Metodologia Scrum: o que é, benefícios e como aplicar

Se você trabalha ou já trabalhou em uma empresa de tecnologia, com certeza já ouviu falar sobre metodologia scrum.

Em termos simples, o scrum nada mais é do que uma estrutura (ou framework) ágil para empresas que buscam uma gestão de projetos (e também de times) mais eficientes.

Gerir bem o tempo e os recursos financeiros é essencial para qualquer negócio, e com esse método, você encontra um caminho para fazer isso.

Mas ao contrário do que muitos imaginam, o scrum NÃO oferece uma receita pronta, mas sim uma estrutura adaptável para lidar com atividades, tarefas e projetos desafiadores.

Não é à toa que empresas de software online, especialmente as do tipo SaaS, estão aplicando cada vez mais esse conceito em suas equipes.

Se o método scrum ainda é algo novo para você, não se preocupe! Neste artigo, você vai descobrir o que é, seus pilares, vantagens e desvantagens de usar, principais ferramentas e muito mais.

Curioso para entender melhor? Acompanhe nosso guia completo!

O que é metodologia Scrum?

Quem já gerenciou projetos sabe que há desafios a serem superados diariamente. Esse trabalho demanda organização e, por conta disso, metodologias como a Scrum foram criadas.

Esta nada mais é que do que um método que potencializa o trabalho da equipe responsável por um projeto específica.

A metodologia Scrum é um framework, uma ferramenta que atua no controle da evolução do desenvolvimento do produto.

E faz isso de forma eficaz, com rigidez quanto ao prazo e, obviamente, qualidade.

Ela é composta por ciclos – chamados sprints – de atividades programadas, que demandam reuniões frequentes.

As tarefas são planejadas e há data para começá-las e terminá-las.

As demandas e as etapas dos projetos são estruturadas, o que ajuda na melhoria do rendimento para uma entrega mais eficaz, ágil, organizada e escalável.

O foco é uma resposta rápida, com entregas completas e com os produtos ou serviços em pleno funcionamento.

O que, por óbvio, está diretamente relacionamento com o sucesso do cliente e sua satisfação ao consumir a marca.

Ah! É bom explicar também que a metodologia Scrum é formada a partir de métodos ágeis. Logo, elas não são a mesma coisa.

Até por isso, ela é extremamente flexível e, apesar do seu uso inicial para desenvolvimento de software, ela serve para empresas de qualquer segmento.

Todavia, é fundamental ter um profissional na área que será o guardião dessa metodologia.

Que fará a gestão e garantirá que o passo a passo estabelecido será cumprido.

Qual a origem do nome Scrum?

Scrum, não SCRUM. Você percebeu que, por não escrevermos com letras maiúsculas apenas, que não se trata de uma sigla, certo?

Ah, sim, o título deste parágrafo. Se você tem familiaridade com o esporte, certamente já ouviu o termo “scrimmage”, usado também no futebol americano.

Tendo ou não contato com esses esportes, fato é que a palavra Scrum é originário de lá.

Os responsáveis por isso são os autores japoneses Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka.

No seu livro, The Game Development New Product, ele usaram o rúgbi para descrever a forma correta e fundamental do trabalho em equipe.

Mais do que isso, como elas, juntas, trabalhando por etapas e focada, conseguem resolver os problemas mais complexos com qualidade.

Seja no esporte, seja como metodologia, o Scrum representa o trabalho em time, colaborativo, buscando sinergia e engajamento em torna de metas e objetivos comuns.

Quais são os 3 pilares do Scrum?

O Scrum se apoia em 3 pilares essenciais: transparência, inspeção e adaptação. 

Juntos, eles garantem que o processo seja fluido, eficaz e sempre alinhado aos objetivos do negócio.

Vamos descobrir um pouco sobre cada um deles?

1. Transparência

Para entender o pilar da transparência, pense em um time de futebol. 

Se os jogadores não souberem a estratégia do técnico, ficarão confusos no campo e, dificilmente, conseguirão ganhar a partida, certo?

Da mesma forma, na metodologia scrum, a equipe precisa enxergar claramente o que está em jogo.

Nesse caso, a transparência serve para garantir que todos os membros de um projeto estejam a par do que ocorre, desde os objetivos até os possíveis obstáculos. 

Lembra daquele ditado que diz “se você não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”? 

Em projetos e empresas, a direção clara evita essa incerteza e garante que todo o grupo caminhe junto para o objetivo final.

2. Inspeção

Quando falamos da metodologia scrum, apenas ser transparente não basta.

Você e sua equipe também precisam parar de vez em quando, olhar para as atividades em andamento e avaliar como as coisas estão indo.

Mas não confunda o pilar de inspeção com microgerenciamento! 

No scrum, a ideia é ter certeza de que o projeto está caminhando em direção ao objetivo final e se a equipe está priorizando as demandas certas.

3. Adaptação

Depois de inspecionar, muitas vezes percebemos que algo precisa mudar. 

A adaptação na metodologia scrum é sobre fazer esses ajustes, seja mudando um plano, uma técnica ou até mesmo um objetivo.

Para entender, vamos voltar ao exemplo do time de futebol, mas dessa vez, no meio de uma partida.

Muitas vezes, mesmo com uma estratégia bem definida, é comum o técnico perceber que o adversário está se saindo melhor. 

Nesse sentido, ele pode decidir mudar a tática, substituir um jogador ou ajustar a formação. Isso é adaptação! 

No Scrum, é a mesma ideia: após observar e analisar, ajustamos o que for necessário para melhorar o fluxo.

Quais as vantagens de usar scrum?

Como basicamente todos as metodologias, a Scrum tem seus pontos forte e fracos. A agilidade é, sem dúvida alguma, um dos principais benefícios de sua aplicação.

E resolver rápido (de maneira eficaz) os projetos, é algo que pesa sem dúvida alguma para uma motivação alta das equipes.

Outro fator é que, por ser um método maleável, o Scrum consegue direcionar-se rapidamente para corrigir algum problema que surja ao longo do processo.

Imprevistos de toda ordem, até mesmo mudança de configuração da equipe não atrapalham o andamento das tarefas.

Por ser também uma implementação baseada em etapas curtas e intensas, é mais fácil dos colaboradores enxergarem valor naquilo que estão fazendo.

E quando isso ocorre em sintonia com a cultura DevOps, isso fica ainda mais evidente. A evolução naquilo que é desenvolvido fica evidente mais rápido.

E isso se refletirá em uma entrega eficiente com uma rápida satisfação dos clientes.

Quais as desvantagens do Scrum?

Por outro lado, é difícil em muitos momentos seguir à risca o processo que a metodologia Scrum demanda.

Trabalhar com métodos ágeis ainda não é uma prática bem assimilada dentro das empresas. Por esta razão, é possível haver resistência dentro dos times.

E, se isso não for contornado, é bem possível que o trabalho ocorra bem distante dos termos necessários e estabelecidos.

O conhecimento técnico de quem irá gerir esse projeto é tão fundamental quanto o tato para lidar com pessoas e tudo o que está atrelado a elas: suas expectativas e frustrações.

Para assegurar que tudo corre conforme planejado, é essencial, antes da aplicação da metodologia, conscientizar a equipe.

Ser didático, mostrar como funcionará o processos e explicar os porquês é uma prática importante e garantirá o engajamento de todos.

Assim, você garantirá a mudança de atitude tão necessária para que todos vejam as vantagens de trabalhar desta maneira.

E para ficar seguro quanto à sua adoção, o ideal é aplicar o Scrum em pequenos projetos e depois ir ampliando essa forma de trabalhar para outras missões dentro da empresa.

O que compõe a metodologia Scrum?

Para entendermos como esse método funciona, precisamos inicialmente listar as suas etapas.

Embora não haja um roteiro fechado, algumas fases são comuns dentro da metodologia Scrum para que ela seja efetiva.

São, na verdade, requisitos básicos para que o trabalho ocorra da melhor forma e que a entrega seja feita dentro do tempo e da qualidade necessária.

Sendo assim, podemos listar as seguintes etapas essenciais para sua execução. Tais como:

Scrum planning

A primeira etapa é o momento onde irá se definir o Product Owner e o Scrum Master.

O primeiro trata-se da pessoa que tem a autoridade necessária para dizer como será o produto final. Ele é, portanto, o dono do produto.

E deve ser alguém capaz de retratar fielmente aquilo que o usuário final (no caso, os clientes) precisam ter em relação à sua experiência e resultados através do que está sendo criado.

Já o Scrum Master é o profissionais que irá garantir as condições de trabalho para a equipe designada.

Todavia, é importante dizer que ele não tem necessariamente papel de gestor. Ele é muito mais um líder técnico do que hierárquico. Ele também irá colocar a mão na massa.

Todavia, sua função primordial é ajudar todos os envolvidos a entenderem o que é o projeto, sua importância e como ele deve ser feito.

É ele quem irá garantir as ferramentas, equipamentos e todo tipo de recursos necessários para a execução das tarefas.

Será o guardião do time e responsável por blindagem de quaisquer fatores externos e internos, imprevistos e problemas de todo o tipo.

