Gestão do tempo pode ser definido como o ato de organizar e planejar a divisão do tempo disponível para, durante a rotina de trabalho, realizar as atividades necessárias. Essa missão, quando realizada com sucesso, eleva a produtividade da empresa, o que se reflete na entrega final para o cliente.
Tempo… ah, esse artigo cada vez mais raros ultimamente. Quantas vezes você já disse que ainda não fez algo por falta dele?
Ou, então, desejou que o dia tivesse um pouco mais do que 24h para conseguir cumprir tudo o que precisa fazer?
Seja na vida pessoal, seja na profissional, a gestão do tempo é essencial para atingirmos aquilo que nos propomos a realizar.
Quando falamos na área de vendas, gerir bem esse “artigo” torna-se ainda mais estratégico para você e também a empresa alcançarem seus objetivos.
Com dias tão corridos como geralmente temos, ser inteligente neste momento é, na verdade, uma questão de sobrevivência.
Por isso, o artigo de hoje propõe ajudar você nesta tarefa de conseguir realizar tudo o que precisa durante a sua rotina de trabalho.
Vamos falar melhor sobre o que é gestão do tempo, quais os benefícios e como aplicar isso especialmente na área comercial das empresas.
Fique com a gente.
Boa leitura!
Então, o que é gestão do tempo?
A gestão do tempo diz respeito a quantidade de tempo que se gasta para executar cada tarefa dentro do ambiente de trabalho.
Podemos definir também como boas práticas para tornar a rotina mais ágil, realizando as atividades necessárias de maneira mais fluída.
É algo que, sem dúvida alguma, requer muita concentração e foco para conseguir ter uma rotina produtiva.
Afinal, um conjunto de práticas, técnicas e também estratégias precisam ser colocadas em prática neste momento para ser realmente assertivo nesta missão.
Responda você: quantas vezes você já iniciou um dia de trabalho sem nem saber por onde começar?
Ou, então, iniciou uma atividade e teve que interrompê-la para começar outra que era mais importante?
Ainda: ao concluir uma tarefa, você nunca ficou com aquela sensação de que poderia ter feito diferente – até mesmo melhor?
Isso ocorre justamente porque, de um modo geral, não conseguimos fazer uma correta gestão do tempo para realizar todas as atividades do dia ou da semana.
E quando falamos de uma rotina de vendas, em que é preciso lidar com diversos contatos e expectativas de clientes, isso segue sendo uma verdade.
Até porque, uma atividade mal feita ou postergada, pode significar a perda de uma venda importante.
Agora, imagine isso se repetindo dia a após dia… quanto dinheiro a empresa não estará perdendo?
Por isso, é tão importante compreender como fazer a gestão do tempo, entendendo que isso diz respeito ao:
- gasto de tempo no lugar e momento certo realizando as atividades necessárias;
- priorização daquilo que é mais importante, cumprindo todas as obrigações no tempo e na qualidade necessários;
- realizar as tarefas no trabalho de forma que não prejudique a vida pessoal.
O ambiente precisa contribuir para a gestão do tempo
Um estudo realizado realizado pela professora Gloria Mark, da Universidade da California de Irvine, fala sobre os “custos do trabalho interrompido”.
Na pesquisa, foi comprovada que uma pessoa leva em torno de 20 minutos para voltar a concentrar-se depois que ela é interrompida.
Algo obviamente contraproducente e prejudicial para uma empresa que precisa vender e atingir suas metas e objetivos do mês.
Por isso, a cultura organizacional das organizações precisam contribuir para que os colaboradores desempenham bem suas atividades.
No setor comercial, é vital ter um local que seja o mais silencioso possível e que possua boas ferramentas – computador que não trave, um sistema de vendas que seja organizado.
20 minutos… pegue esse tempo e agora pense: quantas ligações não poderiam ter sido feitas para os leads?
Quantos emails deixaram de ser enviados para prospectar clientes? Ligações de qualificação do prospect?
Agora, novamente: some esse tempo que se repete várias vezes por dia, por semana, por mês… ?
Bem, por aí você consegue entender porque você não consegue ser produtivo na hora de vender, não é mesmo?
Essa pode não ser a única resposta, mas certamente é um fator que influencia e não pode mais ser negligenciado.
