Controle de vendas: o que é e como controlar vendas diariamente?

A pergunta do título revela uma necessidade: ter o controle de vendas dentro de qualquer negócio é crucial para que principalmente os gestores entendam que caminho a empresa está trilhando.

Rumo ao crescimento ou rumo ao fracasso?

A verdade é que sem ter o controle de vendas que ocorrem no dia a dia, o empreendedor está à deriva, andando no escuro e de mãos atadas para qualquer tomada de decisão que queira fazer.

Mas, vamos combinar: gerir uma empresa de maneira eficiente, com todos os processos azeitados, não é uma tarefa fácil. E você, certamente mais do que ninguém, sabe bem disso.

Porém, a questão aqui é outra. É preciso, de maneira incansável, buscar otimizar tudo o que ocorre no dia a dia da sua empresa. Todos os setores precisam passar por isso e, claro, dentro desta realidade, o controle de vendas torna-se item básico.

Até porque, sem vender, por mais que a solução seja ótima, nenhum negócio consegue crescer. Estagnar é meio passo para retroceder. E você não vai esperar a luz vermelha piscar para começar a agir, certo?

Por isso, neste artigo, mostramos alguns passos para conseguir ter total controle das vendas em sua empresa – seja ela de qual segmento for. Não é, claro, uma missão fácil. Mas é preciso dar o primeiro passo.

Fazendo isso, você verá que não é nenhum “bicho de 7 cabeças” que consegue controlar totalmente o seu processo de vendas.

Quer ver?

Boa leitura!

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O que é o controle de vendas?

O controle de vendas é o processo de monitorar e gerenciar a venda de produtos e serviços para garantir rentabilidade e eficiência da operação.

Envolve definir metas de vendas, analisar o desempenho e fazer ajustes para atingir essas metas.

Isso inclui o monitoramento dos níveis de estoque, estratégias de preços, desempenho do vendedor e tendências do mercado.

O controle de vendas eficaz pode ter um impacto significativo no resultado final de uma empresa, ajudando-a a otimizar seus processos de vendas.

Embora possa não ser tão glamouroso ou atraente como outros aspectos da gestão de negócios, o controle de vendas desempenha um papel importante para garantir o sucesso de uma empresa no longo prazo.

E, para isso, o processo para controlar as vendas se constrói a partir de algumas etapas que veremos a seguir.

Etapas do controle de vendas

Para estabelecer um controle eficiente de vendas, podemos dividir o processo em várias etapas que podem variar a depender da natureza do seu negócio e do seu ciclo de vendas.

Mas para dar uma direção, dividimos aqui neste artigo em 4 etapas para simplificar o processo e ajudar você a estruturá-lo aí na sua empresa.

Confira a importância desse passo a passo e como cada uma delas deve ser implementada.

Controle financeiro

A primeira etapa antes de pensar em vendas é organizar o financeiro da empresa, detalhando todos os valores que entram e saem do seu caixa.

Isso porque o fluxo de caixa é um dos ativos mais importantes da sua empresa, pois é por ele que todo planejamento vai passar.

Documentando todas as operações financeiras da empresa, você terá uma noção plena das despesas e das necessidades do negócio.

Saber disso oferece a chance de planejar novos investimentos, que podem ser em equipe ou software, que vão otimizar e ajudar o controle das vendas.

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Estoque equilibrado

O estoque é outro aspecto importante para o controle de vendas, pois se sua equipe vender mais do que há armazenado, você terá um grande problema.

Esse controle de estoque precisa ser muito equilibrado, pois não podem faltar produtos nem matéria-prima, assim como não podem ficar mercadorias sobrando, uma vez que isso corrói a sua margem de lucro.

Claro que temos que considerar cada tipo de atuação. Afinal, algumas empresas vão precisar de estoques físicos maiores; outras vão trabalhar apenas com equipamentos, como computadores, servidores e afins.

O que é preciso ter em mente é que não podem faltar os insumos que viabilizam sua operação.

Emissão de notas fiscais

Preencher nota fiscal à mão já deveria ter sido abolido da sua operação há muito tempo. Além de tomar muito tempo, isso ainda permite que muitos erros aconteçam, erros estes que podem te prejudicar juridicamente.

Portanto, automatizar a emissão das suas notas fiscais vai ser muito positivo para o controle de vendas, então é algo a se considerar caso você ainda não tenha.

Há muitas ofertas de softwares que fazem essa automação, e, não apenas isso, são soluções que organizam toda a parte contábil da sua empresa, sendo assim um investimento que traz muito retorno.

São os famosos ERPs, e se você ainda não possui, vale consultar seu contador para entender qual plataforma tem mais a oferecer para o seu negócio.

Diversificação dos meios de pagamento

Você já passou pela situação de querer muito um produto, mas só estar com seu cartão e o vendedor só aceitava dinheiro?

É extremamente frustrante, não é mesmo?

Por isso, diversificar os meios de pagamento faz tanta diferença no desempenho das suas vendas.

Sabemos que há custos envolvidos e taxas, porém, facilitar a vida dos seus clientes tende a ser muito mais positivo, pois oferece mais do que opções de pagamentos: proporciona também melhores condições para que ele possa arcar com seu produto.

Parcelamento no crédito, pagamento via PIX, entre outras soluções podem gerar um atrativo poderoso no seu negócio.

Relacionamento com o cliente

Nessa mesma ideia de facilitar a vida do cliente com os meios de pagamento vem também a melhora do relacionamento, estreitando os laços.

Quando você oferece ao consumidor condições para acessar seu produto ou serviço, isso gera uma grande empatia e funciona também como um poderoso argumento para conversão.

O objetivo principal tem que ser a fidelização dos clientes, pois é isso que vai trazer uma previsibilidade de vendas, proporcionar estratégias de upsell e também de lançamento de novos produtos.

Também fique atento aos feedbacks dos seus clientes, pois através deles você terá a chance de aprimorar seus produtos e seu atendimento.

Por que eu preciso ter o controle de vendas nos meus negócios? Confira os benefícios!

Encontrar estabilidade financeira. Saber onde e quando investir e no que concentrar esforços. Ter uma receita previsível e saber quanto a empresa ganha e poderá ganhar em um período determinado.

Tudo isso é consequência do gerenciamento de vendas assertivo. Mas, claro que tudo isso é a longo prazo. A curto e médio prazo, alguns benefícios “saltam aos olhos” quando as vendas que ocorrem na empresa passam a ser controladas.

Separamos alguns para você conferir e entender a importância de controlar as vendas. Veja:

Planejamento financeiro

Sem dúvidas controlar as vendas beneficia decisivamente o planejamento estratégico e financeiro de qualquer negócio. Afinal, tendo domínio sobre as etapas do processo de vendas fica mais fácil, ao gestor, identificar falhas e gastos que não são necessários.

Corrigindo isso, o novo planejamento será muito mais assertivo, sabendo a verba necessária para realizar a missão da melhor maneira possível.

Controle de estoque

Vender sem saber se havia o produto disponível. Ou, então, sem ter algum profissional designado para implementá-lo (em caso de serviços)?

Isso simplesmente não pode acontecer e só se dá em empresas que simplesmente não conseguem controlar o que é vendido.

Se algum produto ou serviço tem alta demanda, é preciso ter isso registrado.

E, atento a esse fluxo, repor sempre o item para que ele não falte e a imagem da sua empresa não fique, obviamente, prejudicada.

Trabalho otimizado

Controlar as vendas é tornar o trabalho de todos os envolvidos no processo comercial mais assertivo. Se o gestor sabe o que ocorre em vendas e como ocorre, poderá identificar falhas e apontar as melhores práticas para os vendedores colocarem em ação.

Isso tornará as ligações, emails e qualquer contato com o cliente muito melhor e otimizado.

Afinal, ele não perderá tempo com falas e momentos dispensáveis. Focará apenas em gerar valor para o prospect, esclarecendo suas dúvidas e encaminhando o fechamento.

Relacionamento melhor com o consumidor

Sabendo como as vendas ocorrem, o relacionamento com o cliente torna-se muito melhor.

Como dissemos acima, gerando valor aos prospects, eles se sentirão muito mais acolhidos e seguros, sabendo que a sua empresa se importa com ele.

Só para ilustrar, é algo ainda mais relevante para segmentos como franqueadoras, por exemplo.

Afinal, é impensável que o lead dentro do CRM para expansão de franquias aceite sua proposta sem se sentir totalmente seguro em relação ao negócio que está prestes de começar, certo?

É o controle de vendas que irá enriquecer cada contato com o cliente em todas as etapas da jornada de compra.

E isso será decisivo para o cliente não só permanecer comprando de sua empresa como, também tornar-se evangelizador da marca, recomendando a compra para outras pessoas.

Tomada de decisões muito melhores

Assim que começar a controlar as vendas, a tomada de decisão torna-se muito mais fácil. Somente com ele será possível saber se precisa ampliar o time de vendas, investir em tecnologia, treinamento, mudança do pitch de vendas… enfim.

Qualquer coisa que precise ser mudada ocorrerá de maneira muito mais segura e clara.

Faça investimentos assertivos

Esse controle de vendas, quando bem executado, cria um cenário em que você consegue fazer uma previsão de demanda e consequentemente uma projeção de vendas.

Esses dados, aliados a um bom conhecimento de fluxo de caixa, vão garantir que seu planejamento seja mais efetivo, permitindo a execução de investimentos muito melhor embasados.

Quando você investe em soluções para potencializar a operação, os resultados são muito melhores do que aqueles investimentos feitos no desespero, com zero planejamento.

Ter dados te dá a segurança para tomar decisões com mais clareza.

Acompanhe indicadores

Reunir dados somente não basta, é preciso ter um guia para analisá-los colocando indicadores para que você possa acompanhar o progresso do time de vendas.

Esses indicadores precisam considerar todos os outros pontos que abordamos anteriormente, pois são os complementos para o controle de vendas eficiente.

Todas as métricas vão ser importantes para análise do gestor, mas são os indicadores chave que vão trazer uma visão da performance do time de vendas, bem como apontar onde estão os pontos de melhoria dentro da operação.

Previsibilidade

Quando chegar num ponto de máxima eficiência do controle financeiro, de estoque e de vendas, é possível antecipar muitas situações que podem ocorrer na sua empresa.

Usando o histórico das vendas e a sazonalidade, é possível ter uma previsão de demanda que vai balizar as suas metas de vendas, deixando-as mais realistas e consequentemente mais alcançáveis.

Com base nestes dados também é possível prever alguns reveses que são naturais para todo tipo de negócio, como a taxa de churn do negócio, propiciando assim a elaboração de táticas para reduzir esse índice de cancelamento.

Tipos de controles de vendas

Todos estes controles que falamos vão depender sempre de dados, e essas informações devem ser o mais precisas possível para alcançar as metas estabelecidas.

Há algumas formas de fazer esse controle, com vários níveis de assertividade e também de custos, por isso é ideal você conhecê-las para poder compará-las.

Não há necessariamente um modelo melhor ou pior, a questão é mais voltada à realidade do seu negócio e às necessidades de momento, pois nada impede de começar com um tipo mais simples e ir aprimorando na medida em que a empresa vai avançando.

Confira os tipos de controles de vendas para aplicar no seu negócio:

Manual

O modo de controle manual é aquele que você já deve ter visto da mercearia do seu bairro ou na quitanda, onde as vendas são anotadas na caderneta e os dados relevantes ali são a saída e entrada.

É um processo bastante simples, que pode funcionar nesse contexto de pequenos negócios de varejo. Mas quando pensamos em competitividade e alta performance, é um modelo contraproducente.

Ter que anotar todos os dados de venda e de estoque à mão se torna uma tarefa hercúlea na medida em que seu negócio vai crescendo. É uma opção para ter o mínimo de controle quando se está começando.

Planilhas

Um passo além do controle manual são as planilhas, que de certa forma ainda vão demandar um preenchimento por parte do gestor, mas oferecem funcionalidade de somas e equações que melhoram um pouco o controle.

Novamente, o problema aqui é que este sistema depende do seu preenchimento dos dados, portanto, erros podem acontecer e terão um impacto muito grave nas contas finais.

Levando em conta a realidade da sua operação, utilizar planilhas pode ser um ótimo paliativo, mas aos poucos é importante considerar a adesão de um sistema profissional de gestão.

Sistema de gestão

Os sistemas de gestão que oferecem ferramentas para controle de vendas e financeiro são os CRMs e ERPs, que, apesar de terem semelhanças, são muito diferentes.

O ERP tem uma função mais voltada à gestão da contabilidade pois é integrado com o profissional contábil da sua empresa e facilita a composição de documentos fiscais importantes.

Já o CRM traz uma visão muito mais comercial e vai lidar diretamente com os clientes e com o processo de vendas, por isso é um software mais completo nesse sentido.

Os principais CRMs do mercado, como o Pipe Run, por exemplo, permitem integração com ERPs, portanto são uma solução ideal para o controle financeiro e de vendas na sua empresa.

Ter o controle de vendas em sua empresa não precisa ser um problema: veja 10 passos!

Mas como colocar tudo isso em prática? Como conseguir todos os dias controlar as vendas? Separamos alguns pontos que você não pode negligenciar.

Confira:

1 – Registre toda a venda feita

Não importa o tamanho da venda, o tamanho do cliente e nem o tempo que levou. Toda a venda precisa ser registrada em todos os seus detalhes.

É o passo básico para ter o controle de vendas, saber quanto irá entrar de receita e/ou quanto foi gasto da hora do vendedor para tal, por exemplo.

2 – Base de clientes armazenada e atualizada

Outro ponto que simplesmente não pode ser negligenciado é a base de clientes. Ela precisa estar armazenada sempre em um único lugar e com acesso para todos. E, claro, ser atualizada a cada nova venda.

Mais do que isso, é preciso ter o registro de como ocorreu a venda para cada pessoa. Somente assim será possível fazer novas propostas customizadas – como é o caso de uma venda de seguros, por exemplo, que ocorre a cada 12 meses em média.

3 – Controle o orçamento

Controlar o orçamento é um dos caminhos para conseguir ter maior domínio sobre o setor comercial. É um aspecto relevante designar um valor X para que as vendas ocorram e, a partir dessa determinação, analisar como as vendas ocorrem e se os resultados são satisfatórios.

4 – Organize o pipeline

Ter o funil de vendas organizado, com etapas definidas, ações pré-estabelecidas é vital. Mais do que isso, é estratégico deixar ações automáticas programadas – como envio de email, por exemplo.

Desta maneira você sabe o que precisa fazer e em que momento. Melhor ainda: configure um funil específico para a pré-venda.

Assim, o SDR terá tempo de entender se o prospect está ou não pronto, maduro e seguro para comprar.

Somente com essa verificação o vendedor entrará em contato. Ele não perderá tempo com quem ainda não está pronto para comprar.

Perceba: isso é controlar bem as suas vendas!

5 – Tenha KPIs seguros

Indicadores de performance são essenciais para compreender como a equipe está trabalhando. Neste artigo, separamos métricas de vendas para você conseguir ter muito mais controle sobre o processo comercial como um todo.

6 – Faça emissão da venda

Emitir notas fiscais a cada venda feita. É simples e precisa ser feito. Data, hora, local e valor gasto. É essencial para não prejudicar o forecast de seus negócios. E, claro, crucial para recolher os impostos obrigatórios.

Organize. Isso pode ser feito por softwares integrados, tornando tudo automático e prático de fazer. Portanto, sem desculpas!

7 – Defina metas e objetivos claros e possíveis

Para conseguir vender mais e melhor, é preciso saber em que direção se deve andar. Dentro desse contexto, definir metas e objetivos claros e realistas é essencial para manter todos empenhados em suas funções todos os dias.

8 – Mantenha seus vendedores motivados

Vender é mais do que bater metas. Gerar valor e garantir o sucesso do cliente precisam estar no escopo do dia a dia de trabalho. Mas claro que, para isso, é preciso assegurar que há motivação de todos no setor de vendas para isso.

Comissões são cruciais, mas precisam ser dentro de padrões que façam sentido para a empresa e que, obviamente, não comprometam a margem de lucro

9 – Reúna-se periodicamente com o time comercial

Outra forma de manter o controle de vendas (e também engajar os vendedores) é ter periódicas reuniões de feedback.

É conversando com os profissionais envolvidos na área que é possível identificar gargalos e falhas no processo.

Como resultado, em conjunto, se chega a uma solução que faça sentido para todos.

Mas, lembre-se! Esse encontro tem que ser periódico e não só quando problemas ocorrerem. Caso contrário, será um momento infrutífero, voltado apenas para cobranças.

10 – Use a tecnologia a seu favor

A bem da verdade, a boa execução de todos os itens acima depende de um bom CRM Online para funcionar.

Com ele é possível registrar todas as vendas e todas as etapas dela, bem como ter o cadastro de clientes e seu histórico de compras.

Além disso, com múltiplos funis, você qualifica o lead e deixa ele seguro para vender – afinal você irá nutrir esse relacionamento pouco a pouco.

O gestor ainda poderá ver quem é o responsável por cada oportunidade e como ela está sendo trabalhada pelo vendedor responsável.

Com relatórios detalhados, é possível ver não só como e quanto cada profissional trabalhou, mas ver como foi o desempenho de todo o setor comercial.

A partir daí, você tem insights para melhorar as vendas, saber quem está indo bem e quem não está e, o melhor de tudo: projetar o crescimento de sua empresa!

Agora, basta ter o auxílio de um software completo para gerir suas vendas, conheça as soluções da Pipe Run.