Cadastro de clientes: o que é, sua importância e como fazer

Você sabe o que é cadastro de clientes e como utilizá-lo para impulsionar seus resultados? 

Para manter um bom relacionamento com seus clientes atuais e estimulá-los a indicar sua empresa para mais pessoas, você precisa de uma boa estratégia.

Mas como traçar a melhor estratégia sem ao menos conhecer o perfil das pessoas que compram com você?

O cadastro de clientes não serve apenas para você chamar seu cliente pelo nome durante um atendimento. 

Essa ferramenta te garante a base necessária para fidelizar seus clientes, desenvolver novos produtos e ofertas, reduzir seus custos de aquisição e ainda prever receita. 

Se você não costuma fazer o cadastro de clientes ou está precisando de ajuda para organizar melhor o seu processo, continue com a gente para descobrir tudo sobre esse assunto. 

Confira abaixo o que é cadastro de clientes, sua importância, como fazê-lo da maneira correta e muito mais! 

Lembrando que cadastrar é só o primeiro passo, é preciso gerenciar adequadamente e para isso, conte com o CRM Pipe Run.

O que é cadastro de clientes?

Em resumo, o cadastro de clientes trata-se de um processo que visa coletar e organizar, em um único local, os dados das pessoas que já fizeram negócio com você. 

Sendo assim, manter seu cadastro de clientes organizado e atualizado é crucial para construir um relacionamento próximo com eles, assim como fazer uma boa gestão das vendas e pós-venda. 

Imagine que você é o vendedor de uma loja e recebe um cliente à procura de uma blusa do tamanho PP. Após verificar no estoque, identifica que não tem essa numeração no momento. 

Ao cadastrar seu cliente na loja, você pode avisá-lo por telefone quando o produto chegar e ainda oferecer um desconto especial, se for sua primeira compra. 

Essa dinâmica não se aplica somente ao varejo. Qualquer empresa que busca aprimorar suas estratégias precisa fazer o cadastro de clientes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. 

No entanto, somente anotar as informações em um caderno ou em uma planilha qualquer não vai ter ajudar a fidelizar seus clientes e vender mais.  

Para que essas informações sejam utilizadas de forma estratégica, você deve centralizá-las em um local seguro.

Logo, explicaremos as boas práticas para fazer o cadastro de clientes!

O que é ficha de cadastro do cliente?

A ficha de cadastro de cliente é importante para fazer a captação correta dos dados do lead e otimizar a comunicação entre a empresa e os seus consumidores.

É uma das ferramentas de gestão de clientes fundamentais para fazer a fidelização dos consumidores e funciona tanto no curto prazo, quanto no médio e longo.

Não basta coletar apenas os dados de identificação dos leads, mas também várias informações que permitam que a empresa faça o perfil do cliente e principalmente o seu padrão de consumo.

Isso vai direcionar ações de comunicação mais assertivas, que vão diminuir o ciclo de venda e até permitir que a empresa ofereça up-sells para estes clientes.

Por que fazer o cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é uma ferramenta essencial para todas as empresas que buscam fidelizar seus clientes e elevar suas vendas. 

Como falamos anteriormente, as informações contidas nele permitem entender melhor o perfil e as necessidades dos seus clientes. 

Pensando em te trazer mais clareza sobre sua importância, listamos abaixo 6 motivos para manter o cadastro de clientes sempre organizado e atualizado:

1. Permite um atendimento personalizado

Um atendimento mais humanizado e personalizado faz com que seu cliente se sinta único e não apenas mais um número para a empresa. 

Algumas informações do cadastro de clientes, como nome, data de aniversário, área de atuação, produtos que mais consome, dentre outras, ajudam a compreender as necessidades do cliente para propor soluções mais efetivas.  

O resultado disso? Uma percepção de valor elevada por parte do cliente.

2. Constrói um relacionamento de longo prazo

Construir um relacionamento duradouro com seus clientes é muito importante para que eles voltem a comprar com você e te indiquem para mais pessoas.