O Scrum Master é o responsável pela qualidade do trabalho e tem como foco a produtividade de todos.

Equipe Scrum

Um processo eficiente e um produto de qualidade só é possível com um time qualificado.

Por óbvio, as pessoas da equipe precisam ter as habilidades necessárias para realizar as atividades. O ideal é ter um time multidisciplinar, com capacidades complementares.

Embora isso, todos precisam ser capaz de realizar qualquer atividade. Mais do que isso, elas precisam ser capazes de se autogerenciar para cumprir os prazos estipulados – sem atrasos.

O tamanho dessa equipe dependerá do quão complexo for o seu projeto, obviamente. Aqui, não há divisão de tarefa. Ou seja, não há designação prévia de quem fará o que.

Nisso está mais um diferencial da metodologia Scrum. O mais apto, proativo e ágil assume aquela demanda e a executa dentro do que foi estabelecido.

É um método que estimula e muito o trabalho coletivo. A responsabilidade é de todos em tempo integral.

Por isso que quando uma sprint chega ao fim, o mérito (ou o fracasso) é de todo mundo.

Product backlog

Aqui entram a lista de tarefas e tudo o que foi planejado começa a se materializar em forma de entrega.

Ela deve evoluir na mesma medida que o desenvolvimento do produto ocorre. É essencial que ela seja bem estruturado.

Somente assim será possível ter o foco no cliente e atender as suas necessidades quando a solução estiver finalizada.

O ideal é seguir o cronograma do que foi planejado. Mas sabemos que demandas urgentes ocorrem sem que a gente espere.

Nessas situações, o product owner precisa agir.

Todos os pedidos fora da pauta normal devem passar por ele e, se necessário, ele irá reordenar as prioridades.

Se necessário for, ele convocará uma reunião de backlog grooming.

O objetivo será realinhar e refinar o backlog, aparando arestas, esclarecendo dúvidas e dar um feedback do que foi feito até então.

Sprint

Trata-se do processo da metodologia Scrum como um todo. É quando o time inicia as tarefas para entregar o produto pronto, redondo e funcionando.

Por isso, já na primeira reunião é preciso definir, a equipe define qual será a primeira entrega.

A cada nova sprint, portanto, cada entrega do produto precisa dar a possibilidade de um teste, para, assim, inspecionar que os requisitos foram cumpridos.

É nisso que o Scrum diferencia-se das outras metodologias. Cada “pedaço” de entrega do todo pode (e deve) ser testado para saber se está em conformidade com o que foi pedido no projeto.

Nas reuniões de entrega da sprint, cada integrante do time mostra o que e como foi feito. Mais do que isso, diariamente há encontros de 15 minutos – no máximo.

Neles, as pessoas passam passa um relatório das ações realizadas no dia anterior e do que está planejado para o atual.

Isso garante um controle muito maior do que está sendo feito. Permite tanto mensurar as entregas como corrigir rapidamente algo que não está de acordo com o planejado.

Quando ocorrem mudanças (que são incrementais, para um produto ainda melhor), é o momento chamado de “segundo sprint”.

E o que precisa de mais especificações ou não pode simplesmente ser concluído, necessitará de um planejamento mais elaborado e será concluído somente no próximo sprint.

Review e retrospectiva

É quando tudo chega ao fim. Oportunidade para uma reunião extensa, completa, com uma avaliação de desempenho acerca de tudo o que foi realizado e do produto final.

O product owner gera um relatório completo com tudo o que foi realizado e o que ficou pendente.

É a hora também de fazer o teste no produto final.

O que deu certo e por que? O que deu errado e por que?

É a hora de fazer uma retrospectiva para a próxima sprint não apresentar mais as mesmas falhas. O processo está, portanto, em constante aprimoramento.

Somente assim é possível entregar produtos ainda melhores e, claro, satisfazer constantemente os clientes.

Como usar o método scrum nas áreas de marketing e vendas?

Se engana quem acha que o método Scrum só funciona para desenvolvedores.

Com uma abordagem ágil e estruturada, a metodologia traz mais organização para as áreas de marketing e vendas, permitindo que se concentrem nas prioridades certas.

Quer descobrir como implementar essa metodologia no dia a dia? Continue a leitura!

Monte o time

O primeiro passo para usar o método SCRUM em marketing e vendas é montar o seu time.

Isso significa que você precisa entender as necessidades da área e, depois, buscar as pessoas com as habilidades certas para compor o grupo.

Ao contrário do que muitos imaginam, formar uma equipe exige organização, visão estratégica e um bom planejamento.

