A gestão de projetos pode ser compreendida como um conjunto de conhecimento, técnicas, habilidades, ferramentas e também metodologias. Esses elementos são essenciais para planejamento, execução e monitoramento de projetos. Porém, é preciso ter atenção e um planejamento assertivo para o sucesso da missão.
Muitos são os detalhes que determinam o sucesso ou o fracasso de um projeto – seja na sua fase pré, durante ou depois de fazê-lo.
Ter times engajados e pessoas que tomem decisões assertivas e que garantam a produtividade e motivação de todos é igualmente importante.
Dentro das empresas, para lidar com a exigência do mercado e com a concorrência, realizar uma gestão de projetos correta é estratégico (e sempre será).
Manter-se competitivo é fundamental – e você sabe muito bem disso. Por isso, a inovação constante é indispensável, desde que feita da maneira correta.
Essa missão não se trata de apenas “chefiar” ou liderar um time. Quando falamos de gerir projetos, abordamos a necessidade de uma liderança positiva.
De ter as melhores práticas dentro da rotina de trabalho que permita que o conhecimento e a inovação fluam e resultem em uma entrega qualificadíssima.
Neste artigo, falaremos não só sobre o conceito de gestão de projetos, como iremos além.
Abordaremos a importância, pontos-chaves, estratégias, o ciclo de um projeto e também ferramentas que auxiliam nessa tarefa.
Vamos conferir?
Boa leitura!
Então, o que é gestão de projetos?
Gestão de projetos é a sinergia entre aplicação de técnicas, habilidades e conhecimentos (além de ferramentas) necessários para o sucesso de algum projeto.
Em outras palavras, essas estratégias para gerenciamento tem como metas e objetivos facilitar que qualquer projeto (independente do tamanho), seja executado da melhor forma possível.
Por isso, aqui, leia-se: respeitando prazos, a qualidade necessária, as pessoas envolvidas e o clima organizacional dentro das empresas.
Neste contexto, podemos ressaltar que há um conjunto de habilidades necessárias para que esse gerenciamento seja positivo:
- habilidade para liderar;
- habilidade para gerenciar de forma técnica;
- habilidade para gerenciar de forma estratégica.
Quando essas habilidades estão presentes, o resultado é alcançado de forma plena, satisfazendo os prazos e termos estabelecidos ainda em sua concepção.
O conceito de “sucesso”, aliás, nestes casos, não é algo claro e fácil de determinar.
Se você cumprir tempo, custo, bem-estar dos colaboradores e isso se refletir no sucesso do cliente, então possivelmente terá sido bem-sucedido.
Mas, e se um desses elementos ficar aquém do esperado? Se você gastou muito, ou demorou demais para entregar, por exemplo?
Mesmo assim você entenderá que houve êxito na gestão do projeto?
Por isso, é preciso ser estratégico em todos os momentos. Basear a gestão em números para fundamentar e facilitar a tomada de decisão.
Gestões intuitivas fazem cada vez mais sentido em um mundo que a tecnologia, ao mesmo tempo que aumenta a exigência, facilita a execução de diversas atividades no dia a dia.
Qual o ciclo de vida de um projeto?
Projetos, em tese, ou na maioria das vezes, são concebidos para resolver um problema. Seja ele interno, seja ele de um cliente (ou vários).
Podem surgir também por meio de demanda destes mesmos elementos, ou então para agregar a algo já existente.
De um jeito ou de outro, os projetos têm um ciclo de venda parecido – e que precisam ser respeitados.
Desta maneira (e somente assim) é possível ter uma visão ampla e fazer um planejamento estratégico eficiente antes de colocar a mão na massa.
Separamos, assim, abaixo, os ciclos de um projeto para você ter bem claro o tamanho da sua missão.
Veja:
Iniciação
A primeira etapa é o momento de cercar-se de todas as informações necessárias para entender o projeto.
Aqui, tanto equipe quanto os gestores devem ter o entendimento pleno do problema existente e como ele afeta a empresa ou os clientes.
Tudo precisa ser registrado para que, continuamente, seja reforçado o porquê de o projeto estar correndo.
Importante ressaltar que, aqui, o entendimento do macro é fundamental no sucesso do projeto.
O gestor precisa compreender os fatores que influenciam para que o problema exista e, a partir daí, partir para a etapa seguinte com essas respostas bem claras.
Planejamento
A missão aqui é a estruturação de um plano consistente, realístico e que leve a missão adiante com pleno êxito em todos os momentos.
É preciso, claro, certificar-se de que a empresa tem as condições de desempenhá-lo. Recursos, pessoas, tempo…
Todos eles são essenciais para que se consiga a qualidade e o prazo desejados. Sendo assim, deixa todos cientes do papel que têm a desempenhar.
