Reunião one on one (1:1): o que é, importância e como fazer

Você já ouviu falar sobre reuniões one on one (1:1)? No mundo corporativo, esse tipo de reunião ajuda a melhorar a comunicação entre líderes e suas equipes. 

De maneira simples, a reunião 1:1 é uma conversa individual e regular entre um gestor e um colaborador, que tem o objetivo de discutir performance, alinhar expectativas e resolver problemas.

É importante saber que essas reuniões são essenciais para fortalecer o relacionamento entre líderes e seus times, proporcionando um ambiente mais colaborativo para todos. 

Realizar reuniões 1:1 de maneira eficaz pode, inclusive, melhorar a satisfação e o desempenho de toda a equipe.

Quer descobrir como? A seguir, explicamos o que são reuniões one on one, por que são importantes e como você pode conduzi-las de maneira eficiente. 

Pronto(a) para aprender mais sobre esse tema?

Então, continue a leitura! 

O que é one-on-one?

Como comentamos, uma reunião one-on-one, ou 1:1, é um encontro regular e individual entre um gestor e um colaborador. 

Durante essas reuniões, ambos têm a oportunidade de discutir diversos assuntos relacionados ao trabalho, como metas, carreira, desempenho e pontos fortes/fracos.

O principal objetivo é promover uma comunicação aberta, alinhar expectativas e oferecer direcionamentos para que a pessoa consiga se desenvolver cada vez mais.

Nessas reuniões, o colaborador pode compartilhar suas preocupações, ideias e feedbacks diretamente com o gestor. Ou seja, trata-se de um espaço seguro para falar sobre desafios e buscar soluções juntos. 

O gestor, por sua vez, pode fornecer orientação, alinhar expectativas e oferecer suporte personalizado, como ajudar no desenvolvimento profissional daquele colaborador.

Em resumo, as reuniões one-on-one são uma ferramenta útil para fortalecer a estratégia de gestão de pessoas e, principalmente, promover um ambiente de trabalho mais transparente. 

Qual é a importância da reunião 1:1?

A importância da reunião one on one vai muito além de um simples encontro entre gestor e colaborador. 

Abaixo, listamos os pontos mais importantes de manter 1:1 em um ambiente corporativo. Acompanhe e descubra! 

Construção de confiança

Inicialmente, esse tipo de reunião ajuda a construir uma relação de confiança, pois cria um espaço onde o colaborador se sente ouvido e valorizado pela empresa.

E, quando os colaboradores se sentem seguros para compartilhar suas preocupações e ideias, a comunicação flui melhor e a equipe se torna mais coesa. 

Assim, a confiança estabelecida nas reuniões one on one pode contribuir (e muito) para a melhoria do ambiente organizacional.

Identificação e resolução de problemas

As reuniões one on one também permitem identificar e resolver problemas de maneira proativa. 

Nesse caso, o gestor e o colaborador discutem questões que poderiam se transformar em grandes problemas. 

Com esse diálogo constante, é possível evitar mal-entendidos e, claro, melhorar a comunicação dentro da equipe. 

Ou seja, ao abordar problemas logo no início, a gestão evita crises maiores e mantém um ambiente de trabalho mais estável para todas as pessoas.

Desenvolvimento profissional

Outro ponto importante dessas reuniões é que trazem uma excelente oportunidade para o desenvolvimento profissional. 

Isso porque, o gestor pode oferecer feedback construtivo e direcionado, ajudando o colaborador a crescer em sua carreira. 

Na prática, discutir metas e objetivos individuais possibilita alinhar as expectativas e garantir que todos estejam na mesma página.

O resultado disso? Melhor desempenho individual e maior competência da equipe como um todo. 

Com o desenvolvimento contínuo, os colaboradores também se sentem mais motivados e preparados para enfrentar desafios futuros.

Satisfação e retenção de colaboradores

Por fim, as reuniões one on one contribuem diretamente para a satisfação e retenção dos colaboradores. 

Afinal das contas, quando os funcionários se sentem apoiados e compreendidos, tendem a ficar mais motivados e engajados com seu trabalho. 

Vale lembrar que a retenção de talentos é crucial para o sucesso a longo prazo de qualquer empresa, e as reuniões one on one desempenham um papel importantíssimo nesse aspecto. 

Dessa maneira, ao investir tempo em reuniões one on one, a organização pode colher diversos benefícios, como uma equipe mais satisfeita e um ambiente de trabalho mais colaborativo.

Quais os benefícios da reunião de one-on-one para a empresa?

As reuniões one on one trazem inúmeros benefícios para qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho ou segmento. 

Conforme introduzido, essas reuniões servem para melhorar a comunicação, fortalecer os relacionamentos e promover um ambiente de trabalho mais saudável. 

A seguir, vamos te contar em mais detalhes alguns dos principais benefícios dessas reuniões.

Melhoria da comunicação interna

As reuniões one on one fazem toda a diferença quando o objetivo é melhorar a comunicação dentro da empresa. 

Na prática, elas permitem que gestores e colaboradores conversem abertamente sobre suas preocupações, ideias e feedbacks. 

Esse tipo de diálogo, por sua vez, evita mal-entendidos e garante que todos estejam alinhados com os objetivos da organização, melhorando a eficiência do trabalho.

Aumento da motivação e engajamento

Reuniões one on one ajudam a aumentar a motivação e o engajamento dos colaboradores.

Isso acontece porque, quando os funcionários se sentem ouvidos e valorizados, tendem a se dedicar mais às suas tarefas e a se envolver mais com os projetos da empresa. 

Como você já deve imaginar, um aumento no engajamento resulta em maior produtividade e empenho no dia a dia.

Desenvolvimento de talentos

Os 1:1 também são uma excelente oportunidade para o desenvolvimento de talentos dentro da empresa. 

Durante esses encontros, o gestor pode oferecer feedback construtivo e ainda ajudar o colaborador a identificar áreas de melhoria e oportunidades de crescimento. 

Investir nesse desenvolvimento significa garantir que a equipe esteja sempre aprimorando suas habilidades, o que pode contribuir, mesmo que indiretamente, para o sucesso do negócio.

Melhoria no clima organizacional

Você sabia que as reuniões one on one contribuem para melhorar o clima organizacional?

Por mais simples que essa prática possa parecer, oferecer aos colaboradores a oportunidade de discutir suas preocupações e receber feedback em um ambiente seguro ajuda a aumentar o nível de satisfação.

Isso acaba se refletindo em um ambiente de trabalho mais colaborativo, onde todos os funcionários se sentem mais confortáveis e motivados a darem o seu melhor

Alinhamento de metas e objetivos

Para finalizar nossa lista de benefícios, as reuniões one on one permitem que gestores e colaboradores alinhem suas metas e objetivos com os da empresa. 

Essa prática garante que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos e com máxima produtividade.

Além disso, discutindo regularmente os progressos e desafios, fica mais fácil ajustar estratégias e assegurar que todos estejam no caminho certo para alcançar os resultados desejados. 

Quais os benefícios da reunião de one-on-one para o colaborador?

As reuniões one on one também oferecem muitos benefícios aos colaboradores, ainda mais no que diz respeito a melhorar sua experiência de trabalho e desenvolvimento profissional. 

A seguir, vamos entender alguns desses benefícios, que são essenciais para o crescimento e satisfação dos funcionários.

Aumento da autonomia

As reuniões one on one aumentam a autonomia dos colaboradores, pois permitem que eles assumam a responsabilidade por seu próprio desempenho. 

Durante essas reuniões, os funcionários têm a oportunidade de discutir suas metas e desafios, o que incentiva uma atitude mais proativa em relação ao seu trabalho. 

Esse aumento de autonomia leva a uma maior confiança e competência na realização das tarefas diárias.

Feedback contínuo

Essas reuniões também proporcionam um espaço para feedback contínuo, que estimula o desenvolvimento e o aprimoramento das habilidades dos colaboradores. 

Com encontros regulares, os funcionários recebem orientações e sugestões que podem aplicar imediatamente, acelerando assim o processo de melhoria contínua.

Redução de ansiedade

Outro benefício das reuniões 1:1 é que ajudam a reduzir a ansiedade dos colaboradores, já que oferecem um canal direto para expressar preocupações e dúvidas. 

No entanto, esse momento precisa ser reservado e baseado na transparência, para que todos da equipe se sintam à vontade para discutir qualquer assunto com seus gestores. 

Vale destacar que essa redução na ansiedade também contribui para um ambiente de trabalho mais tranquilo e, principalmente, saudável.

Oportunidade de inovação

Por fim, essas reuniões criam um ambiente propício para a inovação, uma vez que, durante os encontros, os colaboradores podem compartilhar novas ideias e sugestões diretamente com seus gestores. 

Esse intercâmbio de ideias estimula a criatividade e pode levar a melhorias significativas nos processos e produtos da empresa. 

Inclusive, podemos dizer que a oportunidade de contribuir com inovações aumenta a satisfação e o envolvimento dos funcionários.

Como fazer uma reunião one on one (1:1)?

Realizar uma reunião one on one de maneira eficaz requer planejamento e atenção aos detalhes, independentemente do time com o qual você trabalha. 

Nos próximos tópicos, resumimos alguns passos essenciais para conduzir essas reuniões de forma produtiva. Vamos conferir? 

Agende regularmente

Para começar, é importante agendar as reuniões one on one regularmente. Isso porque, estabelecer um cronograma fixo, como semanal ou quinzenal, ajuda a criar uma rotina e garante que esses encontros aconteçam consistentemente. 

Outra dica é manter essas reuniões em uma agenda compartilhada para reforçar o compromisso de ambas as partes.

Prepare a pauta

Antes da reunião, prepare uma pauta com os tópicos a serem discutidos. Inclua pontos como progresso em projetos, desafios enfrentados, metas a serem alcançadas e feedbacks necessários. 

A pauta é útil para  manter a reunião focada e, principalmente, garantir que todos os assuntos importantes sejam abordados.

Escolha um ambiente acolhedor

Utilizar um ambiente acolhedor e privado para a reunião é um fator muito importantíssimo para seu êxito. 

Recomendamos escolher um local tranquilo e longe de outras pessoas, onde o colaborador se sinta à vontade para falar abertamente. Isso vale tanto para reuniões presenciais quanto virtuais. 

Além do mais, independentemente do formato, procure garantir ainda que não haja interrupções durante a reunião.

Mantenha uma comunicação aberta e honesta

Durante a reunião, incentive sempre uma comunicação aberta e honesta com a outra pessoa.

Ou seja,  ouça atentamente o que o colaborador tem a dizer e faça perguntas para entender melhor suas perspectivas e preocupações. 

Para fortalecer a relação de confiança, você também deve mostrar  empatia e um real interesse pelo bem-estar e desenvolvimento do colaborador.

Feedback construtivo

Oferecer feedback construtivo é uma parte importante da reunião one on one. Portanto, reconheça os pontos fortes do colaborador e aponte áreas de melhoria de maneira respeitosa. 

Você ainda deve oferecer sugestões práticas de como superar desafios e alcançar metas. 

No final, lembre-se sempre de pedir feedback sobre sua própria gestão para criar um diálogo bidirecional.

Defina ações

Ao final da reunião, defina ações claras e específicas que devem ser realizadas até o próximo encontro. 

Essas ações podem incluir metas a serem atingidas, cursos de desenvolvimento a serem realizados ou qualquer outra atividade que contribua para o crescimento do colaborador. 

Não esqueça de documentar essas ações e acompanhar o progresso para garantir que os objetivos sejam alcançados.

Adaptação para diferentes times

Os passos que citamos acima são aplicáveis a todos os times da empresa, como marketing, vendas, CS, suporte e RH. 

Cada time pode ter suas particularidades, porém, o formato básico da reunião one on one se mantém. 

Se necessário, ajuste a pauta para incluir temas específicos de cada área, como campanhas em andamento para marketing ou metas de vendas. 

Esse direcionamento te ajudará a garantir que as reuniões sejam sempre relevantes e produtivas para ambas as partes.

Como introduzir reuniões de one on one com a equipe comercial?

Introduzir reuniões one on one com a equipe comercial é uma excelente estratégia para melhorar a comunicação e o desempenho do time.

Como você já sabe, o objetivo é tratar de aspectos importantes do desempenho dos vendedores, como metas, desafios, oportunidades, feedbacks e crescimento profissional.

Em uma equipe de vendas composta por 5 pessoas, por exemplo, o gestor pode agendar reuniões individuais semanais, preferencialmente na segunda-feira, desde que não esteja envolvido em tarefas operacionais. Cada sessão pode ter até 30 minutos de duração.

Durante essas reuniões, recomendamos revisar os resultados da semana anterior de cada vendedor, destacar pontos fortes e áreas a serem melhoradas, e estabelecer um plano de ação para melhorias, quando necessário.

Se o gestor estiver ocupado com atividades operacionais, as reuniões individuais podem ser concluídas até quarta-feira, mas mantendo sempre o foco na análise da semana anterior.

Vale lembrar que, em algumas situações, os vendedores podem solicitar uma reunião individual com o gestor. Um bom exemplo é quando recebem um lead de baixa qualidade de um pré-vendedor. 

Embora não seja uma prática formal, trata-se de conversa rápida de feedback que deve ser compartilhada com a equipe na reunião diária seguinte, sem entrar em detalhes, e informada ao gestor da área para conhecimento.

Com as reuniões individuais semanais, não é necessário realizar uma grande reunião de encerramento do mês com cada vendedor, o que torna o processo de feedback mais ágil e eficiente.

Qual a melhor forma de aplicar uma one on one?

Aplicar uma reunião one on one de maneira eficaz, especialmente no contexto de vendas, envolve focar nos aspectos que impactam a experiência e o desenvolvimento dos colaboradores. 

Vamos entender melhor quais elementos tornam essas reuniões verdadeiramente significativas. Acompanhe a seguir!

Criação de um ambiente de confiança

O primeiro passo para aplicar um one on one eficaz é criar um ambiente de confiança.

Na realidade, os colaboradores precisam sentir que têm um espaço seguro para expressar suas preocupações, ideias e sentimentos, sem medo de julgamento. 

Apesar de ser subestimada por muitos, essa sensação de segurança promove uma comunicação mais aberta e honesta para que os gestores consigam entender melhor as necessidades e os desafios enfrentados pela equipe de vendas. 

Mostrar empatia e interesse genuíno pelas questões pessoais e profissionais dos colaboradores também é uma prática recomendada para fortalecer essa confiança.

Foco no desenvolvimento pessoal

Durante a reunião, dedique um tempo para discutir o desenvolvimento pessoal dos colaboradores. 

Ao invés de apenas falar sobre metas de vendas e resultados, é importante perguntar sobre suas aspirações de carreira, interesses e áreas onde gostariam de crescer. 

O foco no desenvolvimento pessoal demonstra que a empresa valoriza o crescimento de cada indivíduo, não apenas seus números de vendas. 

Como já abordamos por aqui, colaboradores que sentem esse apoio tendem a se manter mais motivados e engajados no dia a dia.

Feedback construtivo e personalizado

Em um one on one, você não deve fornecer feedback genérico. Ao contrário disso, direcione suas observações para comportamentos específicos e como eles impactam os resultados. 

Por exemplo, você pode reconhecer pontos fortes dos colaboradores e oferecer sugestões práticas para áreas de melhoria, visando estimular um ambiente de aprendizado contínuo. 

Além do mais, o feedback deve ser uma troca mútua, onde o colaborador também pode compartilhar suas percepções sobre a gestão e processos da equipe.

Frequência e consistência

Manter uma frequência e consistência nas reuniões também é um ponto muito importante do 1:1. 

Uma sugestão é manter a reunião quinzenal, pois permitem um acompanhamento regular sem sobrecarregar os colaboradores. 

Essa regularidade ajuda a manter o ritmo, abordar problemas rapidamente e ajustar estratégias conforme necessário. 

Lembre-se sempre: a consistência nas reuniões reforça o compromisso da gestão com o desenvolvimento contínuo dos colaboradores. 

Atenção aos aspectos emocionais

Prestar atenção aos aspectos emocionais dos colaboradores durante a reunião é igualmente importante. 

Por esse motivo, não se esqueça de perguntar sobre o bem-estar, o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e qualquer estresse ou preocupação que possam estar enfrentando aquela pessoa.

Essa atitude mostra que a gestão e a própria empresa se preocupam com o indivíduo como um todo. 

Promoção da autonomia

Incentivar a autonomia dos colaboradores é outra prática valiosa quando o assunto é implementar um one on one produtivo.

Nesse sentido, é ideal dar um espaço para que eles proponham soluções, compartilhem suas ideias e tomem a iniciativa em projetos específicos.

Promover a autonomia fortalece a confiança dos colaboradores em suas próprias habilidades e ainda contribui para um ambiente de trabalho mais inovador.

Checklist para reunião one on one (1:1)

Realizar reuniões one on one com a equipe de vendas é uma prática indispensável para manter a comunicação eficaz e fomentar o desenvolvimento profissional. 

Abaixo, fizemos um checklist prático para garantir que cada reunião seja produtiva e atenda às necessidades dos colaboradores. 

Confira e salve para usá-lo depois!

Antes da reunião

Antes da reunião, você deve:

• Agendar uma série: estabeleça um cronograma fixo, como reuniões quinzenais, para garantir a consistência;
• Preparar uma pauta: elabore uma lista de tópicos a serem discutidos, incluindo metas de vendas, desafios e feedbacks;
• Planejar as perguntas: pense nas perguntas que ajudarão a orientar a conversa e obter insights valiosos;
• Considerar as preferências do colaborador: pergunte ao colaborador se há tópicos específicos que gostaria de abordar;
• Definir expectativas: deixe claro quais são os objetivos da reunião e o que espera alcançar;
• Reservar tempo na agenda: assegure-se de que há tempo suficiente reservado para a reunião, evitando interrupções. 

Durante a reunião

Já durante a reunião, recomendamos: 

• Quebrar o gelo: inicie a conversa com um assunto não relacionado ao trabalho para criar um ambiente descontraído;
• Focar totalmente: esteja totalmente presente e atento, aproveitando ao máximo a reunião;
• Evitar distrações: desligue eletrônicos e evite olhar para o celular durante a conversa;
• Utilizar a câmera em reuniões remotas: mantenha a câmera ligada para garantir uma comunicação mais pessoal;
• Fazer anotações: registre os pontos importantes discutidos para referência futura;
• Ouvir ativamente: deixe o colaborador falar sem interrupções e demonstre interesse genuíno no que ele tem a dizer;
• Reconhecer os sucessos: comemore os bons resultados alcançados pelo colaborador;
• Abordar os desafios: discuta quaisquer obstáculos que estejam dificultando o desempenho do colaborador;
• Entender as metas pessoais: explore os objetivos individuais e como a empresa pode apoiar seu alcance;
• Demonstrar empatia: mostre que você se importa com o bem-estar do colaborador;
• Fornecer feedback construtivo: ofereça sugestões práticas para melhorias;
• Definir um plano de ação: estabeleça ações claras a serem realizadas até a próxima reunião.

Depois da reunião

Depois da reunião, você também precisa seguir algumas boas práticas, incluindo;

• Acompanhar os tópicos discutidos: monitore o progresso em relação ao que foi discutido e acordado;
• Documentar as anotações: salve as anotações de maneira organizada, preferencialmente em uma plataforma centralizada;
• Agendar a próxima reunião: marque a próxima one on one para garantir a continuidade do acompanhamento, preferencialmente mantendo a frequência quinzenal.

O que evitar?

Para ter um bom 1:1 com cada pessoa do seu time, procure evitar algumas atitudes, por exemplo:

• Longos intervalos entre reuniões: evite deixar mais de um mês entre um encontro e outro;
• Cancelar a reunião: se um imprevisto ocorrer, remarque imediatamente para não perder o ritmo;
• Interrupções: não interrompa o colaborador enquanto ele estiver falando;
• Falta de propósito: evite entrar na reunião sem um objetivo claro e sem pauta;
• Conversas superficiais: cuidado com as amenidades, mantenha a reunião produtiva e focada nos tópicos relevantes.

Como o CRM ajuda a planejar reuniões One on One com o time comercial?

Você sabia que um bom CRM, como o PipeRun, pode te ajudar a planejar reuniões one on one com a equipe comercial? Isso acontece porque ele centraliza todas as informações relevantes do processo de vendas em um só lugar.

Quer entender melhor? Abaixo, vamos explorar como essa ferramenta pode ser útil em diversos aspectos.

Centralização de informações de vendas

No CRM PipeRun, todas as informações sobre o desempenho de cada vendedor estão disponíveis em um só lugar, incluindo oportunidades processadas, ganhas e perdidas. 

Com essas informações, você consegue avaliar de maneira precisa como cada membro da equipe está performando e, a partir disso, planejar um feedback baseado em dados reais durante as reuniões one on one.

Monitoramento das interações com leads

O CRM PipeRun ainda permite monitorar todas as interações que os vendedores tiveram com os leads, como e-mails e ligações, que ficam registradas e podem ser ouvidas novamente. 

Assim, fica fácil avaliar se os vendedores seguiram o script e o playbook durante essas comunicações, identificando também pontos de melhoria para reforçar boas práticas.

Controle das metas de vendas

O CRM é uma ferramenta muito útil para controlar as metas de vendas, avaliando quanto de MRR (Monthly Recurring Revenue) foi vendido e se os produtos ou serviços foram direcionados aos clientes certos.

Essa prática ajuda a identificar se as estratégias de vendas estão alinhadas com os objetivos da empresa.

Preparação para as reuniões

Usar o CRM para preparar as reuniões one on one facilita a criação de uma pauta estruturada. 

Afinal, com acesso a todas as métricas e históricos de interações, é possível definir tópicos de discussão relevantes e personalizados para cada colaborador, tornando a reunião mais produtiva e direcionada.

Ação e ajustes baseados em dados

Não é novidade para ninguém que o CRM permite que a gestão invista em novas ações e faça ajustes baseados em dados concretos. 

No caso das reuniões one on one, ao discutir as informações coletadas no CRM, você pode definir planos de ação específicos e ainda acompanhar o progresso de forma contínua.

Esse recurso contribui para decisões mais assertivas e, claro, um acompanhamento eficaz do desempenho da equipe.

Em resumo, utilizar o CRM como ferramenta central para planejar e executar reuniões one on one com a equipe comercial facilita todo o processo e garante que as discussões sejam baseadas em dados precisos e relevantes. 

Quer saber mais sobre como implementar essas práticas na sua empresa? Fale com um consultor especializado e descubra como o CRM PipeRun pode otimizar o desempenho do seu time comercial.

Conclusão

Chegamos ao final de mais um artigo, e aprendemos que aplicar reuniões one on one de forma eficaz, especialmente no contexto de vendas, pode transformar a dinâmica da equipe. 

Mantendo uma comunicação aberta, personalizada e baseada em dados concretos, gestores e colaboradores conseguem identificar desafios, celebrar conquistas e traçar estratégias mais assertivas para alcançar os objetivos.

Gostou do que leu? Agora que você entendeu a importância e as principais técnicas para implementar essas reuniões, é hora de colocar em prática com sua equipe. 

Aproveite o poder dessas conversas individuais para fortalecer relações, promover o desenvolvimento e garantir que todos estejam alinhados com as metas da organização.

Ah, e se quiser continuar com o aprendizado, acompanhe nossos novos artigos e descubra dicas e estratégias para otimizar o desempenho do seu time comercial. 

E lembre-se: com as ferramentas certas, como o CRM da PipeRun, você pode potencializar suas reuniões one on one e fazer com que cada interação se torne ainda mais produtiva.

Até a próxima e muito sucesso!

FAQ – Perguntas Frequentes

O que é um one on one?

Um one on one é uma reunião regular e individual entre um gestor e um colaborador. Esse tipo de reunião tem como objetivo discutir o desempenho, alinhar expectativas, resolver problemas e promover o desenvolvimento pessoal e profissional do colaborador. Lembrando que esses encontros são essenciais para manter uma comunicação aberta e fortalecer o relacionamento entre líderes e suas equipes.

O que significa a expressão One on One?

A expressão one on one significa “um a um”, referindo-se a uma interação direta entre duas pessoas, sem a presença de outros participantes. 

No contexto corporativo, geralmente se refere a reuniões individuais entre gestores e colaboradores, onde são abordados tópicos específicos como desempenho, metas e feedbacks.

Qual a diferença entre One on One e feedback?

A principal diferença entre one on one e feedback é o escopo e a frequência. Um one on one é uma reunião abrangente e regular que cobre diversos aspectos do trabalho e desenvolvimento do colaborador. Feedback, por outro lado, pode ser dado de forma pontual e focada em situações específicas. Em resumo, enquanto o one on one envolve uma discussão mais detalhada e contínua, o feedback é geralmente mais direto e imediato.