Os benefícios de uma correta gestão do tempo nas empresas
A gestão do tempo, quando feita de maneira inteligente, não se reflete somente na produtividade dos colaboradores.
Claro que esse é o ponto inicial. Mas trata-se de uma reação em cadeia. Uma melhora vai puxando a outra.
Então, se em termos profissionais uma pessoa sente-se bem, isso também poderá se refletir na vida pessoal.
Por isso, gerir bem o tempo traz, de modo geral, ganhos como:
- Menos retrabalho – com organização, você foca na atividade e a realiza da melhor maneira possível, com atenção aos detalhes;
- Mais tarefas feitas – planejando o dia e a semana será possível fazer tudo no tempo e na qualidade em que elas precisa;
- Menos estresse – ao gerenciar o tempo você reduz o estresse e a frustração por ter muito o que fazer e não conseguir lidar com a demanda;
- Mais tempo livre – ao ser produtivo na sua jornada de trabalho você elimina a necessidade de ficar além do tempo e pode aproveitar o período livre de forma tranquila;
- Menos esforço – você não precisará fazer nada na base da “correria”, pois terá planejado o trabalho e trabalhado o planejamento;
- Mais oportunidades – se você consegue lidar com suas oportunidades de negócio, terá mais tempo livre para conseguir pegar novas;
- Menos frustração – você vai parar de não lidar com suas oportunidades de vendas e perder negócios por simples falta de ação: algo extremamente frustrante;
- Mais comissão – você ganhará mais comissão de vendas conseguindo selar mais negócios, o que irá acarretar em outros fatores positivos.
Gerir para gerar valor
Você já conseguiu identificar que são muitas as vantagens de fazer uma gestão de tempo correta quando o assunto é vender, não é mesmo?
Falando de maneira estratégica, os gestores precisam estar atentos a isso todos os dias.
Afinal, os seus clientes em potencial certamente também estão falando com a concorrência. Em mercados tão acirrados assim, o atendimento ao cliente faz toda a diferença.
Então, como você acha que irá conseguir uma venda se não dá a atenção ao cliente na hora que ele precisa?
Se não personaliza a entrega e se mostra lá, disponível, para gerar valor e garantir que ele fique encantado com seu produto ou serviço e sua empresa?
Como fazer a gestão do tempo no setor de vendas nas empresas? Veja 7 passos!
Vender mais e melhor. Ter estratégias de vendas eficientes para conseguir encantar os potenciais clientes.
Conseguir lidar com todas as oportunidades abertas no pipeline, sem deixar que nenhuma esfrie.
Esse é o cenário que qualquer gerente de vendas persegue e deseja para o seu time, não é mesmo?
Mas, para isso, é preciso fazer uma gestão do tempo que seja inteligente, que priorize as principais atividades e que tenha, claro, foco no cliente.
Sendo assim, separamos um passo a passo em 7 etapas para que o tempo no setor de vendas seja gasto com o que realmente importa.
Confira:
1 – Tenha metas bem definidas
Pelo o quê as pessoas trabalham? Sim, ok, para vender mais. Mas, quanto a mais? Em quanto tempo? De que forma e para quem?
Trabalhar sem metas definidas nas empresas é como navegar à deriva. Você precisa saber onde quer chegar para entender se o caminho está sendo bem trilhado.
Então, é hora de ser inteligente. Dentro do planejamento estratégico dos negócios, onde a empresa quer chegar ao final do ano?
E para isso, quanto dinheiro é necessário? Se você sabe os valores, então terá bem claro o quanto precisa vender.
Divida isso por mês, semana e por dia e você terá suas metas. Agora, sim, podemos seguir adiante.
2 – Entenda as métricas que a empresa tem hoje
É importante dizer que é preciso realista ao estipular as metas para garantir que é possível batê-las com o time que você tem.
Por isso, o passo seguinte é entender bem as métricas de vendas que você tem hoje em seu negócio.
Pensando no time de pré-vendas: quantas ligações por dia seria ideal (e possível) que cada SDR fizesse para qualificar os leads?
Agora compare com o que é a realidade hoje. Seu time está fazendo um trabalho dentro do que você estipulou como correto?
Lembre-se que há outras atividades a serem feitas como enviar email, preencher dados importantes.
E que, claro, ninguém é uma máquina e trabalha horas a fio sem parar.
Agora, os seus vendedores: primeiro de tudo, eles estão focados só em vender? Vendedor tem que vender… isso é o gerenciamento correto sobre as vendas.
Se eles estão fazendo outras coisas além de vender, então já temos um problema bem claro aí e que precisa ser corrigido.
Quantas demonstrações eles fazem por dia? Isso é mais, menos ou igual ao número ideal estipulado?
A partir daí você saberá porque o tempo não é bem aproveitado no setor de vendas.
Seu time pode estar fazendo um trabalho aquém do esperado ou pode simplesmente estar sobrecarregado – e aí, é hora de aumentá-lo.
3 – Planejar a rotina de atividades
Agora sim: hora de planejar. Já que você já tem os números do que idealmente precisa ser feito, hora do planejamento da rotina.
A partir de agora você terá condições de fazer uma justa avaliação de desempenho das pessoas envolvidas no processo comercial.
Planeje o que cada vendedor e o que cada SDR têm como tarefas obrigatórias na sua rotina.
Claro que nem sempre isso será cumprido. Pode haver momentos em que não há tantos leads a serem trabalhados. Mas isso é outro assunto a ser tratado.
Mas, a partir do momento em que se tem um número mínimo de oportunidades no funil de vendas, elas precisam ser trabalhadas dentro dos termos estabelecidos.
4 – Elimine as distrações
O passo seguinte é focado em garantir que o que foi planejado para a rotina seja colocado, de fato, diariamente em prática.
Para ajudar na gestão do tempo, você pode recorrer à metodologia 5S – que é focada em eliminar distrações.
O método ajuda a identificar no que o seu time de vendas está desperdiçando tempo importante e que poderia ser usado para contatar clientes.
Além disso, auxilia a focar de maneira inteligente em cada atividade a ser feita, tornando o trabalho mais assertivo em todos os momentos.
5 – Use a tecnologia para ser organizado
A organização é fundamental quando falamos em vender e em fazer a gestão do tempo.
Por isso, as empresas precisam cada vez mais compreender que a transformação digital dos processos é algo inevitável.
Falando em vendas, usar um sistema de CRM tornará todas as tarefas muito mais eficientes e também ágeis.
Através dele, também, você consegue ter um relatório e o controle sobre tudo o que cada um do seu time faz.
E, assim, consegue dar um feedback sobre como está sendo o trabalho do mesmo.
Ah! O uso da tecnologia serve até mesmo para distribuir igualmente as oportunidades para cada vendedor.
Através do chamado “round-robin” ninguém ficará sobrecarregado e poderá trabalhar com calma suas negociações.
6 – Invista em treinamento constante
O treinamento de vendas é algo que precisa ser uma prática recorrente nas empresas. O processo comercial é um organismo vivo e nunca estará 100% pronto.
As empresas precisam estar sempre alinhadas às necessidades dos clientes e também à forma como eles se relacionam com ela.
E isso muda constantemente. Não realizar treinamentos pode atrapalhar a produtividade do seu time.
Você pode ter retrabalho em muitas oportunidades por simplesmente não ter conseguido entregar aquilo que os clientes precisavam.
E aí, é uma bola de neve. O atraso de um se refletirá em outros. E, mais do que isso: deixará seu cliente insatisfeito – algo extremamente contraproducente e ruim para a imagem da empresa.
7 – Revise constantemente o que está sendo feito
Novamente a necessidade de analisar como os seus times estão trabalhando. Fique atento aos indicadores do seu CRM.
Configure um dashboard de vendas para ver se o tempo está sendo bem aproveitado.
Converse com seus colaboradores. Faça uma gestão de perto, presente e imerso na rotina para ser justo e estratégico.
Todos esses passos são essenciais para garantir a produtividade e, claro: uma entrega qualificada e que garanta o sucesso do cliente com sua solução.
E aí, como podemos te ajudar?
Se você ficou com dúvida sobre o artigo ou quer saber melhor sobre como CRM ajuda na gestão do tempo de vendas, fale com um consultor.
Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a vender mas, melhor e de maneira mais inteligente.
O primeiro fala de 13 hábitos para se ter sucesso em vendas todos os dias na sua empresa.
Já o segundo aborda a necessidade de se fazer um correto planejamento de vendas em qualquer tipo de negócio.
Boas vendas!
Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun
