Como organizar clientes?

Como organizar clientes para vender mais e melhor? Veja 8 dicas!

Organizar clientes é extremamente importante para qualquer empresa. É a partir deste trabalho bem feito que é possível relacionar-se, encantar, vender, reter e evangelizar consumidores. Os benefícios disto são enormes. Por isso, algumas estratégias são necessárias nesta hora.

E, bem, podemos começar este artigo dizendo o seguinte: organizar clientes é obrigação de todas as empresas organizar os clientes que possui.

Sem ter um bom registro, completo, centralizado e de fácil acesso é verdadeiramente impossível relacionar-se com seus consumidores – ou potenciais.

Afinal, você sabe bem que dificilmente conseguirá ter bons resultados em vendas se não tiver seus clientes claramente organizados.

Por isso, separamos 8 passos para ajudar você nesta tarefa:

  1. Reúna suas planilhas;
  2. Faça unificação;
  3. Estruture a base de dados;
  4. Importe para o CRM;
  5. Enriqueça os dados;
  6. Apresentação;
  7. Distribuição;
  8. Atividades.

Vamos conferir como aplicar todas elas?

Boa leitura!

Por que é importante organizar clientes nas empresas?

Como organizar clientes?

Essa é uma pergunta com algumas respostas até certo ponto óbvias. A primeira é que para sua empresa ter sucesso em vendas, ela precisa ter o foco no cliente.

De nada adiantará um ótimo produto ou serviço se você deixa a desejar no atendimento ao cliente, por exemplo.

Ou se a impressão e/ou conceito que seu consumidor – ou cliente em potencial – têm não são exatamente positivas.

O primeiro passo para que isso verdadeiramente ocorra passa por organizar clientes.

É o estágio inicial para que você coloque o cliente no centro das operações para quem uma relação duradoura possa ser construída.

E é fundamental que todos da empresa estejam alinhados com esta cultura. Afinal, o trabalho de todos, de alguma forma, impacta no consumidor final.

Por isso, só existe gestão se você tiver controle. E só existirá controle se você for organizado e disciplinado no dia a dia.

A organização tornará a rotina mais produtiva: você demorará menos para realizar qualquer tarefa – das mais simples às mais complexas.

Se isso acontecer, terá mais tempo para ser consultivo e didático com seu cliente.

Veja como tudo está conectado. Como uma ação, quando bem feita, impacta positivamente nas outras.

E todas elas, juntas, funcionando, se refletirão no sucesso do cliente mais adiante.

Afinal, uma empresa é feita de pessoas. Este é o item mais valioso que uma organização possui.

Quando você dá a elas condições de focarem no objetivo maior, que é o sucesso dos clientes, sua empresa certamente tem um caminho pavimentado para o sucesso.

O uso do CRM para organizar clientes nas empresas

Como organizar clientes?

O CRM é o maior aliado das empresas que querem estreitar seu relacionamento com os clientes para, mais adiante, conseguir uma venda.

Aliás, o próprio nome já evidencia sua importância. CRM é sigla para Customer Relationship Management.

Em português, significa Gestão de Relacionamento com o Cliente.

É através da ferramenta que você consegue muito mais do que organizar clientes. De maneira prática e inteligente, cria ações para gerar valor e encantá-lo.

Com vários tipos de funil, você consegue gerar valor para ele, nutri-lo, qualificá-lo, vender, reter e evangelizar seus clientes.

Desde que, claro, você tenha um produto ou serviço que realmente façam sentido e ajudem ele a obter seus objetivos.

Aproveite, também, a funcionalidade de deduplicar – algo que você verá, nos tópicos a seguir, que será útil.

Assim, você evita cadastros (e também oportunidades) duplicadas. Unifica-as em uma só. Você escolhe se o mais antigo ou mais novo permanece.

Veja como isso é importante: imagina dois vendedores trabalhando ao mesmo tempo com o mesmo cliente?

Sem se comunicarem, abordarão este prospect duas vezes e aí, bem… você consegue imaginar a confusão e a imagem que isso irá passar, não é mesmo?

Como organizar clientes de maneira inteligente? Confira 8 passos

Como organizar clientes?

Mas afinal, como organizar clientes e conseguir ter um bom desempenho no relacionamento com eles?

Neste parágrafo abordaremos aspectos para quem ainda gerencia seus contatos em planilhas fazer a transformação digital.

Organizá-los e importá-los para um software, um sistema de vendas que seja funcional e que centralize todas as informações.

A partir daí você terá condições de em todas as etapas do funil entregar o valor que ele precisa para confiar em você e, claro, comprar.

Confira as dicas que separamos:

1 – Reúna todas as planilhas que a empresa possui

Não é incomum nas empresas que ainda administram o registro dos clientes em planilhas possuir diversos documentos de cadastro.

Não precisa nem ser de clientes seus, na verdade. Pode ser uma lista que você comprou para começar a abordagem de vendas.

Então, o passo inicial aqui precisa ser reunir todas as planilhas existentes e que estão com sua equipe de vendas, administrativo, financeiro, marketing…

Faça essa operação em todos os setores para que nenhum cliente seja perdido no meio do caminho.

É trabalhoso, sim, mas precisa ser feito para que você possa ter uma carteira de clientes realmente completa.

2 – Unifique tudo em uma planilha

Como organizar clientes?

Depois de reunir todas as planilhas, hora do bom e velho “CTRL + C e CTRL + V”.

Copie e cole todos os dados dentro de uma só planilha.

Esse é o primeiro passo para a unificação: acabar com a descentralização dos cadastros.

3 – Estruture sua base de dados

Depois que seus dados estão todos dentro de uma única planilha, é hora de estruturá-los melhor.

Padronize o formato do telefone (com DDD e número), coloque também CNPJ e CPF.

Outros dados, se tiver, procure padronizar. Rua; Avenida (ou Av.?); número (ou nº?). E por aí em diante.

4 – Importe para o CRM

Como organizar clientes?

Depois de organizar, é importante deixá-lo no padrão do CRM. E, com poucos cliques, consegue colocar toda sua carteira de clientes na ferramenta.

O ideal é que esse trabalho seja feito pelo gerente de vendas. Ou, se essa pessoa não existir, o líder de vendas pode assumir o papel.

A partir daí, você deve partir para um passo um pouco mais aprimorado (feito dentro da ferramenta) que é o de refinamento.

5 – Enriqueça os dados

Agora, é hora de tratar e refinar as informações referentes aos seus clientes.

Organizar clientes é muito mais do que tê-los listados e centralizados. Com refinamento da base, você tem condições de ser muito mais assertivo em suas estratégias de marketing, por exemplo.

Por isso, faça:

  • a segmentação por indústria, setor, CNAE, região, faturamento, número de funcionários, etc;
  • a deduplicação dentro do seu CRM para evitar cadastros repetidos (e problemas mais adiante);
  • a padronização de telefones, cidades, bairros, estados. Deixe tudo mais simples e de fácil consulta;
  • o enriquecimento criando novas colunas para outras informações que você coletou e que ajudarão você a relacionar-se com este cliente;
  • a classificação que pode ser por ciclo de compras (recorrência), última compra, ticket médio, entre outros.

6 – Mostre o trabalho feito

Como organizar clientes?

Depois de organizar, é hora de mostrar o trabalho feito para a equipe de pré-vendas, vendas, customer success e todas as demais que lidarão com clientes.

Mostre o passo a passo sobre como chegar na carteira de clientes. Como consultar.

Amplie os campos para que vejam o que foi cadastrado. Deixe tudo claro e mostre como é fácil fazer uma consulta ou criar uma oportunidade para cada contato.

7 – Distribua a carteira

Agora é hora de arregaçar as mangas e colocar as mãos à obra. Você pode fazer isso de duas maneiras.

Aproveite o seu CRM e faça isso de maneira automática. Jogue elas para a primeira etapa do funil de pré-vendas e faça distribuição automática destes contatos

Assim, seu time de SDR poderá qualificar e saber o interesse deles na solução vendida.

Isso, claro, se estivermos falando de uma lista fria de leads que você deseja vender.

E aí, à medida que estiverem interessados, eles podem evoluir nas etapas do funil até serem abordados pelo vendedor de fato.

8 – Planeje e execute atividades

Como organizar clientes?

É importante ter as atividades planejadas para poder trabalhar em cima destes contatos.

Isso significa estruturar bem as etapas do pipeline. O que, em cada uma delas, precisará ser feito?

Lembre-se que o objetivo aqui é fazer com que o cliente confie em você, o veja como solução e tenha interesse em escutar a sua oferta.

Então, faça com que cada contato seja realmente de valor. Que você consiga ser didático e consultivo.

Fazendo isso, certamente a venda estará bem mais próxima de acontecer.

E ai, como podemos te ajudar?

Se você ficou com dúvida sobre o conteúdo ou quer saber como o CRM ajuda você a organizar clientes, fale com um consultor quando desejar.

Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a ter sempre consumidores satisfeitos consumindo a sua marca.

O primeiro fala da importância de medir a satisfação dos clientes através do método NPS.

Já o segundo aborda o conceito e a importância do customer experience nas empresas.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

Augusto Turcato
conteudo@odig.net

Augusto Turcato faz parte do time de marketing que ajuda milhares de vendedores, gestores e empreendedores brasileiros a aumentar suas vendas com metodologias e tecnologias aqui no CRM PipeRun.