Como criar e-mails de prospecção? 7 passos, exemplo e ferramenta

E-mails de prospecção B2B
Augusto Turcato
Augusto Turcato, especialista há 9 anos em marketing de conteúdo, faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.

Resumo do artigo:

• Um e-mail de prospecção é uma ferramenta bastante utilizada por vendedores para prospectar potenciais clientes para o negócio;

• Para ter sucesso com seu e-mail de prospecção, é importante seguir algumas boas práticas, como definir a persona, pensar em uma estrutura padrão, utilizar CTAs, etc. Neste conteúdo, trouxemos diversas dicas para te ajudar;

• O CRM PipeRun é a ferramenta certa para criar e enviar seus e-mails de prospecção de forma simples e prática. Com o apoio do sistema, fica muito mais fácil realizar disparos, criar padrões e acompanhar os resultados.

Transmitir a mensagem da sua empresa com assertividade, para o lead certo e no momento em que ele está pronto para comprar. Tudo isso pode ser alcançado com uma boa estratégia de e-mail de prospecção.

Dentro do funil de prospecção, também conhecido como funil BDR, sobre o qual falaremos adiante, um dos canais mais relevantes para o contato com o cliente em potencial é o e-mail. O canal pode ter diferentes funções, entre elas:

  • compartilhar conteúdo relevante com o lead, 
  • iniciar uma sequência de tentativas de contato para agendamento de reunião,
  • qualificar os leads e mais. 

Algumas pesquisas confirmam a importância dessa ferramenta, por exemplo, de acordo com a WBR Digital, 80% dos profissionais afirmam que o email marketing impulsiona a aquisição e retenção de clientes.

Já a Adobe Consumer Email Survey Report mostra que 52% dos respondentes consideram o e-mail a sua principal ferramenta de comunicação.

Para os consumidores a experiência de contato por e-mail também parece ser positiva. Um estudo da Marketing Sherpa indica que 61% dos consumidores gostam de receber e-mails promocionais semanalmente.

Mesmo quando o e-mail não é promocional, ele ainda mostra muito efetivo: cerca de 93% dos profissionais de marketing B2B usam o canal de e-mail para distribuir conteúdo, é o que indica a pesquisa anual B2B Content Marketing Benchmarks, Budgets, and Trends

Entretanto, todos esses números estão relacionados a estratégias de prospecção bem construídas, que consideram elementos como a personalização das mensagens e a qualificação dos contatos. 

De fato, um e-mail de prospecção deve fazer parte de uma estratégia de vendas ampla e completa, para que possam ser direcionados para o público mais preparado para adquirir seus produtos.

Mas, afinal, como criar um e-mail de prospecção? É sobre isso que falaremos adiante. 

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Qual a importância dos e-mails de prospecção?

Os e-mails de prospecção são ferramentas essenciais para potencializar os resultados da sua estratégia de Outbound Marketing.

Seus vendedores podem utilizá-los para fazer a primeira abordagem, apresentar a empresa, evidenciar os benefícios das soluções e, principalmente, engajar seus potenciais clientes para um contato mais próximo.

Os e-mails de prospecção também são simples de criar e ainda oferecem a possibilidade de mensurar as interações.

De forma simplificada, você pode conferir se o destinatário recebeu o e-mail, se abriu, se clicou nos links, se moveu para spam etc.

Existem diversas maneiras de construir um e-mail de prospecção, porém, a recomendação geral é que ele seja personalizado, visualmente atraente e direto ao ponto.

Se você nunca criou um e-mail de prospecção, fique tranquilo! Ao longo deste conteúdo, te contaremos as melhores práticas para montar o seu.

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Quais são os 5 principais erros dos e-mails de prospecção?

Como você acabou de conferir, os e-mails de prospecção podem ajudar a sua equipe de vendas a converter muito mais clientes para o negócio. 

Apesar disso, é importante lembrar que, para ter sucesso, é preciso prestar atenção para não cometer nenhum erro durante o planejamento e a criação do e-mail. 

Muitos não imaginam, mas pequenos erros nesta etapa podem comprometer toda uma estratégia. 

Pensando em te ajudar, separamos abaixo os 5 principais erros dos e-mails de prospecção. Confira!

Não definir uma persona

Um dos principais erros dos e-mails de prospecção é não considerar as características da persona para a sua criação.

Entender a fundo as características da persona é crucial para elaborar a mensagem certa e direcionar as soluções que mais se alinham com suas necessidades.

Sem uma persona bem definida, fica difícil desenvolver uma comunicação realmente assertiva, capaz de reter o contato.

Dessa forma, você perde a oportunidade de se conectar com um futuro cliente e ainda corre o risco de ser inconveniente.

Como chamar a atenção do seu potencial cliente se você não sabe qual é a linguagem mais adequada, quais são suas dores e como ele espera ser abordado? Impossível, não é mesmo?

Para evitar desperdício de tempo e esforço da equipe, mapeie o perfil da sua persona antes mesmo de planejar suas ações de prospecção.

Não dedicar tempo e cuidado ao conteúdo

Muitas equipes acreditam que elaborar um e-mail de prospecção é tão simples quanto elaborar um comunicado ou um texto promocional.

A verdade é que, não dedicar tempo e cuidado com o conteúdo do seu e-mail pode levar sua ação ao fracasso.

Um e-mail de prospecção precisa gerar valor para seu potencial cliente e passar a informação prioritária de forma clara, objetiva e bem estruturada, de preferência com trechos curtos e tópicos fáceis de ler.

Além disso, você deve planejar um racional para o conteúdo, ou seja, um objetivo que você pretende alcançar com ele. 

Se o seu objetivo é despertar o interesse do potencial cliente no seu produto ou serviço, precisa amarrar uma narrativa que aborde a dor e conectá-la com a solução que você oferece.

Enviar conteúdos complementares, como artigos, e-books e vídeos também pode aumentar a retenção do seu e-mail. Mas lembre-se de selecionar apenas materiais que façam sentido para a persona.

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Não usar CTAs

Um CTA serve para direcionar seu potencial cliente para uma ação, seja acessar uma página, baixar um material, solicitar contato ou até mesmo responder o seu e-mail.

Não adicionar um CTA no e-mail de prospecção pode te fazer perder muitas oportunidades, pois sem ele, as chances do potencial cliente apenas olhar e descartar a sua mensagem são muito grandes. 

Se você quer que o contato tome a iniciativa de retornar o seu e-mail, precisa obrigatoriamente pensar em CTAs. 

Alguns CTAs comuns em e-mails de prospecção são:

  • Clique e saiba mais;
  • Experimente grátis hoje mesmo;
  • Acesse a página da oferta;
  • Fale com um de nossos especialistas;
  • Solicite um orçamento.

Texto em excesso

Adicionar um texto muito longo em seu e-mail de prospecção também é um erro grave que pode comprometer a sua estratégia. 

Hoje, com o avanço da tecnologia, as pessoas buscam cada vez mais praticidade e rapidez no dia a dia. 

Isso significa que, um e-mail muito longo tem grandes chances de ser ignorado pelo seu potencial cliente, principalmente se ele for um empreendedor ou gestor de equipe que não tem muito tempo de sobra. 

Para aumentar a retenção do e-mail, nossa dica é tentar ser o mais objetivo possível. 

Lembre-se que, se você conseguir despertar o interesse do seu potencial cliente, poderá marcar uma reunião, na qual terá a chance de apresentar mais detalhes sobre as soluções. 

O objetivo principal do e-mail de prospecção é justamente abrir caminho para o contato mais próximo. 

Uso errado de imagens

Outro erro que muitas empresas cometem ao desenvolver um e-mail de prospecção é utilizar as imagens de forma errada. 

Você já recebeu um e-mail com imagens quebradas ou sem qualidade? Apesar de parecer um erro óbvio, saiba que ainda é muito comum. 

Imagens erradas podem aumentar as chances do seu e-mail cair em spam e, dependendo da quantidade e da frequência de envio, também podem comprometer o seu domínio.

Para evitar qualquer um desses problemas, escolha muito bem as imagens antes de adicioná-las em seu e-mail de prospecção. 

Não se esqueça de sempre enviar um disparo teste para o seu e-mail antes de realizar o disparo oficial. Assim, você garante que todas as imagens estão corretas.

Como criar um e-mail de prospecção em 7 passos 

A seguir organizamos um passo a passo simples sobre como criar um e-mail de prospecção: 

  1. Conheça seu lead;
  2. Personalize a comunicação;
  3. Crie um título chamativo;
  4. Faça um texto envolvente;
  5. Apresente sua empresa;
  6. Seja claro e objetivo;
  7. Deixe evidente o que o lead deve fazer.

Entenda como colocar cada etapa em prática e continue lendo para compreender como o e-mail se encaixa no funil de prospecção BDR. 

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1. Conheça seu lead

Antes de criar seu e-mail de prospecção, é importante que você faça uma pesquisa prévia para conhecer bem o perfil do seu lead, incluindo segmento da empresa onde trabalha, cargo, tamanho da equipe e possíveis necessidades.

Apesar de parecerem simples, essas informações podem te ajudar a personalizar o e-mail de prospecção e até mesmo conduzir toda a interação até a etapa de fechamento do negócio.

Se você não sabe por onde começar a pesquisar, considere fazer pesquisas em sites institucionais, redes sociais e, claro, no “bom e velho” Google.

Abaixo, listamos as informações mais valiosas para buscar:

  • Cargo;
  • Empresa onde trabalha;
  • Se é ou não o decisor;
  • Tamanho do time;
  • Mercado de atuação;
  • Dores e necessidades;
  • Interesses profissionais;
  • Concorrentes.

2. Personalize a comunicação

O e-mail de prospecção precisa falar diretamente com o lead que está recebendo o material. Para isso você precisa saber quem é e quais as suas dores e principais necessidades. 

Concentre-se nos benefícios que você pode oferecer ao lead e não nos recursos que o seu produto ou serviço oferecem. 

Mesmo que você não saiba tudo sobre o lead em questão, afinal está tentando o primeiro contato, sua equipe deve conhecer informações básicas que mostram que esse contato pode se tornar um cliente. 

Essas informações vão ajudar a personalizar o e-mail que será enviado e a escolha dos pontos que serão destacados por você. 

3. Crie um título chamativo

Um título chamativo é essencial para qualquer e-mail de prospecção, pois tem o poder de despertar o interesse do lead logo no primeiro momento do recebimento.

Sem um título interessante, seu potencial cliente pode simplesmente ignorar o seu e-mail ou jogá-lo automaticamente na lixeira.

Um título chamativo é aquele que:

  • É curto, claro e objetivo;
  • Aborda uma necessidade ou um problema;
  • Utiliza números para atrair a atenção do lead;
  • Usa palavras de ação, como “descubra”, “conheça” e “aprenda”;
  • Promove uma reflexão.

4. Faça um texto envolvente

Um texto envolvente é aquele que faz o lead se identificar com o que está sendo apresentado. 

Esse tipo de material aumenta as chances do leitor dar os próprios passos, respondendo à sua interação.

Para isso, mais uma vez, reforçamos a necessidade de conhecer pelo menos um pouco o contato em questão, identificando e destacando suas dores e necessidades, e como e porque a sua empresa pode saná-las. 

Casos de outros clientes podem ajudar a despertar curiosidade, ao mesmo tempo funcionam como prova social e aumentar a sua autoridade sobre o tópico. 

5. Apresente sua empresa 

Um e-mail de prospecção exige que você se apresente e apresente a sua empresa, mesmo que de forma breve. 

Use um ou dois parágrafos para dizer quem você é, porque está entrando em contato e como pode ajudar o lead a superar algumas de suas dificuldades. 

Inclua o ramo da empresa, o nome da solução, o seu cargo, o que você faz e como faz. 

6. Seja claro e objetivo

Se você quer aumentar a retenção do seu e-mail de prospecção, precisa ser claro e objetivo na sua comunicação.

Quando falamos de objetividade, não estamos nos referindo apenas ao assunto do e-mail, mas ao conteúdo como um todo. 

Antes de enviar qualquer e-mail de prospecção, tenha certeza de que todas as informações escritas são realmente essenciais e, principalmente, se o seu lead pode consumi-las em poucos minutos. 

Lembre-se que, assim como você, seus clientes e potenciais clientes também têm uma rotina corrida, com muitas reuniões e e-mails para responder.

Nada mais justo do que simplificar as coisas pra eles, certo?

Leia também: Vendas Inbound x Outbound: qual a melhor para minha empresa?

7. Deixe claro o que o lead deve fazer

A conclusão do material é crucial para o sucesso de seu e-mail de prospecção.

É fundamental deixar claro o que o lead deve fazer para continuar o contato e conhecer mais sobre o que estava sendo abordado na mensagem.

Convide o leitor a responder o e-mail para agendar uma reunião com um especialista, por exemplo.

Deixe que isso pareça interessante e lembre-se que esse tipo de comunicação funciona com leads que estão nas etapas finais do funil de venda, já prontos para comprar. 

Por isso, cumprir as etapas e os mandamentos do funil de prospecção (BDR) é fundamental para o sucesso de sua empreitada. 

Qual é a estrutura ideal de um e-mail de prospecção?