As ações de pós-venda são recomendadas para alcançar esse objetivo, pois estimulam o relacionamento a longo prazo e melhoram a experiência do consumidor. 

Para desenvolver essas ações, você pode utilizar informações do cadastro de clientes como base para entender o perfil de cada um e ainda rodar pesquisas de satisfação com os mais engajados. 

Lembre-se do recado de Philip Kotler: Conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais do que manter um atual.

3. Ajuda sua empresa a se estabelecer no mundo digital

Ao aplicar esse tipo de cadastro, você descobre os principais interesses dos seus clientes e quais os canais de comunicação que mais utilizam no dia a dia. 

Essas informações são muito valiosas para desenvolver campanhas de marketing digital e se posicionar nas redes sociais. Afinal, sua empresa deve falar a língua de seus clientes e estar presente onde eles estão.

4. Mantém seus clientes atualizados sobre novidades

Seus clientes fiéis com certeza gostam de receber novidades, dicas, ofertas e descontos exclusivos de sua empresa. 

Portanto, use as informações do cadastro, como nome, e-mail, número de WhatsApp e produtos de maior interesse para atualizá-los com novidades e conteúdos valiosos sobre seu nicho. 

Mas não se esqueça que, antes de enviar esse tipo de comunicação, seu cliente precisa ter autorizado no momento do cadastro.

5. Aumento do ticket médio por cliente

Quando as informações e preferências dos clientes são adicionadas ao cadastro de clientes, a empresa tem uma visão clara sobre o valor médio que costumam gastar, produtos mais consumidos e outros aspectos relacionados à compra.

Com essas informações, é possível oferecer produtos complementares aos seus clientes, aumentando assim o ticket médio das vendas.

6. Melhora a eficiência do pós-venda

Com as informações de contato do seu cliente, sua equipe de pós-venda pode falar diretamente com ele para entender com mais precisão o que pensa sobre a empresa.

Ao mesmo tempo, entender se possui alguma dúvida e se o produto ou serviço adquirido realmente resolveu o seu problema. 

Este tipo de informação ajuda a desenvolver um serviço pós-venda eficiente e com foco na construção de relacionamentos.

Mais benefícios de fazer o cadastro de clientes

O cadastro de clientes vai ser mais ou menos benéfico a depender da forma como ele é utilizado dentro da sua operação e também da natureza do seu negócio.

A verdade é que quanto mais dados você conseguir coletar do seu cliente, maior será a possibilidade de criar experiências personalizadas para ele dentro das interações com sua empresa.

Interações estas que não precisam nem da constante intervenção humana, pois, com um CRM, você consegue automatizar vários eventos que vão manter os leads e os clientes sempre em contato com a sua marca.

Isso estreita os laços do relacionamento e permite que você forme grupos que reúnam características semelhantes e possa até fazer testes de lançamentos de novos produtos, contando com o feedback honesto da sua base de clientes.

Com uma base sólida, fica mais seguro o planejamento de estratégias de crescimento.

Levando em conta essas informações, podemos destacar outras vantagens como:

Melhores resultados em ações

Como vimos, fazendo o cadastramento adequado dos leads e eventualmente dos clientes, com informações que aprofundem o relacionamento, você terá nas mãos um grupo fiel com o qual pode testar ações comerciais antes de expandir para o grande público.

Inclusive, pode dividir em grupos e fazer testes A/B para verificar quais opções tem mais fit com o público.

Por isso, além de um cadastro eficiente é preciso ter também uma segmentação que potencialize essas informações — de preferência utilizando um bom CRM para fazer a melhor gestão dessas informações.

Otimização dos processos de pós-venda

Tem bastante empresa no mercado com vendedores que são leões na hora de fazer a venda e viram gatinhos depois que os clientes assinam os contratos, e essa é uma reclamação contumaz que vemos em depoimentos pela internet.

A gente entende que realmente o grosso dos recursos e energia da empresa tem que ser focado nas vendas, afinal é isso que mantém o negócio em pleno funcionamento. Mas é preciso fidelizar o cliente pensando na recorrência.

Quando o cadastro é bem feito, e você tem muitos dados bem segmentados, pode organizar estratégias de automação para fazer um pós vendas eficiente que não tome muito tempo da equipe de vendas.

Este processo vai culminar em outros benefícios como os dos próximos tópicos.

Retenção de clientes

Pós-venda bem feito é uma das coisas que mais tem impacto positivo no NPS (Net Promoter Score) da sua empresa. Por isso, esse fator tende a colaborar para uma maior retenção dos clientes.

Promover uma boa experiência para o seu cliente antes, durante e depois da conclusão de uma venda, é o que faz com que o consumidor fique satisfeito a ponto de divulgar sua marca e assim ser um promotor.

Essa retenção também passa por continuar agregando soluções para o seu cliente — e isso só pode ser feito efetivamente se você tiver bem mapeadas as dores que ele apresentou durante o ciclo de venda.

Atendimento personalizado

O cadastro bem recheado de dados é uma ótima munição para o time de vendas, por isso é uma ferramenta tão valorizada pelas empresas.

Mas antes mesmo de chegar a equipe de vendas, o lead em tese passa pelo atendimento, que, se tiver dados dele, pode personalizar essa interação de modo a gerar aquele “fator Wow” na mente do consumidor.

O atendimento personalizado consegue gerar um alto grau de empatia com seus clientes. Por isso, é uma das maneiras mais eficientes de estabelecer uma interação (visto que aumenta as chances de conversão).

Como não fazer o cadastro de clientes?

É muito comum que algumas empresas, principalmente as menores, utilizem planilhas, documentos de texto e arquivos descentralizados para manter o cadastro de clientes. 

O Excel é um poderoso gerador de planilhas eletrônicas, mas armazenar dados importantes de clientes nesse tipo de ferramenta pode não ser a melhor opção.

Quando esses dados são acessados por mais de uma pessoa, as desvantagens aumentam!

Se você mantém as informações de seus clientes em uma planilha de Excel ou documento similar, veja abaixo alguns motivos para abandonar essas ferramentas.

1. Não há controle de acesso

Nesses casos, as informações confidenciais dos seus clientes podem ser acessadas por qualquer um que tenha a senha do documento, pois os geradores de planilhas e textos não possuem um sistema de permissão sofisticado.

Além disso, se o criador da planilha se desligar da empresa e não deixar a senha, sua empresa perderá todos os dados.

2. Dificuldade na manutenção

Quando sua empresa começa a crescer e a quantidade de clientes aumenta de dezenas para centenas ou milhares, fazer a manutenção dos cadastros em uma planilha se torna uma tarefa praticamente impossível. 

Imagine ter que procurar centenas de nomes todas as semanas para atualizar os dados manualmente? Além de correr o risco de errar algum dado, você pode simplesmente esquecer de atualizá-los.

3. Inconsistência

Por mais que todos os seus colaboradores saibam como preencher os campos da planilha do jeito adequado, pode acontecer de um ou outro errar na hora de adicionar os dados ou esquecer de utilizar o padrão combinado.

Uma acentuação em um lugar errado pode fazer com que as informações de um relatório se tornem inconsistentes.

4. Descentralização

Uma planilha de Excel é fácil de ser copiada ou transmitida por diferentes canais de comunicação. 

Portanto, é muito provável que alguém faça uma cópia do arquivo para distribuí-lo em arquivos menores, impossibilitando o controle e o cruzamento dos dados.

5. Falta de suporte

Esse tipo de recurso não oferece suporte técnico em casos de falhas e você ainda corre o risco de perder todas as informações de seus clientes, se algum problema acontecer. 

Em resumo, a responsabilidade de manter um cadastro de clientes em planilhas ou textos fica totalmente ligada a você.

Como fazer o cadastro de clientes da forma certa?

Agora que você conhece as vantagens de fazer o cadastro de clientes, confira abaixo alguns pontos para tirar o melhor proveito dessa prática.

1. Centralize as informações em um CRM

Conforme explicamos no tópico anterior, ferramentas simples como planilhas de Excel e documentos de texto não são adequadas para manter seu cadastro de clientes, principalmente à medida que sua empresa cresce. 

Para ter segurança e consistência, você deve migrar para uma solução mais eficiente, como um software de CRM.

O CRM é um sistema que reúne todas as informações sobre seus clientes e leads em um só lugar.

Ele ajuda para inclusão de detalhes básicos como nome, endereço, e-mail e número de telefone, além de informações sobre canais de comunicação, histórico de contato, compras já realizadas, dentre outras.

Este software torna o cadastro mais fácil e ainda ajuda sua equipe de vendas e pós-venda a acompanhar a evolução das oportunidades em um pipeline visual e organizado, com relatórios em tempo real.

2. Tenha uma ficha de cadastro de clientes

De nada adianta manter um bom sistema de CRM se o seu modelo de cadastro de clientes não possui os dados necessários para uma boa gestão. 

Abaixo, listamos as recomendações de campos para um cadastro de clientes eficiente. 

Lembrando que, você deve captar o máximo de informações possíveis, mas sem gerar incômodo no cliente durante o cadastro. 

Pessoa física

• Nome e sobrenome
• CPF
• Endereço completo (rua, bairro, cidade, estado e CEP)
• Aniversário
• Profissão
• Como conheceu a empresa/marca (canal de contato)
• Telefones de contato com DDD
• E-mail válido
• Observações
• Data do cadastro

Pessoa jurídica

• Razão social
• Nome fantasia
• CNPJ
• Endereço completo (rua, bairro, cidade, estado e CEP)
• Atividade econômica
• Inscrição municipal
• Inscrição estadual
• Data de fundação
• Como conheceu a empresa/marca (canal de contato)
• Quantidade de colaboradores
• Nome completo do contato ou responsável pela empresa
• Cargo
• Telefones de contato com DDD
• E-mail
• Site
• Observações
• Data de cadastro

3. Mantenha sempre o cadastro de clientes atualizado

A proposta do cadastro de clientes é ter em mãos todas as informações atualizadas de cada cliente, para que possam ser usadas em um momento oportuno. 

Por isso, manter os registros atualizados é uma prática recomendada se você deseja aproveitar as informações do cadastro de maneira estratégica. 

Uma base atualizada permite que você segmente clientes da maneira correta e use isso para reativar consumidores inativos ou oferecer oportunidades de upgrade para aqueles que já estão obtendo bons resultados com as suas soluções. 

Uma base de contatos atualizada também ajuda o setor de customer success a oferecer apoio a cada cliente, considerando tudo o que foi feito, suas dificuldades e objetivos. Todas essas informações estão no cadastro do cliente.

4. A informação é poderosa

Qualquer informação transmitida pelo cliente é crucial!

Portanto, nossa dica é anotar todas as informações e interações da sua empresa com seu cliente, pois ele pode dar algumas dicas sobre suas preferências e interesses nos detalhes da conversa. 

Muitos não imaginam, mas pequenas informações podem fazer toda a diferença para o fechamento de uma venda.

5. Nunca se esqueça de realizar o cadastro de clientes

Usar um CRM para o cadastro de clientes não é apenas criar um registro completo, mas trabalhar as informações a seu favor.

Os dados dos clientes ficarão lá, esperando para serem utilizados. Portanto, caberá a você, gestor, determinar com que frequência que os dados inseridos serão verificados e utilizados para desenvolver oportunidades de vendas e reativar clientes desengajados. 

Não se esqueça que informações sem estratégia são apenas informações.

6. Integre o cadastro com plataformas de automação de marketing

Alinhar marketing e vendas é crucial para que um negócio alcance um crescimento consistente. 

Quando as duas equipes possuem acesso a ferramentas inteligentes, como plataformas de automação de marketing e sistemas de CRM, conseguem aplicar melhorias em suas estratégias para atrair possíveis clientes e convertê-los em vendas. 

Campanhas de marketing se tornam mais assertivas quando o cadastro de clientes está atualizado no CRM e integrado com a plataforma de automação. 

Como já falamos em tópicos acima, as informações sobre seus clientes podem ser a base para melhorar processos, aprimorar campanhas de marketing e se posicionar de forma correta nos canais de comunicação.

Pontos de atenção ao fazer e utilizar seu cadastro de cliente?

Existem especialistas em tecnologia e mercado que dizem que os dados dos consumidores são o novo petróleo, pois serão os ativos que mais vão gerar disputas entre empresas.

Talvez você ache que isso seja um exagero, mas, na prática, vimos nos últimos anos que as maiores empresas de tecnologia do mundo tem como característica uma massiva coleta de dados.

Estamos falando das redes sociais.

Google, Facebook, Instagram e o mais recente Tik Tok só conseguem criar algoritmos tão eficientes devido a anos de coleta e armazenagem de dados dos usuários.

Ou seja, são ativos importantes que essas empresas utilizam muito bem. No contexto do seu negócio, os dados dos seus clientes têm essa mesma importância.

Por isso, separamos alguns pontos de atenção que você não pode deixar de considerar na hora de coletar os dados dos seus clientes via cadastro, confira:

Não subestime as informações

Isso é um erro muito comum que vemos várias empresas cometerem na hora de fazer o cadastro de clientes.

Alguns dados são mais óbvios e, por isso, são quase padrão em todo cadastro, mas alguns podem ser ainda mais fundamentais e passam batido.

Informações que parecem desimportantes a princípio podem ser fundamentais para traçar o perfil do consumidor, bem como seus hábitos de consumo — que é o que realmente importa para sua empresa.

Colete dados que te permitam estreitar as relações com o cliente e não subestime as informações: todas serão válidas.

É importante pontuar que há diferentes formas de coletar essas informações em um cadastro e isso faz muita diferença.

Nunca deixe o cadastro de cliente desatualizado

Imagine o seguinte cenário:

Seu vendedor entra em contato com um cliente para falar de um novo produto e antes de entrar no assunto começa aquele bate papo informal para quebrar o gelo.

Conversa vai, conversa vem, o vendedor pergunta como está a esposa do cliente e descobre da pior maneira que houve um divórcio.

Isso será um baque na relação que acontece justamente pelo fato do cadastro estar desatualizado.

Mas você pode estar pensando que essa é uma informação muito pessoal para se ter em um cadastro, porém não é.

O estado civil de um lead ou de um cliente influencia diretamente na sua jornada de compra e principalmente na tomada de decisão.

Por isso, manter o cadastro sempre atualizado é fundamental para manter um bom relacionamento.

Saber se o cliente teve filhos, mudou de cargo no emprego, comprou um carro novo e por aí vai. Tudo isso compõe um perfil mais assertivo.

Reative antigos clientes

Clientes entram e saem de uma empresa, isso faz parte do jogo.

Tanto que os especialistas dizem que um cliente não é da empresa, e sim do mercado, e só está passando um tempo no seu negócio.

As empresas que trabalham com recorrência consideram a taxa de churn, que representa a quantidade de clientes que saem da empresa em comparação com as novas aquisições.

O fato de um cliente sair da sua empresa não significa uma perda. Com os dados atualizados dele, é possível fazer um trabalho de reativação.

Uma coisa importante a se dizer é: quando um cliente quiser sair, faça o possível para coletar um feedback bem honesto para saber qual foi a objeção que o levou a romper com seu negócio.

Isso vai permitir que, em um eventual contato de reaproximação, você possa oferecer uma solução para que ele retorne.

Faça rapidamente

Fichas cadastrais que o próprio cliente precisa preencher tem que ser simples para um rápido preenchimento.

Mas isso não vai contra o que foi dito sobre ter o máximo de dados possíveis?

De fato, mas são coisas diferentes.

Há o cadastro de um cliente que é feito de forma ativa, com o lead preenchendo um formulário, e esse sim deve ser sucinto para um rápido preenchimento.

Agora, o cadastro que vai estar em um CRM, por exemplo, é preenchido pelo vendedor que está em contato com esse lead e, durante a conversa, é possível extrair todo tipo de dado que vai ajudar a desenhar o perfil deste consumidor.

