Gestão de custos é o gerenciamento inteligente dos gastos de qualquer empresa. Sem um trabalho bem feito, não é possível otimizar custos, tampouco identificar oportunidades que aumentem o lucro, reduzam despesas desnecessárias. Sua tarefa, assim, é tornar cada decisão sempre mais estratégica dentro das organizações.
Para quem gerencia uma empresa não é nenhuma novidade deparar-se com desafios e ter certas “dores de cabeça” no dia a dia.
Essas são as dores de quem empreende e se propõe a fazer a diferença. Todavia, não é incomum não ter o controle de toda a operação. E aí, um sinal amarelo acende.
A gestão de custos dentro das empresas é uma das principais missões que qualquer gestor tem – e você sabe muito bem disso.
Administrar e controlar bem os gastos é uma questão estratégica para o seu negócio. Um trabalho bem feito manterá a empresa não só viável.
Dará, sim, um caminho pavimentado a ser percorrido para conseguir reduzir custos desnecessários e, melhor ainda: maximizar os ganhos.
Mas, como isso é possível? De que forma se otimiza os custos e se garante uma saúde financeira tranquila para os negócios?
Falaremos sobre isso a partir de agora, dando ainda algumas dicas e ações que você pode colocar em prática na sua empresa.
Fique com a gente.
Boa leitura!
Antes de tudo: o que é gestão de custos?
De forma básica e direta, gestão de custos é o correto gerenciamento dos gastos que uma empresa tem. Independente de serem muitos gastos ou não, todas as empresas possuem, certo?
Qualquer gestor deseja tornar seus negócios não só sólidos como também pavimentar um caminho para crescimento contínuo.
Mas nem sempre é fácil organizar tudo aquilo que se gasta. E aí as dificuldades começam a aparecer.
Sem ter as informações precisas na mão, fazer uma tomada de decisão assertiva fica mais difícil. E as coisas começam a complicar…
Uma gestão de custos eficiente permite às empresas a identificação de oportunidades: não só de investimento como de redução de custos.
Para considerar os gastos que a empresa tem e fazer esse gerenciamento de gastos de maneira correta, é preciso levar todos os custos em consideração.
Até porque, basicamente todos os investimentos que uma organização faz são considerado custos. Então, não ignore:
- criação de produto ou serviço;
- gastos com insumos;
- folha de pagamento de colaboradores;
- equipamentos;
- aluguel, energia elétrica, água, transporte, entre tantos outros.
Até porque, sem saber esses custos todos, como conseguir calcular a sua margem de lucro. E se você não sabe o quanto lucro, como você saberá quanto precisará vender mensalmente?
É possível que você tenha ainda mais prejuízos. Afinal, sem uma gestão financeira correta você compromete o gerenciamento de vendas de seu negócio.
Qual o objetivo da gestão de custos?
A gestão de custos é e sempre será uma ferramenta estratégica para a gestão administrativa da empresa. Afinal, ela traz uma série de informações ricas e detalhadas da operação.
Realizar ela de maneira incompleta pode acarretar prejuízos imediatos e refletir na queda de faturamento, produtividade e afetar o processo de vendas por completo.
Por isso, fazer a gestão de custos de forma correta auxilia às empresas a:
- ter informações precisas e completas sobre o rendimento e também desempenho de diversas operações;
- auxilia para controlar, planejar e desenvolver quaisquer atividades;
- fornece todo tipo de insight para decisões mais precisas e baseada em dados.
Outro objetivo de fazer um trabalho eficiente é poder precificar aquilo que sua empresa vende.
Você enxerga quais produtos ou serviços têm mais valor agregado e quais podem ser comercializados por um preço maior e quais podem ser mais baratos.
Os benefícios de uma correta gestão de custos
Uma boa administração dos gastos vai muito além de aumentar a receita. Claro que esse é um benefício imediato, mas há muito mais a colher quando essa tarefa é bem feita.
Equilíbrio é fundamental em qualquer coisa nas nossas vidas. Quando falamos de finanças de uma empresa, essa segue sendo uma verdade.
Encontrar o chamado break even – o ponto de equilíbrio financeiro nas organizações – é essencial e sempre será.
Saber o que e quanto entra e sair torna o dia a dia mais seguro. E investir em uma melhoria ou aproveitar uma fatia de mercado não são tarefas impossíveis de executar.
Por isso, separamos alguns benefícios da correta gestão de custos dentro das empresas.
Confira:
Queda nos gastos
Se você realiza um controle de perto e detalha aquilo tudo que você gasta, então será possível de maneira inteligente enxergar desperdícios.
É como dissemos no texto inteiro até aqui: você terá dados muito mais preciso para tomar decisões. Portanto, saberá exatamente o que pode ser cortado e/ou otimizado.
Assim, gaste somente o que for essencial para manter as operações em dia da sua empresa sem, claro, limitar a capacidade produtiva.
Menos riscos para o negócio
Com contas precisas, sabendo quanto entra e principalmente quanto sai, você reduz os riscos da sua empresa simplesmente tornar-se inviável de manter.
Mas, ao tornar mais baratos os insumos, matéria-prima e os custos fixos, você começa a ter mais dinheiro em caixa para otimizar a gestão dos negócios.
Além disso, poderá ser estratégico e focar esforços e recursos em setores que hoje são vitais e que carecem de uma atenção especial.
Produtos e serviços com mais qualidade
Reduzindo custos desnecessários, o gestor consegue realocar custos para tornar melhor o produto ou serviço desenvolvido.
