BPM: definição, aplicações e benefícios para as empresas

BPM é a sigla para Business Process Management que, em uma tradução para português, significa Gerenciamento de Processos de Negócio. Essa é uma disciplina que serve para aprimorar os negócios das empresas e a sua capacidade de organização (não importa o seu segmento nem o seu tamanho) e que tem a tecnologia como principal aliada.

Gerenciar negócios, mesmo que não sejam grandes, é uma tarefa complexa – e você sabe bem disso.

Muitas são as variáveis, os detalhes, e deixar escapar algo (mesmo que pequeno) pode ser decisivo para comprometer os resultados.

Por isso, a tecnologia tem um papel crucial, mas não só para organizar os processos.

Ela é um diferencial competitivo importante para aprimorar a entrega e, claro, gerar mais valor para os clientes.

Mas, afinal, como o que é BPM? Como ele é aplicado nas empresas e quais os benefícios imediatos que ele traz?

Essas são perguntas que, a partir de agora começaremos a debater neste artigo.

Ao final dele, esperamos que você tenha percebido a sua importância e também a maneira como ele pode impactar os seus negócios.

Vamos ver?

Boa leitura!

O que é BPM, Business Process Management?

BPM trata-se de um conjunto de práticas focadas na melhoria ininterrupta dos processos de uma empresa.

A melhor definição para ela nos remete à uma disciplina de gerenciamento destes processos – sejam eles quais forem.

É, sem dúvida alguma, muito mais uma capacidade de organização, do que uma metodologia, conjunto de ferramentas ou estrutura de negócio.

E algo importante para que a empresa consiga conciliar a sua estratégia com as necessidades e expectativas de seus clientes.

Afinal, uma coisa está atrelada a outra: quando há um processo que funciona, isso se reflete na qualidade da entrega – e tudo isso é decisivo para o sucesso do cliente.

Uma das características que o BPM tem é a sua facilidade de adaptar à realidade das empresas. Logo, que fique claro: não há aqui um método ou script a serem seguidos.

Sua finalidade é sistematizar e também facilitar processos organizacionais (internos e externos) que são complexos e demandam atenção aos detalhes.

Isso acontece porque o Business Process Management traz à tona as informações realmente relevantes.

Controlar para tomar as melhores decisões: os aspectos do BPM

Ele expõe a forma como os processos precisam ser executados para que as melhorias sejam aplicadas na forma e tempos certos.

Assim, a partir daí, a tomada de decisão pode ocorrer de uma forma muito mais assertiva, com uma visão ampla e correta dos negócios.

O BPM é, portanto, essencial para as organizações atingirem as suas metas e objetivos – não importando o tamanho deles.

Essa realidade é possível por meio de gestão e controle de métodos. Técnicas e ferramentas para análise, otimização, aplicação e controle são também vitais.

Essa é uma prática que visa ter o controle total de todos os os processos que envolvem recursos humanos, financeiros, entre outros.

Para isso, alguns aspectos são fundamentais:

• Inovação;
• Estratégias;
• Objetivos;
• Cultura;
• Flexibilidade;
• Papéis;
• Métodos;
• Tecnologia.

As aplicações do BPM para as empresas

Tudo na vida requer organização. E, para ter processos fluindo, que funcionem nas organizações, é fundamental ter suas etapas bem definidas.

Defina, primeiro, o que a empresa precisa alcançar como objetivo. Digamos que seja treinar novos vendedores, ok?

Quais as etapas que eles precisam obrigatoriamente percorrer para chegar ao nível desejado? Defina-as.

Depois, separe-as em módulo e aplique-os de forma organizada, cumprindo todo o caminho necessário.

Mas, dentro de cada etapa, o que precisa ocorrer? Quais requisitos são necessários para que se avance à seguinte?

Estabeleça-os e, aí sim, mãos à obra.

Dito isso, separamos 4 aplicações do BPM dentro das organizações. Essa prática pode ocorrer para:

1 – Mapeamento dos processos

O primeiro passo, como acima falamos, trata-se de descobrir quais os detalhes fundamentais para o funcionamento do negócio.

A partir daí, é necessário documentar e organizá-los de forma clara e didática para todos. Ou seja, reunir o conhecimento necessário para cumprir amissão.

Essa é uma tarefa importante porque permite um conhecimento completo do processo e onde o gerenciamento está falhando.

Neste momento é possível, antes mesmos de colocar a mão na massa, identificar gargalos e agir em cima deles imediatamente.

Mais do que isso, ao mapear os processos, você já consegue prever os recursos necessários, estimar gastos e também entender quais pessoas se encaixam para cada ação durante os processos.

2 – Padronização dos processos

Depois, hora de buscar uma padrão e uma organização dos processos. E isso deverá ser seguido quase que à risca por todos os envolvidos.

Não se trata de seguir uma metodologia fechada. Cada empresa tem suas peculiaridades e voltar-se para um único método não é exatamente uma boa prática dentro do BPM.

Até porque, muitas são as pessoas envolvidas em diversas ações.

Designar uma única forma de trabalhar, é bem possível que não ocorra a adaptação necessária à metodologia.

A padronização se refere-se aos requisitos a serem preenchidos para avançar as etapas no processos.

O foco é garantir que esse modus operandi possa ser replicado por qualquer pessoa até que se perceba que ele precisa ser modificado.

O aprimoramento é constante e, quanto mais pessoas envolvidas, mais insights se tem para eliminar gargalos.

3 – Melhoria dos processos

Essa prática diz respeito aos reparos adicionais que os processos precisam sofrer – tanto para conseguir o resultado final, como também garantir sua viabilidade.

Para isso, é preciso:

• analisar profundamente o processo vigente e entender como ele pode ser mais produtivo;
• criar um fluxo de trabalho que otimize o tempo e seja voltado para produzir mais e entregar mais valor aos clientes;
• documentar as melhores práticas para cada tarefa e buscar um modelo de fácil entendimento para os colaboradores.

Mais do que isso, é fundamental ter um time capacitado para redesenhar o processo – se isso for necessário.

E a implementação das melhorias precisa ter alguns “guardiões”, aqueles que ajudarão a acelerar o conhecimento dentro dos times.

4 – Otimização dos processos

Por fim, depois de mapear, padronizar e aplicar as melhorias, a otimização dos processos é algo inevitável dentro da capacidade de organização que o BPM prega.

Redução dos custos, riscos e conhecimento fluindo dentro da empresa. E, de novo: isso se mostrará em qualidade na entrega para o cliente.

Mais do que isso: a confiança e a autoestima também serão maiores no ambiente de trabalho, o que é fundamental para uma cultura organizacional sempre forte nas organizações.

As vantagens do Business Process Management

Quando essa capacidade de organização é elevada ao máximo, as vantagens começam a aparecer dentro das empresas.

Depois da aplicação correta, é hora de mostrar o valor que a empresa tem.

E as vantagens que o BPM traz às organizações são inúmeros. Aqui, separamos 5 para analisarmos melhor.

Confira:

1 – Processos mais transparentes

Quando há comunicação e clareza nas ações, a motivação está em alta nas empresas. E um gerenciamento correto de processos proporciona isso.

A transparência é algo fundamental para que todos os colaboradores fiquem cientes do que e como precisam fazer.

Isso cria uma cultura colaborativa e gera uma sinergia (tão fundamental) entre os times.

Mais do que isso, quando as pessoas enxergam o valor do seu trabalho e como ele se reflete para toda a empresa, o engajamento com a rotina é muito maior.

2 – Produtividade elevada

Sem gargalos, com o time adequado e as melhores práticas sendo conhecidas, a produtividade interna é elevada.

A padronização dos processos é a locomotiva de tudo isso. É um passo necessário para evitar o retrabalho que, inevitavelmente, levará à frustração.

Logo, a organização mostra-se novamente fundamental. Utilizar um sistema no modelo kanban, por exemplo, é algo de enorme valia.

Desta forma, e forma ampla e clara, é possível perceber todos os detalhes necessários para produzir mais e melhor diariamente.

3 – Redução dos custos

Com processos mais eficientes, maior produtividade e consequentemente menos retrabalho, a redução dos custos é iminente.

Afinal, os processos tornam-se mais eficientes e os colaboradores não precisarão debruçar-se por horas a fio para cumprir suas tarefas.

Quando isso acontece, as pessoas têm mais tempo e disposição para contribuir com mais insghts que refletirão em ganhos reais para as empresas.

E isso, sem dúvida alguma, é uma vantagem para ser ainda mais competitivo em relação ao mercado.

4 – Controle maior

Indicadores de performance (KPIs) são fundamentais para que o BPM funcione corretamente e que haja um controle total sobre os processos.

Quando há controle, há gestão. Por isso, a tecnologia mostra-se tão importante. É ela quem irá propiciar o controle necessário do que já foi feito e do que ainda vai ocorrer.

Mais do que isso, com relatórios específicos de cada período e o registro de cada atividade, os gestores podem saber se as melhores práticas foram ou não aplicadas e se elas ainda fazem sentido para o negócio.

5 – Satisfação maior dos clientes

O foco no cliente é algo inegociável para as empresas. O BPM serve para manter esse pensamento constante para todos.

Uma entrega qualificada, em menos tempo, aumenta a satisfação dos clientes e geram valor para todos.

Quando isso acontece, não só é possível satisfazer seus consumidores, como também fidelizá-los e torná-los evangelizadores de sua marca.

Faça o BPM pelo seu CRM

Um CRM é muito mais do que um sistema de vendas. O software, por não limitar a criação de pipelines, serve perfeitamente para organização de qualquer tipo de processos.

Se você tem um processo e tem etapas bem definidas, então você pode gerenciá-lo por meio da ferramenta. O processo de vendas é só um dos tantos que podem ser controlados por lá.

No caso que citamos acima, no treinamento de uma equipe, você aproveita o funil no estilo kanban para conseguir entregar cada módulo do treinamento da melhor forma possível.

Ou, que tal usar para entrevistar um candidato à uma vaga de emprego. Ele preenche o formulário de inscrição e já cai em uma automação com instruções do que fazer.

E se você quiser gerenciar as reservas de seu estabelecimento? Aproveite e a integração com a agenda público, configure as etapas necessárias e tenha todo o controle.

As possibilidades são inúmeras.

Se há processos e há etapas definidas, o CRM é seu aliado estratégico para uma gestão sempre mais eficiente.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com dúvida sobre o artigo ou deseja saber melhor o papel do CRM para controle de processos, fale com um consultor ainda hoje.

Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a ter maior produtividade no dia a dia.

O primeiro traz algumas dicas sobre como ter uma gestão administrativa que seja realmente eficiente.

Já o segundo fala sobre como a metodologia OKR ajuda a trazer melhores resultados dentro das organizações.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun