Processo decisório: etapas, técnicas e como resolver problemas nas empresas

Processo decisório é o poder de escolher, seja em quais circunstâncias forem, o melhor caminho que a empresa irá seguir.

Todavia, para conseguir ser assertivo nesta missão, é preciso entender as etapas deste processo, bem como os tipos de decisão existentes para resolver qualquer problema nos seus negócios.

Tomar decisões, por menores e menos complexas que sejam dentro de uma empresa, não é uma tarefa fácil.

Muitas são as variáveis a se considerar – e ignorar algum detalhe pode acarretar em uma grande dor de cabeça mais adiante.

Até porque, quando falamos de uma organização, lidamos com expectativa de clientes e também dos colaboradores. Tudo isso precisa ser medido.

O trabalho de quem está na gestão de algum setor, portanto, é e sempre será estratégica.

As etapas do processo decisório, assim, tornam essa missão muito mais fácil e garantem que elas ocorram nos termos necessários.

O artigo de hoje fala exatamente sobre o que é este processo, como implementá-lo nas empresas (independente do seu porte), as etapas e ferramentas que ajudam nesta missão.

Vamos conferir? Boa leitura!

O que é o processo decisório?

Como falamos anteriormente, o processo decisório é um conjunto de estratégias e ações que visam a tomada de decisão assertiva dentro de uma empresa.

Trata-se da habilidade de escolher o melhor caminho diante de um determinado contexto. É algo que parte já na identificação do problema. O que nem sempre é algo fácil.

Afinal, é preciso ter as informações necessárias e estar realmente imerso no dia a dia de uma organização para ter um diagnóstico preciso.

Depois, é preciso identificar os fatores que levaram a este problema e, assim, escolher a melhor maneira de solucionar.

Cabe assim às pessoas em cargo de gestão a análise do ambiente de trabalho para detecção das situações em que é necessário intervir.

Por ser um processo, essa decisão ocorre em etapas – que abordaremos mais adiante – que não podem ser ignoradas.

Afinal, a intervenção para corrigir algo precisa ocorrer não só com conhecimento empírico de quem ocupa um cargo hierarquicamente maior.

Os número de um setor também são igualmente relevantes para, inicialmente, não cometer nenhuma injustiça.

Portanto, aqui já vai uma dica: metrifique tudo. Quando há números, há precisão e entendimento pleno sobre a realidade.

É o passo inicial para, por exemplo, fazer uma justa avaliação de desempenho de um profissional ou então de uma equipe inteira.

E, a partir daí, ter mais segurança e entender o que faz e o que não faz sentido colocar em prática dentro da rotina de uma empresa.

Processo decisório na administração

Na administração, o processo decisório é a sequência de escolhas que os gestores fazem para alcançar os objetivos da empresa. Cada decisão ocorre em um nível, do estratégico ao operacional, e pode ter regra pronta ou ser inédita. Entender essa classificação ajuda a definir quem decide e com que informação.

Decisões estratégicas, táticas e operacionais

Decisões programadas e não programadas

Decisões programadas seguem uma regra pronta, como aprovar um desconto dentro da política comercial. Decisões não programadas são novas e pedem análise, como reagir a um concorrente que mudou o preço. Quanto mais regras claras a empresa tem, mais tempo sobra para as decisões que realmente exigem um gestor.

Quais as etapas do processo decisório?

Por mais que haja muito experiência na área e domínio sobre os negócios e gestão de pessoas, é preciso ter com clareza as etapas do processo decisório – e cumpri-las!

Mais do que isso, entender como agir em cada uma delas dará uma segurança e contribuirá para uma cultura organizacional sempre positiva internamente.

Sendo assim, separamos as 5 etapas que compõem este processo. Vamos conferir cada uma delas?

1. Identificação do problema

O passo inicial é, por óbvio, a identificação do problema que está sendo enfrentado pela empresa.

E aqui, cabe dizer que cada um deles precisa ser solucionado individualmente e ter respeitada as suas peculiaridades.

Assim, uma solução consistente pode ser aplicada e ser efetiva desde o começo – o que, convenhamos, é o cenário ideal.

Então, por isso, entenda que o problema pode nascer de diversas fontes:

• por não saber aplicar bem uma ação ou norma;
• pela implementação de uma ferramente nova;
• por um novo desafio proposto;
• para correção de algo que não está indo bem, entre outros.

Então, antes de sair propondo ações, tenha com clareza a real causa deste problema. Entenda o quê e quem são as pessoas afetadas pelo mesmo.

2. Diagnóstico

O passo seguinte do processo decisório exige um trabalho mais minucioso e, por lógico, igualmente importante: o diagnóstico.

Foque na identificação das ameaças e oportunidades, bem como das caudas e das consequências que relacionam-se com o problema.

Então, aqui, entram novamente a necessidade de números – além, claro, de fazer uma gestão administrativa de perto, que dialogue com os colaboradores.

Por exemplo, se falarmos de um diagnóstico de problemas dentro de um setor de vendas, quais números dentro do seu dashboard mostram uma falha?

Você pode notar que a taxa de conversão de uma etapa para a outra dentro do pipeline de vendas está aquém do necessário.