Digamos que a sua empresa seja SaaS. E, depois de identificar gastos desnecessários e cortá-los, pode investir em equipamentos de ponta.
Isso sem dúvida alguma fará com que uma feature nova, por exemplo, saia com uma qualidade muito maior – o que se refletirá no sucesso do cliente com a sua ferramenta.
Maior competitividade
Com produtos e serviços melhores, você consegue ser mais competitivo no mercado. Não precisará “vender o almoço para pagar a janta” e terá condições de inovar continuamente.
Além disso, ajudará – como citamos anteriormente – na precificação. E se você está gerindo bem seus custos, poderá pôr um preço mais competitivo em relação aos concorrentes.
Maior lucro
Você reduz custos, direciona investimentos, coloca um preço competitivo e consegue vender mais e melhor.
O que isso tudo gera? Lucro maior, claro. Uma ação tem e sempre terá influência nas demais. E quando você faz a correta gestão de custos, aciona essa reação em cadeia.
Boas práticas na gestão de custos
Fazer a gestão correta dos custos sem dúvida alguma contribui decisivamente para um ambiente de trabalho e um clima organizacional muito melhores.
Para não propor preços impraticáveis e que ameacem o lucro da empresa, é preciso entender alguns dos pilares do gerenciamento de custos:
- Controle – nada pode ficar de fora. Custos fixos e variáveis, por menor que sejam, sempre devem ser contabilizados;
- Registro – a coleta de dados deve ser rigorosa e cuidados. Um número errado pode comprometer decisivamente toda a operação da empresa;
- Equilíbrio – procure pelos melhores custos-benefícios em todos os setores sem abrir mão da qualidade.
Uma boa prática neste momento é recorrer ao uso da Análise SWOT.
Você realiza o levantamento dos custos do seu negócio e entende de que forma ele se relaciona com os aspectos da sua empresa,
Ou seja, você entende como uma verba que está no local A pode, ao ir para o local B, render mais frutos para a organização.
Isso ajudará os gestores a ter clareza sobre quais caminhos seguir. Ter um panorama claro do quais gastos estão acima do necessário.
Claro que, quanto mais de perto for a gestão. Ou seja, quanto mais você estiver imerso no dia a dia, mais rapidamente conseguirá identificar desperdícios, por exemplos.
O chavão “tempo é dinheiro” é verdadeiro. E, por isso, quanto mais cedo você identificar defecções, mais rapidamente agirá para consertar.
Os erros mais comuns na gestão de custos
Saber como gerir bem os custos passa, também, por entender quais são os erros mais comuns e que geram prejuízo para as empresas.
Citamos alguns dos erros mais comuns e que podem estar acontecendo hoje na gestão dos seus negócios.
Por isso, atenção nos seguintes itens:
Deixar de calcular custo e preço de venda dos serviços ou produtos
O preço de venda do produto ou do serviço jamais poderá ser inferior ao custo para produzi-lo. Isso é um erro que fatalmente levará qualquer negócio à ruína.
Da mesma for, equivaler os preços inviabilizará qualquer crescimento do seu negócio. O famoso “oxo” não levará você a lugar algum – embora evite prejuízos.
O fundamental é saber quanto se gasta para conseguir saber o quanto você poderá cobrar para começar a ter lucro.
Não medir lucro ou prejuízo da empresa em tempo real
Quanto mais rapidamente você enxerga os números, mais ágil você toma decisões para melhorá-los.
Empresas que não conseguem medir lucro e nem prejuízo em tempo real têm dificuldades em conseguir gerir bem os seus custos.
Isso é perigoso e pode deteriorar a saúde econômica dos seus negócios. Não automatizar processos vai de encontro às melhores práticas de gestão.
Não considerar perdas no estoque
As perdas dentro do estoque precisam ser consideradas como custo. E negligenciar isso é ter números imprecisos.
Se algum produto estraga por má armazenagem, por exemplo, e precisa ser descartado, você considera isso como um gasto;
O ideal, obviamente, é fazer uma boa gestão de estoque para que isso não ocorra.
Mas, se você precisa investir em armazenagem, comece gerenciando os custos inicialmente para ver onde sobra verba para esse investimento.
Deixar de investir em tecnologia
A transformação digital em todas as áreas da empresa é um fator essencial. Para gerenciar custos não é diferente.
Administrar uma empresa da forma “tradicional” já não garante mais a viabilidade de um negócio – o que dirá a competitividade.
A rotina exige muito de todos nós e, por isso, a tecnologia tem papel importante e não pode ser ignorada pelas empresas.
Ferramentas como um ERP ajudam a gestão financeiras de qualquer organização e precisam estar presentes.
Ter o controle de vendas é igualmente importante e a tecnologia que um CRM traz precisa estar inserida na rotina de vendas.
Desta forma, você consegue ter não só o gerenciamento de custos de seu negócio, mas o controle total da operação.
O que automaticamente irá otimizar os gastos e garantir que você seja mais produtivo e competitivo em seus negócios.
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com dúvida sobre o artigo ou quer saber mais sobre a tecnologia para gerir custos em sua empresa, fale com um consultor.
Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a ter processos sempre otimizados e que ajudam você a gerir melhor os gastos no dia a dia.
O primeiro fala de uma metodologia chamada Teoria das Restrições e como ela identifica e corrige problemas dentro das empresas.
Já o segundo aborda como o modelo kanban organiza os processos e torna a rotina mais produtiva.
Boas vendas!
Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun