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Não existe uma receita pronta para estruturar um bom e-mail de prospecção, pois ele pode variar de acordo com o objetivo, persona e até mesmo com as características do produto ou serviço a ser oferecido.

Porém, existe uma estrutura que costuma ser utilizada pela grande maioria das empresas. Esse padrão consiste em:

  • Assunto: Deve ser curto, direto ao ponto e, principalmente despertar o interesse do lead em abrí-lo; 
  • Saudação: Comece o e-mail se apresentando e apresentando a sua empresa. Use uma linguagem cordial;
  • Introdução: Nesta etapa você deve focar na possível dor do seu lead e relacioná-la com as soluções que sua empresa oferece;
  • Conteúdo: Depois de abordar a dor, chegou a hora de desenvolver o seu conteúdo, trazendo benefícios, diferenciais, etc;
  • CTA: Como falamos no início deste conteúdo, é essencial adicionar uma chamada para ação que incentive seu lead a prosseguir com o contato. Algumas empresas costumam adicionar no e-mail de prospecção botões para agendar ligações ou experimentar a solução de forma gratuita;
  • Despedida: Conclua suas ideias e deixe uma despedida cordial para encerrar o e-mail;
  • Assinatura: Não esqueça de incluir sua assinatura e outras informações de contato que podem ajudar seu potencial cliente a entrar em contato com você posteriormente. 

Exemplo de e-mail de prospecção

Confira, a seguir, um exemplo de e-mail de prospecção que usa as dicas que apresentamos.

[Nome do prospect], como vai?

Sou [nome do vendedor] e faço parte da [nome do negócio], especializada em instalação de energia solar para pequenas e médias empresas.

Conheci a sua empresa pelo LinkedIn e acredito que eu possa te ajudar a economizar cerca de 70% da sua conta de luz, a partir da instalação de nossas placas solares. 

60% de nossos clientes já recuperam o investimento nos 6 primeiros meses de uso da tecnologia, e os outros 40% recuperam em no máximo um ano. 

Por isso, gostaria de apresentar nossa solução especialmente criada para empresas de porte similar ao seu

Podemos agendar uma conversa? Qual o melhor dia e horário?

Atenciosamente,

[Assinatura do vendedor]

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Use o CRM PipeRun em seus e-mails de prospecção!

Faz parte da rotina de um vendedor disparar muito e-mails por dia. O grande problema surge quando a base de leads aumenta e se torna impossível utilizar apenas a caixa de e-mail tradicional para realizar esses disparos.

A boa notícia é que, com a ajuda do CRM PipeRun, sua equipe pode enviar e receber centenas de e-mails, de forma simples e prática.

Com o nosso CRM, você controla cada contato feito com seus potenciais clientes, juntamente com um histórico completo das interações.

Se você acha que não pode ficar melhor, saiba que sua equipe ainda pode contar com diversos templates prontos dentro da plataforma. Tudo isso para te ajudar a economizar tempo e maximizar a produtividade.

É ou não é mais vantagem para o seu negócio?

Para descobrir tudo o que o CRM PipeRun pode fazer pelo seu negócio, entre em contato hoje mesmo com um de nossos especialistas. Teremos o prazer em falar com você.

Conclusão

Como você aprendeu neste artigo, apenas criar um e-mail vendedor não é suficiente para reter a atenção e conquistar novos clientes para a sua empresa.

Se você está procurando uma forma de aumentar a efetividade das suas estratégias de prospecção, saiba que planejar seus e-mails com cuidado pode te ajudar a alcançar este objetivo. 

Siga nossas boas práticas, evite cometer os erros que listamos acima e não se esqueça de compartilhar este artigo com toda a sua equipe. 

Mais do que criar padrões, é importante conscientizar seus vendedores sobre o impacto que os e-mails de prospecção podem gerar nos resultados.

Gostou das dicas? Aproveite para conferir mais conteúdos como esse em nosso blog. Toda semana, compartilhamos dicas para ajudar seu negócio a ir muito mais além.

Até a próxima! 

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FAQ – Perguntas Frequentes

Dúvidas frequentes sobre e-mails de prospecção.

Como escrever um bom e-mail de prospecção?

Para escrever um bom e-mail de prospecção, você deve conhecer bem o seu lead, personalizar a comunicação, criar um título chamativo, desenvolver um texto envolvente, apresentar a sua empresa e, especialmente, ser claro e objetivo.

O que é mailing de prospecção?

Mailing de prospecção é uma lista de contatos de potenciais clientes que serve para auxiliar seu time de vendedores durante o processo de prospecção ativa.

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