Afinal, não basta apenas contratar pessoas! É preciso treiná-las, integrá-las ao ambiente da empresa e encontrar formas de desenvolver ao máximo seus talentos.

Se você já possui uma equipe estruturada, avalie se realmente precisa de mais integrantes para dar vida aos projetos que planeja.

De modo geral, é recomendado ter um líder nas áreas, um gestor operacional, analistas e, para o marketing, profissionais criativos como redatores e designers.

Montando o time de vendas ideal

Ao criar seu time de vendas, é importante considerar o tipo de venda que sua empresa faz.

Se suas vendas são simples e diretas, a proporção pode ser de 2 SDRs (representantes de desenvolvimento de vendas) para cada vendedor. 

Porém, se o vendedor precisa dedicar uma hora ou mais apresentando a solução ao cliente, então o ideal é ter uma proporção de 1 para 1.

Caso o número de leads gerados pela sua empresa cresça, certifique-se de ter profissionais em número suficiente para atender essa demanda. 

Por exemplo, se o fluxo de leads aumenta, considere adicionar outro SDR ao time.

No entanto, só contrate mais vendedores se perceber um aumento real nas vendas.

Aqui estão alguns cargos comuns em um time de vendas:

• Diretor Comercial;
• Gerente de Vendas;
• Executivo de Vendas;
• Executivo de Contas;
• Pré-vendas ou SDR;
• Pós-vendas;
• Analista de Vendas;
• Apoio de Marketing e Vendas;
• Coordenador de Vendas Internas;
• Treinador ou Coach de Vendas.

Montando o time de marketing ideal

A estrutura ideal de um time de marketing também pode variar de acordo com o tamanho da empresa, complexidade do mercado, objetivos e outros fatores.

É exatamente por isso que algumas organizações possuem um time completo, enquanto  outras preferem terceirizar certas atividades com agências de publicidade ou até mesmo freelas. 

Para empresas focadas em marketing B2B, uma boa estrutura pode incluir um Diretor de Marketing, um líder de operações, um especialista em tráfego, um web designer, um profissional de mídias sociais e um redator.

Confira a lista de funções frequentemente encontradas nas equipes de marketing:

• Diretor de Marketing;
• Gerente de Marketing;
• Analista de Marketing;
• Especialista em SEO;
• Analista de Publicidade Online (SEM);
• Profissional de Mídias Sociais;
• Designer Gráfico;
• Redator Publicitário (Copywriter);
• Especialista em E-mail Marketing;
• Analista de Dados;
• Profissional de Marketing de Afiliados.

Defina os papéis de cada um

Com o time já montado, é importante definir o papel de cada pessoa, mostrando o que ela fará para ajudar o grupo a atingir seus objetivos.

Para definir essas funções corretamente, considere a forma como a equipe está montada e também as habilidades e desafios de cada integrante.

Depois de decidir sobre os papéis, certifique-se de que todos entendam bem suas responsabilidades. Assim, você evita que duas pessoas acabem fazendo a mesma coisa.

Mesmo que todos possam ajudar em várias tarefas, é bom que cada um saiba exatamente o que é sua principal responsabilidade no projeto.

Leia também: Role play: o que é, benefícios e como aplicar com seus times?

Planeje a sprint

Dividir o trabalho em etapas chamadas “sprints” é uma prática comum na gestão ágil de projetos.

Essa forma de trabalhar torna mais fácil lidar com projetos grandes, já que o foco é dividir tudo em partes menores.

Normalmente, uma sprint dura de 2 a 4 semanas. Porém, sua duração e estrutura podem variar de acordo com a rotina da equipe em questão.

Inclusive, cada grupo pode adaptar a sprint considerando suas tarefas e ritmo de trabalho.

Mas uma dica importante é planejar com antecedência os momentos-chave da sprint: a planning (momento de definir tarefas), as daily meetings (para acompanhar o progresso) e a review (para avaliar o que foi feito).

Realize as daily meetings

As reuniões diárias, conhecidas como “daily meetings”, são momentos em que a equipe se junta para compartilhar desafios e dificuldades do dia anterior e definir as prioridades do dia que se inicia.

No contexto de marketing e vendas, essas reuniões são ideais para atualizar a equipe sobre resultados e informações relevantes do CRM.

Lembrando que algumas equipes, principalmente remotas, podem se beneficiar muito desses encontros diários, enquanto outras podem precisar de menos.

Por esse motivo, é essencial que essas reuniões não se transformem em momentos de cobrança, pois pode facilmente desestimular a participação de todos.