Documente tudo na EAP (Estrutura Analítica de Projeto): cronograma da proposta, plano de gerenciamento dos riscos, entre tantos outros.
Execução
Atenção aos detalhes e foco na rotina de trabalho. O que foi planejado precisa ser executado (tanto no tempo como na forma).
A qualidade é obviamente indispensável e, por isso, para cumprir o planejamento, você precisa extrair a máxima produtividade de todos os envolvidos.
O sucesso da gestão de projetos depende de disciplina para, dia após dia, realizar as atividades da melhor forma possível.
O ideal é que não ocorram mudanças como alteração no escopo, afinal, você fez um planejamento anteriormente. Mas, esteja preparado para tal – caso venha.
Controle e monitoramento
Sem controle não há gestão. E sem gestão, bem… não há como saber se você está indo bem no seu projeto, certo?
Monitoramento e controle ocorrem simultaneamente. Valide os avanços. Eles estão sendo nos termos pré-estabelecidos? Se sim, vá adiante.
“Bata” o que foi pensado com o que foi executado. Sempre que você fizer isso, saberá se há algum desvio dentro do cronograma – e entenderá os porquês disso.
Para isso, você precisa ter indicadores de performance (KPIs) bem definidos. Sobre isso falaremos alguns tópicos abaixo.
Encerramento
O fim não é exatamente o fim. Complicou? Explicamos.
Não é porque o projeto foi encerrado que o trabalho da gestão encerrou-se. Algumas etapas, após a entrega, precisam ser realizadas.
A missão aqui é oficializar essa entrega e agregar informações relevantes para novos projetos e também para o entendimento de quem irá receber o fruto do trabalho.
Dentre elas podemos destacar duas:
- o registro do conhecimento gerado com o projeto (documentação da experiência que servirá de ensinamento para projetos similares e novas pessoas do time);
- assinatura do termo de aceite (documento que, aí sim, oficializa o encerramento da proposta e serve para isentar a empresa de responsabilidades no futuro).
Como fazer a gestão de projetos nas empresas?
Mas, afinal: como ser realmente eficiente na hora de gerir um projeto? Quais os requisitos e passo a passo necessário?
Como dissemos, os detalhes são muitos – e é importante estar atento a todos eles.
Da mesma forma, passa pelo planejamento enorme parte do êxito do projeto que estará em curso.
Isso evitará retrabalho e, consequentemente, frustrações e gastos excessivos – de tempo e recursos.
Para você ter sucesso tanto para gerir como para executar, separamos alguns passos/itens importantes.
São eles:
Tenha bons mecanismos de gestão
Antes mesmo de tirar do papel o planejamento feito, é preciso que haver familiaridade com modelos de gestão que garantam não só o bem-estar de todos como o cumprimento do cronograma.
O uso da tecnologia será fundamental para organização do processo e, quem estiver à frente da gestão, precisa saber operar o software escolhido, certo?
Outro fator é fazer uma gestão de pessoas que seja de perto, com feedback e avaliação de desempenho que sejam justas.
Estabelecer a forma de trabalho, como deve ser a rotina antes de o trabalho iniciar é também importante para evitar frustrações e atritos no futuro.
Padrões de conduta são importantes, bem como a padronização de algumas atividades.
Isso ajudará caso alguém precise continuar a atividade que outro deixou incompleta – seja pelo motivo que for.
Monte um time capacitado
Sem pessoas competentes, nenhum projeto irá para frente. Essa é uma obviedade mas, muitas vezes, montar uma equipe capacitada e multidisciplinar não é uma tarefa fácil.
Às vezes é, até mesmo, deixado em segundo plano por conta de redução de custos ou comodidade por, em tese, já ter alguém que tenha um conhecimento perto do ideal.
Entenda bem as habilidades técnicas necessárias para a função e monte seu time de acordo também com a metodologia que você irá escolher.
O ideal é, na verdade, adaptar a metodologia às pessoas e não contrário. Isso ajudaria o trabalho a fluir melhor – mas sabemos que essa nem sempre é a realidade.
Nestes casos, é preciso qualificar as pessoas para trabalharem na forma e ritmo necessários.
Leia-se: antes de começar o projeto, ensine os colaboradores a forma correta de realizar as atividades.
Tenha claro os objetivos do projeto
Sempre que você tem objetivos claros e simplificados para todos, o trabalho flui mais rapidamente.
Para que a gestão de projetos atinja o seu potencial desejado, esse é um item que não pode ser ignorado.
São eles que irão nortear as atividades e servirão de referência para a sua equipe. Manterão o engajamento presente e o foco na construção de algo com qualidade.
A transparência é – e você sabe bem – indispensável. Esses quesitos terão influência direta na motivação e cumprimento do cronograma.
Por isso, mantenha os pés no chão. Custos pequenos e prazos apertados não darão a você e ao seu cliente o resultado desejado.
Da mesma forma, recursos amplos e tempo mais folgado podem fazer com que o foco seja perdido.
Logo, você já viu: é preciso ter a medida certa entre dinheiro, tempo e também a cobrança acerca das entregas que, etapa por etapa, precisam ocorrer.
Sim. O gerenciamento de projetos é desafiador. Por isso que sempre falamos que os detalhes fazem a diferença – para o bem e para o mal.
Não centralize o trabalho
Uma boa prática no gerenciamento de projetos é não centralizar e nem tomar tudo para si – especialmente na hora de tomar decisões.
Impedir que outros membros do time, quem está no operacional dia após dia tenha autonomia em algumas atividades é outro fator que pode gerar desmotivação.
Delegue e confie. Dê tarefas para serem feitas (estabeleça bem os termos) e confie na capacidade que seu time tem de entregar.
À medida que você for vendo o trabalho fluir, empodere ainda mais as pessoas para serem crescentemente estratégicas – e não só um braço da operação.
Esse relacionamento é positivo para todos. Melhora a rotina de trabalho, traz mais insights ao projeto e isso se reflete em ações de como encantar o cliente com a solução criada.
Escolha uma (e apenas uma) metodologia de trabalho
Aqui, independente de qual seja a sua opção, evite mudar. A metodologia de trabalho é muito importante e deve ser respeitada.
Opções existem – e são várias. Uma das mais populares é um dos métodos ágeis, como a metodologia scrum.
De novo: seja qual for, mantenha. Caso contrário será ainda mais difícil acompanhar os efeitos que cada atividade causou.
Você terá dificuldade em mensurar o trabalho até aqui se resolver mudar a metodologia.
Sem falar que poderá haver atrasos na capacitação dos seus times, tendo que gastar tempo para familiariza-los com o novo método.
Registre tudo
A documentação do conhecimento gerado no desenvolvimento do projeto é importante para réplicas do mesmo no futuro.
- Quais as melhores práticas no dia a dia?
- Quais foram os desafios contornados?
- Como esses problemas foram vencidos?
- Qual a maior dificuldade inicial?
- Em qual etapa o processo mostrou falho?
Pergunte e responda tudo. A avaliação e o aprendizado ampliam a inteligência da gestão de projetos e aceleram o conhecimento interno.
Indicadores de desempenho importantes para a gestão de projetos
Uma gestão efetiva se dá e muito em cima de números. Entender se o seu time está sendo produtivo. Se o trabalho está indo por um caminho correto. Se está havendo esforço demais em algo pequeno…
Muitas são as questões e, aqui, não há espaços para “eu acho”. Achismos podem custar caro e trazer problemas.
Indicadores de performance são grandes aliados de quem tem a missão de gerir um projeto e garantir uma entrega qualificada.
Separamos 5 KPIs vitais para saber se você está tendo sucesso ou não no andamento de seus projetos.
Confira:
Valor agregado
A formula é:
- Valor agregado = (Tarefas concluídas / Total de etapas a serem cumpridas) x 100%
Quanto maior o valor agregado, mais perto do fim está o processo. Todavia, sozinho ele não dá o panorama completo e real da situação dos projetos.
Taxa de entrega quanto ao prazo
A fórmula é:
- Taxa de entrega = Valor agregado entregue / Previsão de entrega
Dentro do cronograma, estipule a % de entrega desejada nos 3 primeiros meses, por exemplo. E, se o valor for acima de 1, você estará adiantado na entrega. Abaixo, atrasado.
Taxa de retrabalho
A fórmula é:
- Taxa de retrabalho = (Número de tarefas que necessitam refação / Número de tarefas concluídas) x 100%
Quanto mais alta for a taxa, mais atenção você precisará dar para o processo – já que ele está falhando.
Desvio de prazo
A fórmula é:
- Desvio de prazo = [(Data de entrega – Data pré-estabelecida) / Duração pré-estabelecida] x 100%
Se um projeto atrasa 10 dias e tem duração prevista de 100, são 10% de atraso. E, por óbvio, quanto mais a % maior é o atraso. Valor negativo representa adiantamento no prazo.
Desvio de orçamento
A fórmula é:
- Desvio de orçamento = [(Custos totais – Custos pré-estabelecidos) / Custos pré-estabelecidos] x 100%
Projetos que ultrapassam o valor precisam ser otimizados. Por isso, se o inicialmente os custos eram de R$ 10 mil e o gasto final foi de R$ 11 mil, houve 10% a mais de gastos.
Por isso, saiba o quanto você precisará ter em caixa para poder reforçar e garantir o término do projeto com êxito, como também esticar o valor previsto para a repetição deste mesmo projeto no futuro.
Ah, e qualquer valor negativo representará economia.
6 benefícios de uma gestão de projetos eficiente
Gerir de perto e controlar sempre serão boas práticas. E aí, nem precisamos falar sobre o ambiente de trabalho. É para a vida mesmo.
Mais do que ter capacidades técnicas, o responsável pela gestão de projetos precisa garantir que todo o time esteja não só capacitado como motivado.
Neste caso, gerir pessoas é fundamental para o sucesso da proposta, bem como ter um relacionamento com o cliente continuamente positivo.
Os benefícios da gestão, assim, precisam englobar todos esses pontos. Quando ela é bem feita e converge de forma positiva, sem dúvida alguma a entrega é qualificada.
Isto posto, separamos alguns benefícios de quando esse trabalho é realizado de forma correta nas empresas.
Confira:
1 – Controle total sobre processos
A gestão de projetos propicia um controle sobre os processos de trabalho de maneira muito mais assertiva – especialmente quando se tem bons KPIs.
Você consegue isso, em todos os momentos, com as informações centralizadas de recursos, prazos, pessoas e atividades.
Isso é decisivo para uma produtividade crescente e, claro, precisa apoiar-se em um software para que haja de fato o controle como um benefício.
É através da tecnologia que será possível gerenciar as informações relacionadas ao projeto.
Muitos são os processos e projetos possíveis, mas todos eles podem e devem ser gerenciada por meio da transformação digital.
2 – Decisões mais assertivas
A tomada de decisão é muito mais precisa quando se faz uma gestão correto. Administrar dinheiro e tempo são sempre questões decisivas.
Por essa razão, a agilidade e a assertividade precisam andar lado a lado para o sucesso da execução dos projetos.
Isso dará uma eficiência maior dentro da gestão e permitirá um envolvimento muito mais estratégico nas ações – sem deixar de lado a qualidade no dia a dia.
3 – Riscos menores no dia a dia
É ilusório pensar que seu projeto não estará sujeito à riscos. Mas, quando a gestão é eficiente, o gestor estará preparado para identificá-los e reduzi-los ao máximo.
Claro que, para isso, novamente: é fundamental ter uma ferramenta que centralize todas as informações.
Ela ajudará a antecipar possíveis problemas em questão de prazo ou recursos especialmente. Antecipar-se a isso é evitar problemas realmente grandes.
Além do que, se é um projeto recorrente, use o conhecimento adquirido anteriormente na identificação e minimização destas questões.
4 – Comprovação de ROI
Comprovar o ROI é sempre um grande desafio para quem gere o projeto. Saber o custo operacional envolvido em cada etapa do trabalho e mostrar que aqueles gastos fizeram sentido é uma missão até certo ponto delicada.
Mas a gestão financeira, nestes casos, quando feita de perto, etapa por etapa, mostrará ao final de que fez sentido o investimento realizado.
É importante que o cliente veja o porquê desses números assim que a entrega for feita. É decisivo para que novos projetos possam seguir sendo realizados na empresa.
5 – Engajamento maior da equipe
Outra vantagem de uma boa gestão é mostrar, ao seu time, o quanto ele é importante. Não só coletivamente, como também individualmente.
Resultados melhores são fruto de uma sinergia de trabalho entre os membros. Quando eles se sentem parte do todo, peças importantes, a produtividade e a motivação são maiores.
A comunicação também flui melhor para ambos os lados. Os colaboradores entendem o que e como precisa ser feito, e os gestores têm ainda mais ciência dos desafios da rotina.
Com esse alinhamento, todos podem se envolver ainda mais no processo e sentirem-se criando algo que realmente tem valor.
Desta forma, um sentimento de pertencimento é estimulado. O ambiente torna-se muito mais colaborativo e a confiança e o conhecimento podem livremente fluir.
6 – Clientes mais satisfeitos
Claro que, quando todas as vantagens estão claras e acontecem durante o processo, isso se reflete na qualidade de entrega e no sucesso do cliente.
A satisfação dos consumidores é um benefício óbvio e inevitável quando todos os fatores supracitados estão convergindo.
E se isso acontecer, sem dúvida alguma esse cliente voltará a fazer negócio. E/ou recomendará sua empresa para novas pessoas.
O que, sabemos bem, será decisivo para você reduzir o seu Custo de Aquisição de Clientes, o chamado CAC.
Por isso é tão importante ter um relacionamento sempre saudável e próximo com seus clientes.
Aproveite os recursos e informações que o seu CRM traz para ser ainda mais assertivo, proativo e ágil nesta missão.
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com dúvida sobre o artigo ou quer saber mais sobre como gerir projetos de forma precisa, fale com um consultor.
Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a fazer uma gestão de projetos voltada para o sucesso de seus consumidores.
O primeiro fala da importância da cultura DevOps no desenvolvimento de soluções para os clientes.
Já o segundo fala sobre como o modelo kanban organiza processos e facilita o andamento de projetos internamente.
Boas vendas!
Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun
