Lead time: entenda como funciona e a melhor forma de aplicar essa métrica no seu negócio

Lead time, como funciona e como aplicar
Augusto Turcato
Augusto Turcato, especialista há 9 anos em marketing de conteúdo, faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.

Resumo do artigo:

O lead time é uma das métricas mais importantes para medir o tempo de tarefas individuais e também de processos maiores dentro de uma organização;

Para fazer a sua medição é preciso ter os dados precisos para saber exatamente o que pode ser reduzido sem que isso interfira com a qualidade do produto final;

O CRM PipeRun é uma solução completa com todos os recursos necessários para que você possa fazer uma gestão eficiente das tarefas e processos do seu negócio.

Gerenciar o lead time é uma parte importante da administração de um negócio bem-sucedido. 

Mas você sabe o que é  lead time na prática?

Neste artigo você aprenderá o que é, por que é importante e como usá-lo para concluir seus projetos no prazo e dentro do orçamento. 

Exploraremos os diferentes métodos de gerenciamento do tempo das tarefas, os prós e contras de cada abordagem e forneceremos dicas para tornar sua equipe mais eficaz na redução de atrasos no projeto. 

Com uma compreensão clara do processo de gerenciamento, você poderá aumentar a produtividade e melhorar a satisfação do cliente, principalmente conhecendo nossa tecnologia.

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O que significa lead time?

Lead time ou tempo de aprovisionamento é a quantidade de tempo que decorre entre o início de uma tarefa ou projeto e sua conclusão. 

Geralmente é medido em dias, semanas ou meses, dependendo da complexidade da tarefa ou projeto. 

Por exemplo, se você estiver solicitando um produto de um fabricante, seu prazo de entrega abrangerá todo o processo de produção e envio até que o produto chegue até você. 

Também pode ser usado para medir quanto tempo leva para uma empresa concluir certos processos, como a fabricação.

Fazer a gestão desse tempo ajuda a empresa a identificar possíveis gargalos na operação e corrigi-los para otimizar o tempo dos processos.

Vantagens de reduzir o lead time

Quais as principais vantagens em reduzir seu lead time?

Reduzir o lead time pode trazer uma série de vantagens para o seu negócio. Por exemplo, reduzir os prazos de entrega pode economizar dinheiro diminuindo a quantidade de tempo e recursos usados para cada projeto. 

Além disso, podemos destacar outros benefícios como:

Processos unificados

Com uma gestão mais eficiente, é possível otimizar vários processos, inclusive unificá-los.

Criando alguns padrões, você pode organizar as equipes de forma a extrair o melhor de cada um.

Isso vai otimizar a conclusão dos processos, diminuir erros e manter o padrão de qualidade.

Identificação de pontos fracos e fortes

Muitas vezes a empresa enfrenta gargalos produtivos que são difíceis de identificar já que não há uma métrica para acompanhá-los.

Gerenciado o tempo de aprovisionamento dos processos, o gestor tem uma visão mais detalhada de cada etapa, podendo perceber pontos fortes e fracos.

Com isso fica mais fácil implementar melhorias e também explorar o que sua empresa e seus colaboradores têm de melhor para oferecer.

Redução de falhas e gastos

Quanto mais organizada está uma operação, menores serão as incidências de falhas, já que todos os integrantes sabem exatamente o que devem fazer em suas funções.

Menos erros resultam em economia, o que é a melhor maneira de otimizar processos.

Identificar quais processos podem ter seu lead time reduzido, é o caminho ideal para uma gestão realmente eficiente.

Aumento de fidelização

O resultado final de otimizar o tempo de aprovisionamento de cada etapa de um processo é uma melhor entrega no final.

Ou seja, seus consumidores vão receber o produto a tempo, com a mesma qualidade, o que cria as bases para fazer a fidelização de seus clientes.

Além disso, otimizar os custos favorece um preço final mais competitivo, o que é ideal para atrair e reter clientes.

Maior controle da produtividade

Essa visão dos tempos das tarefas não serve apenas para gerenciá-las, mas também para controlar a produtividade.

Entender que alguns processos vão demandar mais tempo, você direciona as equipes de forma a acelerar quando possível, ou focar em liberar produções mais rápidas para não criar um gargalo produtivo.

Mapeando todos os processos e acompanhando as métricas, você terá total controle sobre a produtividade no seu negócio.

Como calcular o lead time

Como calcular o lead time?

Diferenciar e falar as principais características de cada

O tempo de aprovisionamento é calculado tomando a duração total de um projeto do início ao fim. 

O início é geralmente quando um cliente faz um pedido ou quando um projeto interno começa, e o término é quando as necessidades do cliente são atendidas e seu pedido concluído. 

Isso pode ser dividido em dois componentes: o tempo de produção real e o tempo de planejamento e preparação. 

O tempo de produção é a quantidade de tempo que leva para um produto ser projetado, fabricado, embalado e enviado.

Por sua vez, o tempo de planejamento e preparação inclui qualquer trabalho de design que precise ser feito, pedido de peças ou outros materiais, agendamento de trabalhadores ou máquinas, e quaisquer outras etapas necessárias antes de iniciar a produção. 

Os prazos de entrega podem ser divididos em diferentes categorias, como prazos de entrega de matéria-prima, prazos de entrega de gargalo etc., dependendo do tipo de produto que está sendo feito.

Alguns setores terão lead times calculados de forma diferente como veremos a seguir:

Lead time estoque

Para calcular o tempo de aprovisionamento do estoque, o primeiro passo é identificar e comparar a disponibilidade de mercadorias com a previsão de demanda.

Em seguida, considere o tempo necessário para separar os produtos no estoque.

Adicione o tempo para o transporte, principalmente se for terceirizado a uma empresa logística.

Por fim, calcula o tempo que o produto leva para sair do armazém até chegar no cliente.

Neste caso em específico estamos considerando mercadorias que já estão no estoque, então não entra na conta o tempo de produção.

Lead time encomenda

Para encomendas, o tempo começa a partir do momento em que o pedido entra na lista, e é contabilizado a preparação, montagem, embalagem e envio até o cliente.

É um tipo de operação com mais variáveis, portanto um lead time de cada etapa precisa ser considerado, sempre priorizando a qualidade do produto.

Por exemplo, não adianta montar correndo para que a entrega seja rápida, e o produto chegue ao cliente danificado.

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Lead time produção

Para a produção também existem várias etapas, desde a aquisição de matérias primas até a entrega ao cliente.

Alguns produtos ainda precisam ser testados por motivos de segurança e isso aumenta é contabilizado no tempo de aprovisionamento.

Podemos organizar o processo nas seguintes etapas:

  • Liste todos os matérias necessários para confecção, incluindo mão de obra;
  • Contabilize o tempo de entrega de cada um desses itens na sua operação;
  • Organize os itens pelo tempo que demoram para chegar e faça inventários periódicos para não faltar nada;
  • Estabelece o tempo de produção considerando eventuais pausas para descanso;
  • Para finalizar, adicione o tempo de transporte da mercadoria até chegar no ponto de venda ou no cliente.

São muitas variáveis a serem consideradas, então é preciso considerar tudo na hora de fazer o cálculo.

Por exemplo, sua empresa leva 5 dias para receber a matéria prima, mais 1 dia para fazer o inventário e mais 1 dia para produzir. 

Por fim, são mais 3 dias de transporte, totalizando 9 dias de tempo de aprovisionamento. 

O que é incluso no lead time?

Nos exemplos acima ficou claro como as variáveis vão impactar no tempo de início e final de uma tarefa, por isso o primeiro passo para reduzir o tempo de aprovisionamento é considerar tudo que incide sobre ele.

Fornecedores

Quando você solicita a mercadoria ou a matéria prima, o tempo já começa a contar, por isso é a primeira etapa a ser otimizada.

Ter vários fornecedores é uma boa forma de garantir que a entrega de materiais seja mais rápida, pois se um não tiver disponibilidade imediata, você não precisa ficar esperando.

Ainda assim, é importante considerar os custos envolvidos, porque pedidos de última hora podem ser mais caros.

Criar um bom relacionamento com seus fornecedores é fundamental para não ficar sem fornecimento.

Gargalos produtivos

O processo no dia a dia pode ser impactado por várias situações, principalmente quando envolve ação humana já que erros fazem parte do processo.

Ao aplicar uma métrica de análise, você não só entende quanto tempo cada etapa leva, mas também o que pode estar travando o processo.

Processos redundantes

Algumas empresas implementam processos que acabam ficando defasados quando novas tecnologias surgem, porém o dia a dia se mantém igual.

Entender quais processos estão sendo negativos para o lead time, permite que você desburocratize e faça com que se tornem mais rápidos.

Organização das datas de aquisição

É preciso organizar as datas para recebimento de insumos para que você possa planejar as produções de forma assertiva, sem precisar depender de entregas de última hora.

Para isso, entender a previsão de demanda é fundamental, pois você pode trabalhar com um estoque mais enxuto diminuindo seus custos operacionais.

Como reduzir o lead time

Como reduzir o lead time da sua empresa?

Existem várias etapas que você pode seguir para reduzir o tempo de aprovisionamento em seu negócio. 

Primeiro, identifique os gargalos ou áreas em seu processo onde a maior parte do tempo está sendo desperdiçado e concentre-se em melhorá-los primeiro. 

Alguns métodos para fazer isso incluem aumentar a automação, simplificar os processos de fluxo de trabalho, reduzir tamanhos de lote e eliminar tarefas desnecessárias. 

A seguir algumas dicas práticas para otimizar sua operação.

Defina os padrões de qualidade de seus processos

Batemos nessa tecla algumas vezes mas não é demais reforçar, todos os processos só devem ser otimizados se isso não atrapalhar a qualidade do produto final.

Por isso, padronizar alguns processos se guiando por um padrão de qualidade é ideal para achar esse equilíbrio.

Por exemplo, é melhor automatizar tarefas com tecnologias do que forçar a equipe a trabalhar mais rápido, o que pode aumentar as chances de erro.

Faça avaliações e manutenções frequentes

Os processos podem se tornar obsoletos rapidamente, por isso é fundamental avaliar e ajustar o que for possível antes que novos gargalos apareçam.

Um maquinário que dá defeito pode deixar a sua produção estagnada, e se isso acontecer durante um período de alta demanda, você estará deixando muito dinheiro na mesa.

Por isso, faça a manutenção preventiva para que não corra esse risco.

Além disso, busque formas de aprimorar os processos em geral, sempre encontrando pontos fracos que possam ser corrigidos.

Estoque insumos essenciais

Para mercadorias a pronta entrega o lead time é naturalmente menor, já que não há o tempo de produção.

Por outro lado, empresas que precisam fabricar seus produtos, esse tempo aumenta, portanto é ideal não deixar faltar os insumos necessários.

Por exemplo, uma padaria não pode jamais ficar sem farinha, fermento e outros ingredientes base.

Defina quais são os produtos de maior demanda e quais são os insumos que não podem faltar para sua produção.

Conte com a tecnologia

Sem dúvidas a tecnologia é imprescindível para a redução do tempo de aprovisionamento, já que com ela é possível organizar melhor as tarefas, atribuir aos colaboradores mais aptos e até terceirizar quando necessário.

Alguns pontos podem ser automatizados, o que libera tempo para focar em aprimorar outras etapas que vão reduzir consideravelmente o tempo de aprovisionamento.

Como o CRM PipeRun pode ajudar a reduzir o seu lead time?

A melhor maneira de mensurar e otimizar os processos no seu negócio é contar com uma tecnologia robusta e eficiente.

O CRM PipeRun tem todas as ferramentas necessárias para que você faça uma gestão de tarefas mais eficientes, com uma visão geral de todos os processos que envolvem a cadeia de suprimentos.

Uma das organizações mais utilizadas é a de quadros no modelo kanban, o que facilita o acompanhamento do lead time de tarefas individuais e também do projeto como um todo.

Dessa forma, você tem indicadores mais completos para identificar onde estão os principais pontos fortes e fracos da sua operação.

Aproveite o período de trial gratuito do CRM PipeRun e veja como suas operações podem se tornar mais eficientes:

Conclusão

Essa métrica de lead time é uma das mais importantes para que gestores possam ter uma noção real dos processos da empresa.

Conhecer os tempos de cada tarefa e dos processos como um todo, dá à gestão os insights necessários para utilizá-los e assim reduzir o tempo de aprovisionamento.

Em última análise, isso não só reduz os custos, como também abre espaço para aprimoramentos na qualidade do produto final.

Contando com uma boa tecnologia como o CRM PipeRun, você tem uma visão geral dos processos do seu negócio, bem como acesso a relatórios detalhados para saber exatamente onde ajustar a sua operação.

Saiba mais sobre nossa solução e experimente o CRM PipeRun gratuitamente.

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