecer contato, por meio da criação de cadências de prospecção.

Uma das formas de organizar o fluxograma de prospecção é por meio da criação de um funil de prospecção dentro do CRM da empresa

Dentro desse funil é possível cadastrar as etapas do fluxo de vendas na tentativa de estabelecer um contato direto e organizado, que cumpra as melhores práticas, definidas pela organização. 

Entretanto, antes de pensar em abrir um CRM e criar um funil de prospecção, é importante organizar as etapas dessa fase fora da ferramenta, como veremos ainda neste artigo. 

Leia mais em: Funil de prospecção (BDR) com etapas, atividades, integrações e mais!”. 

Apresentação e qualificação

No processo de qualificação é hora de seguir etapas que vão mostrar se o prospect está pronto para fazer uma compra ou se tem perfil do cliente ideal da marca. 

Qualificar um prospect ajuda a empresa a economizar tempo com contatos que não vão adquirir a sua solução. 

Mais do que em qualquer outro lugar, dentro do setor de vendas tempo é dinheiro. 

Logo, se na etapa de pré-venda for possível avaliar o nível de qualificação do lead, a empresa economiza recursos e tempo. 

A qualificação de leads também deve ser um processo muito bem construído para que sua empresa não “dispense” leads que poderiam se tornar clientes, nem invista tempo e dinheiro na tentativa de converter um contato com baixa chance de conversão.

A construção das etapas de qualificação de leads geralmente fazem parte do funil de pré-venda.

Abordagem de vendas

Aqui é a etapa de venda propriamente dita. Se as etapas até aqui foram seguidas, a empresa deve ter uma base de leads qualificados.

Mas, como esse contato será feito? Defina as atividades que devem ser realizadas par a abordagem de vendas e organize-as em sequência. 

Envio de propostas

Assim como a fase anterior, o envio de proposta também faz parte do funil de vendas e está associado ao fluxograma desta etapa. 

Cada empresa tem seu próprio modelo de proposta e deve saber como adaptá-lo a cada cliente. 

Negociação

Ainda no funil de vendas, a negociação vem logo após da apresentação da proposta. 

Deve ser considerada no fluxograma do processo de vendas e precisa de indicações específicas para que os vendedores saibam até que ponto podem atender às demandas dos clientes em relação a necessidades como redução do preço e outras adaptações sobre a proposta inicial. 

Existem diferentes técnicas de negociação e a sua empresa pode adotar algumas delas para otimizar os resultados dessa etapa. 

Fechamento

O fechamento é a etapa de conclusão do negócio. É bastante delicada porque o cliente está quase fechando o negócio, mas ainda precisa de um empurrão. A equipe de vendas deve ser direcionada e treinada sobre como conseguir o tão sonhado sim.

Assim como as demais etapas, é necessário que a empresa defina algumas etapas para que o vendedor conduza o cliente à conclusão de um negócio.

Leia também: Funil de vendas: o que é, etapas e como estruturar? Veja tudo aqui!

Pós-vendas

O pós-venda é uma etapa do processo comercial, mas tem um funil próprio, na verdade são três funis que podem ser considerados aqui:

  • funil cs-onboarding, 
  • funil cs-ongoing, 
  • funil de contratos.

Dentro de cada um deles é possível criar um fluxograma que irá guiar as etapas que os profissionais de customer success devem seguir para aproveitar melhor cada um dos clientes.

Em suma, um fluxograma do processo de vendas, quando completo, contém um passo a passo em relação às ações que devem ser executadas nas fases de pré-vendas, vendas e pós-venda. Como são processos distintos, fluxos diferentes podem ser criados e depois reunidos em um único documento. 

2. Liste os processos atuais

A partir da compreensão de que existem diferentes etapas comerciais e que cada uma delas tem seu próprio conjunto de atividades, é preciso avaliar o que é feito hoje pela empresa. Qual é o passo a passo que os profissionais de cada setor cumprem? Existe algum material documentado?

Os gestores devem reunir os profissionais de cada área e iniciar a criação de um esboço do processo, criando um fluxograma do que é feito atualmente. 

Mesmo que não exista um processo claro, é importante que os profissionais envolvidos se esforcem para criar algo que se assemelhe às atividades que são realizadas pelo time. 

Esse será um ponto de partida interessante para a otimização comercial e para a criação do fluxograma de vendas que será usado posteriormente. 

3. Organize o novo fluxograma

A partir de um esboço inicial, as equipes devem buscar a construção de um fluxo ideal, que deve começar a ser usado por cada profissional.

Entre as informações mais importantes que devem constar em um fluxograma de vendas estão:

  • etapas, 
  • responsável, 
  • tipo de ação, 
  • opções de conclusão da etapa,
  • próximo passo

4. Monitore os resultados e faça modificações 

Com o fluxograma pronto, a equipe treinada e os processos sendo executados, é hora de acompanhar os indicadores de cada fase buscando oportunidades e gargalos.

A otimização do fluxo comercial deve ser constante, em busca das melhores abordagens e da melhor organização para que um bom processo possa ser criado e replicado. 

Isso é fundamental para organizações que desejam crescer de forma escalável. 

Leia também: 7 KPIs de vendas para alavancar os resultados da sua empresa

Fluxograma do processo de vendas dentro do CRM

A otimização do setor de vendas passa pelo uso de tecnologia capaz de automatizar processos, gerar dados e otimizar o acompanhamento de cada etapa do fluxograma de vendas. 

É por isso que um CRM de vendas é indispensável em uma estrutura comercial garantindo que todas as etapas sejam cumpridas de forma ideal e otimizando continuamente seus resultados. 

O CRM de vendas PipeRun permite acompanhar cada prospect, em cada etapa do processo comercial, a partir da criação de diferentes funis, entre eles:

  • funil de marketing, 
  • funil de pré-venda, 
  • funil de venda, 
  • funil cs-onboarding, 
  • funil cs-ongoing, 
  • funil de contratos.

Dentro do CRM PipeRun, desenvolvemos uma oferta completa com diversas soluções para empreendedores que querem montar suas Máquinas de Vendas.

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