Não abandone o cadastro

Já falamos que dados são ativos importantes para empresas. Então, coletá-los e deixá-los pegando poeira simplesmente não terá serventia alguma.

É importante trabalhar essas informações do cadastro, de forma que elas sejam úteis dentro da operação.

Elabore um cronograma de ações e pense no fluxograma da equipe de vendas para que os leads não fiquem sem atenção.

Para além disso, muitas tarefas podem ser otimizadas e assim esse relacionamento pode ser trabalhado mesmo sem a interferência humana.

Como gerenciar o cadastro dos clientes

Aqui que vem o pulo do gato para trabalhar com as ferramentas de cadastro de clientes: fazer a gestão otimizada das informações recolhidas.

Em geral, o time de vendas é quem mais vai lidar com esses dados nas bases diárias, mas todos os setores da empresa podem se beneficiar das informações de cadastro.

Por exemplo, o financeiro pode tirar informações que mostram um déficit entre o preço do produto e a demanda e pode assim propor reajustes mais assertivos.

Então, a seguir, temos algumas dicas para fazer o gerenciamento mais efetivo destes cadastros.

Tenha uma rotina de atualizações

Dentro das tarefas da sua empresa é preciso considerar uma rotina para fazer atualizações dos cadastros. Apesar disso poder ser automatizado com um CRM em algum ponto, é ideal que você faça contatos periódicos com essa base.

Como já falamos, alguns dados importantes só poderão ser atualizados mediante uma conversa mais informal. Então a rotina deve envolver essa troca de ideias periódicas.

Em algum momento, é possível trabalhar formas espontâneas de incentivar o próprio cliente a manter seu cadastro atualizado, o que pode ser feito por meio de recompensas.

Operadoras de celular, por exemplo, já usaram essa estratégia e em troca ofereciam um bônus no pacote de dados do cliente, depois que ele fazia algum tipo de atualização nos dados.

Defina um responsável

Além da rotina de atualizações é importante ter um gestor que vai organizar essas informações e também as tarefas dos times.

Os dados precisam ser corretamente interpretados, e o responsável é quem deve saber trabalhar isso para indicar ao time quais informações buscar numa eventual atualização.

Por exemplo, para lançar um produto novo, essa atualização pode ser feita já considerando quais tipos de dores deste cliente da base o novo produto pode atender.

Crie metas a serem alcançadas

Esses contatos não podem ser desperdiçados, então é preciso estabelecer algumas metas para que seus colaboradores tenham a devida motivação para executar a tarefa.

Durante as atualizações dos cadastros, é possível implementar algumas táticas visando um upsell ou mesmo um upgrade dependendo da natureza do seus produtos ou serviços.

O CRM pode ser um grande aliado nisso, principalmente para segmentar os clientes e passar para o time os contatos que realmente podem oferecer algum resultado positivo, mediante aos dados coletados.

Quais empresas deve fazer o cadastro de clientes

Em tese, todo tipo de empresa pode se beneficiar do cadastro de clientes em algum nível. Umas mais, outras menos.

Novamente, o ponto é o que você fará com esses dados dentro da operação, pois coletar por coletar só gera custos com armazenamento.

Hoje em dia, os grandes varejos já trabalham com cadastro. Afinal, se você já fez uma compra online, já fez um cadastro no site da empresa em si, e esses dados são usados para enviar notificações de novos produtos que tenham fit com seu comportamento de compra.

Ou seja, toda empresa deve fazer cadastro de clientes, mas cada uma vai utilizá-los da forma que for mais efetiva para o tipo do negócio.

Mantenha seu cadastro de clientes atualizado e organizado com o CRM PipeRun!

Se você quer organizar o cadastro de clientes da sua empresa, mas não sabe por onde começar, saiba que o PipeRun é a opção perfeita para reunir todas as informações dos seus clientes em um só lugar.

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• Relatórios completos sobre todos os funis, oportunidades e membros do time;
• Integração com diversas ferramentas do mercado.

Conclusão

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