Neste caso, uma simples análise pode resolver. Mas, há outras que precisam de uma pesquisa e análises mais completas e demoradas.

Mas, obviamente precisam ser feitas.

3. Listagem das alternativas de soluções

Depois de identificar o problema e fazer um diagnóstico preciso, é o momento de listar as opções que encontram-se disponíveis.

Para isso, considere diversos fatores antes de elencar uma ou outra opção. Cabe dentro do orçamento da empresa? O tempo de implantação será qual? Será preciso grandes transformações?

Muitas são as variáveis dentro do processo decisório – e por isso é crucial escolher de maneira consciente.

Avalie com as pessoas envolvidas o que pode ou não ser considerado como alternativa.

Como cada opção irá se refletir no dia a dia de trabalho? Ela solucionará de fato ou problema e/ou poderá criar um novo?

4. Tomada da decisão

A palavra final, claro, deve ser do gestor. Mas com as alternativas na mesa, é preciso decidir. Consulte as pessoas para saber qual o melhor caminho a seguir.

Leve em consideração os riscos, o retorno, o momento da empresa. Outra coisa também relevante: essa medida tem o foco no cliente, em solucionar um problema para conseguir gerar mais valor para ele?

Essa sempre deve ser uma pergunta a ser considerada. O conceito de Customer First, aliás, deve guiar sempre as decisões dentro das empresas.

5. Avaliação das decisões

Para garantir que algo realmente será solucionado, é fundamental – dentro do processo decisório – fazer um acompanhamento do que foi implementado.

Então, voltando ao exemplo que citamos.

Se você notou que é baixa a taxa de conversão entre as etapas do funil de vendas e entendeu que precisava da transformação digital no setor, precisa acompanhar como está sendo a implementação e uso do sistema de vendas escolhido.

Somente assim será possível compreender se você tomou uma decisão correta – o que servirá como balizamento para as próximas decisões necessárias.

Processo decisório e resolução de problemas

O processo decisório resolve problemas quando cada etapa vira uma pergunta prática: o que está acontecendo, por quê, quais saídas existem, qual escolher e se deu certo. Seguir as cinco etapas na ordem evita decidir por impulso e deixa o resultado fácil de medir.

Exemplo: queda na taxa de conversão do time de vendas

• Identificação do problema: a taxa de conversão de propostas em vendas caiu em relação ao período anterior.
• Diagnóstico: o gestor analisa o funil no CRM e vê que as propostas ficam paradas depois do envio, sem follow-up.
• Alternativas: criar cadência de follow-up, treinar o time na negociação ou revisar a qualificação dos leads.
• Decisão: o time adota a cadência de follow-up, com prazo e responsável por proposta.
• Avaliação: depois de algumas semanas, compara a conversão com a anterior e decide se mantém, ajusta ou troca a ação.

Técnicas e ferramentas que auxiliam o processo decisório

Para auxiliar o processo decisório, algumas técnicas e também ferramentas contribuem para tornar essa missão mais assertiva.

Empresas que querem não só crescer como também se manter competitiva e voltadas para o sucesso do cliente cada vez mais buscam técnicas que ajudam na correção dos problemas.

Uma das mais conhecidas é o Diagrama de Ishikawa – ou espinha de peixe. Trata-se de uma ferramenta visual e que serve para solução – em conjunto – de todo tipo de problema.

A matriz SWOT (ou FOFA) é igualmente importante neste momento e pode ser utilizada pelas empresas.

Essa ferramenta ajuda dando um diagnóstico completo tanto da empresa como de um setor específico – o que ajuda a identificar possíveis defecções.

Por fim, outra técnica igualmente importante: a matriz BCG, que realiza uma mapeamento estratégico e serve como uma poderosa ferramenta de análise.

Assim, seguindo essas etapas e utilizando as ferramentas certas, o processo decisório dentro da sua empresa deixa de ser uma dor de cabeça.

Perguntas frequentes sobre processo decisório

Quais são as etapas do processo decisório?

O processo decisório tem cinco etapas: identificar o problema, fazer o diagnóstico das causas, listar as alternativas de solução, tomar a decisão e avaliar o resultado. Seguir essa ordem evita decidir por impulso e deixa claro o que funcionou, para melhorar as próximas decisões da empresa.

Quem participa do processo decisório na empresa?

Depende do nível da decisão. As estratégicas ficam com a diretoria, as táticas com gerentes e coordenadores, e as operacionais com quem executa a rotina. Em decisões que afetam várias áreas, vale ouvir quem conhece o assunto de perto e deixar claro quem tem a palavra final.

E aí, como podemos te ajudar?

Se você ficou com dúvida acerca do conteúdo ou quer como corrigir problemas em vendas na sua empresa, fale com um consultor ainda hoje.

Aproveite e leia dois artigos que ajudarão você a ter processos cada vez melhor dentro de seus negócios.

O primeiro fala de outra técnica importante na identificação de problemas nas empresas, a Teoria das Restrições.

Já o segundo fala sobre como o Princípio de Pareto corrige processos e torna o dia a dia mais assertivo nas organizações.

Boas vendas!

Um abraço do PipeRun, o seu CRM. #RunPipeRun