Para que funcionem bem dentro da metodologia scrum, essas conversas devem ser curtas e diretas, com duração de 15 a 30 minutos, no máximo. 

Se dois membros precisam discutir algo em detalhe, por exemplo, o melhor é fazer isso após a reunião com todos os integrantes.

Forneça feedbacks

Colher os feedbacks da equipe também é crucial para adaptar a metodologia scrum ao dia a dia do grupo.

Afinal, o método deve ser usado para facilitar a vida das pessoas e não para ser mais um processo burocrático dentro da empresa.

Portanto, é vital coletar feedbacks para aprimorar os processos, identificar o que está funcionando bem e o que precisa de ajustes.

Além disso, também é bastante recomendado fazer reuniões de feedbacks a cada 15 dias com cada liderado.

Em uma equipe de 5 pessoas, o líder pode marcar reuniões individuais segunda-feira a tarde, desde que não tenha compromissos operacionais, pois cada conversa pode levar até 30 minutos

Aqui, a ideia não é falar sobre tarefas, mas sobre performance de modo geral, desenvolvimento, objetivos de carreira, sugestões, etc.

Durante esses encontros, você consegue entender melhor como a equipe se sente e, claro, identificar áreas de melhorias individuais.

Na metodologia scrum, esses bate-papos são conhecidos como reuniões 1:1 e podem te ajudar (e muito) a fortalecer a sua relação com o seu time!

Leia também: Feedback nas empresas: o que é e como estruturar?

Ferramenta para aplicar a metodologia scrum em marketing e vendas

Como você já sabe, a metodologia scrum pode ser muito útil para as áreas de marketing e vendas.

Afinal, assim como na programação, essas áreas precisam de organização, agilidade, troca de feedbacks e muitos outros recursos que o scrum pode proporcionar.

Mas para que essa metodologia seja aplicada de forma eficiente na sua empresa, é crucial contar com uma ferramenta que centralize informações, facilite a visualização dos processos e ajude nas tomadas de decisão.

O CRM de Vendas da PipeRun é a melhor opção para integrar as duas áreas, pois oferece uma visão clara e unificada de todas as oportunidades dentro do pipeline.

Isso permite que equipes de marketing e vendas acompanhem o progresso de cada uma, visualizem gargalos e identifiquem oportunidades – tudo em um só lugar.

Além disso, sua equipe ainda pode contar com dados em tempo real, que facilitam inspeções frequentes e permitem se adaptar rapidamente às mudanças.

Sem falar, é claro, que nossa ferramenta também permite personalizações que se adaptam ao fluxo de trabalho de cada área, garantindo que a metodologia scrum seja implementada de maneira otimizada.

Gostou e quer experimentar na sua empresa?

Entre em contato hoje mesmo com um de nossos especialistas!

Teremos o prazer de te ajudar a ir muito mais além! 

Conclusão

A metodologia scrum, ao longo dos anos, se tornou uma das abordagens mais usadas no mundo da gestão de projetos. 

O motivo disso? Ela não apenas oferece uma estrutura que promove a colaboração, agilidade e constante melhoria, mas também prepara as equipes para lidar com incertezas e mudanças no dia a dia.

Inclusive, seus benefícios vão além do desenvolvimento de software, alcançando áreas como marketing, vendas, recursos humanos, entre outras. 

Se você está buscando um caminho para otimizar seus projetos e fortalecer sua equipe, o scrum pode ser a escolha certa!

E agora que você já sabe tudo sobre essa metodologia, fica muito mais fácil colocá-la em prática, não é mesmo?

Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para te ajudar a evoluir nesse método!

Gostou das dicas? Então aproveite a oportunidade e leia mais dois artigos que com certeza vão te ajudar a garantir uma entrega mais qualificada.

O primeiro fala do papel do CRM na gestão de processos dentro das empresas.

Já o segundo aborda como o ciclo PDCA pode aprimorar tanto as entregas como os processos internos.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun

FAQ – Perguntas Frequentes

O que é o método Scrum?

O método Scrum é um jeito ágil de gerir projetos. Ele divide o trabalho em etapas curtas, chamadas Sprints, com o objetivo de entregar resultados mais rápidos e otimizar a produtividade do time.

Quais são as metodologias Scrum?

O Scrum é uma única metodologia ágil, e não possui “sub-metodologias”. Existem outras metodologias ágeis, como Kanban e XP, mas são diferentes do Scrum.

Qual o objetivo do Scrum?

O objetivo do Scrum é ajudar equipes a realizar entregas de alto valor em ciclos curtos e frequentes, permitindo feedback rápido, adaptação a mudanças e colaboração entre todos os envolvidos.